Thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Hiện nay, Việt Nam đang ngày càng hội nhập, nên nhu cầu sử dụng chuyên gia và lao động nước ngoài của các doanh nghiệp tại Việt Nam đang ngày càng gia tăng. Nhưng để người nước ngoài làm việc hợp pháp lâu dài tại Việt Nam, điều kiện tiên quyết họ cần đáp ứng đó chính là giấy phép lao động.

Trên mạng hiện có rất nhiều bài viết về giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, nhưng các thông tin đôi khi còn mang tính chất lẻ tẻ, rời rạc. Do đó, VISANA, với kinh nghiệm trên 10 năm hoạt động trong lĩnh vực di trú, trong bài viết này, sẽ khái quát đầy đủ mọi thông tin về giấy phép lao động Việt Nam, bao gồm:

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (work permit) là văn bản cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.  Trên giấy phép lao động có ghi rõ thông tin người lao động, tên và địa chỉ của tổ chức mà người đó làm việc, vị trí làm việc. Và người nước ngoài buộc phải làm công việc chính xác như nêu trong giấy phép, nếu không sẽ bị coi là phạm pháp.

Theo Điều 3, Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH, Cơ quan cấp giấy phép lao động là Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội và Sở Lao động, Thương binh và Xã hội.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm, và là giấy tờ quan trọng để người nước ngoài có thể xin được thẻ tạm trú tại Việt Nam.

Người nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ không được làm việc tại Việt Nam, trừ khi thuộc diện được miễn giấy phép lao động. Tuy nhiên, trong trường hợp này, người lao động nước ngoài cần xin được Giấy miễn giấy phép lao động.

Điều kiện để được cấp giấy phép lao động Việt Nam?

Theo Nghị định về giấy phép lao động số 11/2016/NĐ-CP, để được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài trước tiên phải thỏa mãn các điều kiện dưới đây:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
• Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
• Không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.
• Được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc sử dụng người lao động nước ngoài.

Đối tượng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam?

The  Nghị định số 152/2020/NĐ-CP quy định về giấy phép lao động, những người lao động nước ngoài vào tại Việt Nam theo các mục đích sau đây được xin cấp giấy phép lao động:

• Thực hiện hợp đồng lao động;
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế;
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
• Chào bán dịch vụ;
• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật;
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

Và những người sử dụng lao động dưới đây là những đối tượng đủ năng lực để bảo lãnh xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài của mình:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Nhà thầu tham dự thầu, thực hiện hợp đồng;
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập;
• Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp;
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy đăng ký theo quy định của Pháp luật Việt Nam;
• Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật;
• Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã;
• Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ & Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Dưới đây là 3 bước trong thủ tục làm giấy phép lao động cho người nước ngoài cũng như các hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị trong từng bước:

Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài

Đây là bước đầu tiền trong thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) cần nộp hồ sơ lên Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài để xin chấp thuận từ cơ quan này.

Hồ sơ bao gồm:

• Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng, có thể là:
  • Công văn giải trình mẫu 01/PLI ban hành kèm theo Thông tư 152/2020/ND-CP nếu người sử dụng lao động chưa từng đăng ký và nhận được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, HOẶC
  • Công văn giải trình theo mẫu 02/PLI ban hành kèm theo Thông tư 152/2020/ND-CP nếu đã được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài nhưng có thay đổi nhu cầu sử dụng.
• Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
• Bản sao công chứng Giấy Đăng ký kinh doanh

Địa điểm nộp hồ sơ là: Bộ phận 1 cửa của cơ quan chấp thuận hoặc hệ thống cổng thông tin điện tử http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn

Thời gian xét duyệt để chấp thuận là 15 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động

Trong quá trình đợi chấp thuận tại Bước 1, người lao động sẽ chuẩn bị các giấy tờ sau:  

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo mẫu số 11/PLI; (Tải về)
• Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ y tế (trong vòng 12 tháng)
• Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại Việt Nam (Được cấp không quá 06 tháng)
• Văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài
• Bản sao công chứng hộ chiếu và visa của người nước ngoài.
• Văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên (Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc nước ngoài tối thiểu là 03 năm,…)
• 02 ảnh mầu, kích thước 4×6, phông nền trắng, không đeo kính.
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài (Quyết định bổ nhiệm của công ty mẹ, hợp đồng lao động, Điều lệ công ty…)

Lưu ý: Các giấy tờ được cấp tại nước ngoài, như bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt trước khi nộp lên Sở LĐTBXH.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Ít nhất 15 ngày làm việc trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động phải nộp bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động, Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Dưới đây là địa chỉ của một số Sở lao động, Thương binh và Xã hội:

• Hà Nội:
  • 75 Nguyễn Chí Thanh, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
• Thành phố Hồ Chí Minh
  • 31 Đường 13, Kp 1, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức
• Đà Nẵng
  • Tầng 20 Trung tâm Hành chính thành phố, 24 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
• Hải Phòng
  • Số 2 Đinh Tiên Hoàng, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng
• Bắc Ninh
  • 11, Đường Lý Thái Tổ, Phường Suối Hoa, Đại Phúc, Bắc Ninh
• Ninh Bình
  • Số 11, Đường Lê Hồng Phong, Đông Thành, Ninh Bình
• Hải Dương
  • 8 Đường Phạm Sư Mạnh, P. Trần Phú, Thành phố Hải Dương, Hải Dương
• Bình Dương
  • Tầng 6, Tháp A, Trung tâm Hành chính Tỉnh Bình Dương, Đường Lê Lợi, phường Hòa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
• Đồng Nai
  • 05 Đ. Phan Đình Phùng, Quyết Thắng, Thành phố Biên Hòa, Đồng Nai

Bước 4. Nhận giấy phép lao động

Thời gian cấp giấy phép lao động là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

Trog vòng 5 ngày này, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định. Trường hợp không cấp giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Như vậy, để làm giấy phép lao động cho người nước ngoài, người sử dụng lao động cũng như người lao động cần thực hiện khá nhiều thủ tục hành chính cũng như phải chuẩn bị khá nhiều giấy tờ phức tạp. Việc này sẽ gây khó khăn cho nhiều người sử dụng lao động cũng như người lao động do mỗi thủ tục hoặc mỗi loại giấy tờ lại có những quy định chuẩn bị riêng mà không phải ai cũng nắm rõ. Vì những lý do này, nhiều người đã lựa chọn sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động của VISANA để được bảo toàn thời gian và công sức.

Thời hạn của giấy phép lao động Việt Nam được quy định như thế nào trong bộ luật lao động

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 02 năm:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết;
• Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài;
• Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Thời hạn đã được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó;
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

Xử phạt nếu người nước ngoài không có giấy phép lao động

Nếu người nước ngoài không có giấy phép lao động làm việc tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, thì cả người lao động và doanh nghiệp đều bị xử phạt. Các hình thức xử phạt này được quy định rõ ràng tại Điều 22 Nghị định 88/2015/NĐ-CP như sau:

1. Xử phạt người lao động không có giấy phép lao động

Người lao động làm việc tại Việt Nam nhưng không có giấy phép lao động theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động sẽ bị trục xuất khỏi Việt Nam.

2. Xử phạt người sử dụng lao động sử dụng người lao động không có giấy phép lao động:

Khi doanh nghiệp sử dụng người lao động không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động có giấy phép lao động đã hết hạn, thì doanh nghiệp sẽ phải chịu các hình thức xử phạt sau:

• Phạt tiền:
  • Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng nếu sử dụng 01 người đến 10 lao động không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động có giấy phép lao động đã hết hạn;
  • Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng nếu hành vi vi phạm liên quan đến 11 người đến 20 người;
  • Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng nếu hành vi vi phạm liên quan đến 21 người trở lên.
• Bị đình chỉ hoạt động từ 01 tháng đến 03 tháng đối với người sử dụng lao động có hành vi vi phạm nêu trên.

Các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực

Theo Quy định tại Điều 156, Bộ luật lao động năm 2019, giấy phép lao động hết hiệu lực trong các trường hợp sau:

1. Giấy phép lao động hết thời hạn. Trong trường hợp này, nếu người lao động vẫn còn đảm nhận vị trí cũ tại công ty, thì doanh nghiệp có thể xin gia hạn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài đó. Chỉ được gia hạn giấy phép lao động 1 lần
2. Chấm dứt hợp đồng lao động.
3. Nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của giấy phép lao động đã được cấp. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động về việc giấy phép lao động hết hiệu lực theo quy định. 
4. Làm việc không đúng với nội dung trong giấy phép lao động đã được cấp.
5. Hợp đồng trong các lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết thời hạn hoặc chấm dứt.
6. Có văn bản thông báo của phía nước ngoài thôi cử lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
7. Doanh nghiệp, tổ chức, đối tác phía Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động là người nước ngoài chấm dứt hoạt động.
8. Giấy phép lao động bị thu hồi.

Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng về giấy phép lao động cho người nước ngoài mà bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cũng nên biết. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào, hoặc muốn tư vấn giấy phép lao động, hãy để lại thông tin và chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay.