Theo Điều 15 Thỏa thuận về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự giữa Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc và Văn Phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam, các giấy tờ có chữ ký, con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền của một trong hai bên cấp sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. 

Vì vậy, theo quy định về hợp phấp hóa lãnh sự Đài Loan, ngoài các loại giấy tờ được đề cập trong Thỏa thuận đó, mọi giấy tờ, tài liệu do Việt Nam hoặc Đài Loan cấp, muốn được sử dụng tại quốc gia còn lại, đều phải trải qua thủ tục chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ. 

Hãy cùng VISANA tìm hiểu trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan cho giấy tờ cấp bởi Việt Nam và Đài Loan để sử dụng tại tại quốc gia còn lại và liệu có nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của bên thứ ba không?

Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan là gì?

Chứng nhận lãnh sự Đài Loan và hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan là hai khâu của một quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Đài Loan hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đài Loan để sử dụng tại Việt Nam.

Cụ thể:

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại một quốc gia để sử dụng tại quốc gia khác. Bước này thường được thực hiện tại Bộ phận lãnh sự của Bộ Ngoại giao của quốc gia cấp tài liệu đó.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo sau khi chứng nhận lãnh sự, được thực hiện bởi cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng, thường là Đại sứ quán/Lãnh sự quán.

Đây là quy trình chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự phổ biến, tuy nhiên mỗi quốc gia sẽ có quy định cụ thể về các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau. Thông tin cụ thể sẽ được trình bày trong phần thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan phía dưới.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đài Loan

Ngoài các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Thỏa thuận, giấy tờ Việt Nam cần phải trải qua thủ tục chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan ngoại giao có thẩm quyền ở cả Việt Nam và Đài Loan để có thể sử dụng hợp pháp tại Đài Loan.

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đài Loan chia ra làm 02 cách, mỗi cách có 04 bước:

Sau đây là hướng dẫn cụ thể từng cách:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Trung/Anh

• Nếu giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Huế trở ra cấp: Bạn mang bản gốc của tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch thuật sang tiếng Trung/Anh, và đóng dấu giáp lai tại một trong các Văn phòng công chứng hợp pháp của Việt Nam.
• Nếu giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Quảng Nam trở vào cấp: Bạn mang bản gốc của tài liệu dịch thuật sang tiếng Trung/Anh và đóng dấu giáp lai tại Phòng Tư Pháp trực thuộc Sở Ngoại vụ TPHCM 

Thời gian xử lý dịch thuật: tùy vào loại và số lượng tài liệu

► Bước 2: Xin xác nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu tại đây có kèm theo bản dịch và bản gốc giấy tờ do Việt Nam cấp. 
• Sau đó, nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Phòng Lãnh sự – Sở Ngoại vụ TPHCM để xin chứng nhận lãnh sự trên cả bản dịch và bản gốc.
  • Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Sở Ngoại vụ TPHCM: 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam trung bình từ 03-05 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm thông tin.
• Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam là 30.000 VNĐ/bản.

Tiếp theo, bạn có 02 cách để thực hiện tiếp thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Đài Loan:

A. Cách 1 – Xin chứng nhận của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam, sau đó mang sang Đài Loan xin chứng nhận của Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc một trong các Văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA)

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:
  • Đơn xin xác nhận giấy tờ theo mẫu A1.
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị xin hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch đã có dấu của Bộ Ngoại giao Việt Nam + 01 bản photo để lưu hồ sơ
  • Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu của chủ giấy tờ + 01 bản photo để lưu hồ sơ
  • Visa hoặc thẻ cư trú còn hạn tại Việt Nam (Nếu chủ giấy tờ là người Đài Loan hoặc người nước ngoài) + 01 bản photo để lưu hồ sơ
  • Một số giấy tờ khác để chứng minh nếu cần thiết, có thể là hộ khẩu, thẻ bảo hiểm xã hội,…
  • Nếu nhờ người làm hộ cần nộp thêm một số giấy tờ theo các trường hợp sau:
    • Nếu không có quan hệ thân nhân, cần nộp thêm:
      • Bản gốc giấy ủy quyền có dấu của UBND phường xã/phòng công chứng + 01 bản photo giấy ủy quyền đã được dịch thuật công chứng bởi Phòng tư pháp hoặc VP công chứng,
      • Bản gốc và bản photo hộ chiếu/giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu của người nộp hộ,
      • Bản photo hộ chiếu/giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu của chủ giấy tờ; hoặc
    • Nếu nhờ cơ quan làm hộ, cần nộp thêm:
      • Giấy giới thiệu của cơ quan,
      • Bản gốc + bản photo căn cước công dân/chứng minh thư của người làm hộ; hoặc
    • Nếu người làm thay có quan hệ thân nhân như bố, mẹ, vợ, chồng, con… có cùng hộ khẩu với chủ giấy tờ thì nộp thêm:
      • 01 bản photo giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy kết hôn,
      • Bản gốc + 01 bản photo căn cước công dân/chứng minh thư của người làm hộ.
• Lệ phí kèm theo hồ sơ (khác nhau tùy theo diện làm thường hay nhanh)
  • Nếu làm thường: US$15/tem của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam
  • Nếu làm nhanh: US$22.5/tem của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Sau đó đem nộp tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam

Do có 02 văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Việt Nam, bạn làm theo hướng dẫn sau:

	Đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Huế trở ra Bắc cấp	Đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Quảng Nam trở vào Nam cấp
Nộp tại	– Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại Hà Nội – Địa chỉ: Tầng 21, Tòa nhà PVI, Số 1 Phạm Văn Bạch,  Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam – ĐT: (024)3833 5501 ~ 8128, 8129, 8130	– Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Đài Bắc tại TP.HCM – Địa chỉ: 336 Đ. Nguyễn Tri Phương, Phường 4, Q.10, TPHCM – ĐT: (002-84-8)38349160~5
Thời gian phát số thu hồ sơ	thứ Hai – thứ Sáu 8:30 – 11:00
Thời gian nhận hồ sơ	thứ Hai – thứ Sáu 8:30 – 12:00	thứ Hai – thứ Sáu 8:00 – 11:30 (nhận 60 hồ sơ) 14:30 – 16:00 (nhận 25 hồ sơ) Lưu ý: Hồ sơ đến trước nhận trước
Thời gian phát số trả hồ sơ	thứ Hai – thứ Sáu 13:30 – 16:00
Thời gian trả hồ sơ	thứ Hai – thứ Sáu 14:00 – 16:00	thứ Hai – thứ Sáu 13:30 – 14:30 Lưu ý: Đến trễ có thể chờ, có thể ủy quyền nhờ lấy hộ (với điền kiện đã liên hệ trước với quầy trả hồ sơ)

• Cuối cùng, nhận kết quả theo số thứ tự trả kết quả (tùy văn phòng bạn nộp)
• Thời gian xử lý trả kết quả:
  • theo diện làm thường: 04 ngày làm việc không tính ngày thu hồ sơ
  • theo diện làm nhanh: 02 ngày làm việc không tính ngày thu hồ sơ

Lưu ý:

• Đối với những trường hợp phải xác minh thêm, thời gian trả kết quả có thể lâu hơn, nhưng tối đa không quá 6 tháng.
• Văn phòng Đài Bắc không làm dịch vụ phiên Việt-Trung, Trung Việt cho các giấy tờ, do đó bạn phải liên hệ các Phòng tư pháp thuộc Sở tư pháp của các tỉnh thành Việt Nam để được giải quyết.
• Đối với hồ sơ xin Hợp pháp hóa tại Văn phòng kinh tế Đài Bắc TPHCM đều cần phải bốc số lấy lịch hẹn trước, tương tự như khi đi nộp hồ sơ xin visa.

► Bước 4: Xin chứng nhận của BOCA hoặc MOFA tại Đài Loan

• Bạn chuẩn bị hồ sơ sau đây:
  • Bản gốc giấy tờ Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự có công chứng + 01 bản sao bổ sung để lưu hồ sơ
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân + 01 bản sao bổ sung để lưu hồ sơ
  • Thư ủy quyền trong trường hợp nhờ người làm thay
• Sau đó bạn nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự (BOCA) hoặc các văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA) theo danh sách sau.

Danh sách các địa điểm nộp hồ sơ xin chứng nhận của BOCA hoặc MOFA tại Đài Loan

1. Phòng Lãnh sự, Bộ Ngoại giao: – Địa chỉ: 2-2, Đ. Chi-nan, tầng 3-5, khu 1, Taipei, Taiwan – ĐT: (02) 2343-2913, 2343-2914

2. Văn phòng Trung ương Đài Loan, Bộ Ngoại giao: – Địa chỉ: số 503, tầng 1, khu 2, Đ. Li-Ming., TP. Tai-Chung, Taiwan – ĐT: (04) 22510799

3. Văn phòng miền nam Đài Loan, Bộ Ngoại giao:  – Địa chỉ: tầng 3, 4, Số 6 phố Zhengnan, TP. Kaohsiung, Đài Loan – ĐT: (07) 715-6600

4. Văn phòng miền Đông Đài Loan, Bộ Ngoại giao: – Địa chỉ: tầng 6, số 371 Đ. Jung Shan, TP. Hualien, Đài Loan – ĐT: (03) 833-1041

5. Văn phòng Tây Nam Đài Loan, Bộ Ngoại giao: – Địa chỉ: tầng 2, số 184 Đ. Wufeng North, TP. Chiayi, Đài Loan – ĐT: (03) 833-1041

• Thời gian nhận hồ sơ: 08:30 – 17:00 bao gồm cả giờ nghỉ trưa từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ của Đài Loan).
• Phí chứng nhận lãnh sự:
  • theo diện thường: NT$400/tài liệu và NT$200 cho mỗi bản thêm.
  • theo diện nhanh trong vòng 01 ngày làm việc: NT$600/tài liệu và NT$300 cho mỗi bản thêm.
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự:
  • theo diện thường: 02 ngày làm việc. 
  • theo diện làm nhanh: trong vòng 01 ngày làm việc

Lưu ý: 

• Với diện thường, nếu thu hồ sơ và thanh toán phí vào thứ Sáu thì ngày trả kết quả là sáng thứ Ba tuần sau.
• Với diện nhanh 01 ngày làm việc, nếu thu hồ sơ và thanh toán phí vào thứ Sáu thì ngày trả kết quả là chiều thứ Hai tuần sau.
• Thời gian xử lý có thể lâu hơn dự kiến nếu hồ sơ không hợp lệ. 
• Cục Lãnh sự (BOCA) và các chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài loan (MOFA) chỉ tiếp nhận các trường hợp nộp hồ sơ không hẹn trước (Walk-in-serivce), theo thứ tự ai đến trước giải quyết trước. 
• Cục Lãnh sự (BOCA) và các chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài loan (MOFA) sẽ trả hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Nếu nộp qua đường bưu điện, bạn nên đăng ký tại quầy bưu điện được chỉ định vào ngày bạn nộp hồ sơ xong tại BOCA hoặc MOFA.

B. Cách 2 – Xin chứng nhận lãnh sự bởi Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc, sau đó xin chứng nhận của Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc một trong các Văn phòng chi nhánh của Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA)

► Bước 3: Xin chứng nhận của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc
  • Địa chỉ: Tầng 3, số 65 Đ. Sung Chiang, Taipei, Đài Loan – ĐT: 251 66 626
  • Thời gian nhận hồ sơ: 09:00 – 17:00 từ thứ Hai – thứ Sáu (trừ các ngày lễ tết của Đài Loan và Việt Nam)
• Thời gian xử lý: 03-05 ngày làm việc 
• Phí chứng nhận lãnh sự: USD02

► Bước 4: Xin chứng nhận của BOCA hoặc MOFA tại Đài Loan

Làm tương tự Bước 4 – phần a phía trên.

Sau khi hoàn tất 04 bước trên, giất tờ/tài liệu Việt Nam của bạn đã có thể sử dụng hợp pháp tại Đài Loan.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đài Loan để sử dụng tại Việt Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đài Loan để sử dụng tại Việt Nam gồm 04 bước như sau:

► Bước 1: Công chứng

Bạn mang giấy tờ Đài Loan cần hợp pháp hóa lãnh sự đi công chứng tại Văn phòng công chứng địa phương.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Cục Lãnh sự (BOCA) hoặc Bộ Ngoại giao Đài Loan (MOFA)

Bạn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước như phần Bước 4 – phần a phía trên.

► Bước 3: Dịch thuật sang tiếng Việt

• Nếu giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Huế trở ra cấp: Bạn mang bản gốc của tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch thuật sang tiếng Trung/Anh, và đóng dấu giáp lai tại một trong các Văn phòng công chứng hợp pháp của Việt Nam.
• Nếu giấy tờ do cơ quan Việt Nam từ Quảng Nam trở vào cấp: Bạn mang bản gốc của tài liệu dịch thuật sang tiếng Trung/Anh và đóng dấu giáp lai tại Phòng Tư Pháp trực thuộc Sở Ngoại vụ TPHCM 

Thời gian xử lý dịch thuật: tùy vào loại và số lượng tài liệu

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc.
  • Địa chỉ: Tầng 3, số 65 Đ. Sung Chiang, Taipei, Đài Loan – ĐT: 251 66 626
  • Thời gian nhận hồ sơ: 09:00 – 17:00 từ thứ Hai – thứ Sáu (trừ các ngày lễ tết của Đài Loan và Việt Nam)
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc là USD10
• Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của Văn phòng Kinh tế và Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc là 03-05 ngày làm việc.
• Giấy tờ sau khi dịch thuật công chứng sang tiếng Việt là có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

Như vậy VISANA vừa hướng dẫn bạn hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn hoàn thành công cuộc hợp pháp hóa lãnh sự của mình ngay lần đầu.