Bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út (Arab Saudi) cho giấy tờ cấp tại Việt Nam mang sang Ả Rập Xê Út sử dụng hoặc ngược lại.

Cả Việt Nam và Ả Rập Xê Út (Saudi Arabia) chưa là thành viên của Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ công cấp bởi một trong 2 quốc gia để sử dụng tại các quốc gia thành viên khác của Công ước. Chính vì vậy, để giấy tờ do Việt Nam hoặc Arab Saudi cấp hợp pháp tại quốc gia có thể sử dụng hợp pháp còn lại thì giấy tờ đó cần được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là thủ tục mà con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ nước ngoài cấp được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng. 

Dưới đây, Visana hướng dẫn từng bước thủ tục:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam cấp mang sang Ả Rập Xê Út sử dụng
• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Ả Rập Xê Út cấp để sử dụng tại Việt Nam

1. Chứng nhận lãnh sự Ả Rập Xê Út và Hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út là gì?

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu là hai bước của một quá trình nhằm hợp pháp hóa giấy tờ/tài liệu cấp tại một quốc gia để sử dụng tại nước khác.

Trong đó: 

• Bước đầu tiên của thủ tục là Chứng nhận lãnh sự, là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó để mang sang nước khác sử dụng.
• Bước thứ hai cũng là bước cuối cùng là Hợp pháp hoá lãnh sự, là việc cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự trên giấy tờ đó để được sử dụng tại quốc gia đó. 

Cụ thể:

Với giấy tờ Việt Nam cấp để sử dụng tại Arab Saudi thì:

• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam là Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh.
• Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Arab Saudi là Bộ Ngoại Giao Arab Saudi.

Với giấy tờ do Arab Saudi cấp để sử dụng tại Việt Nam thì:

• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Ả Rập Xê Út là Bộ Ngoại Giao Arab Saudi.
• Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Ả Rập Xê Út của Việt Nam là Đại sứ quán Việt Nam tại Ả Rập.

2. Hợp pháp hoá lãnh sự Ả Rập Xê Út ở đâu?

Theo quy định của chính quyền hai nước Việt Nam và Arab Saudi thì:

• Đối với giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Ả Rập Xê Út: Bước đầu tiên là chứng nhận lãnh sự cần phải được thực hiện tại Việt Nam còn bước thứ hai là hợp pháp hóa lãnh sự thì giấy tờ đó phải được gửi sang Arab Saudi để hợp pháp hoá lãnh sự trước khi có thể sử dụng hợp pháp tại Arab Saudi. 
• Đối với giấy tờ do Ả Rập Xê Út cấp để sử dụng tại Việt Nam: Toàn bộ hai bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cần được thực hiện tại Arab Saudi trước khi mang sang Việt Nam sử dụng. Tuy nhiên, một số giấy tờ cụ thể do Arab Saudi cấp tại Việt Nam có thể được hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Arab Saudi tại Việt Nam.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam mang sang Ả Rập Xê Út (Arab Saudi) sử dụng

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Ả Rập Xê Út như sau:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn mang bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập tại văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp.

Phí dịch thuật công chứng sang tiếng Anh/Ả Rập: tùy số lượng và loại tài liệu. 

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh

Ở bước này, bạn cần chuẩn bị hồ sơ như hướng dẫn sau:

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự: lanhsuvietnam.gov.vn
• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út + 01 bản copy
• 01 Bản dịch sang tiếng Anh/Ả Rập đã được công chứng bởi Phòng Tư Pháp + 01 bản copy
• Bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu
• Bản gốc các giấy tờ khác để chứng minh tính hợp pháp của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần xác minh thêm)

và mang hồ sơ nộp tại:

• Cục Lãnh sự Bộ Ngoại Giao (đối với các giấy tờ được cấp từ Huế trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TPHCM (đối với các giấy tờ được cấp từ Quảng Nam trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Q.1, TPHCM

Thời gian xử lý tem chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam là từ 1-5 ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VND/tem

► Bước 3: Xin dấu hợp pháp hoá lãnh sự Đại sứ quán/Lãnh sự quán Ả Rập Xê Út tại Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại:

• Đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại Hà Nội: Tầng 20, Toà nhà Lotte Center, 54 Liễu Giai, Q. Ba Đình, Hà Nội – ĐT: +84 4 3726 4373
  • Giờ nhận hồ sơ: từ thứ Hai – thứ Sáu 9:00 – 4:00 pm

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: từ  tùy theo tài liệu

4. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Ả Rập Xê Út cấp để sử dụng tại Việt Nam

Sau đây là trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Arab Saudi cấp mang sang Việt Nam sử dụng.

► Bước 1: Công chứng, chứng thực

Đảm bảo rằng tài liệu của bạn được công chứng bởi công chứng viên địa phương nếu nó không phải là bản gốc hoặc bản sao công chứng do cơ quan công của Ả Rập Xê Út cấp.

Sau đó, giấy tờ đó cần được chứng thực bởi Thư Ký Bang nơi giấy tờ được cấp. Một số Bang yêu cầu tài liệu được chứng thực bởi Thư ký Hạt trước rồi mới đến Thư Ký Bang. Đối với các chứng nhận được cấp bởi cơ quan liên bang, bạn có thể bỏ qua bước này và tiến đến bước 2.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Ả Rập Xê Út

Đăng ký yêu cầu chứng thực tài liệu thông qua cổng điện tử của Bộ Ngoại Giao Ả Rập Xê Út tại https://services.mofa.gov.sa/ratification.

Thanh toán thông qua hệ thống Sadad và Enjaz đối với các cơ quan đại diện nước ngoài để phê duyệt tài liệu

Sau đó, hội đồng của Bộ Ngoại giao hoặc một trong các chi nhánh của Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện của Bộ Ngoại giao ở nước ngoài sẽ xem xét và phê duyệt tài liệu.

► Bước 3: Xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại A Rập Xê Út

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Arab Saudi.

Đại sứ quán Việt Nam tại Ả Rập Xê Út (Arab Saudi): Villa 23, Al-Dhiyafah Street, Al-Nuzha Area, Riyadh – ĐT: +96614547887

Thời gian xử lý hợp pháp hoá lãnh sự của ĐSQ Việt Nam 5-7 ngày làm việc

Phí hợp pháp hoá lãnh sự tại ĐSQ Việt Nam tại Ả-rập Xê-út

5. Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự Ả Rập Xê-út nhanh và uy tín

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út là thủ tục hành chính phức tạp do đó bạn cần phải nắm đày đủ các quy định pháp luật liên quan và trình tự thực hiện để tránh mất thời gian và công sức, chưa kể rủi ro là hồ sơ có thể bị thất lạc hoặc kết quả trả về không hợp lệ.

Để giảm thiểu các rủi ro trên, Visana cung cấp Dịch vụ chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự Ả Rập Xê Út trọn gói giúp bạn hợp thức hoá giấy tờ cấp tại Việt Nam để mang sang Ả Rập Xê Út sử dụng hoặc ngược lại.