Hiện nay, cả Việt Nam và Malaysia đều không là thành viên của công ước LaHay và Malaysia không thuộc danh sách các nước miễn hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam, do đó, để giấy tờ, tài liệu cấp tại trong hai quốc gia được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại thì cần hợp pháp hóa lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của một nước chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài để tài liệu đó được sử dụng hợp pháp tại nước đó.

Vậy, cụ thể thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia như thế nào? Chi phí bao nhiêu? Làm mất bao lâu?

Trong bài viết này Visana sẽ hướng dẫn chi tiết trình tự, hồ sơ, thủ tục:

• hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Malaysia
• hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ Malaysia để sử dụng tại Việt Nam

1. Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia là gì?

Chứng nhận lãnh sự Malaysia và hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia là hai khâu của một quy trình hợp thức hóa giấy tờ của Malaysia sử dụng tại Việt Nam hoặc hợp thức hóa giấy tờ của Việt Nam sử dụng tại Malaysia. Trong đó:

Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của quy trình đó, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu, thường là Bộ ngoại giao của quốc gia cấp giấy tờ đó. 

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước tiếp theo, được thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng, thường là Đại sứ quán/Lãnh sự quán.

Các giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia bao gồm:

• Giấy khám sức khỏe
• Bằng đại học, chứng chỉ
• Đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Phán quyết của tòa án
• Chứng nhận CO, CQ
• Lý lịch tư pháp
• Đăng ký kết hôn
• Giấy chứng nhận độc thân
• Giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân
• ….

2. Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia ở đâu?

→ Các giấy tờ của Việt Nam được phép làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam hoặc tại Malaysia.

• Nếu thực hiện trong nước, bạn cần đi qua các cơ quan sau:
  • Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM 
  • Đại sứ quán Malaysia tại Việt Nam
• Nếu thực hiện tại Malaysia, bạn cần đi qua các cơ quan sau:
  • Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia
  • Bộ Ngoại giao Malaysia

→ Các giấy tờ của Malaysia chỉ có thể làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Malaysia, sau đó mang sang Việt Nam sử dụng.

• Khi đó bạn cần đi qua các cơ quan sau:
  • Bộ Ngoại giao Malaysia 
  • Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia

3. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Malaysia

Đối với giấy tờ cấp tại Việt Nam cần sử dụng tại Malaysia có thể làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia theo 02 cách:

• Làm hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia tại Việt Nam.
• Làm Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự tại Malaysia.

3.1 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Malaysia

Sau đây là trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia cho giấy tờ Việt Nam:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Bahasa Melayu hoặc tiếng Anh

Bạn mang giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đến Văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Phòng tư pháp để dịch thuật sang tiếng Bahasa Melayu (Tiếng Malay) hoặc tiếng Anh.

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:
  • Tờ khai xin cấp chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai online trên lanhsuvietnam.gov.vn
  • Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu. Nếu nộp qua đường bưu điện thì nộp bản sao không cần chứng thực.
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • Bản dịch thuật giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy để lưu hồ sơ
  • Bản gốc và 01 bản copy các giấy tờ liên quan trong trường hợp cần kiểm tra tính xác thực tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
• Nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM hoặc cơ quan ngoại giao được ủy quyền.
  • Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội
  • Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 184 Bis Pasteur, Quận 1, TPHCM

Sau khi xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn có thể thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo 02 cách tùy vào tình hình tài liệu của bạn ở đâu. Cụ thể:

a. Nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại Việt Nam

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ Quán/Tổng Lãnh sự Quán Malaysia tại Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Malaysia tại Việt Nam hoặc Tổng lãnh sự quán Malaysia tại TPHCM theo địa chỉ:

• Đại sứ quán Malaysia tại Hà Nội: 43 – 45 đường Điện Biên Phủ, phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội
  • Thời gian làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Sáu từ 9:00 đến 17:00 (trừ các ngày lễ của Việt Nam và Malaysia)
• Tổng lãnh sự quán Malaysia tại TPHCM:  109 Nguyễn Văn Hưởng, Thảo Điền, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh – ĐT: 8428-3829 9023
  • Thời gian làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Sáu từ 8:30 đến 16:30

ĐSQ/TLSQ sẽ xét duyệt hồ sơ và đóng dấu xác nhận. Sau đó, bạn có thể sử dụng tài liệu này hợp pháp tại Malaysia.

b. Nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã có dấu chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam và có sẵn tại Malaysia

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia

Giấy tờ Việt Nam sau khi chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và nộp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia để xin chứng thực con dấu Bộ Ngoại giao Việt Nam.

• Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia: No.4, Persiaran Stonor 50450, Kualar Lumpur, Malaysia
• Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 đến 17:00 các ngày trong tuần.

► Bước 4: Xin hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia tại Bộ Ngoại giao Malaysia

Lưu ý: Bộ phận Lãnh sự của Bộ Ngoại giao Malaysia chỉ tiếp nhận hồ sơ qua lịch hẹn online đặt trước.

• Bạn đặt lịch hẹn qua địa chỉ email:  [email protected] 
• Vào ngày đã hẹn, bạn mang hồ sơ theo yêu cầu đến nộp tại Bộ phận lãnh sự Bộ Ngoại giao Malaysia.

3.2 Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia cho giấy tờ Việt Nam mất bao lâu?

• Thời gian dịch thuật công chứng: tùy vào tài liệu
• Thời gian chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam: 01 – 05 ngày làm việc
• Thời gian chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Malaysia tại VIệt Nam: từ 06 – 07 ngày làm việc
• Thời gian chuyển phát (nếu có)

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Malaysia của Visana như sau:

Khu vực nộp	Thời gian xử lý	Phí (VND/giấy tờ)
		1 -2 giấy tờ	3 – 4 giấy tờ	Từ 5 giấy tờ
Toàn quốc	8 ngày làm việc	2.700.000	2.574.000	2.448.000
Miền Bắc	7 ngày làm việc	3.800.000	3.800.000	3.800.000

4. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia

4.1 Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia để sử dụng tại Việt  Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu cấp tại Malaysia như sau:

► Bước 1: Chứng thực

Bạn cần công chứng/chứng thực tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền nơi ban hành tài liệu đó. 

Tùy theo tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự mà bạn cơ quan có thẩm quyền sẽ khác nhau. Sau đây là các trường hợp cụ thể:

• Các giấy tờ công do Chính phủ Bang và Liên Bang cấp hoặc phê duyệt không cần phải công chứng/chứng thực. Nhưng nếu bạn không trình diện được bản gốc thì phải công chứng bản photo.
• Với giấy tờ cá nhân/tư nhân như Giấy bổ nhiệm chức vụ, giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng, giấy ủy quyền, cơ quan chứng thực là Văn phòng công chứng.
• Với chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, cơ quan chứng thực là Phòng Thương mại và công nghiệp
• Với hóa đơn và vận đơn, cơ quan chứng thực có thể là Phòng công chứng hoặc Phòng thương mại và Công Nghiệp
• Với văn bản giáo dục, bảng điểm, chứng chỉ cấp bởi các tổ chức tại Malaysia, cơ quan có thẩm quyền là Bộ Giáo dục, Bộ giáo dục Đại học hoặc Phòng giáo dục Malaysia,.. 
• Với chứng nhận y tế, cơ quan có thẩm quyền là Bộ Y Tế.
• Với giấy đăng ký kết hôn, cơ quan chứng thực là Phòng Đăng ký quốc gia (JPN).

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Malaysia

Bộ Ngoại giao Malaysia chỉ tiếp nhận hồ sơ đã đặt lịch hẹn online trước qua email [email protected].

• Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã có dấu chứng thực (nếu cần)
  • Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân có giá trị thay thế hộ chiếu
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ
• Đến ngày hẹn, mang nộp hồ sơ đến Bộ phận Lãnh sự của Bộ Ngoại giao Malaysia tại địa chỉ: Số 1, Jalan Wisma Putra, Precinct 2, 62602 Putrajaya – ĐT: 03-8887 4000
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Thứ Hai đến Thứ Sáu: từ 8:30 đến 16:00

Lưu ý: 

• Nếu nộp hồ sơ trước 11:00 sẽ nhận được kết quả trong ngày
• Nếu nộp hồ sơ sau 11:00 sẽ nhận kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

► Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia

Bạn chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Tờ khai xin cấp hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
• Hộ chiếu gốc nếu nộp trực tiếp, hoặc 01 bản copy nếu nộp qua bưu điện
• Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đã có dấu xác nhận của Bộ Ngoại giao Malaysia + 01 bản copy
• 01 phong bì ghi rõ địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nộp hồ sơ và đăng ký nhận kết quả qua bưu điện

Bạn nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia tại địa chỉ: No.4, Persiaran Stonor 50450, Kualar Lumpur, MALAYSIA

► Bước 4: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

Bạn có thể dịch thuật ngay tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia hoặc mang về Việt Nam dịch thuật.

4.2 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia mất bao lâu?

Tổng thời gian hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia để sử dụng tại Việt Nam gồm:

• Thời gian công chứng/chứng thực: tùy vào tài liệu
• Thời gian chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Malaysia: 01 ngày làm việc
• Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia: 01-05 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm.
• Thời gian chuyển phát (nếu có)

4.3 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia hết bao nhiêu?

• Phí công chứng/chứng thực: tùy vào loại và số lượng tài liệu
• Phí chứng lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Malaysia
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia: 10USD/bản
• Phí chuyển phát (nếu có)

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Malaysia sử dụng tại Việt Nam của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Thời gian xử lý	Phí (USD/giấy tờ)
		1 -2 giấy tờ	3 – 4 giấy tờ	Từ 5 giấy tờ
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia dùng tại Việt Nam	4 – 5 tuần	550	542	540

5. Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính liên quan đến pháp luật của hai quốc gia, khâu chuẩn bị hồ sơ khá phức tạp và đi qua nhiều cơ quan hành chính. Mỗi loại tài liệu có những yêu cầu xử lý riêng biệt và mỗi cơ quan ngoại giao có quy định riêng về thời gian xử lý tài liệu. Vì thế, bạn chắc chắn sẽ tốn không ít thời gian, công sức và thậm chí là tiền bạc khi tự mình nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chưa kể đến rủi ro là có thể thất lạc hồ sơ hay hồ sơ không hợp lệ. 

Cách tốt nhất là để đảm bảo bạn có thể lấy được hồ sơ đúng hạn và hợp pháp là sử dụng Dịch vụ của một bên thứ ba. 

Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Dịch vụ làm hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia của Visana sẽ hỗ trợ bạn hợp pháp hóa lãnh sự cho tất cả các giấy tờ cấp tại Malaysia để sử dụng tại Việt Nam hoặc ngược lại. Đặc biệt, Visana là LỰA CHỌN NHANH & AN TOÀN NHẤT nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự GẤP.

Visana cung cấp các gói dịch vụ sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Malaysia để sử dụng tại Việt Nam	Chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Malaysia cho giấy tờ Việt Nam
✔️ Công chứng ✔️ Xác nhận cơ quan có thẩm quyền nơi tài liệu được ban hành (tùy tài liệu) ✔️ Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Malaysia  ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán Malaysia

Vui lòng gửi bản scan giấy tờ bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự để được thẩm định và báo giá chính xác.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2 – Tòa Nhà VIPD – số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0968.354.027
• Email: [email protected]

Câu hỏi thường gặp