Từ ngày 11/09/2026, việc xác thực giấy tờ giữa Việt Nam và Slovakia được đơn giản hóa đáng kể khi Công ước Apostille được áp dụng trong quan hệ giữa hai quốc gia. Theo đó, nhiều giấy tờ công đủ điều kiện chỉ cần Apostille tại quốc gia cấp giấy tờ, thay vì tiếp tục qua chuỗi Chứng nhận và Hợp pháp hóa lãnh sự như trước.

Với giấy tờ Slovakia, cơ quan cấp Apostille không cố định mà phụ thuộc vào loại tài liệu và cơ quan phát hành. Giấy tờ hộ tịch, văn bản công chứng, tài liệu tư pháp, bằng cấp hay giấy tờ y tế có thể thuộc thẩm quyền của những cơ quan khác nhau.

Bài viết dưới đây cập nhật cách xác định giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền và thủ tục Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia theo quy định mới.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia là gì?

Apostille Slovakia là chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền cấp để xác thực nguồn gốc của giấy tờ công Slovakia khi tài liệu được sử dụng tại một quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille.

Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu/dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung của tài liệu.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ (Việt Nam hoặc Slovakia) chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước đó cấp, để giấy tờ có thể được sử dụng tại nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên chứng nhận lãnh sự của cơ quan đại diện nước cấp giấy tờ, để giấy tờ có đủ giá trị pháp lý sử dụng tại nước đó.

Thủ tục Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Slovakia

Quy trình mới gồm các bước:

1. Dịch thuật công chứng giấy tờ sang tiếng Slovakia hoặc tiếng Anh.
2. Nộp hồ sơ xin Apostille tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
3. Nhận kết quả và sử dụng trực tiếp tại Slovakia.

Không còn cần đưa giấy tờ qua Đại sứ quán Slovakia tại Việt Nam đối với giấy tờ công đủ điều kiện. Thời gian xử lý Apostille tại Việt Nam thường từ 1–5 ngày làm việc.

Thủ tục Apostille giấy tờ Slovakia để sử dụng tại Việt Nam

Khi cần Apostille một giấy tờ Slovakia để sử dụng tại Việt Nam, trước tiên cần xác định cơ quan nào đã cấp hoặc xác nhận tài liệu. Đây là căn cứ quan trọng để xác định nơi có thẩm quyền cấp Apostille.

Slovakia không giao toàn bộ việc cấp Apostille cho một cơ quan duy nhất.

Giấy tờ hộ tịch và giấy tờ chính quyền địa phương

Đối với trích lục đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử (matrika) và giấy tờ do cơ quan tự quản địa phương cấp, thẩm quyền Apostille thuộc District Office có thẩm quyền.

Riêng các quyết định liên quan đến tình trạng hộ tịch có thể được xử lý theo thẩm quyền khác và cần kiểm tra cụ thể.

Văn bản công chứng, giấy tờ của District Court và bản dịch chính thức

Các Regional Courts (Krajský súd) có thẩm quyền cấp Apostille đối với:

• Giấy tờ do District Court thuộc phạm vi quản lý cấp hoặc xác nhận;
• Văn bản do công chứng viên cấp/xác nhận;
• Giấy tờ của thừa phát lại/cán bộ thi hành tư pháp thuộc phạm vi tương ứng;
• Bản dịch của phiên dịch viên chính thức do tòa án chỉ định;
• Ý kiến của chuyên gia chính thức.

Regional Court xử lý theo thẩm quyền lãnh thổ nơi giấy tờ, công chứng viên, phiên dịch viên hoặc cơ quan tương ứng thuộc phạm vi quản lý.

Các giấy tờ tư pháp khác

Ministry of Justice of the Slovak Republic có thẩm quyền Apostille đối với các tài liệu của cơ quan tư pháp không thuộc nhóm giấy tờ do Regional Courts xử lý nêu trên.

Bằng cấp và giấy tờ giáo dục

Đối với giấy tờ công do các cơ quan thuộc lĩnh vực giáo dục cấp, thẩm quyền Apostille thuộc Ministry of Education of the Slovak Republic.

Vì vậy, với bằng cấp, chứng chỉ hoặc tài liệu giáo dục, cần kiểm tra cơ quan phát hành và yêu cầu xác nhận trước khi nộp Apostille.

Giấy tờ y tế

Giấy tờ công do cơ quan thuộc lĩnh vực y tế Slovakia cấp thuộc thẩm quyền Apostille của Ministry of Health of the Slovak Republic.

Các giấy tờ khác

Ngoài các cơ quan trên, Slovakia còn giao thẩm quyền Apostille cho:

• Ministry of Interior – đối với giấy tờ công thuộc phạm vi quản lý của Bộ, trừ một số giấy tờ hộ tịch thuộc District Office;
• Ministry of Defence – đối với giấy tờ công thuộc phạm vi quản lý quốc phòng;
• Ministry of Foreign and European Affairs – đối với các giấy tờ công khác được cấp tại Slovakia nhưng không thuộc các nhóm thẩm quyền nêu trên.

Như vậy, không nên mặc định mọi giấy tờ Slovakia đều phải đưa đến Bộ Ngoại giao Slovakia để Apostille.

Sau khi Apostille, giấy tờ Slovakia sử dụng tại Việt Nam thế nào?

Sau khi được cơ quan Slovakia có thẩm quyền cấp Apostille, giấy tờ có thể được đưa về Việt Nam để hoàn thiện thủ tục tương ứng.

Tài liệu bằng tiếng Slovakia hoặc ngôn ngữ nước ngoài có thể cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước đã được Apostille hợp lệ, không cần tiếp tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Slovakia.

Sau đó, tài liệu có thể được sử dụng cho thủ tục hộ tịch, kết hôn, lao động, giáo dục, doanh nghiệp hoặc mục đích tương ứng tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia ở đâu? Thời gian xử lý bao lâu?

Hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia ở đâu?

Tùy vào loại giấy tờ và việc bạn đang ở Việt Nam hay Slovakia, địa điểm thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sẽ khác nhau:

➤ Nếu giấy tờ được cấp tại Việt Nam và cần sử dụng tại Slovakia:

Bạn có thể lựa chọn Cơ quan chứng nhận lãnh sự nơi thuận tiện nhất:

• Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại Giao tại Số 40 đường Trần Phú, Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh tại Số 6 đường Alexandre De Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Cơ quan hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia tại Việt Nam

Đại sứ quán Cộng hòa Slovakia tại Hà Nội: 12 Bà Huyện Thanh Quan, Ba Đình, Hà Nội

Lãnh sự quán Cộng hòa Slovakia tại TP HCM: 64-68 Hai Bà Trưng, ​​Sài Gòn, TP Hồ Chí Minh

Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia

Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào số lượng giấy tờ, loại hồ sơ, và cơ quan xử lý. Dưới đây là thông tin chi tiết:

Tại Việt Nam (Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ):

• Hồ sơ dưới 10 giấy tờ: 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
• Hồ sơ từ 10 giấy tờ trở lên: Không quá 5 ngày làm việc. Nếu cần kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu, hoặc chức danh, thời gian có thể kéo dài hơn (thường 7-10 ngày).
• Phí xử lý: 30.000 VNĐ/lần (theo Thông tư 157/2016/TT-BTC).

Tại Đại sứ quán Slovakia tại Hà Nội:

• Thời gian xử lý: Thường từ 3–5 ngày làm việc, tùy vào số lượng hồ sơ và yêu cầu cụ thể.
• Khuyến nghị: Liên hệ trước để xác nhận thời gian và đặt lịch hẹn.

Tại Slovakia (Bộ Ngoại giao Slovakia và Đại sứ quán Việt Nam):

• Chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Slovakia: Khoảng 5-10 ngày làm việc, tùy cơ quan và loại giấy tờ.
• Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam ở Bratislava: 3-7 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ đầy đủ.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Slovakia

Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Slovakia hoặc tiếng Anh

Mang bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia đến dịch thuật công chứng sang tiếng Slovakia tại Phòng công chứng nhà nước hoặc Phòng tư pháp.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cục lãnh sự và sở ngoại vụ. Hồ sơ cần nộp bao gồm:

• 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc khai trực tuyến;
• Bản gốc giấy tờ tùy thân với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản sao y nếu nộp qua đường bưu điện;
• Bản gốc giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự + 01 bản chụp ;
• 01 bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy;
• 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua đường bưu điện.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sứ quán Slovakia ở Việt Nam

Bắt buộc phải đặt lịch hẹn trước để thực hiện thủ tục xác minh chữ ký hoặc siêu hợp pháp hóa giấy tờ. Bạn cần gửi email tới địa chỉ: [email protected]

• Việc đăng ký lịch hẹn được mở theo từng đợt 2 tháng một lần. Ví dụ, để xin lịch cho tháng 5 và 6, bạn phải gửi yêu cầu đăng ký từ tháng 3 cho đến khi kín lịch.
• Đại sứ quán Slovakia tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Slovakia ở TP.HCM chỉ hợp pháp hóa lãnh sự trên bản gốc của giấy tờ (không hợp pháp hóa lãnh sự trên bản sao y công chứng hay bản dịch).
• Ngoài ra khi nộp bản gốc bạn sẽ phải nộp kèm bản dịch sang tiếng Slovakia để Đại sứ quán Slovakia tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Slovakia ở TP.HCM hiểu nội dung của giấy tờ.

Bảng giá dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Slovakia của VISANA

Loại dịch vụ	Chi phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Slovakia	7.800.000 VNĐ/tài liệu

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Slovakia sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Slovakia

Theo quy định hiện hành của Bộ Ngoại giao Slovakia: Các tài liệu công do cơ quan có thẩm quyền tại Slovakia cấp, nếu dùng ở nước ngoài (bao gồm Việt Nam), cần được chứng nhận bởi Phòng chứng nhận tài liệu trực thuộc Bộ Ngoại giao và các vấn đề châu Âu Slovakia.

Địa điểm chứng nhận:

• Phòng chứng nhận tài liệu – Bộ Ngoại giao và các vấn đề châu Âu Slovakia
• Địa chỉ: Pražská 7, 811 04 Bratislava, Slovakia

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Slovakia

Sau khi tài liệu được chứng nhận lãnh sự tại Slovakia, cần tiếp tục nộp hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán nước CHXHCN Việt Nam tại nước CH Slovakia. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

• 01 tờ khai chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
• Bản gốc giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện
• Giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự + 01 bản copy
• 01 bản dịch giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ để lưu hồ sơ
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện và yêu cầu nhận kết quả qua bưu điện)

Bước 3: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, tiếng Anh

Khi giấy tờ đã được hợp pháp hóa đầy đủ, nếu cần sử dụng trong các thủ tục hành chính tại Việt Nam, bạn phải dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để các cơ quan Việt Nam có thể tiếp nhận và xử lý.

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Slovakia tại VISANA

Với Slovakia, rủi ro lớn nhất khi tự làm không phải ở phía Việt Nam mà ở phía Slovakia: hệ thống phân quyền theo tận 6-7 cơ quan khác nhau tùy loại giấy tờ khiến người không quen dễ nộp nhầm chỗ, mất thêm nhiều tuần để làm lại.

VISANA có hơn 17 năm kinh nghiệm xử lý hồ sơ hợp pháp hóa giấy tờ quốc tế, đang cập nhật quy trình theo đúng Nghị định số 293/2026/NĐ-CP và hệ thống Apostille phân quyền của Slovakia, hỗ trợ khách hàng:

• Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tại Slovakia theo từng loại giấy tờ cụ thể (tòa án, bộ ngành tương ứng);
• Dịch thuật công chứng sang tiếng Slovakia, tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy chiều hồ sơ;
• Đại diện nộp và theo dõi hồ sơ xin cấp Apostille tại Bộ Ngoại giao Việt Nam;
• Hỗ trợ kết nối, xử lý hồ sơ xin Apostille tại Slovakia thông qua đối tác tại địa phương;
• Chuyển phát nhanh tài liệu trong nước và quốc tế.

Bạn chỉ cần cung cấp bản gốc (hoặc bản scan rõ nét) giấy tờ cần xử lý cùng giấy tờ tùy thân, phần còn lại để VISANA đảm nhận từ đầu đến khi có kết quả.