Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Do Phần Lan cũng là thành viên Công ước, giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng khi lưu thông giữa Việt Nam và Phần Lan có thể thực hiện chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Theo đó, giấy tờ công Việt Nam đủ điều kiện sử dụng tại Phần Lan sẽ thực hiện Apostille tại Việt Nam; ngược lại, giấy tờ công Phần Lan đủ điều kiện sử dụng tại Việt Nam sẽ xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Phần Lan.

Tuy nhiên, Apostille không áp dụng với tất cả giấy tờ. Tùy loại tài liệu, cơ quan cấp và mục đích sử dụng, giấy tờ có thể cần công chứng/chứng thực trước Apostille hoặc phải áp dụng thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự hay thủ tục tương ứng khác.

Bài viết dưới đây, VISANA sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác định và thực hiện thủ tục Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam – Phần Lan theo quy định mới nhất.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự Phần Lan và Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan

Apostille là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay ngày 05/10/1961 nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công để giấy tờ được sử dụng tại một quốc gia thành viên khác của Công ước mà không phải thực hiện chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu/dấu đóng trên giấy tờ công, không xác nhận nội dung của giấy tờ.

Từ ngày 11/09/2026:

• Giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước sử dụng tại Phần Lan → Apostille tại Việt Nam;
• Giấy tờ công Phần Lan thuộc phạm vi Công ước sử dụng tại Việt Nam → Apostille tại Phần Lan.

Sau khi được Apostille hợp lệ, giấy tờ thuộc phạm vi Công ước về nguyên tắc không cần tiếp tục hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước tiếp nhận.

Trong khi đó, chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự là cơ chế xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ theo quy trình lãnh sự truyền thống. Sau khi Công ước Apostille được áp dụng giữa Việt Nam và Phần Lan, quy trình này không còn là thủ tục mặc định đối với giấy tờ công đủ điều kiện Apostille.

Tuy nhiên, Apostille không thay thế hoàn toàn HPHLS đối với mọi loại giấy tờ. Những tài liệu nằm ngoài phạm vi Công ước hoặc không đủ điều kiện Apostille cần được kiểm tra để xác định thủ tục tương ứng.

Giấy tờ nào cần Apostille, giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Để xác định đúng thủ tục, trước tiên cần phân loại tính chất của giấy tờ.

Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước

Một số giấy tờ thường gặp có thể thuộc nhóm này gồm:

• Giấy khai sinh;
• Giấy chứng nhận kết hôn;
• Giấy khai tử;
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Giấy tờ do Tòa án/cơ quan tư pháp cấp;
• Giấy tờ hành chính;
• Một số bằng cấp, chứng chỉ và giấy tờ giáo dục;
• Văn bản công chứng;
• Bản sao, bản dịch được chứng thực hợp lệ;
• Chứng nhận chính thức về chữ ký, tư cách người ký hoặc việc đăng ký tài liệu.

Nếu đáp ứng điều kiện, nhóm giấy tờ này có thể thực hiện Apostille thay cho HPHLS truyền thống.

Tài liệu tư nhân

Đối với giấy ủy quyền, tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp hoặc hiệp hội lập, bản sao và một số loại giấy tờ giáo dục, tài liệu có thể phải được công chứng/chứng thực hoặc xác nhận trước rồi mới đủ điều kiện Apostille.

Do đó:

Tài liệu tư nhân → Công chứng/chứng thực/xác nhận nếu cần → Apostille → Sử dụng tại nước tiếp nhận.

Không nên hiểu rằng tài liệu tư nhân không Apostille trực tiếp được thì mặc nhiên phải HPHLS.

Giấy tờ ngoài phạm vi Apostille

Một số giấy tờ không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước, đặc biệt:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao/lãnh sự lập;
• Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
• Tài liệu không đủ điều kiện để được xem là giấy tờ công;
• Các trường hợp thuộc phạm vi loại trừ khác theo quy định.

Với những giấy tờ này, cần kiểm tra yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thủ tục xác nhận tương ứng.

Cách xác định nhanh

Bước 1: Giấy tờ có thuộc trường hợp được miễn theo điều ước, thỏa thuận hoặc quy định riêng không?

→ Có: áp dụng cơ chế miễn nếu đáp ứng điều kiện.

Bước 2: Giấy tờ có phải giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước Apostille không?

→ Có: thực hiện Apostille tại quốc gia nơi giấy tờ được cấp/lập.

Bước 3: Nếu là tài liệu tư nhân, tài liệu có thể được công chứng/chứng thực/xác nhận để đủ điều kiện Apostille không?

→ Có: hoàn thành bước xác nhận → Apostille.

→ Không/ngoài phạm vi Công ước: kiểm tra HPHLS hoặc thủ tục tương ứng.

Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Phần Lan

Từ ngày 11/09/2026, giấy tờ công Việt Nam thuộc phạm vi Công ước và đủ điều kiện có thể thực hiện theo quy trình:

Chuẩn bị giấy tờ → Công chứng/chứng thực nếu cần → Apostille tại Việt Nam → Dịch thuật theo yêu cầu → Sử dụng tại Phần Lan.

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Trước tiên, cần xác định giấy tờ có đủ điều kiện Apostille hay không.

Đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp, có thể sử dụng bản chính hoặc loại giấy tờ đáp ứng yêu cầu theo quy định.

Đối với tài liệu tư nhân, bản sao hoặc bản dịch, có thể cần thực hiện công chứng/chứng thực trước Apostille.

Đồng thời, cần kiểm tra yêu cầu về ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận tại Phần Lan. Tùy thủ tục, giấy tờ có thể phải được dịch sang tiếng Anh, tiếng Phần Lan hoặc tiếng Thụy Điển.

Bước 2: Xin Apostille tại Việt Nam

Người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ Apostille theo quy định và nộp tại một trong hai cơ quan có thẩm quyền:

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.

Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM.

Hồ sơ về cơ bản gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille;
• Giấy tờ công cần Apostille;
• Bản sao/bản dịch được chứng thực nếu Apostille được đề nghị đối với giấy tờ đó;
• Giấy tờ bổ sung trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với hồ sơ giấy, thời gian xử lý theo số lượng giấy tờ:

• 01–04 giấy tờ: khoảng 01 ngày làm việc;
• 05–09 giấy tờ: khoảng 02 ngày làm việc;
• Từ 10 giấy tờ trở lên: khoảng 04 ngày làm việc.

Thời gian trên không bao gồm thời gian xác minh nếu hồ sơ cần kiểm tra thêm.

Lệ phí cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam hiện là 30.000 VNĐ/bản.

Bước 3: Sử dụng tại Phần Lan

Sau khi giấy tờ được Apostille hợp lệ và hoàn thành yêu cầu dịch thuật nếu có, người sử dụng có thể nộp cho cơ quan/tổ chức tiếp nhận tại Phần Lan.

Đối với giấy tờ thuộc phạm vi Công ước đã được Apostille, không cần tiếp tục thực hiện bước hợp thức hóa tại Đại sứ quán Phần Lan tại Việt Nam như quy trình cũ.

Quy trình Apostille giấy tờ Phần Lan để sử dụng tại Việt Nam

Đối với giấy tờ công của Phần Lan thuộc phạm vi Công ước, quy trình từ 11/09/2026 được rút gọn thành:

Kiểm tra/hoàn thiện giấy tờ → Apostille tại Phần Lan → Dịch sang tiếng Việt + công chứng/chứng thực theo yêu cầu → Sử dụng tại Việt Nam.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị giấy tờ Phần Lan

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Phần Lan cấp có thể được Apostille nếu đáp ứng điều kiện.

Một số loại giấy tờ thường gặp gồm:

• Giấy khai sinh;
• Giấy chứng nhận kết hôn;
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
• Giấy chứng nhận cư trú;
• Trích lục thông tin dân cư;
• Giấy tờ do cảnh sát/cơ quan công quyền cấp;
• Một số bằng cấp;
• Văn bản công chứng;
• Bản dịch của dịch giả được công nhận.

Đối với một số tài liệu không thể Apostille trực tiếp, trước tiên cần được Notary Public – Công chứng viên Phần Lan chứng nhận.

Nhóm này có thể bao gồm:

• Bản sao giấy tờ;
• Tài liệu do cá nhân lập;
• Tài liệu của doanh nghiệp hoặc hiệp hội;
• Giấy ủy quyền;
• Một số chứng chỉ của cơ sở giáo dục;
• Bản dịch không được thực hiện bởi dịch giả có thẩm quyền.

Sau khi được Notary Public chứng nhận, phần xác nhận chính thức có thể được Apostille nếu đáp ứng điều kiện.

Bước 2: Xin Apostille tại Phần Lan

Điểm cần đặc biệt cập nhật so với quy trình cũ là Apostille của Phần Lan không do Bộ Ngoại giao Phần Lan cấp.

Cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille là:

Digital and Population Data Services Agency – DVV
(Digi- ja väestötietovirasto)

Apostille được cấp bởi Notary Public thuộc DVV.

Với một số giấy chứng nhận từ Population Information System như giấy khai sinh, giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân, giấy kết hôn hoặc giấy chứng nhận cư trú, người dùng có thể đặt bản giấy sử dụng ở nước ngoài kèm Apostille thông qua dịch vụ chứng nhận của DVV nếu đáp ứng điều kiện sử dụng dịch vụ.

Đặc biệt lưu ý: nếu giấy chứng nhận được đặt dưới dạng PDF điện tử dành cho cơ quan Phần Lan, không thể bổ sung Apostille vào bản điện tử đó sau này. Khi cần sử dụng ở nước ngoài, nên chọn đúng loại giấy chứng nhận bản giấy dành cho nước ngoài và yêu cầu Apostille.

Bước 3: Dịch sang tiếng Việt và sử dụng tại Việt Nam

Sau khi được Apostille tại Phần Lan, giấy tờ cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.

Sau đó có thể sử dụng giấy tờ để thực hiện các thủ tục như:

• Đăng ký kết hôn;
• Lao động và giấy phép lao động;
• Cư trú;
• Giáo dục;
• Công nhận bằng cấp;
• Đầu tư/kinh doanh;
• Thủ tục dân sự, hành chính, tư pháp khác.

Đối với giấy tờ công Phần Lan thuộc phạm vi Công ước và đã được Apostille hợp lệ, không cần tiếp tục thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan như trước đây.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Phần Lan

Trường hợp giấy tờ không thuộc phạm vi áp dụng hoặc không đủ điều kiện Apostille, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được thực hiện theo quy trình tương ứng dưới đây.

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Phần Lan:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Bạn mang giấy tờ/tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Anh tại Phòng dịch thuật công chứng nhà nước hoặc Sở Tư Pháp.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu tại đây và nộp tại:
  • Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Hà Nội (đối với giấy tờ được cấp từ Huế trở ra): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Sở Ngoại Vụ TP Hồ Chí Minh: 6 Alexandre De Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự từ 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm thông tin.
• Phí chứng nhận lãnh sự là 30.000 VNĐ/tem.

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Phần Lan tại Việt Nam

• Trước tiên, đặt lịch hẹn trước với ĐSQ/TLSQ Phần Lan tại Việt Nam qua email [email protected] hoặc số điện thoại +84 24 382 667 88
• Tiếp theo, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy để lưu hồ sơ
  • Bản dịch sang tiếng Anh của giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Hộ chiếu gốc hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu
  • Nếu nhờ người nộp hộ cần nộp thêm:
  • Giấy ủy quyền có ghi rõ tên người ủy quyền và được ủy quyền
  • Chứng minh thư nhân dân hoặc Căn cước công dân
  • Bản sao hộ chiếu hoặc Chứng minh thư phải chữ ký của người ủy quyền

Lưu ý: Nếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ của trẻ em thì người ủy quyền là người giám hộ hợp pháp của trẻ. 

• Sau đó nộp tại Đại sứ quán Phần Lan tại Hà Nội: tầng 24 Lotte Center, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
• Thời gian nộp hồ sơ: từ thứ Hai đến thứ Năm 08:00 – 12:00 và 13:00 – 17:00, thứ Sáu từ 08:00 – 12:00
• Phí dịch vụ: 60 EUR/tem

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Phần Lan của VISANA như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Phần Lan trọn gói	6.100.000 VND/tài liệu

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Phần Lan để sử dụng ở Việt Nam

Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Phần Lan để sử dụng ở Việt Nam gồm 03 bước: 

► Bước 1: Công chứng/chứng thực

Bạn chuẩn bị hồ sơ xin công chứng của công chứng viên tại Cơ quan Dịch vụ dữ liệu Dân số và Kỹ thuật số.  

Bước này áp dụng đối với các tài liệu sau:

• Bản sao của tài liệu gốc
• Tài liệu cấp bởi tư nhân, công ty, hoặc hiệp hội
• Giấy ủy quyền
• Chứng chỉ do các cơ sở giáo dục bậc phổ thông, trung học phổ thông, dạy nghề cấp
• Bản dịch bởi các dịch giả không nằm trong danh sách các dịch giả có thẩm quyền. Xem danh sách các dịch giả có thẩm quyền.

Lưu ý: Các tài liệu sau không phải thực hiện bước này: 

• Các giấy tờ cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của Phần Lan
• Chức danh và chữ ký của công chứng viên
• Các giấy tờ trích xuất từ sổ đăng ký, như tài liệu do cảnh sát cấp
• Giấy chứng nhận độc thân, giấy đăng ký kết hôn 
• Bằng đại học, trung học và khoa học ứng dụng
• Tài liệu cấp và ký bởi phòng thương mại
• Các bản dịch được dịch bởi dịch giả có thẩm quyền.

► Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Phần Lan

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp trực tiếp tại Phòng Dịch vụ khách hàng của Bộ Ngoại giao Phần Lan tại Helsinki, hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện, hoặc nhờ người khác nộp hộ. 
• Nếu gửi qua đường bưu điện, bạn cần ghi cụ thể thông tin liên hệ (gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email) và gửi tới địa chỉ: Bộ ngoại giao Phần Lan, KPA-40/Legalisations, PO Bõ 176,00023 Government. 
• Phí chứng nhận lãnh sự: 20 EUR/tem. 
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự là 07 ngày làm việc.
• Kết quả sẽ được gửi qua đường bưu điện. Bạn sẽ thanh toán phí chứng nhận lãnh sự khi nhận bưu phẩm.

Lưu ý: Tài liệu chỉ có thể được chuyển phát trong nội địa Phần Lan. 

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Phần Lan

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại:
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Helsinki: Kulosaarentie 12, 00570 Helsinki – ĐT: +358-9- 622 99 00 hoặc +358-9-5626302​

• Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ Việt Nam tại Helsinki: 3-5 ngày làm việc
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ Việt Nam tại Phần Lan là 10USD

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Phần Lan sử dụng tại Việt Nam của VISANA như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Phần Lan trọn gói	$900/tài liệu

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan tại VISANA

Chứng nhận Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ/tài liệu giữa Việt Nam và Phần Lan là một thủ tục hành chính không hề đơn giản — đặc biệt khi bạn cần xác định đúng giấy tờ của mình thuộc diện nào theo quy định mới từ 11/9/2026. Nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm, vấn đề này chắc chắn sẽ khiến bạn đau đầu.

Để tiết kiệm thời gian, công sức, thậm chí là tiền bạc cho chính bản thân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan của VISANA.

Với hơn 17 năm kinh nghiệm, VISANA chắc chắn là LỰA CHỌN TỐT NHẤT nếu bạn cần xử lý giấy tờ Phần Lan – Việt Nam, dù giấy tờ của bạn thuộc diện Apostille hay vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

VISANA cung cấp các dịch vụ trọn gói và theo nhu cầu như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Phần Lan để sử dụng tại Việt Nam	Hợp pháp hóa lãnh sự Phần Lan cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Phần Lan
✔️ Công chứng/chứng thực ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ Việt Nam tại Phần Lan ✔️ Dịch thuật sang tiếng Việt ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự của ĐSQ/TLSQ Phần Lan tại Việt Nam ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng

Các giấy tờ VISANA đã hợp pháp hóa lãnh sự thành công như:

• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn
• Lý lịch tư pháp
• Giấy chứng tử
• Giấy ly hôn
• Giấy chứng nhận độc thân
• Bằng cấp, chứng chỉ
• Hóa đơn chứng từ
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• …