Kể từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công của nước ngoài (gọi tắt là Công ước Apostille). Theo quy định mới, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để sử dụng tại Trung Quốc (và ngược lại) chỉ cần chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, không cần hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán.

Tuy nhiên, các giấy tờ không thuộc danh mục giấy tờ công theo quy định (giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập; một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan) vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình truyền thống.

Bài viết dưới đây của Visana sẽ hướng dẫn chi tiết về quy định, quy trình và dịch vụ hỗ trợ Apostille & hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc theo quy định mới nhất.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc là gì?

Để thực hiện đúng thủ tục, bạn cần phân biệt rõ 3 khái niệm pháp lý sau:

• Chứng nhận Apostille: Là một dạng chứng nhận miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự, áp dụng cho các quốc gia thành viên của Công ước Hague 1961. Dấu Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu trên tài liệu công, giúp tài liệu đó có giá trị sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác.
• Chứng nhận lãnh sự: Là việc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành tài liệu (ví dụ: Bộ Ngoại giao) chứng thực chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ đó để chuẩn bị cho bước HPHLS tiếp theo.
• Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS): Là bước cuối cùng do cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ sẽ được sử dụng (ví dụ: Đại sứ quán Trung Quốc) xác nhận chữ ký và con dấu trên tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự.

Quy định về Chứng nhận Apostille và Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

Căn cứ pháp lý áp dụng từ 11/9/2026

• Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) – Việt Nam gia nhập ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ 11/9/2026; Trung Quốc là thành viên từ 07/11/2023.
• Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục cấp Chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam, cũng như việc tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam giấy tờ công đã được cấp Apostille bởi quốc gia thành viên khác (trong đó có Trung Quốc).
• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP) về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự – tiếp tục áp dụng cho các loại giấy tờ không thuộc phạm vi Công ước Apostille.
• Hiệp định lãnh sự Việt Nam – Trung Quốc năm 1998 (Điều 45), công hàm số LS/061/2006 ngày 31/5/2006 và số 174/2014 ngày 29/4/2014 của Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội – vẫn là căn cứ cho các trường hợp giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và các loại giấy tờ ngoài phạm vi Apostille.

Giấy tờ nào thuộc diện Apostille, giấy tờ nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Nhóm 1 – Giấy tờ công, áp dụng cơ chế Apostille (1 bước):

• Giấy tờ hộ tịch: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…
• Giấy tờ giáo dục: bằng tốt nghiệp, bảng điểm, học bạ, chứng chỉ chuyên môn…
• Giấy tờ tư pháp: phiếu lý lịch tư pháp, bản án, quyết định của tòa án…
• Giấy tờ doanh nghiệp – hành chính: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, xác nhận nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính, văn bản công chứng/chứng thực, giấy ủy quyền…

Nhóm 2 – Vẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế cũ:

• Giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự trực tiếp cấp (hộ chiếu, thị thực).
• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (một số tờ khai, chứng từ hải quan đặc thù).
• Hồ sơ đã nộp và đang xử lý theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026.

Nhóm 3 – Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

Theo quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ sau đây được cấp tại Việt Nam/Trung Quốc sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại nước còn lại:

• Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự do Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998.
• Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Trung Quốc tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Trung Quốc.
• Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới được miễn hợp pháp hóa.

Quy trình cấp chứng nhận Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc

Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Công ước Apostille để sử dụng tại Trung Quốc được thực hiện theo quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần sử dụng tại Trung Quốc

Trước tiên, cần xác định giấy tờ có thuộc phạm vi giấy tờ công được áp dụng Công ước Apostille hay không và hoàn thiện giấy tờ theo đúng yêu cầu trước khi đề nghị cấp Apostille.

Tùy từng loại giấy tờ, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại Trung Quốc, người sử dụng cũng cần kiểm tra các yêu cầu liên quan đến bản chính, bản sao, công chứng, chứng thực và bản dịch.

Bước 2: Xin cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam

Người có giấy tờ nộp hồ sơ đề nghị cấp Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Cơ quan được Việt Nam chỉ định có thẩm quyền cấp Apostille hiện gồm:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao tại Hà Nội;
• Cơ quan ngoại vụ có thẩm quyền tại TP.HCM.

Hồ sơ, cách thức nộp, thời gian giải quyết và lệ phí được thực hiện theo quy định về cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam tại thời điểm nộp hồ sơ.

Bước 3: Dịch thuật và hoàn thiện giấy tờ theo yêu cầu của phía Trung Quốc

Sau khi được cấp Apostille, giấy tờ có thể cần được dịch sang tiếng Trung và thực hiện công chứng/chứng thực bản dịch tùy theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận tại Trung Quốc.

Do yêu cầu về ngôn ngữ và bản dịch có thể khác nhau tùy loại thủ tục, người sử dụng nên kiểm tra trước với cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Trung Quốc để chuẩn bị đúng hình thức giấy tờ.

Bước 4: Sử dụng giấy tờ tại Trung Quốc

Giấy tờ công Việt Nam có Apostille hợp lệ được sử dụng tại Trung Quốc theo Công ước mà không cần tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam.

Quy trình cấp chứng nhận Apostille giấy tờ Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam

Quy trình cơ bản gồm:

Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện giấy tờ tại Trung Quốc

Xác định giấy tờ có thuộc phạm vi áp dụng Công ước Apostille và đáp ứng điều kiện xin cấp Apostille tại Trung Quốc hay không.

Tùy từng loại giấy tờ, có thể cần thực hiện các thủ tục công chứng, chứng nhận hoặc hoàn thiện giấy tờ theo quy định của Trung Quốc trước khi đề nghị cấp Apostille.

Bước 2: Xin cấp Apostille tại Trung Quốc

Người có giấy tờ đề nghị cấp Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc.

Theo thông tin được công bố, Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille; ngoài ra Trung Quốc có các cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền thực hiện trong phạm vi thẩm quyền tương ứng.

Do đó, cơ quan tiếp nhận cụ thể có thể phụ thuộc vào nơi cấp và loại giấy tờ.

Sau khi giấy tờ được cấp Apostille hợp lệ, người sử dụng không cần tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc.

Bước 3: Dịch giấy tờ sang tiếng Việt

Nếu giấy tờ không được lập bằng tiếng Việt, cần có bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Kể từ ngày 11/9/2026, Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải đã ngừng tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp thuộc phạm vi áp dụng Apostille.

Bước 4: Sử dụng giấy tờ tại Việt Nam

Giấy tờ công Trung Quốc có Apostille hợp lệ cùng bản dịch tiếng Việt theo quy định có thể được nộp cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam để thực hiện thủ tục tương ứng mà không phải qua thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, người sử dụng vẫn cần đáp ứng các yêu cầu riêng về hồ sơ, thời hạn của giấy tờ, bản dịch hoặc hình thức tài liệu do cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam quy định.

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc ở đâu?

Lưu ý:

• Các giấy tờ của Trung Quốc chỉ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại Trung Quốc.
• Các giấy tờ của Việt Nam có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam hoặc Trung Quốc. 

Hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc

►Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Trung Quốc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ/tài liệu đó để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở Việt Nam. Ở Việt Nam mà muốn Chứng nhận lãnh sự sẽ thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền, cụ thể:

• Ở miền Bắc từ Đà nẵng trở ra nộp ở Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam:
  • Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, Vietnam
  • Điện thoại: (+84 24) 3.7993125
  • Fax: (+84 24) 3.8236928
  • Email: [email protected].
  • Website: https://lanhsuvietnam.gov.vn
• Ở miền Nam từ Quảng Ngãi trở vào nộp ở Sở Ngoại vụ TPHCM:
  • Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: (+84 28) 38224224
  • Fax: (+84 28) 38251436
  • Mail: [email protected]

► Hợp pháp hoá lãnh sự Trung Quốc là việc cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc chứng nhận con dấu của Bộ Ngoại Giao/Sở ngoại vụ Việt Nam trên giấy tờ, hồ sơ cần chứng thực là hợp pháp để giấy tờ đó được sử dụng tại Trung Quốc.

Đại sứ quán Trung Quốc đã có mặt tại Việt Nam, cơ quan này sẽ có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự con dấu của Bộ Ngoại giao trên giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc. Tuy nhiên, nơi tiếp nhận hồ sơ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự là Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc. Hiện trung tâm có 3 trụ sở ở Việt Nam gồm:

Thời gian thụ lý giấy tờ, văn bản: 9h00 – 15h00 các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6. Thông thường sẽ mất khoảng 4 ngày để xử lý giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự. Với một số trường hợp có thể thời gian xử lý sẽ dài hơn.

Hợp pháp hóa giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam

► Chứng nhận lãnh sự Trung Quốc là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Trung Quốc xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ/tài liệu đó để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam được thực hiện tại các Cơ quan: Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc Bộ Ngoại giao Trung Quốc tại Hồng Kông và Macao, hoặc cơ quan ngoại giao địa phương được uỷ quyền.

Địa chỉ Bộ Ngoại giao Trung Quốc:

• Tầng 7, Tòa nhà Nam Bộ Ngoại giao, Số 2 Chao Yang Men Nan Da Jie, Quận Chao Yang, Bắc Kinh
• Tel: 010-65889761

► Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại Trung Quốc trên giấy tờ, tài liệu của Trung Quốc để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Hợp pháp hoá lãnh sự Trung Quốc sẽ thực hiện tại Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc, địa chỉ cụ thể là:

• Địa chỉ: No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc
• Điện thoại: +86-10-65321155 – Bộ phận lãnh sự :+86-10.6532.7038
• Fax: +86-10-65325720
• Email: [email protected]
  Website: http://vnembassy-beijing.mofa.gov.vn​

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc cho giấy tờ của Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam

Các giấy tờ do Trung Quốc cấp không thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự phải được Bộ Ngoại giao Trung Quốc chứng nhận và phải được Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể sử dụng tại Việt Nam.

Các giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc là bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm các loại, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, phiếu thương nghiệp,…

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Trung Quốc như sau:

►Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu đề nghị HPHLS sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh tại cơ quan công chứng địa phương của Trung Quốc.

►Bước 2: Chứng nhận lãnh sự

*Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Đơn xin hợp pháp lãnh sự được điền đầy đủ, ký tên
• Bản chính giấy tờ cần chứng thực
• Bản gốc và bản sao hộ chiếu hoặc ID hợp lệ
• Nếu ủy quyền gửi hồ sơ cần có giấy ủy quyền và bản sao hộ chiếu hợp lệ/ ID người nộp đơn
• Các giấy tờ khác mà viên chức lãnh sự có thể yêu cầu

*Nộp hồ sơ

Nộp đầy đủ giấy tờ, hồ sơ tại Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc Bộ Ngoại giao Trung Quốc tại Hồng Kông và Macao, hoặc cơ quan ngoại giao địa phương được uỷ quyền.

Bộ Ngoại giao Trung Quốc: Tầng 7, Tòa nhà Nam Bộ Ngoại giao, Số 2 Chao Yang Men Nan Da Jie, Quận Chao Yang, Bắc Kinh – Tel: 010-65889761.

*Nhận kết quả

►Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam

*Chuẩn bị hồ sơ:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
• 01 Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (Đã được chứng nhận tại Cơ quan có thẩm quyền tại Ba Lan)
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện)

*Nộp hồ sơ:

Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc tại địa chỉ No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.

*Nhận kết quả:

Bạn sẽ nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách đến tận Đại sứ quán Việt Nam hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát qua đường bưu điện.

►Bước 4: Mang giấy tờ sang Việt Nam sử dụng

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc giấy tờ của Trung Quốc mất bao lâu?

Thời gian thụ lý giấy tờ, văn bản: 8:30 AM – 11:00 AM các ngày làm việc (trừ ngày lễ của Trung Quốc).

• Yêu cầu làm thông thường: 4 ngày làm việc
• Yêu cầu làm nhanh: Ngày làm việc thứ 2, 3 từ khi nhận được hồ sơ
• Yêu cầu làm gấp: Trong ngày

Lưu ý: Thời gian xử lý nói trên là trường hợp thông thường, một số đơn xin có thể đòi hỏi thời gian dài hơn. Nếu gặp phải trường hợp như vậy, người yêu cầu chứng nhận cần chờ thông báo của Đại sứ quán.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Trung Quốc là bao nhiêu?

• Phí dịch thuật công chứng: tùy theo loại tài liệu, số lượng mà phí dịch thuật công chứng sẽ khác nhau
• Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Trung Quốc:
  • Chứng nhận giấy tờ, văn bản dân sự: 550.000 VNĐ/bản (225.000 VNĐ đối với công dân Trung Quốc)
  • Chứng nhận giấy tờ, văn bản thương mại: 1.075.000 VNĐ/bản (425.000 VNĐ đối với công dân Trung Quốc)
• Phí yêu cầu làm nhanh (nếu có): Thu thêm 25USD/bản.
• Phí yêu cầu làm gấp: Thu thêm 37USD/bản.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc
• Phí chuyển phát (nếu có)

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam của Visana như sau:

Khu vực	Loại giấy tờ	Thời gian xử lý	Chi phí
Miến Bắc	Giấy tờ cá nhân	20-21 ngày làm việc	5.560.000 VNĐ
	Giấy tờ thương mại		7.050.000 VNĐ
Miền Nam	Tất cả các giấy tờ	6 ngày làm việc	1.500.00 VNĐ

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc cho giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam mang sang Trung Quốc sử dụng

Có 02 cách để HPHLS giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc:

Trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc như sau:

A – Cách 1: Chứng nhận lãnh sự + hợp pháp hóa lãnh sự hoàn toàn tại Việt Nam

►Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Trung tại văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Phòng Tư pháp

►Bước 2: Chứng nhận lãnh sự

Mang giấy tờ cần đã được dịch thuật công chứng thực hiện chứng nhận lãnh sự tại Bộ ngoại giao Việt Nam hoặc Sở ngoại vụ TPHCM hoặc Sở ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền.

►Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự

*Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự chung:

• Tờ khai xin hợp pháp hóa lãnh sự
• Hộ chiếu còn hiệu lực của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
• Căn cước công dân của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự (bản chính)
  • Đối với giấy khai sinh của trẻ em dưới 18 tuổi thì cần nộp thêm mặt hộ chiếu, căn cước công dân của cả bố mẹ
  • Đối với đăng ký kết hôn thì cần nộp mặt hộ chiếu, căn cước công dân của cả vợ và chồng (bản chính)
  • Đối với đăng ký kết hôn hoặc giấy phép hoạt động của công ty thì cần cung cấp hộ chiếu của đại diện pháp nhân của công ty và văn kiện của công ty có thể chứng minh danh tính của đại diện pháp nhân. (Điều lệ công ty, Chứng nhận sở hữu công ty, Chứng nhận ngành nghề …)
• Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.
• Ủy quyền nộp hồ sơ
• Công văn xin hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ chứng nhận lãnh sự với giấy xác nhận độc thân:

• Tờ khai chứng nhận lãnh sự
• Hộ chiếu gốc + mặt hộ chiếu photo của người xin chứng nhận
• Mặt hộ chiếu photo hoặc căn cước công dân/chứng minh nhân dân photo của chồng/ vợ người Trung Quốc
• Bản tường trình tóm tắt quá trình hai người quen nhau của vợ/ chồng người Việt Nam (viết bằng tiếng Việt, viết bằng tay kí tươi ở dưới và thu bản gốc) – Nội dung chủ yếu là thông tin cơ bản của 2 người, quá trình quen nhau như thế nào…
• Bản tường trình tóm tắt quá trình quen nhau của vợ/ chồng người Trung Quốc (viết bằng tiếng trung, viết tay kí tên ở dưới và nộp bản photo) – Nội dung chủ yếu là thông tin cơ bản của 2 người, quá trình quen nhau như thế nào…
• Giấy chứng nhận độc thân đã có dấu chứng nhận lãnh sự của cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam (bản gốc và photo)

*Nộp hồ sơ

Nộp đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn của Visana tại Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc nơi thuận tiện.

*Nhận kết quả

►Bước 4: Mang sang Trung Quốc sử dụng

Lưu ý:

• Giấy tờ được chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự Hà Nội sẽ được hợp pháp hóa tại Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc tại Hà Nội;
• Giấy tờ được chứng nhận lãnh sự tại Sở Ngoại vụ TPHCM sẽ được hợp pháp hóa tại Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc tại TP. Hồ Chí Minh;
• Nội dung của giấy tờ, văn bản và trình tự, thủ tục cần chân thực, hoàn chỉnh, hợp pháp, không được có nội dung vi phạm luật pháp Trung Quốc hoặc làm tổn hạn đến lợi ích quốc gia và lợi ích công chúng xã hội Trung Quốc;
• Trường hợp giấy tờ, văn bản xin chứng nhận gồm hai trang trở lên, cần đóng thành tập, bảo đảm không dễ bị tháo và thay đổi bằng cách niêm phong sáp hoặc đóng dấu giáp lai và dấu nổi để bảo đảm sự hoàn hảo của giấy tờ, văn bản. Đại sứ quán sẽ không chứng nhận nếu có các trường hợp như trình tự không hoàn chỉnh, quy cách không quy phạm, có nội dung không hợp pháp, giấy tờ và văn bản bị xóa và sửa, bị tháo, đổi…
• Bản tuyên thệ hoặc giấy chứng nhận không có tiền sử hôn nhân dùng để đăng ký kết hôn tại Trung Quốc có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày được công chứng; giấy công chứng tình trạng hôn nhân, sức khoẻ, tài sản, thu nhập và không có tiền án dùng để nhận con nuôi tại Trung Quốc, có hiệu lực trong vòng 6 tháng, từ ngày công chứng đến ngày xin đăng ký nhận nuôi (không bao gồm thời gian thụ lý của trung tâm nhận nuôi Trung Quốc). Đại sứ quán không công chứng những giấy tờ, văn bản hết hạn.
• Giấy tờ, văn bản có công chứng của Đại sứ quán không được tháo hoặc xóa, sửa tùy tiện.

B – Cách 2: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam + Chứng nhận lãnh sự tại ĐSQ Việt Nam tại Trung Quốc + Hợp pháp hóa lãnh sự tại Trung Quốc

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Trung tại văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Phòng Tư pháp

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ ngoại giao Việt Nam tại Cục lãnh sự Hà Nội, Sở ngoại vụ TPHCM hoặc Sở ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền.

► Bước 3: Mang sang Trung Quốc xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc

Địa chỉ Đại sứ quán Việt Nam tại Trung quốc:  No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.

► Bước 4: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục lãnh sự của Bộ Ngoại giao Trung Quốc

Địa chỉ Bộ Ngoại giao Trung Quốc: 7th floor, South Building of the Ministry of Foreign Affairs, No.2 Chao Yang Men Nan Da Jie, Chao Yang District, Beijing.

► Bước 5: Sử dụng tại Trung Quốc

Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam mang sang Trung Quốc sử dụng

• Phí dịch thuật: tùy theo từng loại, số lượng tài liệu
• Phí công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ ba (03) trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng tối đa không quá 100.000 đồng/bản
• Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 đồng/tem

►Nếu hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam (theo cách 1) gồm 2 loại phí:

• Phí hợp pháp hoá lãnh sự của Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam, thu hộ bởi Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc bằng tiền USD
• Phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc, thu bằng tiền VNĐ

• Lưu ý:
  • Phí dịch vụ chứng nhận lãnh sự sẽ được trung tâm thu vào ngày nộp đơn xin chứng nhận lãnh sự bằng Việt Nam đồng . Bất luận kết quả xin chứng nhận lãnh sự ra sao, phí dịch vụ đã thu đều không được hoàn lại.
  • Phí chứng nhận lãnh sự được trung tâm thu hộ cho Đại sứ quán Trung Quốc. Khi người nộp đơn đến lấy kết quả , phí chứng nhận lãnh sự sẽ được thu bằng đồng Đô la Mĩ. Số tiền thực tế phải nộp tùy thuộc vào việc phê duyệt của Đại sứ quán Trung Quốc.

►Nếu hợp pháp hoá lãnh sự tại Trung Quốc (theo cách 2):

• Phí chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc: 10USD/tem
• Phí Hợp pháp hóa lãnh sự của Bộ Ngoại giao Trung Quốc:
• Phí Hợp pháp hóa giấy tờ, văn bản dân sự: 50 Nhân dân tệ/bản
• Phí Hợp pháp hóa giấy tờ, văn bản thương mại: 100 Nhân dân tệ/bản
• Phí yêu cầu làm nhanh (nếu có): thêm 50 Nhân dân tệ/bản.
• Phí yêu cầu làm gấp (nếu có): thêm 100 Nhân dân tệ/bản.
• Phí chuyển phát nhanh (nếu có)

Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc giấy tờ của Việt Nam mất bao lâu?

• Thời gian chứng nhận lãnh sự tại cơ quan lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam thường là 5-10 ngày tùy theo số trang của tài liệu, có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm
• Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc:
  • Thời gian thụ lý giấy tờ, văn bản: 9h00 – 15h00 các ngày làm việc.
  • Yêu cầu làm thông thường: 4 ngày làm việc.
  • Yêu cầu làm nhanh: Ngày làm việc thứ 2, 3 từ khi nhận được hồ sơ.
  • Yêu cầu làm gấp: Trong ngày

Lưu ý: Thời gian xử lý nói trên là trường hợp thông thường, một số đơn xin có thể đòi hỏi thời gian dài hơn. Nếu gặp phải trường hợp như vậy, người yêu cầu chứng nhận cần chờ thông báo của Đại sứ quán.

Liên hệ ngay để tham khảo bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc của Visana như sau:

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc tại VISANA

Với kinh nghiệm hỗ trợ xử lý giấy tờ Việt Nam – Trung Quốc, VISANA cung cấp dịch vụ hỗ trợ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc, bao gồm:

• Kiểm tra và tư vấn loại giấy tờ thuộc diện Apostille hay cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn quy trình phù hợp với nước cấp giấy tờ và nơi sử dụng;
• Hỗ trợ chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ;
• Hỗ trợ thủ tục Apostille đối với giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Trung Quốc;
• Hỗ trợ xử lý giấy tờ Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam;
• Hỗ trợ dịch thuật, công chứng/chứng thực và các thủ tục liên quan;
• Theo dõi quá trình xử lý và bàn giao giấy tờ sau khi hoàn tất.

Để hạn chế việc thực hiện sai quy trình hoặc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần, khách hàng có thể gửi trước bản chụp giấy tờ, nơi cấp và mục đích/nơi dự kiến sử dụng để VISANA kiểm tra và tư vấn phương án xử lý phù hợp theo quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp