Italia đã áp dụng Công ước Apostille từ ngày 11/02/1978. Từ 11/09/2026, khi Công ước chính thức có hiệu lực với Việt Nam, thủ tục xác thực nhiều loại giấy tờ công sử dụng giữa Việt Nam và Italia được rút gọn đáng kể.

Theo cơ chế mới, giấy tờ công Việt Nam đủ điều kiện có thể xin Apostille tại Việt Nam để sử dụng tại Italia và ngược lại, giấy tờ công Italia được Apostille tại Italia để sử dụng tại Việt Nam mà không cần tiếp tục qua chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Điểm cần lưu ý là cơ quan cấp Apostille tại Italia phụ thuộc vào loại giấy tờ: tài liệu hành chính và tài liệu tư pháp, công chứng không được xử lý tại cùng một cơ quan. Bài viết dưới đây cập nhật cách xác định giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền và quy trình Apostille Việt Nam – Italia theo quy định mới.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Ý là gì?

Apostille Italia là chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công để tài liệu được sử dụng tại một quốc gia khác có quan hệ áp dụng Công ước Apostille.

Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu/dấu trên giấy tờ, không chứng nhận nội dung của tài liệu.

Italia áp dụng Công ước Apostille từ 11/02/1978, còn Việt Nam áp dụng Công ước từ 11/09/2026. Theo đó, với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước:

Việt Nam cấp → sử dụng tại Italia: Apostille tại Việt Nam.

Italia cấp → sử dụng tại Việt Nam: Apostille tại Italia.

Giấy tờ đã có Apostille hợp lệ không cần tiếp tục thực hiện chuỗi Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia tiếp nhận.

Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự vẫn cần được xem xét đối với những tài liệu không thuộc phạm vi áp dụng Apostille hoặc trường hợp phải áp dụng một cơ chế xác thực khác.

Apostille cũng không thay thế việc công chứng, chứng thực, dịch thuật hoặc các điều kiện chuyên ngành mà cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam hoặc Italia yêu cầu.

Giấy tờ Apostille và Hợp pháp hóa lãnh sự Italia phổ biến

Nhu cầu Apostille giấy tờ Việt Nam – Italia thường phát sinh khi thực hiện các thủ tục về hộ tịch, kết hôn, học tập, lao động, định cư, thừa kế, ủy quyền, đầu tư hoặc doanh nghiệp.

Các giấy tờ thường gặp gồm:

• Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử;
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
• Phiếu lý lịch tư pháp và giấy tờ tư pháp;
• Bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ;
• Giấy khám sức khỏe và một số giấy tờ y tế;
• Giấy ủy quyền;
• Văn bản và hợp đồng được công chứng;
• Quyết định, bản án và giấy tờ của tòa án;
• Giấy đăng ký thành lập, đăng ký kinh doanh và tài liệu doanh nghiệp;
• Một số giấy tờ tài chính và tài liệu phục vụ hoạt động kinh doanh.

Giấy tờ tư nhân có Apostille được không?

Apostille về nguyên tắc áp dụng đối với giấy tờ công. Một tài liệu tư nhân chưa qua xác nhận phù hợp không thể mặc nhiên mang đi Apostille.

Tại Italia, tài liệu tư nhân có thể cần được chuyển thành dạng giấy tờ công thông qua những thủ tục phù hợp như xác thực chữ ký, chứng nhận bản sao, công chứng hoặc hình thức xác nhận khác trước khi xem xét Apostille.

Tương tự tại Việt Nam, văn bản công chứng, bản sao chứng thực, chứng thực chữ ký và một số hình thức chứng nhận khác có thể thuộc phạm vi giấy tờ công theo quy định hiện hành.

Trường hợp nào cần kiểm tra riêng?

Không nên mặc định tất cả giấy tờ sử dụng giữa Việt Nam và Italia đều cần Apostille.

Một số tài liệu ngoài phạm vi Công ước, giấy tờ do cơ quan ngoại giao/lãnh sự cấp hoặc một số tài liệu hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan cần được kiểm tra riêng để xác định hình thức xác thực phù hợp.

Do đó, việc xác định cơ quan cấp – loại giấy tờ – quốc gia sử dụng – mục đích sử dụng nên được thực hiện trước khi Apostille hoặc Hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Italia

Quy trình rút gọn còn 2 bước, so với 3 bước như hướng dẫn cũ:

Bước 1 — Dịch thuật công chứng

Dịch giấy tờ sang tiếng Ý (hoặc tiếng Anh nếu nơi tiếp nhận chấp nhận) và công chứng bản dịch tại phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp ở Việt Nam. Bước này vẫn giữ nguyên vì Apostille không thay thế việc dịch thuật.

Bước 2 — Xin cấp Apostille tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Hồ sơ nộp tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille (theo mẫu áp dụng từ Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, thay cho mẫu LS/HPH-2012/TK cũ);
• Bản chính hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp (tùy hình thức nộp trực tiếp/qua bưu điện);
• Bản chính giấy tờ đề nghị cấp Apostille kèm 1 bản chụp lưu hồ sơ;
• Bản dịch tiếng Ý (hoặc tiếng Anh) đã công chứng;
• Phong bì ghi rõ địa chỉ nhận nếu yêu cầu trả kết quả qua bưu điện.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện, hoặc từ 11/9/2026 nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng dịch vụ công/VNeID.

Sau khi có tem Apostille, giấy tờ dùng được ngay tại Ý — không cần nộp thêm hồ sơ (đơn xin cấp Hợp pháp hóa lãnh sự, bản copy giấy tờ đã chứng nhận…) tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Italia ở Việt Nam như quy trình cũ.

Thủ tục Apostille giấy tờ Italia để sử dụng tại Việt Nam

► Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Xác định loại giấy tờ:

• Nếu là giấy tờ công do cơ quan chính phủ Italy cấp (giấy khai sinh, lý lịch tư pháp, bằng đại học do trường công lập cấp…): có thể nộp trực tiếp cho Bộ Ngoại giao Italy mà không cần công chứng trước.
• Nếu là giấy tờ không phải công hoặc bản sao: cần được công chứng bởi công chứng viên Italy trước khi nộp cho Bộ Ngoại giao Italy.

► Bước 2: Nộp hồ sơ xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Italy

Cơ quan: Bộ Ngoại giao Italy (Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale).

Phương thức nộp hồ sơ:

• Trực tuyến: Đặt lịch hẹn qua hệ thống trực tuyến của Bộ Ngoại giao Italy.
• Trực tiếp: Tại Bộ Ngoại giao Italy hoặc các cơ quan được ủy quyền.

► Bước 3: Dịch thuật và chứng thực bản dịch tại Việt Nam

Sau khi nhận được giấy tờ đã có tem Apostille từ Italy, bạn mang về Việt Nam và thực hiện:

1. Dịch toàn bộ giấy tờ tiếng Ý sang tiếng Việt
2. Chứng thực bản dịch tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng

Lưu ý: Bản dịch phải được chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam. Đây là bước bắt buộc để giấy tờ Italy được các cơ quan chức năng Việt Nam chấp nhận.

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam là bao nhiêu?

Theo quy định, lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự do cơ quan nhà nước Việt Nam thu là 30.000 VNĐ/bản/lần (áp dụng cho cả chứng nhận lãnh sự). Mức phí này được quy định tại Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Lệ phí này sẽ được nộp trực tiếp tại các cơ quan có thẩm quyền, như Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ tại địa phương.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Italia

Bước 1: Dịch thuật công chứng giấy tờ sang tiếng Ý

Bạn mang tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Ý hoặc tiếng Anh ở phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự.

Hồ sơ bao gồm: 

• Tờ khai xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
• Bản gốc giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu, hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện.
• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
• Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
• 01 phong bì ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện)
• Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết theo tình hình thực tế + 01 bản copy

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Italia tại Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:

• Đơn xin cấp Hợp pháp hóa lãnh sự Italia
• Bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam + 01 bản copy
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ

Sau đó nộp hồ sơ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Italia tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự. Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán sẽ kiểm tra lại giấy tờ đã được chứng nhận và đóng dấu hợp pháp hóa để công nhận giá trị sử dụng tại Italia.

Bảng giá dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam sử dụng tại Italia của VISANA:

Khu vực nộp	Thời gian xử lý	Phí (VND/giấy tờ)
Miền Bắc	15-20 ngày làm việc	4.430.000
Miền Nam	10 ngày làm việc	4.630.000

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Italia sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng thực giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền của Ý

Trước tiên, giấy tờ gốc do Ý cấp cần được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền của Ý, thường là Bộ Ngoại giao Ý hoặc các cơ quan được ủy quyền. Đây là bước xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ là hợp pháp.

Bước 2: Hợp pháp hóa giấy tờ tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Italia

Sau khi nhận được tài liệu đã được chứng thực từ Bộ Ngoại giao Italia, bạn cần mang tài liệu đến Đại sứ quán Việt Nam tại Italia để được hợp pháp hóa lãnh sự.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự: Mẫu LS/HPH-2012/TK (tải tại lanhsuvietnam.gov.vn hoặc yêu cầu tại Đại sứ quán).
• Giấy tờ đã được chứng thực ở Bước 1 (bản gốc và 1 bản sao).
• Bản dịch công chứng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ bằng tiếng Ý). Bản dịch phải được thực hiện bởi dịch giả được công nhận tại Ý hoặc tại Việt Nam (phòng công chứng tư hoặc công chứng nhà nước).
• Bản chính và bản sao giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, CMND/CCCD) của người nộp.
• 1 bản chụp giấy tờ và bản dịch để lưu tại cơ quan lãnh sự.
• Phong bì ghi rõ địa chỉ nhận kết quả (nếu yêu cầu trả qua bưu điện).

Bước 3: Dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng bản dịch

Nếu giấy tờ gốc không phải tiếng Việt, bạn cần dịch thuật sang tiếng Việt. Bản dịch phải được thực hiện bởi người dịch có chứng chỉ hành nghề và được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam để đảm bảo tính pháp lý.

Bạn đang gặp phải những rắc rối trong quá trình chuẩn bị và làm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ? Đừng lo lắng nữa! Quy trình này thường phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về thủ tục hành chính, thời gian dài chờ đợi và dễ mắc lỗi nếu không am hiểu.