Cùng tìm hiểu trình tự các bước của thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Canada sử dụng hoặc giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam. 

Pháp luật quy định giấy tờ cấp tại Canada hoặc Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có đủ giá trị pháp lý để sử dụng tại quốc gia còn lại. 

Trong bài viết này, Visana sẽ giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Canada cho:

• giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tai Canada, và
• giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam.

1. Chứng nhận lãnh sự Canada và Hợp pháp hoá lãnh sự Canada là gi?

Chứng nhận lãnh sự Canada và hợp pháp hóa lãnh sự Canada là hai bước của một quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam sử dụng tại Canada hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam.

Cụ thể: 

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại một quốc gia để sử dụng tại quốc gia khác. Bước này nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó, được thực hiện tại Bộ phận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự. Thường là Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia cấp tài liệu đó.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo sau khi chứng nhận lãnh sự, nhằm chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ chứng nhận lãnh sự. Bước này được thực hiện bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng.

2. Hợp pháp hoá lãnh sự Canada ở đâu?

Theo pháp luật của Việt Nam và Canada quy định thì:

• Với giấy tờ cấp tại Việt Nam: có thể thực hiện 2 bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại Việt Nam hoặc mang sang Canada thực hiện cũng được.
• Với giấy tờ cấp tại Canada: phải được hợp pháp hóa lãnh sự toàn bộ tại Canada trước khi mang sang Việt Nam sử dụng.

3. Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Canada sử dụng

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Canada cho giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Canada sử dụng: 

👉 Cách 1: Thực hiện toàn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn mang giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự ra Văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Phòng tư pháp của Địa phương để dịch thuật công chứng sang tiếng Anh. 

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bạn cần xin chứng nhận lãnh sự của Cục lãnh sự Hà Nội (Nếu giấy tờ được cấp tờ Huế trở ra Bắc) hoặc Sở Ngoại Vụ TP. Hồ Chí Minh (nếu giấy tờ được cấp từ các tỉnh từ Quảng Nam trở vào Nam).

Khi đó, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm: 

• Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự;
• Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao y giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Bản gốc + bản chụp Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
• Giấy tờ, tài liệu khác (nếu cần xác minh thêm).

Sau đó bạn nộp hồ sơ đến:

• Cục Lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội – ĐT: 024 3799 3125; hoặc
• Sở  Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – ĐT: 028 3822 4224

Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự: 3-5 ngày làm việc tùy số lượng tài liệu

Phí chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VND/tài liệu 

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Canada tại Việt Nam

Sau khi có chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
• Bản sao các giấy tờ tùy thân của chủ hồ sơ

Sau đó nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Canada tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Canada tại TP. Hồ Chí Minh:

• Đại sứ quán Canada tại Hà Nội: Số 31 Hùng Vương, Hà Nội – ĐT: 84(24) 3734 5000
  • Thời gian nhận hồ sơ:
    • Từ thứ hai – thứ năm từ 09:00 – 11:00 và 14:00 – 16:00
    • Thứ Sáu: 09:00 –  12:00 
• Tổng lãnh sự quán Canada tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 10 tòa nhà Metropolitan, 235 Đường Đồng Khởi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh – ĐT: +84 (28) 3827 9899
• Thời gian nhận hồ sơ:
  • từ thứ Hai – thứ Năm từ 08:30 – 10:30 và 13:30 – 15:30
  • Thứ Sáu: 08:30 –  09:30

👉 Cách 2: Thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Canada

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn thực hiện giống Bước 1 – Cách 1

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam tại Canada:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa: 55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver: 800-605 Robson street, Vancouver, B.C. V6B5J3, Canada

► Bước 3: Xin chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Canada

• Thời gian xử lý: khoảng 25 ngày làm việc (không kể thời gian chuyển phát). Thời gian xử lý có thể dao động dựa vào số lượng tài liệu và các yếu tố khác.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự: miễn phí

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Canada của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Canada trọn gói	3.060.000 VND/tài liệu

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam

Trước tiên, để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để sử dụng tại Việt Nam, tài liệu của bạn cần:

• Kiểm tra với cơ quan sẽ sử dụng giấy tờ đó rằng liệu nó có thực sự cần phải hợp pháp hóa lãnh sự để tránh mất thời gian và công sức.
• Đảm bảo tài liệu của bạn phải là tài liệu nguyên gốc có con dấu, chữ ký đã được đăng ký lên Bộ Ngoại giao Canada.

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Canada để mang sang Việt Nam sử dụng như sau:

► Bước 1: Dịch thuật sang tiếng Anh (với các tài liệu không dưới ngôn ngữ tiếng Anh/Pháp)

Nếu giấy tờ của bạn không được làm dưới ngôn ngữ là tiếng Anh/Pháp, bạn cần dịch thuật công chứng tài liệu đó sang tiếng Anh/Pháp.

Lưu ý: 

• Tài liệu cần được dịch thuật bởi dịch giả đã được công nhận.
• Bằng đại học được cấp dưới ngôn ngữ là tiếng Hy Lạp hoặc Latin thì không cần dịch thuật. 

► Bước 1: Xin chứng nhận của Công chứng viên hoặc Luật sư tại Canada đối với chữ ký trên giấy tờ 

• Bước này áp dụng đối với các giấy tờ của Canada do tư nhân cấp hoặc các giấy tờ ủy quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Các giấy tờ công do Canada cấp thì không cần làm bước này.
• Đối với các giấy tờ ủy quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản cần phải được làm bằng song ngữ Việt – Anh trước khi mang đi công chứng.

Khi đó, bạn thực hiện như sau: Bạn mang giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi xin xác nhận của Công chứng viên tại Văn phòng công chứng Nhà nước hoặc bởi một luật sư Canada.

Hồ sơ gồm:

• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự 
• 01 bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hạn)

► Bước 2: Xin chứng thực của Bộ Ngoại giao Canada (DFAC) đối với con dấu và chữ ký của Công chứng viên/Luật sư hoặc tại Cơ quan chứng thực của từng tỉnh

Bạn chuẩn bị hồ sơ và xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ phận Lãnh sự (JLAC) – Bộ Ngoại giao Canada hoặc tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực tại Tỉnh/vùng lãnh thổ cấp giấy tờ đó. 

• Bộ phận lãnh sự (JLAC) – Bộ Ngoại giao Canada (Global Affairs Canada): 125 Sussex Drive, Ottawa, ON K1A 0G2, Canada

Lưu ý: Một tỉnh và vùng lãnh thổ của Canada có các quy định khác nhau về dịch vụ chứng thực/chứng nhận lãnh sự đối với các tài liệu công được ban hành trong khu vực của họ do đó bạn cần tham khảo cụ thể các quy định của từng tỉnh tại đây:

• Alberta
• British Columbia
• Manitoba (PDF version, 247 KB)
• Nova Scotia
• Ontario
• Prince Edward Island
• Quebec – educational documents
• Saskatchewan
• Yukon

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu tại đây;
• Bản gốc tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có) hoặc bản công chứng gốc;
• Phong bì thư có điền địa chỉ (trả trước cước vận chuyển) và dán tem.

Phí chứng thực của Bộ Ngoại giao Canada: miễn phí

Thời gian xử lý: khoảng 25 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ (chưa kể thời gian chuyển phát lên tới 05 ngày làm việc nữa). Thời gian xử lý có thể dao động dựa vào số lượng tài liệu và các yếu tố khác.

► Bước 3: Xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Canada

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu gồm:

• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản sao đã có công chứng
• Bản sao giấy tờ tùy thân (hộ chiếu) hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu
• Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì cần nộp thêm:
  • Credit card charge form, bankdraft, money order trả phí cho Đại sứ quán Việt Nam
  • Địa chỉ bưu điện để nhận kết quả (theo hình thức Fedex – USD40/phong bì thư hoặc Canada Post – USD25/phong bì thư)

Sau đó đem nộp tại:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa: 55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2 – ĐT: 613-236-0772 – Email: [email protected]
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver: 800-605 Robson street, Vancouver, B.C. V6B5J3, Canada

Thời gian xử lý là 05-07 ngày làm việc

Lưu ý: Có một số trường hợp ngoại lệ đối với các giấy tờ liên quan đến:

• Kết hôn tại Việt Nam do Canada cấp
• Chứng nhận tiêm chủng vaccine Covid do Canada cấp

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Canada sử dụng tại Việt Nam của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Canada do Nhà nước cấp	$250/tài liệu

5. Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự Canada nhanh và uy tín

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Canada là thủ tục hành chính phức tạp do đó bạn cần phải nắm chắc các quy định pháp luật liên quan và trình tự thực hiện để tránh mất thời gian và công sức.,  chưa kể rủi ro là hồ sơ có thể bị thất lạc hoặc kết quả không hợp lệ.

Để giảm thiểu các rủi ro trên, Visana cung cấp Dịch vụ chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự Canada để hỗ trợ bạn hợp thức hoá giấy tờ cấp tại Việt Nam để mang sang Canada sử dụng hoặc ngược lại.

VISANA cam kết:

• Cập nhập thông tin nhanh chóng về tiến độ, quy trình của các cơ quan chức năng
• Tối ưu chi phí và thời gian xử lý
• Đảm bảo tính hợp pháp, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
• Cam kết bảo mật thông tin của khách hàng.

👉 Hãy liên hệ Visana để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Canada. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2 – Tòa Nhà VIPD – số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0968.354.027 – 090.2200.454

Để nhận được báo giá và tư vấn hỗ trợ kịp thời từ đội ngũ chuyên gia của VISANA, bạn hãy liên hệ qua Hotline 0968.354.027 hoặc 090.2200.454 hoặc điền thông tin đăng ký vào biểu mẫu dưới đây.