Bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho giấy tờ cấp bởi Việt Nam hoặc giấy tờ cấp bởi Mỹ (Hoa Kỳ) để sử dụng ở quốc gia còn lại.

Việc hợp tác kinh tế, giao lưu thương mại, giáo dục, việc làm giữa Việt Nam và Mỹ (Hoa Kỳ) ngày một gia tăng kéo theo nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho giấy tờ cấp tại Việt Nam và giấy tờ cấp tại Hoa Kỳ trở nên phổ biến. Theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ cấp tại một trong hai quốc gia muốn được sử dụng tại quốc gia còn lại phải được cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của hai bên xác nhận. Trong bài viết này, Visana sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho:

• giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ; và
• giấy tờ, tài liệu cấp tại Mỹ để sử dụng tại Việt Nam.

1. Chứng nhận lãnh sự Mỹ và Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là gì?

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là hai khâu của một quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Mỹ hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ để sử dụng tại Việt Nam.

Cụ thể: 

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại một quốc gia để sử dụng tại quốc gia khác. Bước này được thực hiện tại Bộ phận lãnh sự của Bộ Ngoại giao hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia cấp tài liệu đó.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo sau khi chứng nhận lãnh sự, được thực hiện bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ ở đâu?

• Các giấy tờ Việt Nam chỉ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ.
• Các giấy tờ của Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ hoặc Việt Nam để sử dụng tại Việt Nam. 

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ cho giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Hoa Kỳ:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn mang tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch thuật công chứng sang tiếng Anh tại Văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp. 

► Bước 2: Xin chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:
  • 01 tờ khai chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện
  • Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được công chứng + 01 bản copy
  • 01 bản dịch giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh + 01 bản chụp bản dịch để lưu hồ sơ
  • 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện và yêu cầu nhận kết quả qua bưu điện)

• Sau đó nộp hồ sơ đến Cục Lãnh sự tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ tại TPHCM:
  • Nếu giấy tờ Việt Nam cấp bởi tỉnh thành từ Đà Nẵng trở ra Bắc, nộp tại Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội – ĐT +84 24 37993127
  • Nếu giấy tờ Việt Nam cấp bởi tỉnh thành từ Quảng Ngãi trở vào Nam, nộp tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – ĐT: (+84 28) 38224224 

• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam là từ 1 – 5 ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

• Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VND/tem

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam

• Để nộp hồ sơ, bạn cần đặt cuộc hẹn trực tuyến tại đây và in phiếu xác nhận lịch hẹn ra.
• Vào ngày đã hẹn, bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu cùng phiếu xác nhận lịch hẹn đến nộp tại văn phòng ĐSQ/TLSQ Hoa Kỳ tại Việt Nam.
  • Phí xác nhận là $50/tem. Thanh toán bằng tiền mặt đô la Mỹ, hoặc Việt Nam đồng, hoặc thẻ Visa, Master, Discover, American Express. 
  • Thời gian xử lý là 30 phút – 1 tiếng

Lưu ý: 

• Nếu bạn không thấy có ngày trống trên hệ thống hẹn trực tuyến, hãy quay lại sau.
• Thường xuyên quay lại kiểm tra hệ thống để theo dõi do lịch hẹn bổ sung thường được mở thêm. 
• Nếu trường hợp vô cùng khẩn cấp, bạn cần đặt lịch hẹn trực tuyến trước, sau đó điền mẫu đơn trực tuyến để yêu cầu lịch hẹn khẩn. 
• Điền đầy đủ thông tin trước khi đến văn phòng ĐSQ/TLSQ, nhưng không ký trước (ký tại văn phòng trước mặt viên chức lãnh sự)
• Chuẩn bị trước người làm chứng cho tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần. 

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Mỹ để sử dụng tại Việt Nam

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Mỹ sử dụng tại Việt Nam:

► Bước 1:  Công chứng/chứng thực tài liệu

• Trước tiên, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự cần phải được Công chứng trước mặt công chứng viên
• Sau đó, tùy vào quyền hạn của công chứng viên bạn sẽ thực hiện các bước khác nhau. Có 2 trường hợp:
  • Đối với công chứng viên được ủy quyền thông qua quận, tài liệu cần được chứng thực bởi Lục sự tòa (clerk of court) quận nơi công chứng viên được ủy quyền, sau đó chứng nhận bởi Văn phòng Đổng Lý tiểu bang (secretary of state) khu vực tài liệu được công chứng. 
  • Đối với công chứng viên được ủy quyền thông qua Tiểu bang: tài liệu chỉ cần được chứng nhận bởi Văn phòng Đổng lý tiểu bang (secretary of state) nơi tài liệu được công chứng.

 Lưu ý: 

• Trường hợp cần xin chứng nhận của cả Lục sự tòa và Văn phòng Đổng lý tiểu bang thì ngày thực hiện chứng nhận của Lục sự tòa phải trước ngày chứng nhận của Văn phòng Đổng lý tiểu bang.
• Tất cả con dấu và chữ ký phải là bản gốc. Bộ Ngoại giao Mỹ chỉ chấp nhận bản sao có xác nhận của công chứng viên của tài liệu. Tuy nhiên với các tài liệu như: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy ly hôn, tài liệu tòa án, hay tài liệu do liên bang cấp thì cần phải do Văn phòng Đổng lý tiểu bang chứng nhận mới được Bộ Ngoại giao Mỹ chấp nhận là sao y bản chính.
• Mỗi loại tài liệu đề nghị hợp pháp hóa sẽ có các yêu cầu cụ thể . Để biết quy trình cụ thể cho từng loại tài liệu, vui lòng điền vào biểu mẫu đăng ký tư vấn ở cuối bài. 

► Bước 2: Xin xác nhận của Bộ Ngoại giao Mỹ

Có 03 hình thức xin xác nhận:

♦ Cách 1: Xin xác nhận qua mail

• Bạn chuẩn bị hồ sơ:
  • Đơn đề nghị chứng thực theo mẫu DS-4194 đã điền đủ thông tin
  • Tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
  • Lệ phí 
  • 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận để  nhận kết quả qua bưu điện

• Sau đó gửi hồ sơ đến địa chỉ sau:
  • Phòng Công chứng, CA/PPT/S/TO/AUT: 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206,Sterling, VA  20166-1206

• Thời gian xử lý: từ 5-6 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Lưu ý: Bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển phát bảo đảm của FEDEX hoặc UPS và ghi lại tracking number để tiện theo dõi việc.

♦ Cách 2: Xin xác nhận theo cuộc hẹn đã đặt từ trước (chỉ cho trường hợp khẩn với lý do chính đáng)

Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:

• Giấy tờ chứng minh trường hợp khẩn cấp, như giấy chứng tử, xác nhận của bệnh viện hoặc chuyên gia y tế. Giấy tờ này cần được dịch sang tiếng Anh bởi dịch giả hợp pháp
• Giấy tờ chứng minh việc di chuyển quốc tế như vé hành trình, vé ngồi, booking đặt chỗ trong vòng 48 giờ)
• Đơn đề nghị chứng thực theo mẫu DS-4194 đã điền đủ thông tin
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
• Lệ phí

♦ Cách 3: Xin xác nhận qua hình thức trực tiếp tại quầy

Hiện tại do dịch Covid-19 nên Bộ Ngoaị giao Mỹ tạm dừng tiếp nhận hồ sơ theo hình thức này.

Phí xin xác nhận của Bộ Ngoại giao Mỹ là $20/tài liệu. Thanh toán bằng tiền mặt nếu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc bằng Money Order, Cashier’s Check nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện. 

► Bước 2: Xin dấu chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ

• Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:
  • Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu tại đây hoặc đơn đăng ký trình bày nguyện vọng.
  • Bản chính giấy tờ tùy thân (hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp trực tiếp, hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện.
  • Bản gốc của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền + 01 bản copy để lưu hồ sơ
  • 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua bưu điện
• Sau đó nộp tại Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ: 1233 20th Street, NW, Suite 400, Washington, DC 20036
  • Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco: 1700 California St, Suite 580 San Francisco, CA 94109
• Thời gian nhận hồ sơ: 9 am – 12 pm và 2 pm – 4:30 pm từ thứ Hai – thứ Sáu 
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ: 5 – 7 ngày làm việc
• Trường hợp khẩn, thời gian xử lý là:
  • 01 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận đủ hồ sơ nếu nộp tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ
  • 2 – 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận đủ hồ sơ nếu nộp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ

Bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Mỹ để sử dụng tại Việt Nam của Visana

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Mỹ trọn gói	$455/tài liệu

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính liên quan đến pháp luật của hai quốc gia, khâu chuẩn bị hồ sơ khá phức tạp và đi qua nhiều cơ quan hành chính. Vì thế, bạn chắc chắn sẽ tốn không ít thời gian, công sức và thậm chí là tiền bạc khi tự mình nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chưa kể đến rủi ro là hồ sơ có thể không được duyệt do không hợp lệ hoặc thiếu. 

Để tránh trường hợp này và đảm bảo bạn có thể lấy được hồ sơ đúng hạn và hợp pháp, hãy cân nhắc nhờ đến sự hỗ trợ của một bên thứ ba. 

Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Dịch vụ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ của Visana sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ.

Visana cung cấp các gói dịch vụ sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ để sử dụng tại Việt Nam	Chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Mỹ cho giấy tờ Việt Nam
✔️ Công chứng/chứng thực của CQ có thẩm quyền nơi tài liệu ban hành (tùy tài liệu) ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ/LSQ Việt Nam ✔️ Giao kết quả tận tay khách hàng	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự ĐSQ/LSQMỹ  ✔️ Giao kết quả tận tay khách hàng

Hãy liên hệ Visana để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ. Vui lòng gửi bản scan giấy tờ bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự để được thẩm định và báo giá chính xác.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2 – Tòa Nhà VIPD – số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0968.354.027
• Email: [email protected]