Từ ngày 11/09/2026, giấy tờ công đủ điều kiện lưu thông giữa Việt Nam và Tây Ban Nha có thể thực hiện chứng nhận Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Theo đó, giấy tờ công Việt Nam sử dụng tại Tây Ban Nha sẽ xin Apostille tại Việt Nam; ngược lại, giấy tờ công Tây Ban Nha sử dụng tại Việt Nam sẽ xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Tây Ban Nha. Một số giấy tờ ngoài phạm vi Công ước hoặc chưa đủ điều kiện Apostille vẫn cần thực hiện thủ tục xác nhận phù hợp.

Trong bài viết này, hãy cùng Visana làm rõ:

• Giấy tờ nào cần Apostille, giấy tờ nào vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille Tây Ban Nha cho giấy tờ Việt Nam
• Hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille cho giấy tờ Tây Ban Nha

1. Apostille, Chứng nhận Lãnh sự và Hợp pháp hóa Lãnh sự Tây Ban Nha là gì?

Việc nắm rõ 3 khái niệm này giúp bạn chọn đúng luồng xử lý hồ sơ chuẩn xác:

• Chứng nhận Apostille Tây Ban Nha: Là tem chứng nhận chuẩn quốc tế được cấp bởi cơ quan thẩm quyền của Tây Ban Nha (Bộ Tư pháp hoặc Hiệp hội Công chứng) hoặc Việt Nam (Bộ Ngoại giao). Giấy tờ có tem Apostille được MIỄN 100% bước nộp qua Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán và có giá trị sử dụng trực tiếp.
• Chứng nhận Lãnh sự (Consular Certification): Là bước xác thực chữ ký, con dấu nội địa do cơ quan ngoại giao nước cấp giấy tờ thực hiện (Cục Lãnh sự Việt Nam hoặc Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha – MAEC). Đây là khâu trung gian của quy trình Hợp pháp hóa Lãnh sự cũ.
• Hợp pháp hóa Lãnh sự Tây Ban Nha (Consular Legalization – Quy trình truyền thống): Là chuỗi xác thực đa tầng kết thúc bằng con dấu của Cơ quan đại diện ngoại giao nước tiếp nhận (Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Việt Nam hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha). Quy trình này hiện chỉ còn áp dụng cho các trường hợp ngoại lệ không đủ điều kiện cấp Apostille.

Lưu ý: Tây Ban Nha và Việt Nam có thỏa thuận về miễn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu về hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương.

2. Giấy tờ Việt Nam – Tây Ban Nha cần Apostille hay HPHLS?

Không phải tất cả giấy tờ Việt Nam – Tây Ban Nha đều áp dụng cùng một thủ tục. Trước khi thực hiện, cần xác định loại giấy tờ và mục đích sử dụng.

Giấy tờ công thuộc phạm vi Apostille

Một số giấy tờ thường gặp có thể thuộc nhóm này gồm:

• Giấy khai sinh;
• Giấy chứng nhận kết hôn;
• Giấy khai tử;
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Giấy tờ hành chính, tư pháp;
• Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm;
• Văn bản công chứng;
• Bản sao/bản dịch được chứng thực;
• Các chứng nhận chính thức được đặt trên tài liệu.

Nếu đáp ứng điều kiện, các giấy tờ này có thể thực hiện Apostille thay cho HPHLS truyền thống.

Tài liệu tư nhân

Các giấy tờ như hợp đồng, giấy ủy quyền hoặc một số tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức tư nhân có thể chưa đủ điều kiện Apostille trực tiếp.

Tùy từng trường hợp, tài liệu có thể cần được công chứng, chứng thực hoặc xác nhận bởi cơ quan/người có thẩm quyền trước khi Apostille.

Có thể hiểu theo quy trình:

Tài liệu tư nhân → Công chứng/chứng thực/xác nhận nếu cần → Apostille → Sử dụng tại nước tiếp nhận.

Do đó, tài liệu không thể Apostille trực tiếp không đồng nghĩa với việc mặc nhiên phải HPHLS.

Giấy tờ ngoài phạm vi Apostille

Cần kiểm tra riêng đối với:

• Giấy tờ do viên chức ngoại giao/lãnh sự lập;
• Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
• Tài liệu không đáp ứng điều kiện Apostille;
• Các trường hợp khác nằm ngoài phạm vi áp dụng của Công ước.

Những trường hợp này cần xác định thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hình thức xác nhận tương ứng.

3. Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Tây Ban Nha

Thay đổi cốt lõi: Chỉ cần xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Việt Nam, không cần hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội nữa.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP:

Nộp trực tuyến (VNeID/Cổng Dịch vụ công quốc gia):

• Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác
• Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền

Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính:

• Tờ khai đề nghị cấp Apostille
• Bản chính giấy tờ công
• Bản chụp giấy tờ
• Giấy tờ tùy thân

Quy định mới quan trọng: Cá nhân, tổ chức có thể đề nghị cấp Apostille cho giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Từ ngày 11/9/2026, có 03 hình thức nộp:

• Trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM
• Qua bưu chính: Gửi qua dịch vụ bưu chính
• Trực tuyến toàn trình: Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID

Bước 3: Cấp chứng nhận Apostille

• Cơ quan: Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự / Sở Ngoại vụ TP.HCM)
• Kết quả: Apostille kèm mã QR để xác minh trực tuyến

Bước 4: Dịch thuật (nếu cần)

Apostille không thay thế yêu cầu dịch thuật. Giấy tờ không phải tiếng Tây Ban Nha cần được dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận Tây Ban Nha.

4. Quy trình Apostille giấy tờ Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam

Thay đổi cốt lõi: Chỉ cần xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền Tây Ban Nha, không cần hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha nữa.

Bước 1: Xác định loại giấy tờ

Giấy tờ công của Tây Ban Nha thuộc phạm vi Apostille bao gồm:

• Giấy tờ do cơ quan chính phủ cấp (hộ tịch, dân sự)
• Giấy tờ tòa án, tư pháp
• Văn bản công chứng (hợp đồng, bản dịch đã công chứng)
• Văn bằng do Bộ Giáo dục chứng nhận

Bước 2: Xin Apostille tại cơ quan có thẩm quyền Tây Ban Nha

Cơ quan cấp Apostille của Tây Ban Nha là Bộ Ngoại giao, Hợp tác và Liên minh Châu Âu (MAEUEC), cụ thể là Văn phòng Hợp pháp hóa (Sección de Legalizaciones).

• Địa chỉ: C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid
• Điện thoại: 91 379 16 63

Lưu ý: Đối với một số giấy tờ, có thể cần chứng thực tại cơ quan quản lý nơi ban hành trước (như Bộ Tư pháp, Bộ Giáo dục, Hiệp hội Công chứng), sau đó mới xin Apostille tại MAEUEC.

Bước 3: Dịch thuật sang tiếng Việt (nếu cần)

Apostille không thay thế yêu cầu dịch thuật. Giấy tờ không phải tiếng Việt cần được dịch và công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở Tây Ban Nha ở đâu?

Các giấy tờ, tài liệu Việt Nam có thể hợp pháp hóa lãnh sự trong nước hoặc tại Tây Ban Nha trước khi sử dụng ở Tây Ban Nha.

► Tại Việt Nam: 

Các giấy tờ Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha trước tiên phải được chứng nhận lãnh sự bởi Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, sau đó được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ phận lãnh sự Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Việt Nam. 

• Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 6 Alexandre De Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM – ĐT: (84-8) 38224224
• Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội: 4 Lê Hồng Phong, Ba Đình, Hà Nội – ĐT: (024) 3771 52 07

► Tại Tây Ban Nha:

Các giấy tờ Việt Nam muốn có hiệu lực tại Tây Ban Nha trước tiên cần phải được chứng nhận lãnh sự bởi Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, sau đó được chứng thực bởi Cơ quan đại diện Ngoại giao của Việt Nam tại Tây Ban Nha trước khi được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao, Hợp tác và Liên minh Châu Âu (MAEUEC). 

• Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid:  Avenida de Alfonso XIII, 54, 28016 Madrid, Tây Ban Nha  – ĐT: (+34) 91 510 2867
• Bộ Ngoại giao Tây Ban Nha: Plaza de la Provincia, 128012 Madrid – ĐT: 91 379 97 00

6. Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Tây Ban Nha

6.1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt nam sử dụng tại Tây Ban Nha

Trình tự hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Tây Ban Nha gồm 04 bước:

► Bươc 1: Dịch thuật công chứng ra tiếng Tây Ban Nha

Bạn mang tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Tây Ban Nha ở phòng công chứng Nhà nước hoặc phòng Tư pháp.

► Bước 2: Đặt lịch hẹn trước với Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội

Bạn cần đặt lịch hẹn trước với ĐSQ Tây Ban Nha tại Hà Nội qua hòm thư [email protected] trước khi lên nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự. 

► Bước 3: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự gồm:
  • 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai online tại lanhsuvietnam.gov.vn
  • Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân có giá trị thay thế hộ chiếu + 01 bản copy
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự + 01 bản copy
  • 01 phong bì ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện)
  • Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết theo tình hình thực tế + 01 bản copy
  • Nộp hồ sơ tới Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự

Lưu  ý: Bạn nên liên hệ với cơ quan sử dụng giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự để xem có cần phải hợp pháp hoá lãnh sự bản dịch của giấy tờ đó không.

► Bước 4: Hợp pháp hoá lãnh sự tại Bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội

• Bạn chuẩn bị hồ sơ xin hợp pháp hoá lãnh sự gồm:
  • Đơn xin hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu (tải về)
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự đã có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt nam + 01 bản copy
  • Bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự (liên hệ với cơ quan nhận giấy tờ hợp pháp hoá lãnh sự để xem có cần xin chứng nhận lãnh sự bản dịch không) + 01 bản copy
  • Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân có giá trị thay thế hộ chiếu + 01 bản copy
• Sau đó, nộp hồ sơ lên Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội. Thời gian nhận hồ sơ từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8:30 – 16:00.

6.2 Hợp pháp hoá lãnh sự Tây Ban Nha mất bao lâu?

Thời gian xử lý hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội là trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ. 

6.3 Phí hợp pháp hoá lãnh sự Tây Ban Nha cho giấy tờ Việt Nam bao nhiêu?

• Phí dịch thuật công chứng: tuỳ theo loại và số lượng tài liệu
• Phí chứng nhận lãnh sự Của Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VNĐ/bản
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội: 225.000 VNĐ/bản (xem lệ phí chi tiết tại đây).

Lưu ý: Nộp trực tiếp tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại cửa tiếp khách của Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán Tây Ban Nha tại Hà Nội. Đại sứ quán không nhận tiền bằng ngoại tệ khác hay nộp tại văn phòng khác.

Bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Tây Ban Nha của Visana

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ Tây Ban Nha tại Việt Nam	4.510.000 VND/tài liệu

7. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam

7.1 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam

Lưu ý: Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha không hợp pháp hoá các giấy tờ tư nhân của Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha được chia làm 02 trường hợp dựa theo loại giấy tờ công được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

a. Giấy tờ công được cấp bởi Chính Phủ Tây Ban Nha, các cơ quan tự trị của Chính Phủ, các Cơ quan công có liên quan hoặc trực thuộc Chính phủ, Các đơn vị quản lý, và các dịch vụ an sinh xã hội

► Bước 1: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao, Hợp tác và Liên minh Châu Âu

► Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tây Ban Nha

b. Các giấy tờ công khác, bao gồm giấy tờ cấp bởi các Cộng đồng tự trị; Cơ quan địa phương (các tỉnh, thành phố, cộng đồng dân cư,..); Giấy tờ công chứng, pháp lý như Bản án, phiếu lý lịch tư pháp, chứng nhận Đăng ký hộ tịch,…; Giấy tờ Thương mại, học thuật như Bằng cấp, chứng chỉ,…; Giấy tờ của các tổ chức tôn giáo, giấy chứng nhận sức khoẻ, giấy chứng nhận thú y, bản dịch công chứng,… 

► Bước 1: Chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền quản lý ở nơi ban hành văn bản

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực này có thể là Bộ Tư Pháp, Bộ giáo dục, Hiệp hội Công chứng,…

► Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao, Hợp tác và Liên minh Châu Âu (MAEUEC)

Bạn có thể xin chứng nhận lãnh sự tại MAEUEC cho các tài liệu công bằng 02 cách: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi bằng thư bảo đảm qua bưu điện.

→ Nếu nộp hồ sơ trực tiếp:

• Bạn phải đặt lịch hẹn online trước với MAEUEC tại đây. Khi đặt lịch hẹn, bạn phải cung cấp đầy đủ họ tên, giấy tờ đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, giấy tờ tùy thân của người mang hồ sơ đến hợp pháp hoá lãnh sự (trường hợp nộp hộ). 
• MAEUEC chỉ hợp pháp hoá tối đa 10 tài liệu. Chỉ những tài liệu nào được cung cấp khi đặt lịch hẹn online mới được hợp pháp hoá.
• Thời gian nộp hồ sơ: Từ thứ 2 – thứ 5 từ 9:00 – 17:00, riêng thứ 6 từ 09:00 – 14:00

→ Nếu gửi bằng thư bảo đảm qua bưu điện

• Hồ sơ gửi kèm 01 phong bì cho việc trả kết quả qua bưu điện có ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận và gửi về Dịch vụ hợp pháp hoá, tại địa chỉ Tổng Cục Hợp tác và Đối Ngoại calle Pechuán nº 1 mã zip 28002 – Madrid.

► Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tây Ban Nha

• Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid tại địa chỉ Avenida de Alfonso XIII, 54, 28016 Madrid, Tây Ban Nha – ĐT: (+34) 91 510 2867 
• Thời gian làm việc: 09:00 – 13:00 từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ, tết của Việt và Tây Ban Nha)

Lưu ý: 

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha không hợp pháp hoá các giấy tờ tư nhân của Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam
• Đại sứ quán Việt Nam chỉ hợp pháp hoá trên bản gốc, không làm trên bản sao. 

7.2 Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Tây Ban Nha mất bao lâu?

Thời gian xử lý hợp pháp hoá lãnh sự Tây Ban Nha của Đại sứ quán Việt Nam tại Tây Ban Nha là trung bình từ 01 – 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

7.3 Phí hợp pháp hoá lãnh sự cho giấy tờ Tây Ban Nha bao nhiêu?

• Phí chứng nhận lãnh sự của MAEUEC: miễn phí
• Phí hợp pháp lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Madrid: USD10/bản

Bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Tây Ban Nha để sử dụng tại Việt Nam của Visana

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Tây Ban Nha tư nhân	Liên hệ

8. Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha tại VISANA

Xác định đúng giấy tờ của bạn thuộc diện Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống, và biết chính xác cơ quan cần nộp hồ sơ ở Việt Nam hay Tây Ban Nha, không phải là điều dễ dàng nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm — đặc biệt khi quy trình liên quan đến pháp luật của cả hai nước.

Sử dụng Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha của Visana chắc chắn sẽ giúp bạn hạn chế sai sót và có được giấy tờ hợp pháp sử dụng tại quốc gia bạn cần.

Tùy theo gói dịch vụ, Visana sẽ hỗ trợ bạn trọn gói từ A-Z:

• Tư vấn xác định giấy tờ của bạn cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định mới từ 11/9/2026
• Hỗ trợ xin Apostille tại Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc phối hợp xử lý hồ sơ với MAEUEC tại Tây Ban Nha
• Hỗ trợ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (đối với giấy tờ ngoài phạm vi Apostille)
• Hỗ trợ dịch thuật, công chứng/chứng thực để tài liệu có thể sử dụng tại quốc gia mong muốn
• Gửi chuyển phát nhanh (nếu cần)

Câu hỏi thường gặp