Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Vài năm trở lại đây, cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” và “chứng nhận lãnh sự”  dần trở nên quen thuộc với người dân Việt Nam do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài, v.v. ngày càng tăng. Nếu từng thực hiện thủ tục hành chính này, chắc hẳn bạn sẽ không còn bỡ ngỡ. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lần đầu tiên và chưa nắm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu và cập nhật đầy đủ thông tin từ Visana nhé!

Đừng bỏ qua bài viết này nếu bạn đang tìm hiểu:

• Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự là gì?
• Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự
• Các tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự
• Làm hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự hết bao nhiêu tiền?
• Thời gian làm hợp pháp hóa lãnh sự bao lâu?
• Cần chuẩn bị hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?
• Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?
• Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự từng nước cụ thể

1. Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Như vậy:

• Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Lưu ý: Do Việt Nam chưa phải là thành viên của Công ước LaHay (Hague/Apostille) do đó các giấy tờ được cấp bởi hay sử dụng tại của Việt Nam (kể cả tại các quốc gia thành viên của Công ước LaHay) đều được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hoặc theo thỏa thuận pháp luật của Việt Nam và quốc gia có liên quan.

1.1. Văn bản pháp luật quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Toàn bộ các công tác về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ quy định về về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
• Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại Gao hướng dẫn thi hành một số quy định thuộc Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
• Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

1.2. Phân biệt Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

Hai quy trình này giống nhau ở chỗ: việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm:

• Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

1.3. Cơ quan có thẩm quyền làm Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Pháp luật Việt Nam quy định cơ quan có thẩm quyền này có thể là:

• Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

1.4. Loại giấy tờ không được Hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
• Giấy tờ giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.;
• Giấy tờ có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc;
• Giấy tờ có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Ngoài ra, không phải giấy tờ nào cũng cần phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự thì mới sử dụng được tại quốc gia không phải là quốc gia cấp. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng như theo các hiệp định giữa Việt nam với một số quốc gia, có một số nước và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

1.5. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Trong nước: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại trụ sở cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài: Nộp hồ sơ tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Cụ thể:

• Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Hà Nội:
  • Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội –  Tel. +84 4 37993127
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM:
  • Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – Tel: (+84 28) 38224224
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài:
  • Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online
  • Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

1.6. Hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu phụ thuộc vào tính chất và số lượng của loại hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng sẽ không quá 01 tuần làm việc.

Cụ thể:

• 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ;
• không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
• có thể lâu hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

1.7. Phí hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự mới nhất

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định trong thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
• Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
• Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần.
• Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Theo quy định của dịch vụ bưu chính

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
• Lệ phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.
• Để sử dụng giấy tờ tài liệu nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thêm bước chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Để sử dụng tài liệu giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Mức phí sẽ quy định khác nhau theo từng quốc gia.
• Có một số giấy tờ tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1.8. Hợp pháp hoá lãnh sự có làm hộ được không?

Theo Nghị định Số: 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Chính phủ ban hành:

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

► Như vậy: Các giấy tờ hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự có thể nhờ người khác nộp hộ.

1.9. Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự

Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hoá lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính thức của nước ngoài, nơi giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được đem ra sử dụng hoặc là một trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp quốc,.

2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Theo Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thành phần hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự bao gồm:

2.1. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online gửi trực tiếp tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ và in nộp kèm hồ sơ. Tải về mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự số LS/HPH-2012/TK.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.             

2.2. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:

• Giấy tờ có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
• Giấy tờ của nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) trước khi được phía Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại Việt Nam.
• Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Để tránh mất thời gian, trước tiên bạn cần kiểm tra liệu tài liệu của bạn có cần hợp pháp hoa lãnh sự không bằng cách Liên hệ với Đại sứ quán hoặc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi văn bản được sử dụng để xác nhận.

Nếu đó là giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, hãy thực hiện quy trình sau:

3.1. Trình tự của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Dưới đây là 04 bước quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài.

► Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.

► Bước 2: Xin chứng nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành

Mang tài liệu cấp tại nước ngoài đã được công chứng đến chứng thực tại:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam (áp dụng với trường hợp văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam).

► Bước 3: Xin chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam

• Chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
• Mang bộ hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

► Bước 4: Dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

3.2. Trình tự của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Dưới đây là 03 bước quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại nước ngoài:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng

► Bước 2: Xin chứng nhân lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam

Mang hồ sơ đã chuẩn bị theo mục Hồ Sơ nêu trên kèm bản dịch đến:

• Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam, hoặc

• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (áp dụng trường hợp văn bản này không có sẵn ở Việt Nam)

Sau khi đã chứng nhận lãnh sự, bạn có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ làm thủ tục hợp pháp hóa.

► Bước 3. Xin xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nước nơi tài liệu được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự

Mang hồ sơ kèm theo giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ở trên tới cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy theo quốc gia mà cơ quan đó có thể là:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các nước

5. Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự uy tín

Nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài, chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam nhưng không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn tốn công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, hãy sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, Chứng nhận lãnh sự tại TPHCM, Hà Nội, toàn quốc tại VISANA để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Các giấy tờ, tài liệu và các Dự án đã thực hiện tại VISANA:

• Hợp pháp hoá lãnh sự bằng đại học, hồ sơ du học
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng thực CO, CQ
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng thực kết hôn với người nước ngoài
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy xác nhận độc thân
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài muốn lưu thông tại Việt Nam

Là Nhà tư vấn uy tín, chuyên nghiệp về các thủ tục lao động, kinh doanh tại Việt Nam từ trước 2007, Visana hỗ trợ khách hàng thực hiện chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh hay các ngôn ngữ khác, đối với cả hai loại văn bản: do Việt Nam cấp và do nước ngoài cấp.

Kiến thức chuyên môn sâu rộng và năng lực quản trị kết nối các nguồn lực trong và ngoài nước giúp chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp các giải pháp chuyên môn đặc biệt, vượt lên các giới hạn thông thường và mong đợi của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp