Hướng dẫn chi tiết về trình tự, hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản cho giấy tờ cấp tại Việt Nam và Nhật Bản để sử dụng tại quốc gia còn lại.

Quan hệ Ngoại giao giữa Việt Nam – Nhật Bản hiện nay đang ở giai đoạn tốt nhất trong lịch sử. Nhật Bản là đối tác quan trọng hàng đầu của Việt Nam trên nhiều phương diện, như kinh tế, du lịch, thương mại… Theo thống kê của Bộ tư pháp Nhật, đến 2018 tại Nhật có 330.835 người Việt Nam và tại Việt Nam có 22.125 người Nhật. Do nhu cầu hợp tác, đầu tư kinh tế giữa hai nước gia tăng nên nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu là điều tất yếu. Tuy nhiên, đây là thủ tục hành chính phức tạp do có liên quan pháp luật của cả hai nước. 

Vậy, pháp luật hiện nay quy định thế nào về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản? Đâu là các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản? Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản như thế nào? Có nên sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự không? Hãy cùng Visana làm rõ trong bài viết này!

1. Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản là gì?

Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là hai khâu của một quy trình nhằm chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ của Nhật Bản hoặc Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận sử dụng tại quốc gia còn lại.

Nhắc đến hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là nhắc đến:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

2. Cơ sở pháp lý quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chịu sự điều chỉnh của các quy định sau:

• Nghị định 111/2001/ND-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thông tư 01/2012/TT-BTC ngày 20/3/2012 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/ND-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Danh sách giấy tờ miễn hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản

Theo Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao, danh sách các loại giấy tờ tài liệu miễn hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự Nhật Bản bao gồm các loại giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên cấp, áp dụng theo nguyên tắc có đi có lại, bao gồm:

• giấy khai sinh, 
• hộ tịch, 
• sổ hộ khẩu, 
• sơ yếu lý lịch, 
• chứng nhận kết hôn, 
• giấy chứng nhận độc thân, 
• giấy chứng nhận đang nuôi con,
• … .

Lưu ý: Các giấy tờ hộ tịch tuy được nằm trong danh sách miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật nhưng nếu một trong hai bên phía đối tác có yêu cầu hợp pháp hoá thì vẫn phải hợp pháp hoá như bình thường.

Các giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản gồm:

• Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm
• Lý lịch tư pháp,
• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp,
• Giấy xác nhận kinh nghiệm,
• Hóa đơn,
• Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ,
• Chứng nhận CO, CQ
• …..

4. Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản ở đâu?

Các giấy tờ của Nhật Bản hoặc Việt Nam muốn được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại trước hết cần phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đó, sau đó mới được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng. 

► Về phía Việt Nam:

• Tại Việt Nam mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì sẽ thực hiện tại.
  • Ở miền Bắc từ Đà nẵng trở ra: Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao – 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Ở miền Nam từ Quảng Ngãi trở vào: Sở Ngoại vụ TPHCM  – 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Tại Nhật Bản mà muốn Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì thực hiện tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản.
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11 – Tel: +81-3-34663311/13
  • Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952 – Tel: +81-72-2216666 | +81-72-2216603
  • Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: 4th Floor, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka, Nhật Bản 810-08 – Tel: +81-3-34663311/13

► Về phía Nhật Bản:

• Tại Nhật Bản mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự thì sẽ thực hiện tại:
  • Văn phòng công chứng tại các tỉnh Tokyo, Kanaagawa, Shizouka, Aichi, Osaka. Đây là các văn phòng công chứng có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản
  • Bộ Ngoại giao Nhật Bản: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919 – Tel: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
  • Văn phòng liên lạc Osaka: tầng 4, Osaka National Government Building Số 4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka, 540-0008 – Tel: 06-6941-4700
• Tại Việt Nam mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì sẽ thực hiện tại:
  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình; hoặc
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

5. Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản

5.1 Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam gồm 04 bước sau:

► Bước 1: Công chứng

• Bạn mang bản gốc giấy tờ tới Văn phòng công chứng để Công chứng viên xác thực giấy tờ. 
• Sau đó bạn mang giấy tờ đã công chứng đến Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng đó để xin xác nhận con dấu của Công chứng viên.

Lưu ý:

• Chỉ thực hiện bước 1 này nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan, tổ chức tư nhân tại Nhật Bản.
• Bỏ qua bước này và thực hiện luôn bước 2 nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan Nhà nước, tổ chức công của Nhật Bản và thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
  • Ngày cấp ghi trên tài liệu không quá 03 tháng tính đến ngày xin chứng nhận lãnh sự,
  • Trên tài liệu có ghi rõ tên của cơ quan/tổ chức cấp (tên và chức danh của người cấp), và
  • Trên tài liệu có đóng dấu chính thức của cơ quan/tổ chức cấp (không phải là con dấu hoặc chữ ký của cá nhân).
• Nếu bạn công chứng tài liệu tại các văn phòng công chứng THUỘC 07 tỉnh: Ibaraki, Saimata, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, and Niigata thì bạn KHÔNG CẦN XIN xác nhận con dấu của Công chứng viên tại Cục pháp chế nữa.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản

• Chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự giấy tờ Nhật Bản gồm:
  • Bản gốc giấy tờ đã được công chứng (hoặc bản gốc giấy tờ không cần công chứng theo quy định ở trên)  + 01 bản copy ,
  • Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự Nhật Bản (tải về),
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (chứng minh thư nhân dân, hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu, hoặc bằng lái xe) hoặc Bản chụp giấy tờ tùy thân trường hợp nộp qua đường bưu điện;
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ (tải về);
  • 01 Phong bì thư cỡ A4 hoặc Gói thư (レターパッ) đã dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini và ghi rõ địa chỉ nhận nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện;
• Sau đó nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tới Bộ Ngoại giao Nhật Bản
  • Bộ Ngoại Giao Nhật Bản tại địa chỉ South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
  • Tel: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
  • Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 trừ ngày nghỉ lễ, có thể gọi trong khoảng thời gian 9:00-12:30, 13:30-17:00

Lưu ý:

• Từ ngày 5/7/2021, phòng chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (tại Thủ đô Tokyo) không tiếp nhận hồ sơ trực tiếp cho đến khi được thông báo lại. Vì thế bạn cần nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện (không gửi hồ sơ qua đường bưu điện quốc tế).

• Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

• Bạn chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
  • Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
  • Bản gốc + 01 bản copy giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa đã được Bộ Ngoại giao Nhật bản chứng nhận lãnh sự;
  • Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
  • bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini, ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc.
• Nộp hồ sơ đến Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam.

Bước 4: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

Giấy tờ của Nhật Bản đã được hợp pháp hóa lãnh sự cần phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Bạn có thể thực hiện dịch thuật công chứng ngay tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc Phòng Pháp lý của bất kỳ Ủy Ban nhân dân Quận nào tại Việt Nam hoặc phòng dịch thuật công chứng hợp pháp tại Việt Nam.

Để thuận lợi, chúng tôi khuyên bạn nên dịch thuật công chứng ngay tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Khi đó, trong bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Bước 3, bạn cần chuẩn bị thêm Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

5.2. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Bạn thực hiện trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản gồm 03 bước sau:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng

Bạn mang tài liệu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh ở phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam vào bản dịch

• Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:
  • Tờ khai xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu, hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện. 
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
  • 01 phong bì ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện)
  • Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết theo tình hình thực tế + 01 bản copy
• Nộp hồ sơ tới Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự .

► Bước 3: Xin hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:
  • Đơn xin cấp Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
  • Bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam + 01 bản copy
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ
• Sau đó nộp hồ sơ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự,
  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3

6. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam, hay hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản nhưng chưa từng có kinh nghiệm, hoặc không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn mất công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, bạn có thể sử dụng Dịch vụ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản của VISANA để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Visana hỗ trợ khách hàng trọn gói:

• Dịch thuật công chứng
• Chứng nhận lãnh sự
• Hợp pháp hóa lãnh sự
• Chuyển phát nhanh tài liệu đi trong nước và quốc tế

Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến hồ sơ, trình tự thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản, xin vui lòng liên hệ:

✅ Tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.

✅ Tại TP. Hồ Chí Minh: Phòng 403, Toà nhà Win home, 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Quận Phú nhuận, TP Hồ Chí Minh

✅ Hotline: 1900.0284

✅ Email: [email protected]