Bài viết hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan cho giấy tờ, tài liệu cấp bởi Việt Nam – Hà Lan.

Về mặt thương mại, Hà Lan là đối tác thương mại Châu Âu lớn thứ hai của Việt Nam và là nhà đầu tư Châu Âu lớn nhất tại Việt Nam. Mặt khác, Việt Nam cũng là một trong các đối tác quan trọng hàng đầu của Hà Lan tại Châu Á. Hiện nay có rất nhiều người Việt đang sinh sống, học tập và làm việc tại Hà Lan. Điều này cho thấy, việc trao đổi và sử dụng giấy tờ giữa hai quốc gia là điều tất yếu. Tuy nhiên, giấy tờ, tài liệu cấp bởi Hà Lan hay Việt Nam muốn sử dụng tại quốc gia còn lại cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là thủ tục hành chính không đơn giản vì nó liên quan đến luật pháp của cả hai quốc gia. Vậy, thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan như thế nào?

Trong bài viết này, Visana sẽ cùng bạn làm rõ các vấn đề sau:

• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu Hà Lan cần sử dụng tại Việt Nam
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu Việt Nam cần sử dụng tại Hà Lan
• Có nên hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan qua một bên thứ ba không?

1. Chứng nhận/Hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan là gì?

Chứng nhận lãnh sự Hà Lan là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đó để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở Hà Lan.

Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Hà Lan để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo Công hàm số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 của Đại sứ quán Hà Lan tại Hà Nội, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chỉ cần được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam là được sử dụng hợp pháp tại Hà Lan. Trong khi đó, tài liệu của Hà Lan cần phải được Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Hà Lan chứng nhận lãnh sự, sau đó cần được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại Hà Lan mới có giá trị sử dụng tại Việt Nam. 

→ Xem thêm: Danh sách 30 nước và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

2. Các giấy tờ Việt Nam thường được hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan

Các giấy tờ Việt Nam thường được hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Hà Lan bao gồm:

• Trích lục hộ tịch
• Bằng cấp, chứng chỉ
• Bản sao chính thức giấy khai sinh
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
• Giấy đăng ký kết hôn
• Giấy xác nhận ly hôn
• Giấy chứng tử
• ….

3. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan

3.1 Hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan đối với giấy tờ Việt Nam ở đâu?

Theo Công hàm số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 của Đại sứ quán Hà Lan tại Hà Nội, giấy tờ, tài liệu Việt Nam do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chỉ cần xin chứng nhận lãnh sự của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là được sử dụng hợp pháp tại Hà Lan. 

Cụ thể:

• Hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan tại Hà Nội tại Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam (với giấy tờ được cấp từ Đà Nẵng trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội – ĐT: (+84-4) 37993125

• Hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan tại TP. Hồ Chí Minh tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (với giấy tờ được cấp từ Quảng Ngãi trở vào Nam): 6 Alexandre De Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM – ĐT: (84-8) 38224224

3.2 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam cần sử dụng tại Hà Lan

Trình tự hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan cho giấy tờ Việt Nam gồm 02 bước:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Hà Lan hoặc tiếng Anh

Bạn mang bản gốc hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đi dịch thuật công chứng sang tiếng Hà Lan hoặc tiếng Anh tại Văn phòng dịch thuật công chứng Nhà nước hoặc Bộ Tư Pháp. 

Lưu ý: 

• Tài liệu phải được dịch bởi dịch giả đã tuyên thệ
• Trường hợp không dịch được sang tiếng Hà Lan có thể dịch sang tiếng Anh, Pháp, Đức

► Bước 2: Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự gồm:
  • 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai online tại lanhsuvietnam.gov.vn
  • Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu + 01 bản copy
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • 01 phong bì ghi sẵn địa chỉ, số điện thoại người nhận (nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện)
  • Văn bản, giấy tờ chứng minh khác cần thiết theo tình hình thực tế + 01 bản copy
• Nộp hồ sơ tới Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại Vụ TPHCM hoặc cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền chứng nhận lãnh sự

3.3 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt nam sử dụng tại Hà Lan mất bao lâu?

Thời gian chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam thường là 5-10 ngày tuỳ vào số trang của tài liệu, có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

3.4 Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Hà Lan bao nhiêu?

Tổng chi phí hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu Việt Nam mang sang Hà Lan sử dụng gồm:

• Phí dịch thuật công chứng: tuỳ vào loại tài liệu và số lượng
• Phí chứng nhận lãnh sự của Cục Lãnh sự Hà Nội/Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 30.000 VND/bản
• Phí chuyển phát nhanh (nếu có)

Lưu ý: Thanh toán bằng tiền mặt đồng Việt nam (VND).

Bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan của Visana

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ Hà Lan tại Việt Nam	2.500.000 VNĐ/tài liệu

4. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam

Hiện nay, Việt Nam không nằm trong 120 quốc gia và vùng lãnh thổ là thành viên của công ước LaHay (The Hague Apostille Convention). Do đó, các giấy tờ, tài liệu cấp tại Hà Lan muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan.

→ Xem thêm: Phân biệt Apostille và Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự)

4.1 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hà Lan ở đâu?

Giấy tờ, tài liệu cấp tại Hà Lan cần được pháp hóa lãnh sự ngay tại Hà Lan trước khi mang sang Việt Nam sử dụng.

4.2 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tiếng Hà Lan

Nếu bạn muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu tiếng Hà Lan ở Việt Nam, bạn cần phải hợp pháp hoá tài liệu đó. Thủ tục hợp pháp hoá cho mỗi loại tài liệu sẽ khác nhau.

► Bước 1: Chứng nhận lãnh sự bởi Cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành

Bạn mang bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đến cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành như Toà án Quận, Phòng Thương mại, Cơ quan quản lý giáo dục (DUO),… 

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực tài liệu của bạn sẽ phụ thuộc vào:

• Loại tài liệu
• Các thoả thuận giữa Hà Lan và Việt Nam

Sau đây là các trường hợp cụ thể:

• Tài liệu kinh doanh tiếng Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam: giấy tờ đó phải được Phòng Thương Mại Hà Lan (Kamer van Koophandel ; KvK) nơi đăng ký kinh doanh chứng thực. 
• Bản sao hộ chiếu Hà Lan: bạn cần công chứng tại Văn phòng công chứng của Hà Lan, sau đó xin chứng thực bởi Tòa Án Quận.
• Giấy tờ hộ tịch do Chính Phủ Hà Lan cấp, bao gồm giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận độc thân: bạn cần xin chứng thực bởi chính quyền địa phương nơi cấp văn bản. Viên chức được ủy quyền sẽ ký tên vào tài liệu của bạn để chứng thực.
• Giấy xác nhận cư trú do Tổng Cục Quản Lý Hải quan và Thuế cấp: bạn cần xin chứng thực của Bộ Tài Chính, Tổng cục Quản Lý Hải Quan và Thuế.
• Các văn bản pháp lý: tùy vào loại văn bản mà các thủ tục sẽ có sự thay đổi. Tuy nhiên, hầu hết bạn cần công chứng tại Văn phòng công chứng hợp lệ, sau đó xin chứng thực tại Tòa Án Quận.
• Các tài liệu y tế: tùy vào loại tài liệu mà thủ tục sẽ khác nhau. Cơ quan chứng thực có thẩm quyền có thể là
  • Với Giấy chứng nhận y tế do bác sĩ đa khoa hoặc bác sĩ chuyên khoa cấp là: Cơ quan thông tin Trung ương về chăm sóc sức khỏe (CIBG),
  • Với Chứng nhận dược là: Văn phòng Hành chính Trung ương về Bảo hiểm Y tế Đặc biệt (CAK)
  • Với Hộ chiếu thú cưng và chứng chỉ thú y là: cơ sở dịch vụ thú y nơi bác sĩ thú y đăng ký. Xem chi tiết tại đây.

► Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Trung tâm Dịch vụ Lãnh sự (CDC) 

• Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

Lưu ý: CDC tại Hà Lan có thể không hợp pháp hoá cho tài liệu được phát hành quá 12 tháng. Trường hợp tài liệu của bạn được ban hành quá 12 tháng hoặc bạn không chắc là tài liệu có hợp lệ không, bạn có thể gửi bản scan tài liệu đến địa chỉ email: [email protected].

• Tiếp theo, bạn nộp hồ sơ đến Trung tâm Dịch vụ Lãnh sự (CDC) của Hà Lan. Có 02 cách nộp hồ sơ:

a. Nộp hồ sơ trực tiếp:

• Bạn nộp hồ sơ theo yêu cầu theo hình thức trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người thân nộp hộ tại quầy lễ tân của CDC.
• Địa chỉ Trung tâm Dịch vụ Lãnh sự CDC: Rijnstraat 8, 2515 XP, Den Haag – ĐT: +31 247 247 247
• Thời gian nộp hồ sơ từ thứ Hai đến thứ Sáu 09:00 đến 12:30 
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự của CDC trung bình là 01 giờ hoặc có thể lâu hơn nếu có trên 20 tài liệu. 

Lưu ý:

• Bạn nên nộp hồ sơ trước 11:30 để nhận được kết quả trong ngày.
• Nếu hộp sơ sau 11:30 sẽ nhận hồ sơ sau 09:00 vào ngày làm việc tiếp theo

b. Nộp hồ sơ qua đường bưu điện:

• Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu kèm theo 01 phong bì có ghi rõ tên, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại của bạn để nhận kết quả qua bưu điện và gửi đến địa chỉ Postbus 20061, 2500 EB, Den Haag.
• Bạn sẽ nhận được kết quả chứng nhận lãnh sự của CDC qua đường bưu điện, trong vòng 5-7 ngày làm việc. 

Lưu ý:

• Không gửi lệ phí kèm trong phong bì. Sau khi CDC nhận được hồ sơ của bạn sẽ gửi email thông báo số tiền bạn cần trả qua phương thức thanh toán điện tử.

► Bước 3: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt và Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan

• Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tiếng Hà Lan tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở Hà Lan
• Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hà Lan
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Gravenhage: Javastraat 1 12585AA ‘s-Gravenhage – ĐT: +31 70 364 89 17 
  • Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Amsterdam: Tt. Vasumweg 1311033SG Amsterdam – Fax: +31 20 631 57 91
• Thời gian nhận hồ sơ về thủ tục lãnh sự: thứ Hai và thứ Tư từ 09:00 đến 12:00

Lưu ý: Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan không yêu cầu đặt lịch hẹn online trước khi nộp hồ sơ.

5.2 Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan mất bao lâu?

• Chứng thực của cơ quan có thẩm quyền: tuỳ thuộc vào cơ quan phụ trách
• Chứng nhận lãnh sự của Trung tâm Dịch vụ lãnh sự: 01 giờ làm việc nếu nộp trực tiếp hoặc 5 – 7 ngày nếu nộp qua đường bưu điện.
• Hợp pháp hoá lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan: từ 1 – 5 ngày làm việc tùy thuộc vào số lượng giấy tờ.

5.3. Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan hết bao nhiêu?

• Phí chứng nhận lãnh sự của CDC: 10 EUR/tài liệu.
• Phí chuyển phát nhận kết quả chứng nhận lãnh sự của CDC (nếu nộp hồ sơ theo đường bưu điện). Nếu chuyển phát trong địa phận Vương quốc Hà Lan phí chuyển phát là € 9,05.
• Phí hợp pháp hoá lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan: 10 USD/bản.

Bảng giá hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam của Visana

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Hà Lan trọn gói	$820/tài liệu

6. Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan (Netherlands)

Nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự cho tài liệu Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam hoặc chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Hà Lan cho tài liệu Việt Nam để sử dụng tại Hà Lan, nhưng không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn tốn công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, lời khuyên là hãy cân nhắc sử dụng Dịch vụ hỗ trợ của một bên thứ ba để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Sử dụng Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự Hà Lan của Visana chắc chắn sẽ giúp bạn có được giấy tờ hợp pháp sử dụng tại quốc gia bạn cần.

Visana cung cấp các gói dịch vụ:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam	Chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Hà Lan cho giấy tờ Việt Nam
✔️ Công chứng ✔️ Xác nhận cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành (tùy tài liệu) ✔️ Chứng nhận Trung tâm Dịch vụ lãnh sự CDC (tùy tài liệu) ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Hà Lan

Với nhiều năm kinh nghiệm, Visana nhận hợp pháp hóa lãnh sự tất cả giấy tờ cấp bởi Hà Lan để sử dụng tại Việt Nam hoặc ngược lại. Chúng tôi hợp thức hóa các văn bản tại các Bộ ban ngành có liên quan của Hà Lan, Bộ Ngoại giao Hà Lan, Đại sứ quán Việt Nam tại Hà Lan. Cam kết văn bản có thể được sử dụng tại Việt Nam với đầy đủ tính pháp lý như giấy tờ được cấp bởi Việt Nam. 

Hãy liên hệ Visana để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Hà Lan. Vui lòng gửi bản scan giấy tờ bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự để được thẩm định và báo giá chính xác.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2 – Tòa Nhà VIPD – số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0968.354.027
• Email: [email protected]

Câu hỏi thường gặp