Bỉ là một trong những đối tác quan trọng của Việt Nam tại châu Âu, đặc biệt trong các lĩnh vực du học, lao động, đầu tư và kết hôn quốc tế. Nhu cầu trao đổi và sử dụng giấy tờ giữa hai quốc gia vì thế ngày càng gia tăng.

Cả Bỉ và Việt Nam đều là thành viên của Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Vậy nên, giấy tờ công giữa Việt Nam và Bỉ không còn cần trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đa bước như trước đây, mà chỉ cần Chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ cấp là có thể sử dụng trực tiếp tại nước còn lại.

Bài viết sẽ cung cấp hướng dẫn rõ ràng về quy trình mới, các loại giấy tờ phổ biến và dịch vụ hỗ trợ của VISANA để bạn thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ là gì?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ (Việt Nam hoặc Bỉ) chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước đó cấp, để giấy tờ có thể được sử dụng tại nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng (Việt Nam hoặc Bỉ) chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên chứng nhận lãnh sự của cơ quan đại diện nước cấp giấy tờ, để giấy tờ có đủ giá trị pháp lý sử dụng tại nước đó.

Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, cụ thể là tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu/dấu trên giấy tờ. Chứng nhận này không xác nhận nội dung của tài liệu.

Giấy tờ Apostille và Hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ phổ biến

Một số giấy tờ thường gặp gồm:

• Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử và giấy tờ hộ tịch;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Bằng cấp, chứng chỉ và hồ sơ giáo dục;
• Giấy ủy quyền;
• Văn bản, hợp đồng hoặc tài liệu được công chứng;
• Hồ sơ do tòa án/cơ quan tư pháp cấp;
• Giấy chứng nhận y tế;
• Giấy tờ doanh nghiệp, thuế và tài chính;
• Một số tài liệu thương mại và giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp.

Không phải giấy tờ Bỉ nào cũng Apostille ngay được

Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý khi xử lý giấy tờ tại Bỉ.

Tùy cơ quan cấp và loại tài liệu, giấy tờ có thể phải trải qua xác thực sơ bộ bởi cơ quan có thẩm quyền của Bỉ trước khi FPS Foreign Affairs cấp Apostille.

Ví dụ:

• Giấy tờ do chính quyền địa phương cấp: cần đáp ứng yêu cầu về chữ ký của người có thẩm quyền đã được đăng ký;
• Văn bản công chứng: được công chứng viên xác thực và gửi trực tiếp qua hệ thống eLegalisation;
• Giấy tờ của tòa án: được xử lý qua FPS Justice;
• Giấy chứng nhận y tế do bác sĩ cấp: cần được FPS Public Health xác thực trước;
• Một số bằng cấp: có thể cần xác nhận của cơ quan giáo dục hoặc chính quyền có thẩm quyền;
• Tài liệu tài chính, thuế hoặc doanh nghiệp: có thể cần xác nhận từ cơ quan chuyên ngành tương ứng.

Vì vậy, trước khi xin Apostille Bỉ, cần kiểm tra loại giấy tờ – cơ quan phát hành – chữ ký/con dấu – yêu cầu tiền xác thực để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc thực hiện thiếu bước.

Đối với tài liệu không thuộc phạm vi Công ước Apostille, cần kiểm tra riêng để xác định có phải thực hiện Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc một hình thức xác thực khác hay không.

Thủ tục Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Bỉ

Trước tiên, cần xác định giấy tờ Việt Nam có thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille hay không.

Các giấy tờ công như giấy tờ hộ tịch, lý lịch tư pháp, văn bằng, giấy tờ hành chính/tư pháp và văn bản công chứng/chứng thực có thể thuộc diện Apostille nếu đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Với tài liệu tư nhân, có thể cần thực hiện công chứng hoặc chứng thực phù hợp trước để văn bản công chứng/chứng nhận tương ứng đủ điều kiện Apostille.

Hồ sơ đề nghị cấp Apostille tại Việt Nam hiện được tiếp nhận tại:

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh.

Người yêu cầu cũng có thể lựa chọn các phương thức nộp hồ sơ khác được triển khai theo quy định hiện hành, bao gồm dịch vụ bưu chính và hình thức trực tuyến.

Khi đưa giấy tờ sang Bỉ: lưu ý về ngôn ngữ

Apostille giúp xác nhận nguồn gốc giấy tờ nhưng không thay thế yêu cầu dịch thuật.

Bỉ có ba ngôn ngữ chính thức là tiếng Hà Lan, tiếng Pháp và tiếng Đức. Việc giấy tờ cần dịch sang ngôn ngữ nào phụ thuộc vào cơ quan, khu vực và thủ tục mà tài liệu được sử dụng.

Do đó, trước khi dịch giấy tờ, nên kiểm tra yêu cầu trực tiếp của cơ quan Bỉ tiếp nhận hồ sơ để lựa chọn ngôn ngữ và hình thức bản dịch phù hợp.

Có cần Đại sứ quán Bỉ Hợp pháp hóa thêm không?

Đối với giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước đã được Apostille hợp lệ tại Việt Nam, không cần tiếp tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Bỉ.

Phía Bỉ cũng quy định rằng khi giấy tờ nước ngoài được cấp bởi một quốc gia áp dụng Công ước Apostille, Apostille do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ thực hiện là cơ chế xác thực cần thiết; sau đó giấy tờ có thể được sử dụng tại Bỉ mà không phải qua chuỗi legalisation lãnh sự.

Thủ tục Apostille giấy tờ Bỉ để sử dụng tại Việt Nam

Bỉ đã số hóa mạnh thủ tục Apostille. Từ ngày 01/05/2018, Bỉ không còn cấp Apostille giấy; tất cả Apostille được cấp dưới dạng điện tử (e-Apostille).

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille là Federal Public Service Foreign Affairs, Foreign Trade and Development Cooperation – FPS Foreign Affairs.

Trước Apostille: kiểm tra giấy tờ có cần xác thực sơ bộ không

Đây là bước quan trọng nhất khi xử lý giấy tờ Bỉ.

Tùy tài liệu, người yêu cầu có thể phải đưa giấy tờ qua cơ quan chuyên ngành trước khi FPS Foreign Affairs có thể cấp Apostille.

Chẳng hạn, văn bản công chứng được xử lý thông qua công chứng viên; giấy tờ tòa án qua FPS Justice; giấy chứng nhận y tế có thể phải qua FPS Public Health; một số giấy tờ giáo dục, thuế, doanh nghiệp hoặc tài chính có cơ quan tiền xác thực tương ứng.

Sau khi hoàn thành bước cần thiết, hồ sơ mới chuyển sang giai đoạn Apostille.

Apostille Bỉ được thực hiện như thế nào?

Nhiều yêu cầu được gửi trực tiếp qua eLegalisation bởi cơ quan đã cấp hoặc xác thực giấy tờ như chính quyền địa phương, công chứng viên hoặc cơ quan công quyền được công nhận.

Với những trường hợp đủ điều kiện nộp trực tiếp, Legalisation Service của FPS Foreign Affairs tiếp nhận tại:

Rue des Petits Carmes/Karmelietenstraat 27
1000 Brussels, Belgium.

Việc đến quầy hiện thực hiện theo lịch hẹn.

Từ ngày 01/08/2026, lệ phí Apostille Bỉ là €25 cho mỗi tài liệu.

Nhận e-Apostille

Khác với tem Apostille giấy ở nhiều quốc gia, kết quả của Bỉ được cấp điện tử.

Đối với yêu cầu gửi trực tuyến qua cơ quan được công nhận, sau khi thanh toán, người yêu cầu nhận liên kết đến tài liệu có Apostille qua email.

Theo FPS Foreign Affairs, hồ sơ trực tuyến do cơ quan có thẩm quyền gửi thường được xử lý trong khoảng 48 giờ; yêu cầu do công chứng viên gửi được xử lý trong khoảng 5 ngày làm việc.

Hoàn thiện giấy tờ để sử dụng tại Việt Nam

Sau khi giấy tờ Bỉ được Apostille hợp lệ, người sử dụng cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan Việt Nam tiếp nhận.

Giấy tờ bằng tiếng Hà Lan, Pháp, Đức hoặc ngôn ngữ khác có thể cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu của thủ tục cụ thể.

Với giấy tờ công Bỉ thuộc phạm vi Công ước đã có Apostille hợp lệ, không cần tiếp tục Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Bỉ.

Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ. Cơ quan Việt Nam tiếp nhận vẫn có quyền kiểm tra nội dung, thời hạn, hình thức và yêu cầu thêm tài liệu nếu thủ tục chuyên ngành quy định.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Bỉ

Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu

Tài liệu gốc hoặc bản sao chứng thực cần được dịch sang ngôn ngữ phù hợp với vùng lãnh thổ sử dụng tại Bỉ (tiếng Hà Lan, Pháp, Đức hoặc Anh). Đương sự có trách nhiệm xác minh tài liệu phải được dịch sang ngôn ngữ nào theo đúng mục đích đã định.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Mang hồ sơ gồm: Tài liệu gốc (hoặc bản sao có chứng thực) và bản dịch cần được chứng nhận tại:

• Cục lãnh sự Bộ Ngoại Giao (đối với các giấy tờ được cấp từ Huế trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (đối với các giấy tờ được cấp từ Quảng Nam trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh

Thời gian xử lý tem chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam là từ 1-5 ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Bỉ

Gửi tài liệu và bản dịch trực tiếp đến Đại sứ quán Bỉ tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Bỉ tại TP. Hồ Chí Minh để làm hợp pháp hóa lãnh sự điện tử.

Bước 4: Thanh toán lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự điện tử

Đại sứ quán Bỉ không nhận thanh toán bằng tiền mặt. Người nộp cần:

• Đăng ký trước qua email: [email protected]
• Thanh toán chuyển khoản đến tài khoản của Đại sứ quán tại ngân hàng

Bước 5: Nhận kết quả hợp pháp hóa điện tử

• Sau khi hồ sơ được xét duyệt, Đại sứ quán sẽ gửi email thông báo.
• Đương sự làm theo hướng dẫn trong email để in tem hợp pháp hóa điện tử và gắn vào hồ sơ gốc.
• Hồ sơ đã hợp pháp hóa có thể nhận trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc qua VFS tùy nơi nộp ban đầu.

Bảng giá hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Bỉ của VISANA như sau:

Loại dịch vụ	Địa điểm xử lý	Thời gian xử lý	Phí (VND/giấy tờ)
			1 -2 giấy tờ	3 – 4 giấy tờ	Từ 5 giấy tờ
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam dùng tại Bỉ	TP Hồ Chí Minh	7 ngày làm việc	4.920.000	4.770.000	4.620.000
	Hà Nội	15-20 ngày làm việc	5.560.000	5.560.000	5.560.000

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Bỉ để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Bỉ

Nơi thực hiện: Bộ Ngoại giao Bỉ (FPS Foreign Affairs, Foreign Trade and Development Cooperation) hoặc cơ quan được ủy quyền tại Bỉ.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Bỉ

Nộp hồ sơ tại:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Vương quốc Bỉ
• Địa chỉ: Boulevard Général Jacques 1, 1050 Bruxelles
• Email: [email protected]
• Website: https://vnembassy-bruxelles.mofa.gov.vn/

Bước 3: Dịch thuật công chứng và sử dụng tại Việt Nam 

• Nếu giấy tờ gốc không phải bằng tiếng Việt, mang bản gốc đã hợp pháp hóa đến văn phòng công chứng hoặc Sở Tư pháp tại Việt Nam để dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Đảm bảo bản dịch được đóng dấu giáp lai với bản gốc.
• Liên hệ các đơn vị uy tín như phòng Tư pháp địa phương hoặc dịch giả được công nhận.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ một cách suôn sẻ và chính xác. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn, bạn hoàn toàn có thể liên hệ VISANA để được hỗ trợ trọn gói, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hiệu quả cao nhất cho hồ sơ của mình.