Apostille là gì? Phân biệt Apostille và Legalization

Rachel Tran | Cập nhật vào 02/08/2021

Hiện nay, khi đề cập đến quá trình hợp pháp hóa lãnh sự một giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia để sử dụng ở nước ngoài, có rất nhiều thuật ngữ được sử dụng khiến không ít người nhầm lẫn. Các thuật ngữ được sử dụng có thể là Chứng thực, Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự, Chứng nhận Apostille.

Vậy các thuật ngữ này có giống nhau không? Chúng thường được sử dụng khi nào?

Trong bài viết này, Visana sẽ làm rõ các khái niệm Apostille là gì và cách phân biệt Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu!

Phân biệt apostille và legalization hợp pháp hóa lãnh sự

1. Apostille là gì?

Về mặt lý thuyết, để một giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia được chấp nhận và sử dụng ở một quốc gia khác thì tài liệu này phải trải qua một số thủ tục ở cả nước cấp và nước sử dụng nhằm xác thực tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đó. Quy trình này gọi chung là hợp pháp hóa lãnh sự (legalization).

Apostille, thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Pháp, là một hình thức chứng nhận giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền thuộc một trong các quốc gia ký kết Công ước LaHay (công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài). Khi có Tem Chứng nhận Apostille (Apostille stamp), giấy tờ, tài liệu đó sẽ được công nhận, sử dụng hợp pháp tại tất cả các quốc gia thành viên còn lại. Chứng nhận Apostille thường được phát hành bởi Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu, thường là Bộ Ngoại giao.

Đến nay, nước Cộng Hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước LaHay (Hague), hay còn gọi là Công ước Apostille, ký vào ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công.

Các giấy tờ được áp dụng Apostille

Apostille áp dụng đối với các giấy tờ công của các nước thành viên Công ước LaHay (Hague/Apostille). 

Các giấy tờ công được hiểu như sau:

  • Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ, tài liệu được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”)
  • Văn bản công chứng
  • Giấy tờ hành chính
  • Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định cụ thể và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

Tuy vậy, Công ước không áp dụng với:

  • Giấy tờ được lập bởi viên chức lãnh sự hoặc viên chức ngoại giao
  • Giấy tờ hành chính có liên quan trực tiếp đến các hoạt động hải quản hoặc thương mại.

Lợi ích của Chứng nhận Apostille

Lợi ích của Chứng nhận Apostille này là giúp các quốc gia thành viên Công ước Apostille rút ngắn một nửa quy trình chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ công của nước họ ở các nước thành viên thuộc Công ước này và ngược lại. Từ đó, góp phần tạo môi trường thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại, lao động và đầu tư giữa các nước nằm trong Công ước. 

Danh sách các nước thành viên của công ước LaHay

Hiện nay có 120 quốc gia là thành viên của công ước LaHay. Xem đầy đủ danh sách các nước thành viên Công ước Apostille được cập nhật mới nhất tại đây.

Chứng nhận apostille tài liệu
Tem chứng nhận apostille tài liệu của Mỹ

2. Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự (legalization) là việc chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia để giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận, sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác. 

Đây là một quy trình gồm nhiều bước, được thực hiện tại các cơ quan ngoại giao có thẩm quyền ở cả quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia sử dụng giấy tờ đó. 

3. Phân biệt Apostille và Legalization

Như đã đề cập, giấy tờ của một quốc gia muốn có giá trị pháp lý để sử dụng ở nước ngoài thường được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) theo một cách nào đó. 

Tuy nhiên, với các nước đã ký kết Công ước Apostille, yêu cầu hợp pháp hóa ngoại giao hoặc lãnh sự đối với giấy tờ công của nước ngoài đã được xóa bỏ.

Tem chứng nhận Apostille được phát hành tại một quốc gia thành viên của Công ước LaHay sẽ được chấp nhận tại các quốc gia thành viên khác. Giấy tờ, tài liệu có chứng nhận Apostille sẽ không phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng. 

Tuy nhiên, nếu giấy tờ/tài liệu của quốc gia thành viên Công ước Apostille muốn được sử dụng tại quốc gia không phải là thành viên của Công ước này thì vẫn cần thực hiện bước hợp pháp hóa lãnh sự. Khi đó, các giấy tờ, tài liệu sẽ được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia sử dụng giấy tờ. 

Ví dụ: Giấy tờ của Pháp (France) muốn được sử dụng tại Việt Nam thì sau khi được chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Pháp, cần được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Pháp. Tem mà Đại sứ quán phát hành để hợp thức hóa giấy tờ, tài liệu của nước ngoài thường được gọi là Chứng nhận lãnh sự.  

Ngoài một số loại giấy tờ, quốc gia có ký kết miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam, giấy tờ/tài liệu của Việt Nam muốn được sử dụng tại quốc gia khác (là thành viên hoặc không là thành viên của Công ước LaHay) cần phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hoặc theo thỏa thuận pháp luật của hai nước.

Sau đây là bảng phân biệt điểm tương đồng và khác biệt giữa Apostille và Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự):

Phân biệt Apostille và Legalization Apostille Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự)
Điểm tương đồng Cả Apostille và Legalization đều trải qua bước chứng nhận lãnh sự nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên một giấy tờ, tài liệu.
Điểm khác biệt 1. Hình thức chứng nhận chỉ dùng trong phạm vi các nước thành viên công ước LaHay

2. Quy trình chứng nhận Apostille chỉ trải qua 01 bước: chứng nhận lãnh sự của Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ/tài liệu (thường là Bộ Ngoại giao) thì giấy tờ đó sẽ được sử dụng hợp pháp tại các quốc gia thành viên Apostille còn lại.
1. Hình thức chứng nhận áp dụng cho tất cả các nước, bao gồm cả các nước không là thành viên của Công ước LaHay

2. Quy trình chứng nhận gồm 02 bước: chứng nhận lãnh sự của CQ ngoại giao nước cấp giấy tờ/tài liệu, sau đó được chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sử dụng giấy tờ đó.

Như vậy, sau bài viết này, hi vọng bạn đã hiểu cơ bản về Apostille và không còn nhầm lẫn giữa giữa hai khái niệm Apostille và Legalization. 

Do Việt Nam không phải là thành viên của công ước LaHay, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc khi muốn sử dụng tài liệu Việt Nam ở nước ngoài hoặc sử dụng tài liệu nước ngoài tại Việt Nam. Đây thủ tục phức tạp do liên quan đến pháp luật của cả hai nước. Không chỉ mất thời gian, công sức,và thậm chí là tiền bạc để hoàn tất thủ tục này, bạn có thể đối mặt với rủi ro là hồ sơ có thể không hợp lệ hoặc thất lạc giấy tờ. 

Để giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn, sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Visana chắc chắn sẽ giúp bạn có được giấy tờ hợp pháp sử dụng tại quốc gia bạn cần.

Visana cung cấp các gói dịch vụ:

✔️ Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

✔️ Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Mọi thông tin chi tiết về Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng liên hệ Hotline 1900 0284

Câu hỏi thường gặp

Việt Nam có phải là thành viên Apostille không?

Hiện Việt Nam không phải thành viên của Công ước LaHay (Hague), hay còn gọi là công ước Apostille, ký vào ngày 5 tháng 10 năm 1961 về việc được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công. Do đó các quy định của Công ước này chưa có hiệu lực đối với Việt Nam. Lãnh sự không làm trung gian trong việc có được Apostille.

Công ước Apostille có hiệu lực ở đâu?

Theo Sổ tay Apostille, Công ước Apostille chỉ có hiệu lực nếu cả Quốc gia nơi giấy tờ công được cấp phát (“Quốc gia xuất xứ”) và Quốc gia nơi giấy tờ công được xuất trình (“Quốc gia tiếp nhận”) đều là các Quốc gia Thành viên (tức là các Quốc gia Ký kết nơi Công ước thực tế có hiệu lực)