Cập nhật Virus Corona (COVID-19): Xem ngay Những tác động đến kế hoạch di chuyển quốc tế
+

Hợp pháp hóa lãnh sự, Chứng nhận lãnh sự

Visana | Cập nhật vào 07/05/2020

Vài năm trở lại đây, cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự”“chứng nhận lãnh sự”  dần trở nên quen thuộc với người dân Việt Nam do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài, v.v. ngày càng tăng. Nếu từng thực hiện thủ tục hành chính này, chắc hẳn bạn sẽ không còn bỡ ngỡ. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lần đầu tiên và chưa nắm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu và cập nhật đầy đủ thông tin từ Visana nhé!

1. Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Toàn bộ các công tác về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều chịu sự điều chỉnh của nghị định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự số 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ.

Nghị định này quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Còn Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài

Như vậy, hai quy trình này giống nhau ở chỗ: việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm:

  • Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
  • Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Bộ ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự trong nước; cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

3. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự /Chứng nhận lãnh sự

Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, hồ sơ bao gồm:

  • 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
  • Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
  • Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
  • 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
  •  01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
  • * Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.             

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:

  • 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
  • Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
  • Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
  • 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
  • 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
  • 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
  • * Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3.1. Những yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

  • Giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
  • Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác).
  • Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền hiển thị trên giấy tờ phải được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.
  • Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.

3.2. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Để hoàn thành tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, bạn cần:

  • Truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại đây. Sau đó bạn tích vào ô “Tôi đã đọc kỹ nội dung trên và muốn đăng ký trực tuyến xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự các hồ sơ”, chọn “Đồng ý” để truy cập trang tờ khai online.  Bạn có thể chọn ngôn ngữ tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Nếu chưa rõ phần nào, bạn có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn điền thông tin.
Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự online
  • Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, ấn nút “Hoàn thành”, hệ thống sẽ hiện ra tờ khai điện tử.
  • Tải tờ khai về máy tính (có thể ghi lại mã tờ khai và mã xác thực để sử dụng cho những lần sau).
  • In tờ khai ra, ký và kẹp cùng các giấy tờ khác trong hồ sơ.

4. Hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu

Thông thường, thời hạn giải quyết là 1 ngày làm việc kể từ khi Bộ Ngoại giao nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tuy nhiên có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên.

5. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Dưới đây là 3 bước quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

► Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

► Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí.

Nếu hỏi “Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu”, thì đây chính là các địa chỉ bạn có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của mình.

  • Để hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại hà nội, bạn đến Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Để hoàn thành hợp pháp hóa lãnh sự sở ngoại vụ tphcm, bạn đến Sở ngoại vụ: 184 Bis Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
  • Bạn cũng có thể đến trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ, hoặc
  • Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

► Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.

► Bước 4: Đương đơn nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

6. Một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự

6.1. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Hiện nay, không phải giấy tờ nào cũng cần phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự thì mới sử dụng được tại quốc gia không phải là quốc gia cấp. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng như theo các hiệp định giữa Việt nam với một số quốc gia, có một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Và đây là các giấy tờ và nước được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

6.2. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, 05 loại giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

  • Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
  • Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
  • Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sá

6.3. Lưu ý khác

  • Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
  • Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.
  • Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:
    • Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.
    • Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.

7. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Nếu không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn tốn công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, bạn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự tại Visana để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Chúng tôi hỗ trợ khách hàng thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, tức đối với cả hai loại văn bản: do nước ngoài cấp và do Việt Nam cấp.

  • Đối với văn bản do Việt Nam cấp, tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp bản gốc của loại giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự. Nếu cần Chứng nhận lãnh sự vào bản sao y công chứng, hoặc bản dịch, VISANA sẽ hỗ trợ quý khách thực hiện sao y công chứng/dịch thuật trước khi Chứng nhận lãnh sự
  • Đối với văn bản do nước ngoài cấp, trước tiên quý khách cần hợp pháp hóa tại Đại sứ quán của nước sở tại. Đội ngũ chuyên viên tư vấn tại VISANA sẽ hỗ trợ quý khách tìm hiểu quy trình cụ thể tại nước sở tại. Tiếp đến, quý khách giao bản gốc đã có dấu của Đại sứ quán cho VISANA, VISANA tiến hành dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa phía Việt Nam, trả kết quả sau 3 ngày.

Muốn được hỗ trợ Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự

Liên hệ ngay với VISANA

1900 0284