Bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, gồm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hàn Quốc để sử dụng tại Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại hàn Quốc.

Quy trình thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc là một trong những thủ tục được nhiều người quan tâm do Hàn Quốc là một trong những thị trường xuất khẩu lao động lớn nhất của Việt Nam. Ngược lại, hiện nay rất nhiều nhà đầu tư, chuyên gia, kỹ sư của Hàn Quốc đến Việt Nam làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về thủ tục hơp pháp hóa lãnh sự và tự mình thực hiện thủ tục này được.

Trong bài viết này, hãy cùng Visana làm rõ các vấn đề sau:

• Trình tự, hồ sơ chi tiết, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hàn Quốc tại Việt Nam
• Trình tự, hồ sơ chi tiết, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam tại Hàn Quốc

Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Chứng nhận lãnh sự Hàn Quốc là việc chứng thực các giấy tờ, hồ sơ của Hàn Quốc  bởi cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc (thường là Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Hàn Quốc).

Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc là việc cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hoá của Hàn Quốc chứng thực các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam có giá trị pháp lý và được sử dụng tại Hàn Quốc.

Các giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Một số giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc bao gồm:

• Giấy khai sinh (Đại Sứ Quán Việt Nam tại Hàn không làm việc với giấy tờ chứng sinh do bệnh viện cấp), giấy chứng sinh
• Hộ chiếu
• Đăng ký kết hôn Việt – Việt, Hàn – Việt
• Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, học bạ
• Sổ hộ khẩu
• Phiếu lý lịch tư pháp
• Giấy tờ liên quan xuất nhập khẩu
• Giấy chứng nhận ADN
• Giấy chứng nhận nuôi con
• …

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Sau đây là tóm tắt trình tự hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc – Việt Nam:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hàn Quốc để sử dụng ở Việt Nam

1. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc để sử dụng ở Việt Nam

Lưu ý: Tất cả các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền, công ty tại Hàn Quốc cấp cho người Việt Nam/người Hàn Quốc/người mang bất kỳ quốc tịch nào đều phải được xử lý và hợp pháp hóa lãnh sự NGAY TẠI HÀN QUỐC khi muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Lý do là Đại Sứ Quán Hàn Quốc đặt tại Việt Nam KHÔNG CÓ thẩm quyền giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự các hồ sơ cấp tại Hàn Quốc.

Sau đây là quy trình 05 bước thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc:

► Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ làm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Hàn Quốc gồm:

• 01 tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK tại đây.
• Bản gốc CMT hoặc hộ chiếu nếu nộp hồ sơ trực tiếp, hoặc 01 bản photo CMT hoặc hộ chiếu nếu nộp hồ sơ qua bưu điện
• Bản gốc và 01 bản photo Thẻ người nước ngoài (Alien Registration Card),
• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã có tem chứng nhận lãnh sự bởi Bộ ngoại giao Hàn Quốc + 1 bản photo (trắng đen) (sẽ làm tại Bước 3+ 4 dưới đây)
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh
• 01 bản photo bản dịch giấy tờ yêu cầu hợp pháp hóa để lưu hồ sơ
• 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận nếu gửi hồ sơ qua bưu điện và trả kết quả qua bưu điện.

Lưu ý: Đối với người Hàn Quốc thì không cần hộ chiếu và thẻ ID

► Bước 2: Đặt lịch hẹn online với ĐSQ Việt Nam tại Hàn Quốc

Từ ngày 11/5/2020, để được nộp hồ sơ, bạn cần đặt lịch hẹn online trước với Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc. Cách đặt lịch hẹn cụ thể:

• Truy cập website: https://vnembassy.setmore.com/bookappointment 
• Chọn loại hình thủ tục lãnh sự muốn thực hiện: Legalization of Foreign Documents/Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do nước ngoài/Hàn Quốc cấp
• Chọn ngày, giờ cần nộp hồ sơ. Nếu ngày bạn chọn hiện No Slots Available thì bỏ qua ngày đó và chọn tiếp. Chú ý Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc chỉ tiếp nhận nộp hồ sơ vào Morning (Buổi sáng), vì thế bạn chọn ngày trống có giờ nộp hồ sơ trong cột Morning.
• Điền thông tin cá nhân vào tờ khai trực tuyến, nhấn Continue
• Nhận phiếu hẹn qua email đã đăng ký và in ra, nhấn Book My Appointment

► Bước 3: Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt/Anh

Có 2 cách dịch thuật công chứng tại Hàn Quốc:

Cách 1: Dịch thuật công chứng tại bất kỳ văn phòng công chứng nào được Bộ Tư pháp Hàn Quốc cấp phép

Cách 2: Dịch thuật công chứng trực tiếp tại Văn phòng hợp pháp hóa lãnh sự trực thuộc Bộ Ngoại giao Hàn Quốc. Cụ thể:

• Mang giấy tờ đến văn phòng dịch và công chứng nằm ở tầng 2 toà nhà Ngoại Giao để dịch thuật và lấy dấu công chứng tại đây. Địa chỉ tòa nhà Ngoại Giao 외교센터 tại 60, Sajik-ro 8-gil, Jongno-gu, Seoul, Republic of Korea.
• Thời gian: khoảng 40 phút cho cả dịch và công chứng
• Chi phí: 25,000원/ tài liệu

► Bước 4: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ ngoại giao Hàn Quốc

• Bạn mang bản gốc và bản dịch của giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự lên tầng 6, rút số thứ tự, điền vào tờ khai đăng ký có sẵn ở đó (phải điền bằng tay). Trường hợp không có thì có thể tải mẫu phiếu xin xác nhận lãnh sự tiếng Hàn 본부영사확인신청서 tại đây và in ra.

• Điền thông tin trong tờ khai gồm:
  • Thông tin cá nhân của người xin chứng thực
  • Tên Tiếng Hàn, tiếng Anh
  • Số CMND
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ thường trú
  • Tên giấy tờ xin chứng thực
  • Nơi nhận  (ghi Việt Nam)
  • Tên cơ quan ban hành giấy tờ

• Sau đó, mua 01 con tem tại quầy 21 với giá 500원/tem.
• Tiếp theo, quay trở lại điền đơn tại quầy hướng dẫn
• Sau đó, Rút số thứ tự tại quầy 1 và đợi tới lượt nộp hồ sơ
• Trình diện chứng minh thư người nước ngoài (Alien Registration Card) để cán bộ nhận dạng. 
• Nhận phiếu hẹn
• Sau khoảng 30 phút sẽ lấy được tài liệu chứng thực

► Bước 5: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc

• Đến ngày theo lịch hẹn lấy ở Bước 1, bạn cần nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đã chuẩn bị kèm theo phiếu hẹn tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc tại địa chỉ: 123 Bukchon-ro, Jongno-gu, Seoul, Korea để được hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể dùng tại Việt Nam.

Lưu ý: Đại sứ quán chỉ nhận hồ sơ đến 12h30 sáng, trả hồ sơ trong buổi chiều.

2. Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hàn Quốc bao nhiêu?

Phí hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc cho giấy tờ Hàn Quốc gồm 04 loại phí sau:

• Dịch thuật công chứng: 25,000 원/tài liệu
• Phí mua tem chứng nhận lãnh sự: 500원/tem
• Phí chứng nhận lãnh sự US$2/bản/lần
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc: US$10/bản/lần

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc

1. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc

Cũng giống như ở trên, các giấy tờ được cấp tại Việt Nam cũng cần được hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể được sử dụng hợp pháp tại Hàn Quốc.

Lưu ý: Bạn không thể hợp pháp hóa bằng cấp Việt Nam tại Hàn Quốc vì chỉ có Bộ ngoại giao Việt Nam mới có đủ quyền hạn để hợp thức hoá bằng do Việt Nam cấp. 

Sau đây là quy trình 04 bước hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Việt Nam:

► Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Sau đây là hướng dẫn hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự các trường hợp phổ biến:

a – Hồ sơ Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ chung

b – Hồ sơ Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận kinh nghiệm do công ty nước ngoài tại Việt Nam cấp

c – Hồ sơ Hợp pháp hoá lãnh sự xác nhận kinh nghiệm do công ty Việt Nam cấp

d – Hồ sơ Hợp pháp hoá lãnh sự bằng cấp chứng chỉ Việt Nam

a – Hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ chung

• 01 tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
• Bản gốc của CMT hoặc hộ chiếu của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nếu nộp trực tiếp hoặc 01 bản photo của CMT hoặc hộ chiếu của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nếu nộp qua bưu điện
• Bản gốc + 01 bản dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Hàn của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có xác nhận Cục Lãnh sự/Sở ngoại vụ (sẽ làm tại Bước 2 + 3 dưới đây)
• 01 bản photo bản dịch (cả 2 mặt)
• Giấy đề nghị công chứng (theo mẫu của Đại sứ quán Hàn Quốc)
• 01 phong bì ghi địa chỉ người nhận (trường hợp nộp hồ sơ bằng đường bưu điện và trả kết quả qua đường bưu điện)
• Nếu nhờ người nộp hộ, cần nộp thêm:
  • Giấy ủy quyền (mẫu của Đại Sứ Quán Hàn Quốc) 
  • 01 bản photo CMT hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền

b – Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận kinh nghiệm do công ty nước ngoài tại Việt Nam cấp

• Bản gốc + Bản dịch có xác nhận của Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Ba Đình, HN) + photo 2 mặt bản dịch
• Sổ Bảo hiểm bản gốc + bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN & đóng thuế thu nhập cá nhân + 1 bản sao công chứng dịch tiếng Hàn hoặc tiếng Anh
• Các hợp đồng lao động từ ngày bắt đầu làm việc bản gốc + 1 bản photo
•  Bản sao công chứng hoặc bản scan của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đầu tư
• Ảnh chụp công ty và ảnh làm việc tại công ty
• Đơn đề nghị công chứng (mẫu của Đại Sứ Quán Hàn Quốc)
• 01 bản photo Chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
• Nếu nhờ người nộp hộ, cần nộp thêm:
  • Giấy ủy quyền (theo mẫu của Đại Sứ Quán Hàn Quốc)
  • 01 bản photo CMT hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền

c – Hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc do công ty Việt Nam cấp

• Bản gốc + Bản dịch có xác nhận của Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ + photo 2 mặt bản dịch
• Sổ Bảo hiểm bản gốc + bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN & đóng thuế thu nhập cá nhân + 1 bản sao công chứng dịch tiếng Hàn hoặc tiếng Anh
• Các hợp đồng lao động từ ngày bắt đầu làm việc bản gốc + 1 bản photo
• Bản sao công chứng hoặc bản scan của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đầu tư,
• Ảnh chụp công ty và ảnh làm việc tại công ty
• Đơn đề nghị công chứng (mẫu của Đại Sứ Quán Hàn Quốc)
• Photo CMT hoặc hộ chiếu của chủ hồ sơ
• Nếu nhờ người nộp hộ, cần nộp thêm:
  • Giấy ủy quyền (mẫu của Đại Sứ Quán Hàn Quốc) 
  • 01 bản photo CMT hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền

d – Hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp của Việt Nam 

• Bản gốc + 01 bản dịch của giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam
• 01 bản photo của bản dịch đã được chứng nhận lãnh sự
• Bản gốc + 01 bản photo của CMND hoặc hộ chiếu
• Giấy xác nhận mã Code trung tâm CIEC (trước khi nộp hồ sơ, bạn nhập thông tin lên trang portal của CEIC korea.ciec.vn để đăng ký mã code, in ra)
• Nếu nhờ người nộp hộ, cần nộp thêm:
  • 01 bản photo CMT của người được uỷ quyền
  • 01 bản photo sổ hộ khẩu / giấy khai sinh / giấy kết hôn chứng minh người nộp hộ có mối quan hệ thân nhân (bố mẹ, vợ chồng, con,.. có cùng sổ hộ khẩu) với chủ hồ sơ
  • Sổ hộ khẩu và CMT gốc để đối chiếu

• Nếu xin hợp pháp hóa lãnh sự Học bạ và Bằng tốt nghiệp phổ thông cấp 1, 2, 3, cần nộp thêm: Bản photo học bạ, bằng cấp (mỗi giấy tờ 01 bản) và địa chỉ cụ thể + số điện thoại phòng văn thư trường để thuận lợi cho việc xác nhận 
• Nếu xin hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ bằng đại học, cao đẳng, trường nghề và bảng điểm, cần nộp thêm: Giấy xác nhận sinh viên (đối với trường hợp chưa tốt nghiệp), Giấy xác nhận tốt nghiệp được cho vào phong bì niêm phong dấu của nhà trường (có hiệu lực trong vòng 1 tháng), Bản sao bảng điểm do nhà trường cấp.

► Bước 2: Dịch thuật công chứng

Bạn mang giấy tờ của mình tới phòng công chứng nhà nước để dịch thuật công chứng sang tiếng Hàn hoặc tiếng Anh;

► Bước 3: Xin dấu chứng nhận lãnh sự

• Điền thông tin trực tiếp vào tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự hoặc khai online và in ra
• Bạn mang bản gốc, bản dịch thuật công chứng, bản photo bản dịch công chứng kèm theo Tờ khai đã điền đến Cơ quan có thẩm quyền để xin dấu chứng nhận lãnh sự tại địa phương:

• Nếu giấy tờ cấp tại các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Bắc, nộp tại Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam tại địa chỉ 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội: 
• Nếu giấy tờ cấp tại Quảng Ngãi trở vào Nam, nộp tại Sở Ngoại vụ tại địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Gửi qua bưu điện
• Lưu ý: bạn phải đến đúng địa chỉ đã nộp tờ khai điện tử.

► Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Hàn Quốc

• Sau khi đã xin dấu chứng nhận lãnh sự, bạn mang hồ sơ xin Hợp pháp hóa lãnh sự đã chuẩn bị tới Phòng lãnh sự – Đại sứ quán Hàn Quốc tại Hà Nội tại địa chỉ SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam. 
• Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9:00 đến 12:00 các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày nghỉ lễ).
• Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày làm việc. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/ Học bạ: thời gian xử lý là 2 ngày làm việc.
• Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6. Buổi chiều 2:00 -4:00. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 3h-4h chiều.

2. Phí hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc cho giấy tờ Việt Nam hết bao nhiêu?

• Phí dịch thuật công chứng: tùy thuộc vào loại hồ sơ
• Phí chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam: 30.000 VNĐ/bản/lần và thêm 5.000 VNĐ/tem nếu yêu cầu cấp bản sao.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự US$4/bản
• Nếu chứng nhận lãnh sự bằng cấp thì thêm phí xác nhận mã Code trung tâm CIEC là US$2/bản

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Nếu bạn cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc cho hồ sơ Hàn Quốc để sử dụng tại Việt Nam hoặc chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc, nhưng không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn tốn công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, hãy sử dụng Dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự Hàn Quốc tại VISANA để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Visana cung cấp các gói dịch vụ:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hàn Quốc để sử dụng tại Việt Nam

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc

Nếu cần tư vấn về trình tự thủ tục, hồ sơ Hợp pháp hoá lãnh sự Hàn Quốc, xin vui lòng liên hệ Hotline 1900 0284!