Canada chính thức áp dụng Công ước Apostille từ ngày 11/01/2024, trong khi Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/09/2026. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước khi lưu thông giữa Việt Nam và Canada có thể thực hiện chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Cụ thể, giấy tờ công Việt Nam đủ điều kiện sử dụng tại Canada sẽ xin Apostille tại Việt Nam; ngược lại, giấy tờ công Canada đủ điều kiện sử dụng tại Việt Nam sẽ được Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Canada.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ đều cần hoặc đủ điều kiện Apostille. Tùy loại tài liệu, nơi cấp, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, giấy tờ có thể được miễn, cần công chứng/xác nhận trước Apostille hoặc phải thực hiện thủ tục khác.

Bài viết dưới đây, VISANA sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định và thực hiện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam – Canada theo quy định mới nhất.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Canada là gì?

Để hiểu đúng về thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ Canada, bạn cần phân biệt rõ ba khái niệm: Apostille, Chứng nhận lãnh sự (Authentication) và Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization). Dưới đây là giải thích chi tiết từng khái niệm theo quy định mới nhất:

Apostille là một chứng nhận quốc tế được cấp bởi Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada) hoặc cơ quan có thẩm quyền của các tỉnh bang nhằm xác thực nguồn gốc của giấy tờ công Canada để sử dụng tại các nước thành viên Công ước Hague 1961.

Đặc điểm chính:

• Hình thức: Là một tờ giấy riêng gọi là “allonge” được đính kèm chắc chắn vào giấy tờ gốc.
• Ngôn ngữ: In bằng tiếng Anh và tiếng Pháp theo mẫu chuẩn của Công ước Hague (có 10 mục thông tin được đánh số).
• Giá trị pháp lý: Xác nhận chữ ký, con dấu và thẩm quyền của người ký giấy tờ, không xác nhận nội dung giấy tờ đúng hay sai.

Chứng nhận lãnh sự (Authentication) là quy trình xác thực giấy tờ do Global Affairs Canada hoặc cơ quan có thẩm quyền của tỉnh bang thực hiện để chuẩn bị cho bước hợp pháp hóa tại Đại sứ quán.

Đặc điểm chính:

• Mục đích: Xác nhận giấy tờ là thật và do cơ quan Canada có thẩm quyền cấp.international.
• Hình thức: Dấu xác thực (stamp) hoặc giấy chứng nhận đính kèm vào giấy tờ gốc.

Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là bước cuối cùng trong quy trình xác thực giấy tờ, do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ tại Canada thực hiện.

Đặc điểm chính:

• Cơ quan thực hiện: Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước đến (ví dụ: ĐSQ Việt Nam, ĐSQ Trung Quốc, ĐSQ UAE… tại Ottawa hoặc Toronto).
• Mục đích: Xác nhận dấu Apostille hoặc Authentication của Global Affairs Canada là hợp lệ, từ đó giấy tờ được công nhận tại nước đó.
• Hình thức: Đóng dấu hợp pháp hóa (thường là tem, dấu nổi hoặc giấy xác nhận riêng) lên giấy tờ.

Giấy tờ Việt Nam – Canada: giấy tờ nào cần Apostille, giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Trước khi thực hiện thủ tục, cần xác định tính chất của giấy tờ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước

Một số giấy tờ thường gặp có thể thuộc nhóm này gồm:

• Giấy khai sinh;
• Giấy chứng nhận kết hôn;
• Giấy khai tử;
• Phiếu lý lịch tư pháp/criminal record check;
• Giấy tờ của Tòa án hoặc cơ quan tư pháp;
• Giấy tờ hành chính;
• Bằng cấp, chứng chỉ và một số giấy tờ giáo dục;
• Văn bản công chứng;
• Bản sao/bản dịch được chứng thực hợp lệ;
• Các chứng nhận chính thức được đặt trên tài liệu.

Nếu đáp ứng điều kiện, nhóm giấy tờ này có thể thực hiện Apostille thay cho HPHLS truyền thống.

Tài liệu tư nhân

Các tài liệu như:

• Giấy ủy quyền;
• Hợp đồng;
• Affidavit/tuyên thệ;
• Báo cáo tài chính, ngân hàng;
• Một số tài liệu doanh nghiệp;
• Các văn bản do cá nhân hoặc tổ chức tư nhân lập;

có thể chưa đủ điều kiện Apostille trực tiếp.

Tùy loại giấy tờ, tài liệu có thể cần được công chứng hoặc xác nhận bởi Notary Public của Canada trước khi phần xác nhận chính thức trên tài liệu được Apostille.

Có thể hình dung:

Tài liệu tư nhân → Công chứng/xác nhận nếu cần → Apostille → Sử dụng tại nước tiếp nhận.

Do đó, không nên mặc định tài liệu tư nhân không Apostille trực tiếp được thì bắt buộc phải HPHLS.

Giấy tờ ngoài phạm vi Apostille

Cần kiểm tra riêng đối với:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao/lãnh sự lập;
• Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
• Tài liệu chưa đáp ứng điều kiện để Apostille;
• Các trường hợp thuộc phạm vi loại trừ của Công ước.

Đối với những trường hợp này, cần xác định thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hình thức xác nhận khác phù hợp.

Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Canada

Đối với giấy tờ công Việt Nam đủ điều kiện, quy trình từ ngày 11/09/2026 được rút gọn thành:

Kiểm tra/chuẩn bị giấy tờ → Apostille tại Việt Nam → Dịch thuật theo yêu cầu → Sử dụng tại Canada.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị giấy tờ

Trước tiên, cần xác định giấy tờ có thuộc phạm vi Công ước và cơ quan/tổ chức tiếp nhận tại Canada có yêu cầu Apostille hay không.

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý với Canada: pháp luật Canada không mặc định yêu cầu tất cả giấy tờ nước ngoài phải được Apostille trước khi sử dụng tại Canada. Yêu cầu thực tế phụ thuộc vào cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận.

Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu Apostille, giấy tờ Việt Nam thuộc phạm vi Công ước sẽ xin Apostille tại Việt Nam.

Đối với tài liệu tư nhân, bản sao hoặc bản dịch, có thể cần hoàn thành công chứng/chứng thực trước khi Apostille.

Bước 2: Xin Apostille tại Việt Nam

Hai cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam gồm:

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM.

Hồ sơ về cơ bản gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille;
• Giấy tờ công cần Apostille;
• Bản sao/bản dịch được chứng thực trong trường hợp đề nghị Apostille đối với giấy tờ đó;
• Các giấy tờ liên quan khác nếu thuộc trường hợp cần xác minh/bổ sung.

Đối với hồ sơ giấy, thời gian giải quyết thông thường:

• 01–04 giấy tờ: 01 ngày làm việc;
• 05–09 giấy tờ: 02 ngày làm việc;
• Từ 10 giấy tờ trở lên: 04 ngày làm việc.

Thời gian trên không bao gồm thời gian xác minh nếu cần.

Lệ phí cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam hiện là 30.000 VNĐ/bản.

Bước 3: Dịch thuật và sử dụng tại Canada

Sau khi được Apostille, cần kiểm tra yêu cầu về ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận.

Tùy trường hợp, giấy tờ có thể cần được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp và đáp ứng yêu cầu về dịch thuật/chứng nhận bản dịch của cơ quan tiếp nhận.

Đối với giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước đã được Apostille hợp lệ, không cần tiếp tục hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Canada.

Quy trình Apostille giấy tờ Canada để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Xác định cơ quan có thẩm quyền Apostille

⚠️ Nguyên tắc quan trọng: Xác định đúng cơ quan cấp Apostille

Không phải tất cả giấy tờ Canada đều gửi đến Global Affairs Canada. Việc gửi sai cơ quan sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc chậm trễ đáng kể .

Bước 2: Xin Apostille tại Canada

Nhánh A: Giấy tờ liên bang hoặc thuộc 8 tỉnh/vùng lãnh thổ → Global Affairs Canada (GAC)

Đối tượng áp dụng:

• Giấy tờ do chính phủ liên bang Canada cấp (RCMP criminal record check, IRCC letters, federal court orders) 
• Giấy tờ được công chứng tại các tỉnh/vùng lãnh thổ sau: Manitoba, New Brunswick, Newfoundland and Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island, Yukon 

Quy trình:

1. Công chứng (nếu là giấy tờ tư nhân): Mang bản gốc đến công chứng viên Canada để công chứng 
2. Nộp hồ sơ đến GAC theo địa chỉ: Authentication Services Section, Global Affairs Canada, Ottawa
3. Phí: GAC không thu phí cấp Apostille 
4. Thời gian xử lý: khoảng 20 ngày làm việc 

Nhánh B: Giấy tờ thuộc 5 tỉnh bang có cơ quan cấp Apostille riêng

05 tỉnh bang tự cấp Apostille :

Tỉnh bang	Cơ quan cấp Apostille	Phạm vi
Alberta	Ministry of Justice of Alberta	Giấy tờ được công chứng tại Alberta (bất kể nguồn gốc)
British Columbia	Ministry of the Attorney General of BC	Giấy tờ được ban hành hoặc công chứng tại BC
Ontario	Ministry of Public and Business Service Delivery	Giấy tờ được công chứng tại Ontario (bất kể nguồn gốc)
Quebec	Ministère de la Justice du Québec	Giấy tờ được ban hành hoặc công chứng tại Quebec
Saskatchewan	Ministry of Justice and Attorney General of Saskatchewan	Giấy tờ được công chứng tại Saskatchewan (bất kể nguồn gốc)

Lưu ý quan trọng về sự khác biệt giữa các tỉnh:

• Alberta, Ontario, Saskatchewan: Cấp Apostille cho giấy tờ được công chứng tại tỉnh mình, bất kể giấy tờ đó được ban hành ở tỉnh nào khác .
• British Columbia, Quebec: Chỉ cấp Apostille cho giấy tờ được ban hành hoặc công chứng trong phạm vi tỉnh mình .

Ví dụ thực tế: Nếu bạn có bằng đại học do Ontario cấp, bạn mang bản gốc đến công chứng viên tại Ontario, sau đó gửi đến Ontario Official Documents Services để xin Apostille. Không gửi đến GAC.

Bước 3: Dịch thuật sang tiếng Việt (nếu cần)

Giấy tờ Canada sau khi có Apostille, nếu không được lập bằng tiếng Việt, cần kèm bản dịch công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam .

Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Canada sử dụng

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Canada cho giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Canada sử dụng: 

👉 Cách 1: Thực hiện toàn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn mang giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự ra Văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Phòng tư pháp của Địa phương để dịch thuật công chứng sang tiếng Anh. 

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bạn cần xin chứng nhận lãnh sự của Cục lãnh sự Hà Nội (Nếu giấy tờ được cấp tờ Huế trở ra Bắc) hoặc Sở Ngoại Vụ TP. Hồ Chí Minh (nếu giấy tờ được cấp từ các tỉnh từ Quảng Nam trở vào Nam).

Khi đó, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm: 

• Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự;
• Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao y giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Bản gốc + bản chụp Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
• Giấy tờ, tài liệu khác (nếu cần xác minh thêm).

Sau đó bạn nộp hồ sơ đến:

• Cục Lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội – ĐT: 024 3799 3125; hoặc
• Sở  Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – ĐT: 028 3822 4224

Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự: 3-5 ngày làm việc tùy số lượng tài liệu

Phí chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VND/tài liệu 

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Canada tại Việt Nam

Sau khi có chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
• Bản sao các giấy tờ tùy thân của chủ hồ sơ

Sau đó nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Canada tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Canada tại TP. Hồ Chí Minh:

• Đại sứ quán Canada tại Hà Nội: Số 31 Hùng Vương, Hà Nội – ĐT: 84(24) 3734 5000
  • Thời gian nhận hồ sơ:
    • Từ thứ hai – thứ năm từ 09:00 – 11:00 và 14:00 – 16:00
    • Thứ Sáu: 09:00 –  12:00 
• Tổng lãnh sự quán Canada tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 10 tòa nhà Metropolitan, 235 Đường Đồng Khởi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh – ĐT: +84 (28) 3827 9899
• Thời gian nhận hồ sơ:
  • từ thứ Hai – thứ Năm từ 08:30 – 10:30 và 13:30 – 15:30
  • Thứ Sáu: 08:30 –  09:30

👉 Cách 2: Thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Canada

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn thực hiện giống Bước 1 – Cách 1

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam tại Canada:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa: 55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver: 800-605 Robson street, Vancouver, B.C. V6B5J3, Canada

► Bước 3: Xin chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Canada

• Thời gian xử lý: khoảng 25 ngày làm việc (không kể thời gian chuyển phát). Thời gian xử lý có thể dao động dựa vào số lượng tài liệu và các yếu tố khác.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự: miễn phí

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Canada của VISANA như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Canada trọn gói	4.000.000 VND/tài liệu

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam

Trước tiên, để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam, tài liệu của bạn cần:

• Kiểm tra với cơ quan sẽ sử dụng giấy tờ đó rằng liệu nó có thực sự cần phải hợp pháp hóa lãnh sự để tránh mất thời gian và công sức.
• Đảm bảo tài liệu của bạn phải là tài liệu nguyên gốc có con dấu, chữ ký đã được đăng ký lên Bộ Ngoại giao Canada.

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để mang sang Việt Nam sử dụng như sau:

► Bước 1: Dịch thuật sang tiếng Anh (với các tài liệu không dưới ngôn ngữ tiếng Anh/Pháp)

Nếu giấy tờ của bạn không được làm dưới ngôn ngữ là tiếng Anh/Pháp, bạn cần dịch thuật công chứng tài liệu đó sang tiếng Anh/Pháp.

Lưu ý: 

• Tài liệu cần được dịch thuật bởi dịch giả đã được công nhận.
• Bằng đại học được cấp dưới ngôn ngữ là tiếng Hy Lạp hoặc Latin thì không cần dịch thuật. 

► Bước 1: Xin chứng nhận của Công chứng viên hoặc Luật sư tại Canada đối với chữ ký trên giấy tờ 

• Bước này áp dụng đối với các giấy tờ của Canada do tư nhân cấp hoặc các giấy tờ ủy quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Các giấy tờ công do Canada cấp thì không cần làm bước này.
• Đối với các giấy tờ ủy quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản cần phải được làm bằng song ngữ Việt – Anh trước khi mang đi công chứng.

Khi đó, bạn thực hiện như sau: Bạn mang giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi xin xác nhận của Công chứng viên tại Văn phòng công chứng Nhà nước hoặc bởi một luật sư Canada.

Hồ sơ gồm:

• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự 
• 01 bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hạn)

► Bước 2: Xin chứng thực của Bộ Ngoại giao Canada (DFAC) đối với con dấu và chữ ký của Công chứng viên/Luật sư hoặc tại Cơ quan chứng thực của từng tỉnh

Bạn chuẩn bị hồ sơ và xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ phận Lãnh sự (JLAC) – Bộ Ngoại giao Canada hoặc tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực tại Tỉnh/vùng lãnh thổ cấp giấy tờ đó. 

• Bộ phận lãnh sự (JLAC) – Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada): 125 Sussex Drive, Ottawa, ON K1A 0G2, Canada

Lưu ý: Một tỉnh và vùng lãnh thổ của Canada có các quy định khác nhau về dịch vụ chứng thực/chứng nhận lãnh sự đối với các tài liệu công được ban hành trong khu vực của họ do đó bạn cần tham khảo cụ thể các quy định của từng tỉnh tại đây:

• Alberta
• British Columbia
• Manitoba (PDF version, 247 KB)
• Nova Scotia
• Ontario
• Prince Edward Island
• Quebec – educational documents
• Saskatchewan
• Yukon

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu tại đây;
• Bản gốc tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có) hoặc bản công chứng gốc;
• Phong bì thư có điền địa chỉ (trả trước cước vận chuyển) và dán tem.

Phí chứng thực của Bộ Ngoại giao Canada: miễn phí

Thời gian xử lý: khoảng 25 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ (chưa kể thời gian chuyển phát lên tới 05 ngày làm việc nữa). Thời gian xử lý có thể dao động dựa vào số lượng tài liệu và các yếu tố khác.

► Bước 3: Xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu gồm:

• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản sao đã có công chứng
• Bản sao giấy tờ tùy thân (hộ chiếu) hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu
• Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì cần nộp thêm:
  • Credit card charge form, bankdraft, money order trả phí cho Đại sứ quán Việt Nam
  • Địa chỉ bưu điện để nhận kết quả (theo hình thức Fedex – USD40/phong bì thư hoặc Canada Post – USD25/phong bì thư)

Sau đó đem nộp tại:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa: 55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2 – ĐT: 613-236-0772 – Email: [email protected]
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver: 800-605 Robson street, Vancouver, B.C. V6B5J3, Canada

Thời gian xử lý là 05-07 ngày làm việc

Lưu ý: Có một số trường hợp ngoại lệ đối với các giấy tờ liên quan đến:

• Kết hôn tại Việt Nam do Canada cấp
• Chứng nhận tiêm chủng vaccine Covid do Canada cấp

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Canada sử dụng tại Việt Nam của VISANA như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Canada do Nhà nước cấp	$283/tài liệu

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Canada tại VISANA

Xác định đúng giấy tờ của bạn thuộc diện Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, và nộp đúng cơ quan trong hệ thống liên bang – tỉnh bang phức tạp của Canada, không phải là điều dễ dàng nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm. Sai một bước — nộp nhầm GAC thay vì cơ quan tỉnh bang, hoặc ngược lại — có thể khiến hồ sơ bị trả lại và mất thêm nhiều tuần xử lý.

Để tiết kiệm thời gian, công sức và tránh rủi ro sai sót, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Canada của VISANA.