Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bằng cấp, lý lịch tư pháp hay các giấy tờ công khác được cấp tại Việt Nam khi sử dụng tại Ma Cao (Macao) và ngược lại thường cần được xác thực để được cơ quan tiếp nhận công nhận.

Từ 11/09/2026, thủ tục này đã được đơn giản hóa đáng kể khi Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam. Theo đó, giấy tờ công đủ điều kiện có thể thực hiện Apostille thay cho quy trình chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Vậy giấy tờ nào cần Apostille, trường hợp nào vẫn phải thực hiện thủ tục khác và quy trình Việt Nam – Ma Cao hiện nay ra sao? Cùng VISANA tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Apostille, Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự Macao là gì?

Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia/vùng lãnh thổ thành viên Công ước La Hay 1961 cấp, nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu (nếu có) trên giấy tờ công. Giấy tờ đã được cấp Apostille sẽ được công nhận và sử dụng trực tiếp tại các quốc gia/vùng lãnh thổ thành viên khác mà không cần thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự.

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam và Macao (Macau SAR) đều áp dụng Công ước Apostille với nhau. Do đó, đối với giấy tờ công lưu thông giữa hai bên, chỉ cần một bước Apostille là đủ.

Chứng nhận lãnh sự Macao là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Macao chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do mình cấp, để giấy tờ đó đủ điều kiện thực hiện bước tiếp theo (hợp pháp hóa lãnh sự) khi sử dụng tại quốc gia/vùng lãnh thổ còn lại. Đây là bước trung gian trong quy trình truyền thống.

Hợp pháp hóa lãnh sự Macao là việc cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của Việt Nam hoặc Macao (hoặc cơ quan được ủy quyền) chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự trước đó, để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia/vùng lãnh thổ của mình.

Thủ tục Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Ma Cao

Cơ quan có thẩm quyền

Hiện nay, hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille được tiếp nhận tại:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao: 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội.
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh.

Ngoài ra, người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục theo hình thức trực tuyến theo quy định hiện hành.

Quy trình Apostille giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Macao

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị giấy tờ

Trước tiên cần xác định giấy tờ cần sử dụng tại Macao có thuộc phạm vi giấy tờ công được cấp Apostille hay không.

Tùy từng loại giấy tờ, có thể cần thực hiện công chứng, chứng thực hoặc xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền trước khi xin Apostille.

Trường hợp cơ quan tiếp nhận tại Macao yêu cầu bản dịch, giấy tờ cần được dịch sang ngôn ngữ phù hợp và thực hiện công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu. Macao sử dụng tiếng Trung và tiếng Bồ Đào Nha là ngôn ngữ chính thức; yêu cầu về ngôn ngữ hồ sơ cần được kiểm tra cụ thể với cơ quan tiếp nhận.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận Apostille

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp Chứng nhận Apostille theo mẫu APO/TK;
• Bản quét (scan) giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp Apostille được đăng tải theo quy định trên hệ thống;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp Apostille;
• Bản dịch đã được công chứng/chứng thực nếu có yêu cầu;
• Các giấy tờ liên quan khác tùy từng trường hợp.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp Chứng nhận Apostille

Người yêu cầu thực hiện thủ tục theo hình thức được cơ quan có thẩm quyền triển khai, bao gồm nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hoặc thực hiện thủ tục điện tử theo quy định.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp:

• Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự, 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội – tiếp nhận tại quầy 8, 9 và trả kết quả tại quầy 10.
• Tại TP.HCM: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, 6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn, TP.HCM – tiếp nhận tại quầy 5 và trả kết quả tại quầy 9.

Sau khi hồ sơ được kiểm tra và đáp ứng điều kiện, cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng nhận Apostille cho giấy tờ.

Bước 4: Hoàn thiện bản dịch và sử dụng giấy tờ tại Macao

Sau khi được cấp Apostille, người sử dụng cần hoàn thiện yêu cầu về dịch thuật, công chứng/chứng thực bản dịch nếu cơ quan tiếp nhận tại Macao yêu cầu.

Đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước đã được Apostille hợp lệ, không cần tiếp tục thực hiện bước chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Trung Quốc tại Việt Nam như quy trình trước đây.

Thời gian xử lý và phí Apostille

Theo quy định triển khai từ ngày 11/09/2026, thời gian giải quyết hồ sơ Apostille bản giấy tại Việt Nam được xác định theo số lượng giấy tờ công:

Số lượng giấy tờ công	Thời gian giải quyết
01–04 giấy tờ	01 ngày làm việc
05–09 giấy tờ	02 ngày làm việc
Từ 10 giấy tờ trở lên	04 ngày làm việc

Thời hạn trên không bao gồm thời gian xác minh trong trường hợp giấy tờ cần được cơ quan có thẩm quyền xác minh thêm.

Phí cấp Chứng nhận Apostille: 30.000 đồng/bản, thực hiện theo mức thu phí hiện hành. Ngoài khoản phí này, người làm hồ sơ có thể phát sinh chi phí dịch thuật, công chứng/chứng thực và các chi phí liên quan tùy loại giấy tờ.

Thủ tục Apostille giấy tờ Ma Cao để sử dụng tại Việt Nam

Macao đã áp dụng Công ước Apostille từ lâu và Cục Tư pháp Macao (DSAJ) là một trong những cơ quan thực hiện thủ tục Apostille đối với giấy tờ công được cấp tại Macao.

Từ ngày 11/09/2026, khi Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam, giấy tờ công Macao thuộc phạm vi Công ước và được cấp Apostille hợp lệ có thể sử dụng tại Việt Nam mà không cần tiếp tục thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Bước 1: Công chứng/xác nhận giấy tờ nếu cần

Đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Macao cấp và đáp ứng điều kiện Apostille, có thể thực hiện thủ tục Apostille theo quy định.

Đối với tài liệu tư nhân như một số hợp đồng, giấy ủy quyền, văn bản do cá nhân/tổ chức lập…, có thể cần thực hiện hành vi công chứng hoặc xác nhận phù hợp trước khi xin Apostille.

Bước 2: Xin cấp Apostille tại Macao

Người yêu cầu chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp Apostille;
• Bản gốc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ;
• Bản gốc giấy tờ công cần cấp Apostille.

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại một trong các địa điểm tiếp nhận:

Cục Tư pháp Macao – Justice Affairs Department (DSAJ)
162 Rua do Campo, Public Administration Building, tầng 19, Macao.
Thứ Hai–Thứ Năm: 09:00–13:00 và 14:30–17:45; Thứ Sáu: 09:00–13:00 và 14:30–17:30.

Government Services Centre
222 Avenida de Venceslau de Morais, tầng trệt, Macao.
Thứ Hai–Thứ Sáu: 09:00–18:00.

Government Services Centre in Islands
225 Rua de Coimbra, tầng 3, Taipa, Macao.
Thứ Hai–Thứ Sáu: 09:00–18:00.

Phí cấp Apostille: Miễn phí.

Thời gian xử lý

• Trường hợp DSAJ đã có mẫu chữ ký tương ứng: hoàn thành trong vòng 02 ngày làm việc, tính từ ngày làm việc tiếp theo sau khi nhận hồ sơ.
• Trường hợp DSAJ chưa có mẫu chữ ký hoặc cần xác minh tính xác thực của giấy tờ: hoàn thành trong vòng 02 ngày làm việc, tính từ ngày làm việc tiếp theo sau khi nhận được phản hồi xác minh của cơ quan liên quan.

Người nộp hồ sơ có thể trực tiếp nhận kết quả hoặc ủy quyền cho người khác nhận thay.

Trường hợp nhận thay, người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền có chữ ký của người nộp hồ sơ, bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp, bản gốc và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền cùng phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Dịch giấy tờ sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

Sau khi được cấp Apostille, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước không cần tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong và Macao.

Để sử dụng cho thủ tục hành chính tại Việt Nam, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng/chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và quy định áp dụng đối với từng thủ tục.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Macao cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Macao

Giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đặc khu hành chính Macao (Trung Quốc) cần phải hoàn thiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

Lưu ý: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Macao được thực hiện tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Trung Quốc tại Việt Nam. 

Sau đây là trình tự 03 bước thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Macao cho giấy tờ Việt Nam:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Trung Quốc/tiếng Anh

Bạn mang bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đến dịch thuật công chứng tại Văn phòng công chứng Nhà nước.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn tại đây và nộp tại:

• Cục Lãnh sự Hà Nội (nếu giấy tờ cấp tại các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội – ĐT: 024 3799 3125
• Phòng Lãnh sự – Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (nếu giấy tờ cấp tại các tỉnh từ Quảng Ngãi trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – ĐT: 028 3822 4224

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại:

• Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội: 46 Hoàng Diệu, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
• Tổng Lãnh sự Quán Trung Quốc tại TP.HCM: 175, Hai Bà Trưng, TP. Hồ Chí Minh

Thời gian xử lý và chi phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Macao cho giấy tờ Việt Nam cũng giống với Trung Quốc. Xem chi tiết tại Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc. 

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Macao để sử dụng tại Việt Nam

Giấy tờ, tài liệu cấp bởi Đặc khu hành chính Macao Trung Quốc sẽ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đặc khu hành chính Macao và Đặc khu hành chính Hongkong Trung Quốc.

Sau đây là trình tự 03 bước hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp bởi Macao để sử dụng tại Việt Nam.

► Bước 1: Công chứng (áp dụng với các giấy tờ do tư nhân cấp)

Bạn mang giây tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự do tư nhân cấp đi công chứng tại cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý: Giấy tờ công được không cần thực hiện bước này.

► Bước 2: Chứng nhận của một trong các cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu hành chính Macao

• Bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:
  • Mẫu đơn đăng ký (có thể dùng phiên bản tiếng Trung hoặc tiếng Bồ Đào Nha)
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân của chủ giấy tờ
  • Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Sau đó đến nộp trực tiếp tại một trong các địa điểm sau:
  • Cục Tư Pháp: Tầng trệt, Tòa nhà Hành chính công, số 162, Đ. Shuikeng Mei Street, Ma Cao. Thời gian nhận hồ sơ từ 9:00 – 13:00 và 14:30 – 17:45 từ thứ Hai – thứ Năm; 9:00 – 13:00 và 14:30 – 17:30 thứ Sáu
  • Trung tâm dịch vụ hành chính Macao: số 52, Đ. Huanxin, Heisha, Ma Cao. Thời gian nhận hồ sơ: 9:00 – 16:00 từ thứ Hai – thứ Sáu
  • Trung tâm Dịch vụ tích hợp của Chính phủ Quần Đảo: tầng 3, số 225, Đ. Coimbra, Taipa, Ma Cao. Thời gian nhận hồ sơ: 9:00 – 18:00 từ thứ Hai – thứ Sáu
• Phí chứng nhận: miễn phí
• Thời gian xử lý:
  • Nếu con dấu, chữ ký trên giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được đăng ký với Cục Tư pháp: 02 ngày làm việc không tính ngày nhận hồ sơ 
  •  Nếu con dấu, chữ ký trên giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự chưa được đăng ký với Cục Tư pháp hoặc cần xác minh thêm tính xác thực của giấy tờ: 02 ngày làm việc tính từ sau ngày nhận được trả lời của các bên liên quan. 
• Đến ngày hẹn trả kết quả, bạn có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc nhờ người nhận hộ.
  • Nếu nhận kết quả trực tiếp, bạn chuẩn bị các giấy tờ sau:
    • Bản gốc giấy tờ tùy thân 
    • Phiếu xác nhận thu hồ sơ có đóng dấu của Cục Tư Pháp
  • Nếu nhờ người nhận kết quả thay, người được ủy quyền phải mang theo các giấy tờ sau:
    • Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ giấy tờ
    • Bản sao giấy tờ tùy thân của chủ giấy tờ
    • Bản gốc và bản sao chứng chỉ hợp lệ (nếu xin chứng nhận chi tài liệu giáo dục)
    • :Phiếu xác nhận thu hồ sơ có đóng dấu của Cục Tư Pháp

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự của Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong và Macao 

Bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Hong Kong và Macao.

• Địa chỉ: Tầng 15, tòa nhà Great Smart, số 230 Đ. Wan Chai, Ma Cao
• ĐT: +852-2591-4510; 2591-4517; 2835-9358; 2835-9398
• Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự tại TLSQ Việt Nam tại Hong Kong và Macao là 3-5 ngày làm việc.
• Phí chứng nhân lãnh sự của TLSQ Việt Nam tại Hong Kong và Macao là : USD10

Sau khi dịch thuật sang tiếng Việt là tài liệu cấp bởi Macao của bạn có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Macao của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Phí
Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Macao để sử dụng tại Việt Nam	7.800.000 VNĐ

Như vậy VISANA vừa hướng dẫn bạn hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Macao. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn hoàn thành công cuộc hợp pháp hóa lãnh sự của mình ngay lần đầu.

Miễn trách: VISANA đã nỗ lực tối đa để thu thập thông tin và biên soạn hướng dẫn toàn diện này cho bạn. Tuy nhiên, có thể có những thay đổi mà chúng tôi chưa được cập nhật kể từ khi hoàn thiện hướng dẫn. VISANA không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự khác biệt nào giữa nội dung hướng dẫn này và quy trình thực tế tại thời điểm hiện tại.