Từ ngày 11/9/2026, thủ tục sử dụng giấy tờ giữa Việt Nam và Hong Kong có thay đổi quan trọng khi Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam.

Theo quy định mới, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước được cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Hong Kong và giấy tờ công được cấp tại Hong Kong để sử dụng tại Việt Nam chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille tại nơi giấy tờ được lập, thay cho quy trình chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ Apostille là gì, quy định mới áp dụng ra sao, và quy trình cụ thể cho từng chiều giấy tờ Việt Nam – Hong Kong.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong là gì?

• Chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của bên cấp giấy tờ (Việt Nam hoặc Hong Kong) ban hành, xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu, chức danh của người ký trên giấy tờ công (không xác nhận nội dung giấy tờ). Vì cả Việt Nam và Hong Kong đều là thành viên Công ước Apostille và không có tuyên bố phản đối lẫn nhau, giấy tờ có Apostille được công nhận trực tiếp ở bên còn lại mà không cần thêm bước xác nhận của bất kỳ cơ quan đại diện ngoại giao nào.
• Chứng nhận lãnh sự Hong Kong là bước đầu tiên của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ (Việt Nam hoặc Hong Kong) nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó để giấy tờ đó được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại (Hong Kong hoặc Việt Nam). Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự thường là Bộ Ngoại giao. 
• Hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong là bước cuối cùng của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng (Hong Kong hoặc Việt Nam) nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó để nó được sử dụng tại quốc gia đó. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thường là Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

Lưu ý quan trọng: khác với Trung Quốc đại lục, Hong Kong có cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille riêng (Tòa án Tối cao Hong Kong), độc lập với Bộ Ngoại giao Trung Quốc – vì vậy quy trình Apostille giữa Việt Nam và Hong Kong không đi qua Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc như thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống trước đây.

Giấy tờ nào thuộc diện Apostille, giấy tờ nào vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Nhóm 1 – Áp dụng Apostille (1 bước):

• Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận độc thân
• Bằng đại học, chứng chỉ, bảng điểm
• Lý lịch tư pháp, quyết định/bản án của tòa án
• Giấy đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ
• Giấy tờ, văn bản đã được công chứng/chứng thực bởi notary public hoặc Commissioner for Oaths tại Hong Kong; văn bản công chứng tại Việt Nam

Nhóm 2 – Vẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế cũ:

• Giấy tờ do cơ quan ngoại giao, lãnh sự trực tiếp cấp
• Một số văn bản hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại/hải quan (một số hóa đơn, tờ khai hải quan đặc thù)
• Hồ sơ đã nộp/đang xử lý theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026

Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Hong Kong

Áp dụng cho giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Công ước, phát sinh từ 11/9/2026.

Bước 1: Dịch thuật công chứng (nếu cần) Dịch giấy tờ sang tiếng Anh hoặc tiếng Trung tại văn phòng công chứng, nếu cơ quan tiếp nhận tại Hong Kong yêu cầu bản dịch kèm theo bản gốc có Apostille.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp Apostille

• Tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành.
• Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp Apostille (hoặc bản sao/bản dịch có chứng thực hợp lệ).
• Hộ chiếu/CCCD của người nộp hồ sơ.
• Giấy ủy quyền (nếu nộp thay).

Bước 3: Nộp hồ sơ Nộp tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM, theo hình thức trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.

Bước 4: Nhận kết quả Thời gian xử lý thông thường: 1–4 ngày làm việc. Giấy tờ đã có Chứng nhận Apostille có thể mang sang Hong Kong sử dụng ngay, không cần nộp thêm tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam để chứng nhận lãnh sự như quy trình cũ.

Quy trình Apostille giấy tờ Hong Kong để sử dụng tại Việt Nam

Áp dụng cho giấy tờ công do Hong Kong cấp thuộc phạm vi Công ước, phát sinh từ 11/9/2026.

Bước 1: Công chứng/chứng thực tại Hong Kong (nếu cần)

• Các giấy tờ có chữ ký của công chức được Chính phủ Hong Kong công nhận (giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn do Phó lục sự Hôn nhân ký, giấy xác nhận độc thân, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh…) không cần công chứng thêm, có thể nộp thẳng xin Apostille.
• Các giấy tờ tư (giấy xác nhận kinh nghiệm, giấy ủy quyền, bản sao y, hợp đồng thương mại…) cần được công chứng/chứng thực bởi notary public hoặc Commissioner for Oaths tại Hong Kong trước khi xin Apostille.

Bước 2: Xin cấp Apostille tại Apostille Service Office – Tòa án Tối cao Hong Kong

• Nộp hồ sơ tại Counter số 5, LG1/F, High Court Building, 38 Queensway, Hong Kong.
• Đóng lệ phí HKD 125/tài liệu tại Phòng Kế toán Tòa án Tối cao (LG2/F).
• Thời gian xử lý: thường 02 ngày làm việc.
• Người nộp có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc ủy quyền người khác nhận thay (kèm thư ủy quyền).

Bước 3: Dịch thuật công chứng (nếu cần) Dịch giấy tờ đã có Apostille sang tiếng Việt tại văn phòng dịch thuật công chứng hợp lệ, để nộp kèm khi sử dụng tại cơ quan Việt Nam.

Bước 4: Sử dụng tại Việt Nam Giấy tờ đã có Apostille hợp lệ được cơ quan Việt Nam công nhận trực tiếp, không cần nộp thêm tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong để hợp pháp hóa lãnh sự như quy trình cũ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong cho giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Hong Kong

Cá nhân hay tổ chức có nhu cầu làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong cho giấy tờ cấp bởi Việt Nam để sử dụng tại Hong Kong cần phải hoàn tất thủ tục tại Việt Nam.

Lưu ý: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong sẽ được thực hiện tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Trung Quốc tại Việt Nam.

Sau đây là trình tự 03 bước thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong cho giấy tờ Việt Nam:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Trung Quốc hoặc tiếng Anh

Bước này được thực hiện tại Văn phòng công chứng Nhà nước.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ) xác nhận con dấu, chữ ký, và chức danh trên giấy tờ Việt Nam (bao gồm bản gốc/sao y và bản dịch công chứng).

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu tại đây và mang nộp tại:

• Nếu giấy tờ cấp tại các tỉnh từ Đà Nẵng trả ra Bắc sẽ nộp tại: Cục Lãnh sự Hà Nội
  • Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
  • Hotline: (+84) 24 3237 5924.
• Nếu giấy tờ cấp tại các tỉnh từ Quảng Ngãi trở vào Nam sẽ nộp tại: Phòng Lãnh sự Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.
  • Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
  • Hotline: (+84) 28 3829 1101.

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam.

Sau khi được chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, giấy tờ cần được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc để được công nhận tại Hong Kong.

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại:

• Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội, hoặc
  • Địa chỉ: 46 Hoàng Diệu, Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội.
  • Điện thoại: (+84) 24 3845 3736.
• Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại TPHCM
  • Địa chỉ: 175 Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
  • Điện thoại: (+84) 28 3820 4050.

Thời gian xử lý và chi phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong cho giấy tờ Việt Nam cũng giống với Trung Quốc. Xem chi tiết tại Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc. 

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Hong Kong để sử dụng tại Việt Nam

Sau đây là trình tự 03 bước hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp bởi Hong Kong để sử dụng tại Việt Nam.

► Bước 1: Công chứng/chứng thực

Bước này thực hiện tại văn phòng công chứng hoặc văn phòng Ủy viên tuyên thệ.

Phí công chứng là 2.200 HK$ đối với giấy tờ chính thức

Lưu ý:

• Các giấy tờ công có chữ ký của một bên chính thức như công chức được Chính phủ Hong Kong công nhận không cần phải công chứng/chứng thực, cụ thể:
  • Giấy khai sinh
  • Giấy chứng tử
  • Giấy đăng ký kết hôn được ký bởi Phó lục sự Hôn Nhân. Nếu giấy chứng nhận kết hôn ký bởi linh mục hoặc do nhà thờ cấp, bạn phải có bản sao y bản chính được cấp tại Phòng Lưu trữ hồ sơ của cơ quan đăng ký kết hôn)
  • Giấy xác nhận độc thân
  • Chứng nhận đăng ký kinh doanh
  • Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Các giấy tờ tư cần phải công chứng/chứng thực, cụ thể:
  • Giấy xác nhận kinh nghiệm
  • Giấy ủy quyền
  • Bản sao y
  • Hợp đồng thương mại
  • ….

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Tòa án tối cao Hong Kong

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Văn phòng Dịch vụ chứng thực, Ban đăng ký Tòa án tối cao Hong Kong tại phòng LG115, Tòa án Tối cao Hong Kong, 38 Queensway, Hong Kong.
• Thanh toán lệ phí tại Phòng Kế toán Tòa án tối cao tại Phòng LG221. Chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, Séc (cheque) hoặc EPS.
• Xuất trình biên lai thanh toán tại phòng LG115 và nhận biên lai thu hồ sơ.
• Đến ngày hẹn, ban quay lại Tòa án tối cao lấy kết quả đã được chứng nhận lãnh sự. 
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự tại Tòa án tối cao Hong Kong là 02 ngày làm việc.
• Mức phí thay đổi tùy theo số lượng tài liệu, thường khoảng 50–100 HKD/tài liệu (theo thông tin tham khảo từ Tòa án Tối cao Hong Kong).

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong

• Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu cùng với giấy tờ, tài liệu đã có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền và chứng nhận lãnh sự của Tòa án tối cao Hong Kong và nộp tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong.
  • Địa chỉ Tổng LSQ Việt Nam tại Hong Kong: 15/F, Great Smart Tower, 230 Wan Chai Rd, Wan Chai, Hong Kong – ĐT: +852 2835 9318

• Bạn dịch thuật công chứng ngay tại TLSQ Việt Nam hoặc mang sang Việt Nam dịch thuật. Sau đó tài liệu của bạn đã có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Tổng Lãnh sự quán Việt nam tại Hong Kong là USD10.

Dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong tại VISANA trọn gói và theo nhu cầu

VISANA tự hào là đơn vị có hơn 17 năm kinh nghiệm hỗ trợ các thủ tục pháp lý cho khách hàng cả trong và ngoài nước. Với dịch vụ Apostille & Hợp pháp hóa lãnh sự Hong Kong, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z hoặc theo nhu cầu để hợp thức hóa giấy tờ cấp tại Việt Nam sử dụng tại Hong Kong hoặc giấy tờ cấp tại Hong Kong sử dụng tại Việt Nam. Cam kết văn bản có thể được sử dụng tại Việt Nam với đầy đủ tính pháp lý như giấy tờ được cấp bởi Việt Nam. 

VISANA hỗ trợ trọn gói, cập nhật đúng quy định mới nhất:

• Tư vấn xác định giấy tờ thuộc diện Apostille (1 bước) hay vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống (3 bước qua Trung Quốc/Hong Kong).
• Đại diện nộp hồ sơ xin cấp Apostille tại Cục Lãnh sự Hà Nội/Sở Ngoại vụ TP.HCM cho giấy tờ Việt Nam.
• Hỗ trợ thủ tục công chứng và xin Apostille tại Apostille Service Office (Tòa án Tối cao Hong Kong) cho giấy tờ Hong Kong, thông qua mạng lưới đối tác tại Hong Kong.
• Dịch thuật công chứng chuyên nghiệp sang tiếng Anh/tiếng Trung/tiếng Việt đúng chuẩn cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
• Tư vấn miễn phí, minh bạch chi phí, không phát sinh phí ẩn.