Trước ngày 11/09/2026, một giấy tờ Việt Nam muốn sử dụng tại Malta thường phải trải qua nhiều tầng xác nhận, thậm chí phải chuyển hồ sơ tới cơ quan đại diện Malta ở nước ngoài. Quy trình này thay đổi đáng kể khi Công ước Apostille chính thức được áp dụng giữa Việt Nam và Malta.

Từ thời điểm này, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước chỉ cần được Apostille tại quốc gia nơi giấy tờ được cấp. Giấy tờ Việt Nam được Apostille tại Việt Nam trước khi sử dụng tại Malta; giấy tờ Malta được Apostille tại Malta trước khi sử dụng tại Việt Nam. Bài viết dưới đây làm rõ cơ chế Apostille đang áp dụng cho quan hệ Việt Nam – Malta, thủ tục cụ thể cho từng chiều giấy tờ.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Malta là gì?

Apostille
Là chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ giấy tờ cấp. Tem này xác nhận chữ ký, chức danh và con dấu trên tài liệu là xác thực, từ đó cho phép giấy tờ được công nhận tại các quốc gia thành viên Công ước (bao gồm Việt Nam và Malta) mà không cần thêm bước xác thực nào khác.

Chứng nhận lãnh sự
Là bước cơ quan ngoại giao của nước cấp giấy tờ xác nhận tính hợp lệ của chữ ký và con dấu. Trước đây đây là bước bắt buộc trong chuỗi thủ tục, nhưng từ 11/9/2026 đã được thay thế hoàn toàn bằng Apostille trong quan hệ Việt Nam – Malta.

Hợp pháp hóa lãnh sự
Là bước cơ quan đại diện ngoại giao của nước tiếp nhận giấy tờ xác nhận lại tài liệu đã được chứng nhận của nước kia. Thủ tục này hiện không còn áp dụng giữa hai nước đối với các giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước.

Thủ tục Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Malta

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille

Tại Việt Nam, thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille thuộc về Bộ Ngoại giao, thực hiện qua hai đầu mối theo quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP (có hiệu lực cùng ngày với Công ước – 11/9/2026):

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, trụ sở tại Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, phụ trách khu vực phía Nam

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Bản gốc giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp Apostille (hoặc bản điện tử có chữ ký số hợp lệ nếu nộp trực tuyến)
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp Apostille
• Giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế); có thể xác thực qua tài khoản định danh điện tử nếu nộp online, không bắt buộc phải xuất trình bản giấy
• Người nộp có thể đề nghị Apostille cho giấy tờ của mình hoặc thay mặt người khác mà không cần giấy ủy quyền, nhưng phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của việc sử dụng giấy tờ
• Vì phía Malta thường yêu cầu tài liệu bằng tiếng Anh, nên chuẩn bị sẵn bản dịch thuật công chứng sang tiếng Anh đi kèm – Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc giấy tờ, không thay thế yêu cầu về ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận tại Malta

Kênh nộp hồ sơ

1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM
2. Gửi qua dịch vụ bưu chính
3. Nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia VNeID

Quy trình xử lý

Bước 1 – Chuẩn bị và công chứng giấy tờ: Bản sao cần được công chứng/chứng thực hợp lệ. Kiểm tra kỹ thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu) đồng nhất trên toàn bộ hồ sơ, đồng thời lưu ý một số loại giấy tờ Malta yêu cầu thời hạn cấp không quá 3–6 tháng.

Bước 2 – Nộp hồ sơ đề nghị cấp Apostille: Cơ quan tiếp nhận xác thực danh tính người nộp, kiểm tra tính xác thực của chữ ký và con dấu trên bản gốc.

Bước 3 – Nhận kết quả: Sau khi xác minh, cơ quan có thẩm quyền đóng tem Apostille trực tiếp lên giấy tờ hoặc đính kèm phụ lục theo mẫu thống nhất của Công ước. Giấy tờ mang tem Apostille có giá trị sử dụng ngay tại Malta, không cần nộp thêm ở bất kỳ cơ quan đại diện ngoại giao nào – bỏ hẳn bước gửi hồ sơ sang Đại sứ quán Malta tại Bắc Kinh như trước đây.

Thủ tục Apostille giấy tờ Malta để sử dụng tại Việt Nam

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Malta

Đầu mối duy nhất cấp Apostille cho giấy tờ do Malta phát hành là Bộ Ngoại giao và Các vấn đề châu Âu Malta (Ministry for Foreign and European Affairs), cụ thể là Đơn vị Hợp pháp hóa (Legalisation Unit) trực thuộc bộ này, trụ sở tại Palazzo Parisio, Merchant Street, Valletta. Đây là nơi tập trung xử lý toàn bộ yêu cầu Apostille cho giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, phiếu lý lịch tư pháp (Certifikat tal-Kondotta), bằng cấp, hồ sơ doanh nghiệp và các tài liệu đã qua công chứng tại Malta.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Giấy tờ gốc do cơ quan có thẩm quyền của Malta cấp; một số loại giấy tờ cần được công chứng nội địa trước khi xin Apostille
• Giấy tờ tùy thân của người đề nghị (hộ chiếu hoặc thẻ căn cước còn hiệu lực)
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác hoặc đơn vị dịch vụ đại diện nộp hồ sơ thay
• Lưu ý thời hạn hiệu lực của một số loại giấy tờ (thường chỉ có giá trị 3–6 tháng kể từ ngày cấp) để tránh phải xin cấp lại

Quy trình xử lý

Bước 1 – Xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Malta: Nộp hồ sơ tại Legalisation Unit, Valletta. Thời gian xử lý thông thường khá nhanh, phổ biến trong khoảng 1–2 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận.

Bước 2 – Nhận giấy tờ đã có tem Apostille: Giấy tờ sau khi được cấp Apostille đã đủ điều kiện sử dụng tại Việt Nam, không cần nộp thêm tại Đại sứ quán Việt Nam ở Rome như quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống trước đây.

Bước 3 – Dịch thuật và công chứng tại Việt Nam: Nếu giấy tờ dùng để nộp cho cơ quan hành chính, tòa án, trường học, cơ quan thuế hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh tại Việt Nam, bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch tại phòng công chứng có thẩm quyền trong nước. Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc giấy tờ, không thay thế yêu cầu về ngôn ngữ của phía tiếp nhận.

📌 Với giấy tờ Malta thuộc nhóm ngoại lệ của Công ước, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống qua Đại sứ quán Việt Nam tại Rome vẫn được duy trì song song.

Hợp pháp hóa lãnh sự Malta ở đâu?

📍 1. Tại Malta (dành cho giấy tờ Malta sử dụng ở Việt Nam)

📌 Phòng hợp pháp hóa tài liệu – Bộ Ngoại giao và Du lịch Malta

• Là nơi chịu trách nhiệm cấp Apostille hoặc hợp pháp hóa tài liệu Malta để sử dụng ở nước ngoài, bao gồm cả Việt Nam.
• Phòng này thuộc Consular Services Office (thuộc Bộ Ngoại giao Malta) và xử lý việc xác thực chữ ký, con dấu trên tài liệu.

📌 Nếu tài liệu Malta cần hợp pháp hóa cho Việt Nam:
1️⃣ Đầu tiên xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Malta (Valletta).
2️⃣ Sau đó hợp pháp hóa bổ sung tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (nếu yêu cầu).
📌 Lưu ý: Việt Nam không thuộc công ước Apostille, nên tài liệu có Apostille từ Malta vẫn cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan đại diện Việt Nam sau đó.

📍 2. Tại Việt Nam (dành cho giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Malta)

📌 Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (Hà Nội)

• Nơi thực hiện bước chứng nhận lãnh sự đầu tiên cho giấy tờ Việt Nam để tiếp tục nộp sang cơ quan Malta.
  📍 Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

📌 Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh

• Tiếp nhận chứng nhận lãnh sự tương tự đối với hồ sơ nộp tại phía Nam.
  📍 Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Quận 1, TP. HCM.

📌 Sau khi có chứng nhận lãnh sự từ phía Việt Nam, tài liệu phải được gửi đến:
📍 Đại sứ quán Malta tại Bắc Kinh, Trung Quốc – nơi đại diện ngoại giao Malta kiêm nhiệm Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự đối chứng trước khi tài liệu sử dụng tại Malta. 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Malta

Bước 1: Công chứng & dịch thuật (nếu cần)

Giấy tờ gốc (bằng cấp, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, hồ sơ doanh nghiệp…) cần được công chứng/chứng thực hợp lệ.

Thông thường, phía Malta yêu cầu tài liệu bằng tiếng Anh. Vì vậy:

• Cần dịch sang tiếng Anh
• Công chứng bản dịch trước khi thực hiện chứng nhận lãnh sự

📌 Lưu ý:

• Thông tin trên các giấy tờ phải thống nhất (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu…).
• Một số giấy tờ yêu cầu thời hạn cấp không quá 3–6 tháng.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Bạn nộp hồ sơ tại một trong hai cơ quan:

1️⃣ Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

2️⃣ Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: 184 bis Pasteur, Quận 1, TP. HCM

Cơ quan này sẽ:

• Xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ
• Đóng dấu Chứng nhận lãnh sự để đủ điều kiện nộp sang phía Malta

⏳ Thời gian xử lý: Thường 1–3 ngày làm việc (tùy loại hồ sơ).

Bước 3: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Malta

Sau khi có dấu chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, hồ sơ cần được nộp tại cơ quan đại diện ngoại giao của Malta có thẩm quyền đối với Việt Nam.

Hiện nay, hồ sơ thường được gửi đến: Đại sứ quán Malta tại Bắc Kinh

Cơ quan này sẽ:

• Kiểm tra dấu chứng nhận của phía Việt Nam
• Đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự cuối cùng để giấy tờ có giá trị sử dụng tại Malta

📌 Do Malta không có Đại sứ quán trực tiếp tại Việt Nam, việc gửi hồ sơ ra nước ngoài có thể kéo dài thời gian xử lý.

⚠ Lưu ý quan trọng

• Malta là thành viên Công ước Apostille, nhưng Việt Nam không tham gia → hồ sơ vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
• Mỗi loại giấy tờ (du học, lao động, đầu tư, định cư…) có thể có yêu cầu bổ sung riêng.
• Sai sót nhỏ về bản dịch hoặc thông tin cá nhân có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Nếu bạn cảm thấy quy trình hợp pháp hóa lãnh sự quá phức tạp, phải đi lại nhiều cơ quan, dịch thuật nhiều lần hoặc lo lắng về việc gửi hồ sơ ra nước ngoài, đừng để những rào cản thủ tục làm chậm trễ kế hoạch học tập, làm việc hay định cư của mình.

Thay vì tự xử lý với nhiều bước dễ phát sinh sai sót, bạn có thể lựa chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của VISANA để được hỗ trợ trọn gói – nhanh chóng – chính xác.

Tham khảo ngay Bảng giá dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Malta của VISANA.

Loại giấy tờ	Từ 1 tài liệu	Từ 3 tài liệu	Từ 5 tài liệu
Theo từng loại giấy tờ	3.780.000 VNĐ	3.625.000 VNĐ	3.470.000 VNĐ

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malta để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận/Apostille tại Malta

Trước tiên, giấy tờ cần được xác nhận hợp lệ tại Malta:

• Xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Malta (thuộc Bộ Ngoại giao Malta).
• Cơ quan này sẽ xác nhận chữ ký và con dấu trên tài liệu là hợp pháp theo luật Malta.

📌 Lưu ý:

• Một số giấy tờ cần được công chứng nội địa trước khi xin Apostille.
• Nên kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ (nhiều loại chỉ có giá trị 3–6 tháng).

Bước 2: Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Sau khi có Apostille của Malta, bạn tiếp tục nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam có thẩm quyền đối với Malta.

Thông thường hồ sơ sẽ được nộp tại: Đại sứ quán Việt Nam tại Rome

Cơ quan này sẽ:

• Kiểm tra dấu Apostille/chứng nhận của Malta
• Đóng dấu Hợp pháp hóa lãnh sự để tài liệu có giá trị sử dụng tại Việt Nam

⏳ Thời gian xử lý phụ thuộc vào từng loại giấy tờ và quy định của cơ quan tiếp nhận.

Bước 3: Dịch thuật và công chứng tại Việt Nam

Sau khi hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự:

• Tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt
• Công chứng bản dịch tại phòng công chứng hoặc đơn vị có thẩm quyền tại Việt Nam

📌 Đây là bước bắt buộc nếu giấy tờ được sử dụng để nộp cho:

• Cơ quan hành chính
• Tòa án
• Trường học
• Cơ quan thuế
• Cơ quan đăng ký kinh doanh…

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Malta của VISANA

VISANA hỗ trợ khách hàng thực hiện toàn bộ quy trình theo cơ chế mới:

• Tư vấn xác định loại giấy tờ thuộc phạm vi Apostille và yêu cầu ngôn ngữ dịch phù hợp.
• Thực hiện dịch thuật công chứng và nộp hồ sơ xin tem Apostille tại Việt Nam.
• Hỗ trợ kết nối với đối tác tại Malta nếu cần xin Apostille cho giấy tờ Malta.
• Cam kết thời gian xử lý rõ ràng, chi phí minh bạch, nhận và giao hồ sơ tận nơi.

Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực visa và pháp lý quốc tế, VISANA tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam hàng đầu hiện nay, hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc với quy trình chuyên nghiệp – nhanh chóng – minh bạch.

Liên hệ VISANA ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng, chính xác và an tâm tuyệt đối.