Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam và được áp dụng trong quan hệ giữa Việt Nam – Nhật Bản. Theo đó, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước khi sử dụng giữa hai nước có thể thực hiện chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Tuy nhiên, Apostille không áp dụng cho tất cả các loại giấy tờ. Một số giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước vẫn cần thực hiện chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục tương ứng theo quy định. Trong bài viết này, VISANA sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định giấy tờ cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, quy trình thực hiện đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản và giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam theo quy định mới nhất.

Apostille, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là gì?

Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là hai khâu của một quy trình nhằm chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ của Nhật Bản hoặc Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận sử dụng tại quốc gia còn lại.

Nhắc đến hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là nhắc đến:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Apostille (phiên âm tiếng Pháp, nghĩa là “chứng nhận”) là một cơ chế chứng nhận đặc biệt được thiết lập bởi Công ước La Hay năm 1961. Chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ (nếu có). Điểm khác biệt cốt lõi so với hợp pháp hóa lãnh sự là: Apostille được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được ban hành, và sau khi có Apostille, giấy tờ có thể được sử dụng trực tiếp tại tất cả các quốc gia thành viên Công ước mà không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nào ở nước tiếp nhận.

Phân loại giấy tờ Việt Nam – Nhật Bản: Miễn/Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự

Giữa Việt Nam và Nhật Bản hiện có 3 trường hợp khác nhau áp dụng cho giấy tờ của bạn. Để biết mình cần làm gì, hãy xem giấy tờ của bạn rơi vào trường hợp nào dưới đây.

Trường hợp 1: Được miễn hoàn toàn — không cần làm gì thêm

Đây là các giấy tờ hộ tịch mà Việt Nam và Nhật Bản đã thỏa thuận miễn hợp pháp hóa lãnh sự cho nhau từ trước, gồm:

• Giấy khai sinh
• Sổ hộ khẩu
• Sơ yếu lý lịch
• Giấy chứng nhận kết hôn
• Giấy chứng nhận độc thân
• Giấy chứng nhận đang nuôi con

👉 Nếu giấy tờ của bạn thuộc danh sách này, bạn không cần xin Apostille, cũng không cần hợp pháp hóa lãnh sự — chỉ cần dịch thuật (nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu) là có thể sử dụng.

Lưu ý: Dù được miễn theo quy định, nếu nơi bạn nộp hồ sơ (trường học, công ty, cơ quan hành chính…) vẫn yêu cầu phải có xác nhận, bạn nên làm theo yêu cầu của họ để tránh hồ sơ bị từ chối.

Trường hợp 2: Cần xin Apostille (áp dụng từ 11/9/2026)

Đây là các giấy tờ công không nằm trong danh sách miễn ở trên, nhưng thuộc diện được Công ước Apostille công nhận, ví dụ:

• Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm
• Lý lịch tư pháp
• Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp

👉 Với nhóm này, bạn chỉ cần xin chứng nhận Apostille 1 lần duy nhất tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ (Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao Nhật Bản), là giấy tờ được công nhận ngay ở nước còn lại — không cần đi thêm bước nào khác.

Trường hợp 3: Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo cách cũ

Đây là các giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại, không thuộc phạm vi Apostille, ví dụ:

• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc
• Hóa đơn
• Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
• Chứng nhận CO, CQ

👉 Với nhóm này, bạn vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình cũ: chứng nhận lãnh sự tại nước cấp giấy tờ → hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ, như hướng dẫn chi tiết ở các mục tiếp theo.

Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Nhật Bản là một trong những quốc gia đầu tiên tham gia Công ước Hague 1961 và đã chính thức công nhận Apostille từ Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026. Điều này giúp việc hợp pháp hóa giấy tờ để du học, lao động hoặc định cư tại Nhật Bản trở nên nhanh chóng và tiết kiệm hơn rất nhiều so với quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Quy trình 3 bước làm Apostille giấy tờ Việt Nam đi Nhật Bản

Mặc dù đã đơn giản hóa, bạn vẫn cần thực hiện đúng trình tự để được cấp dấu Apostille hợp lệ.

Bước 1: Dịch thuật và công chứng sang tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh)

Nhật Bản yêu cầu giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh để sử dụng. Quy trình như sau:

• Dịch thuật: Dịch toàn bộ nội dung giấy tờ sang tiếng Nhật (khuyến khích) hoặc tiếng Anh tại các đơn vị dịch thuật uy tín.
• Công chứng bản dịch: Mang bản dịch đến Phòng Công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã/phường (nơi thực hiện chức năng chứng thực bản dịch) để công chứng, chứng thực.
• Đính kèm bản gốc: Bản dịch công chứng phải được đính kèm với bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ.
• Mẹo: Nên dịch sang tiếng Nhật để tránh sai sót khi cơ quan Nhật Bản thẩm định. Nếu dịch tiếng Anh, một số trường hợp có thể yêu cầu dịch lại sang tiếng Nhật.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp Apostille

Sau khi có bản dịch công chứng, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền:

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy tờ gốc hoặc bản sao có chứng thực (không quá 6 tháng).
• Bản dịch tiếng Nhật/Anh đã công chứng.
• CCCD/CMND/Hộ chiếu của người nộp (bản gốc để đối chiếu).
• Tờ khai yêu cầu cấp Apostille (theo mẫu của Cục Lãnh sự hoặc Sở Tư pháp).
• Giấy ủy quyền (nếu nộp thay, không cần công chứng).

Địa điểm nộp:

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam là Bộ Ngoại giao, được phân công thực hiện tại 2 đầu mối theo địa bàn nơi giấy tờ được cấp (áp dụng cho mọi loại giấy tờ đủ điều kiện Apostille, không phân biệt giấy tờ cá nhân hay doanh nghiệp):

Khu vực áp dụng	Cơ quan tiếp nhận	Địa chỉ
Giấy tờ cấp từ Đà Nẵng trở ra Bắc	Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao	40 Trần Phú, phường Ba Đình, TP. Hà Nội
Giấy tờ cấp từ Quảng Ngãi trở vào Nam	Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh	184 Bis Pasteur, phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh

Ngoài nộp trực tiếp tại 2 địa chỉ trên, bạn có thể:

• Nộp qua đường bưu điện đến đúng cơ quan phụ trách địa bàn nơi cấp giấy tờ
• Nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng VNeID khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành đồng bộ

Hình thức nộp hồ sơ

• Trực tiếp: Đến nộp và nhận kết quả tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM.
• Qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua đường bưu chính (VNPost, Viettel Post…) đến cơ quan có thẩm quyền, kèm phong bì có dán tem, ghi sẵn địa chỉ nhận để nhận lại kết quả.
• Trực tuyến toàn trình: Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng VNeID khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành đồng bộ.

Bước 3: Nhận kết quả và kiểm tra dấu Apostille

Kết quả là giấy tờ được đóng chứng nhận Apostille theo mẫu chuẩn quốc tế:

• Hình thức: Tem/mẫu hình vuông, kích thước tối thiểu 9×9 cm, tiêu đề bắt buộc bằng tiếng Pháp “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” theo quy định của Công ước, nội dung chi tiết bên trong bằng tiếng Việt.
• Có thể cấp dưới dạng bản giấy hoặc điện tử (e-Apostille) kèm mã QR để tra cứu.
• Kiểm tra tính xác thực: Quét mã QR trên chứng nhận, hoặc tra cứu qua Sổ đăng ký điện tử Apostille (e-Register) khi hệ thống vận hành đầy đủ.

Thời gian xử lý

Theo Điều 17 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thời hạn giải quyết hồ sơ Apostille nộp trực tiếp bằng giấy như sau:

Số lượng giấy tờ trong hồ sơ	Thời gian xử lý
Từ 01 – 04 giấy tờ	01 ngày làm việc
Từ 05 – 09 giấy tờ	02 ngày làm việc
Từ 10 giấy tờ trở lên	04 ngày làm việc

(Chưa tính thời gian dịch thuật công chứng trước đó, nếu cần, thường khoảng 1-3 ngày làm việc)

Chi phí xin Apostille cho giấy tờ Việt Nam đi Nhật Bản

Lệ phí nhà nước:

Khoản phí	Số tiền	Ghi chú
Lệ phí cấp Apostille	30.000 VNĐ/bản/lần	Thông tư 157/2016/TT-BTC, áp dụng cho đến khi Bộ Tài chính ban hành Thông tư mới thay thế

Chi phí thị trường tham khảo (không phải lệ phí nhà nước):

Khoản chi phí	Mức tham khảo	Ghi chú
Dịch thuật công chứng	150.000 – 300.000 VNĐ/trang	Tùy ngôn ngữ (tiếng Nhật thường cao hơn tiếng Anh)
Công chứng/chứng thực bản dịch	50.000 – 100.000 VNĐ/bản	Tại Văn phòng Công chứng hoặc UBND cấp xã/phường
Phí bưu điện (nếu gửi hồ sơ)	30.000 – 50.000 VNĐ/lượt	Gửi hồ sơ và nhận kết quả
Phí dịch vụ trọn gói (nếu sử dụng dịch vụ)	2.500.000 – 3.000.000 VNĐ/tài liệu	Bao gồm tư vấn, dịch thuật, nộp hồ sơ, nhận và chuyển kết quả tận nơi

Ghi chú: Chi phí dịch thuật, công chứng và phí dịch vụ nêu trên chỉ mang tính tham khảo thị trường, không phải mức phí cố định. Để có báo giá chính xác theo từng loại giấy tờ, số lượng và yêu cầu cụ thể, vui lòng gửi bản scan hồ sơ cho Visana để được thẩm định và báo giá trong vòng 04 giờ làm việc.

Sau khi có Apostille: Sử dụng như thế nào tại Nhật Bản?

Khi giấy tờ đã được cấp Apostille, bạn có thể:

• Nộp trực tiếp cho cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản: trường học, công ty, Cục Xuất nhập cảnh (Immigration), UBND địa phương (Yakusho)…
• Không cần thực hiện thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự nào khác — chứng nhận Apostille có giá trị pháp lý tương đương hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Lưu ý về thời hạn sử dụng: Bản thân chứng nhận Apostille không có thời hạn, tuy nhiên một số loại giấy tờ (như phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…) thường chỉ có giá trị sử dụng 3-6 tháng kể từ ngày cấp giấy tờ gốc theo quy định của cơ quan tiếp nhận tại Nhật Bản. Bạn nên xin Apostille sớm ngay sau khi có giấy tờ gốc và kiểm tra kỹ yêu cầu về thời hạn của bên tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ.

Quy trình Apostille giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, từ ngày 11/09/2026, cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản ngừng tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp thuộc phạm vi Công ước.

Quy trình cơ bản được thực hiện như sau:

Kiểm tra loại giấy tờ → Công chứng/xác nhận nếu cần → Xin Apostille tại Nhật Bản → Dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo quy định → Sử dụng tại Việt Nam.

Xin Apostille cho giấy tờ Nhật Bản ở đâu?

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Nhật Bản là Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA):

• Trụ sở chính (Tokyo): 2-2-1 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919, Japan
• Văn phòng chi nhánh Osaka: Osaka Godo Chosha số 4, tầng 4, 4-1-76 Otemae, Chuo-ku, Osaka
• Điện thoại: 81-3-3580-3311
• Website: https://www.mofa.go.jp/

Nếu Nhật Bản có thêm cơ quan cấp Apostille theo vùng lãnh thổ, nên liên hệ đúng cơ quan tương ứng với nơi cấp giấy tờ.

Thủ tục xin Apostille cho giấy tờ Nhật Bản

Quy trình khác nhau tùy giấy tờ là công văn bản (公文書) hay tư văn bản (私文書):

► Trường hợp 1: Giấy tờ công (hộ tịch, hồ sơ đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký cấp, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận do bệnh viện công/trường công lập cấp…)

• Nộp trực tiếp bản gốc giấy tờ cho Bộ Ngoại giao Nhật Bản để xin Apostille — không cần qua bước công chứng trước.

► Trường hợp 2: Giấy tờ tư nhân (điều lệ công ty, biên bản họp, bản dịch, giấy ủy quyền do cá nhân/tổ chức tư nhân lập…)

Cần thực hiện tuần tự 3 bước:

1. Công chứng tại Văn phòng công chứng (公証役場): công chứng viên xác nhận chữ ký/nội dung văn bản.
2. Xin xác nhận con dấu công chứng viên tại Cục Pháp vụ địa phương (法務局) nơi công chứng viên trực thuộc.
3. Nộp tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản để xin Apostille.

Lưu ý — Dịch vụ “một cửa” (ワンストップサービス): Tại công chứng viên phòng tại 10 tỉnh/thành (Hokkaido – khu vực Sapporo, Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Saitama, Chiba, Shizuoka, Aichi, Osaka, Fukuoka), bạn có thể hoàn tất cả 3 bước trên chỉ trong 1 lần đến Văn phòng công chứng, thay vì phải di chuyển qua 3 cơ quan riêng biệt.

Hình thức nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại quầy: nộp hồ sơ, nhận kết quả vào ngày làm việc kế tiếp (từ 9h sáng)
• Nộp qua đường bưu điện: thời gian xử lý và gửi trả kết quả khoảng 2 tuần

Thời gian xử lý

Hình thức nộp	Thời gian
Nộp trực tiếp tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản	Nhận kết quả vào ngày làm việc kế tiếp
Nộp qua bưu điện	Khoảng 2 tuần (kể cả thời gian gửi/nhận)
Giấy tờ tư nhân qua dịch vụ một cửa (10 tỉnh/thành nêu trên)	Có thể lấy ngay trong ngày

Phí Apostille cho giấy tờ Nhật Bản

• Lệ phí cấp Apostille tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản: MIỄN PHÍ (0 yên) — áp dụng cho cả hình thức nộp trực tiếp và qua bưu điện.
• Chi phí phát sinh (nếu có) chỉ đến từ:
  • Phí công chứng tại Văn phòng công chứng (áp dụng cho giấy tờ tư nhân)
  • Phí bưu điện gửi/nhận hồ sơ (nếu nộp qua đường bưu điện quốc tế)
  • Phí dịch thuật sang tiếng Việt (thực hiện sau khi có Apostille, để sử dụng tại Việt Nam)

Sau khi có Apostille: dùng tại Việt Nam như thế nào?

• Giấy tờ Nhật Bản đã có Apostille hợp lệ được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào.
• Nếu giấy tờ không lập bằng tiếng Việt, cần có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam trước khi nộp cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản ở đâu?

Các giấy tờ của Nhật Bản hoặc Việt Nam muốn được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại trước hết cần phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ đó, sau đó mới được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng. 

► Về phía Việt Nam:

• Tại Việt Nam mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì sẽ thực hiện tại.
  • Ở miền Bắc từ Đà nẵng trở ra: Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao – 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Ở miền Nam từ Quảng Ngãi trở vào: Sở Ngoại vụ TPHCM  – 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Tại Nhật Bản mà muốn Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì thực hiện tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản.
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11 – Tel: +81-3-34663311/13
  • Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952 – Tel: +81-72-2216666 | +81-72-2216603
  • Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: 4th Floor, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka, Nhật Bản 810-08 – Tel: +81-3-34663311/13

► Về phía Nhật Bản:

• Tại Nhật Bản mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự thì sẽ thực hiện tại:
  • Văn phòng công chứng tại các tỉnh Tokyo, Kanaagawa, Shizouka, Aichi, Osaka. Đây là các văn phòng công chứng có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản
  • Bộ Ngoại giao Nhật Bản: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919 – Tel: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
  • Văn phòng liên lạc Osaka: tầng 4, Osaka National Government Building Số 4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka, 540-0008 – Tel: 06-6941-4700
• Tại Việt Nam mà muốn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thì sẽ thực hiện tại:
  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình; hoặc
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản

Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam gồm 04 bước sau:

► Bước 1: Công chứng

• Bạn mang bản gốc giấy tờ tới Văn phòng công chứng để Công chứng viên xác thực giấy tờ. 
• Sau đó bạn mang giấy tờ đã công chứng đến Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng đó để xin xác nhận con dấu của Công chứng viên.

Lưu ý:

• Chỉ thực hiện bước 1 này nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan, tổ chức tư nhân tại Nhật Bản.
• Bỏ qua bước này và thực hiện luôn bước 2 nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan Nhà nước, tổ chức công của Nhật Bản và thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
  • Ngày cấp ghi trên tài liệu không quá 03 tháng tính đến ngày xin chứng nhận lãnh sự,
  • Trên tài liệu có ghi rõ tên của cơ quan/tổ chức cấp (tên và chức danh của người cấp), và
  • Trên tài liệu có đóng dấu chính thức của cơ quan/tổ chức cấp (không phải là con dấu hoặc chữ ký của cá nhân).
• Nếu bạn công chứng tài liệu tại các văn phòng công chứng THUỘC 07 tỉnh: Ibaraki, Saimata, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, and Niigata thì bạn KHÔNG CẦN XIN xác nhận con dấu của Công chứng viên tại Cục pháp chế nữa.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản

• Chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự giấy tờ Nhật Bản gồm:
  • Bản gốc giấy tờ đã được công chứng (hoặc bản gốc giấy tờ không cần công chứng theo quy định ở trên)  + 01 bản copy ,
  • Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự Nhật Bản (tải về),
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (chứng minh thư nhân dân, hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu, hoặc bằng lái xe) hoặc Bản chụp giấy tờ tùy thân trường hợp nộp qua đường bưu điện;
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ (tải về);
  • 01 Phong bì thư cỡ A4 hoặc Gói thư (レターパッ) đã dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini và ghi rõ địa chỉ nhận nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện;
• Sau đó nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tới Bộ Ngoại giao Nhật Bản
  • Bộ Ngoại Giao Nhật Bản tại địa chỉ South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
  • Tel: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
  • Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 trừ ngày nghỉ lễ, có thể gọi trong khoảng thời gian 9:00-12:30, 13:30-17:00

Lưu ý:

• Từ ngày 5/7/2021, phòng chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (tại Thủ đô Tokyo) không tiếp nhận hồ sơ trực tiếp cho đến khi được thông báo lại. Vì thế bạn cần nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện (không gửi hồ sơ qua đường bưu điện quốc tế).

• Công dân lưu lại số tracking number của ゆうパック ghi trên bì thư gửi đến ĐSQ và bì thư để nhận lại để tự theo dõi đón nhận sau khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

• Bạn chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự như sau:
  • Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
  • Bản gốc + 01 bản copy giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa đã được Bộ Ngoại giao Nhật bản chứng nhận lãnh sự;
  • Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
  • bì thư cỡ A4, dán sẵn Yu pack loại chakubarai xin ở Kombini, ghi sẵn địa chỉ nhà mình, số di động liên lạc.
• Nộp hồ sơ đến Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam.

Bước 4: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

Giấy tờ của Nhật Bản đã được hợp pháp hóa lãnh sự cần phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Bạn có thể thực hiện dịch thuật công chứng ngay tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc Phòng Pháp lý của bất kỳ Ủy Ban nhân dân Quận nào tại Việt Nam hoặc phòng dịch thuật công chứng hợp pháp tại Việt Nam.

Để thuận lợi, chúng tôi khuyên bạn nên dịch thuật công chứng ngay tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Khi đó, trong bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Bước 3, bạn cần chuẩn bị thêm Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam của Visana như sau:

Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Bạn thực hiện trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản gồm 03 bước sau:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng

Bạn mang tài liệu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh ở phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam vào bản dịch

• Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:
  • Tờ khai xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân, hoặc hộ chiếu, hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện. 
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
  • 01 phong bì ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện)
  • Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết theo tình hình thực tế + 01 bản copy
• Nộp hồ sơ tới Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự .

► Bước 3: Xin hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam (không bắt buộc)

• Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:
  • Đơn xin cấp Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
  • Bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam + 01 bản copy
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ
• Sau đó nộp hồ sơ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự,
  • Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình
  • Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. HCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản của Visana như sau:

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại VISANA

Việc phân định giữa luồng xin tem Apostille rút gọn và thủ tục Hợp pháp hóa Lãnh sự truyền thống cho hồ sơ Nhật Bản đòi hỏi sự am hiểu chính xác về bản chất pháp lý của từng loại giấy tờ. Nếu bạn không có thời gian tự thực hiện, lúng túng trước các thủ tục hành chính phức tạp, hoặc đang ở Việt Nam nhưng cần xin tem MOFA trực tiếp tại Nhật, VISANA mang đến giải pháp xử lý trọn gói, đảm bảo tỷ lệ duyệt 100%.

Visana hỗ trợ khách hàng trọn gói:

• Tư vấn xác định giấy tờ của bạn thuộc diện miễn / Apostille / hợp pháp hóa lãnh sự
• Dịch thuật công chứng
• Xin chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao Nhật Bản
• Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (đối với giấy tờ không thuộc diện Apostille)
• Chuyển phát nhanh tài liệu đi trong nước và quốc tế

Bảng phí dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản:

Loại dịch vụ	Lệ phí
	1 pax	3 pax	5 pax
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản trọn gói	1.300.000 VNĐ/tài liệu	1.249.000 VNĐ/tài liệu	1.198.000 VNĐ/tài liệu

Bảng phí dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam: