Hướng dẫn chi tiết quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đức và giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam. 

Đức là đối tác thương mại lớn nhất của Việt Nam ở châu Âu trong khi Việt Nam là đối tác chính của Đức tại khu vực Đông Nam Á. Điều này khiến việc trao đổi giấy tờ, tài liệu giữa hai quốc gia trở nên ngày càng phổ biến. Hiện nay Đức là thành viên của Công ước LaHay (hay còn gọi là công ước Apostille), tuy nhiên tính đến nay Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước này. Vì thế, các giấy tờ cấp bởi Việt Nam hoặc Đức cần phải hợp pháp hóa lãnh sự Đức để có thể sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại.

Vậy, bạn cần làm gì nếu muốn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự Đức? Dưới đây, Visana sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước của quy trình:

• hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức; và 
• hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam.

1. Chứng nhận lãnh sự Đức và Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là gì?

Chứng nhận lãnh sự Đức và hợp pháp hóa lãnh sự Đức là hai bước của một thủ tục hành chính nhằm chứng nhận nguồn gốc của tài liệu, bao gồm việc xác thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ cấp bởi Đức hoặc Việt Nam để sử dụng tại quốc gia khác. 

Cụ thể:

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó để giấy tờ đó được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự thường là Bộ Ngoại giao. 
• Hợp pháp hóa lãnh sự là bước cuối cùng của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh của cơ quan ngoại giao nước cấp giấy tờ. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thường là Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

Với giấy tờ do Việt Nam cấp cần mang sang Đức sử dụng thì:

• Chứng nhận lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ cần mang sang Đức sử dụng, và
• Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Đức chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ chứng nhận lãnh sự của Việt Nam trên giấy tờ đó để nó có đầy đủ giá trị pháp lý sử dụng tại Đức.

Với giấy tờ do Đức cấp cần mang sang Việt Nam sử dụng thì:

• Chứng nhận lãnh sự Đức là việ cơ quan có thẩm quyền của Đức chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ cần mang sang Việt Nam sử dụng, và
• Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ có thẩm quyền của Đức trên giấy tờ đó để nó được sử dụng tại Việt Nam một cách hợp pháp.

Hầu hết các giấy tờ công của Việt Nam như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn đều được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Đức. Tuy nhiên, để chắc chắn không tốn thời gian và công sức vô ích, bạn nên kiểm tra với cơ quan yêu cầu sử dụng giấy tờ bên phía Đức xem có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ đó không.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự Đức ở đâu?

Theo quy định của chính quyền hai nước Việt Nam và Đức thì:

• Toàn bộ hai bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam cần được thực hiện tại Đức.
• Toàn bộ hai bước của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đức cần được thực hiện tại Việt Nam.

Do đó để tiết kiệm công sức và thời gian, chi phí cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức, bạn nên tiến hành hoàn thiện thủ tục tại nước cấp giấy tờ để không phải gửi giấy tờ qua lại nhiều lần.

3. Hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức

Sau đây Visana sẽ hướng dẫn bạn từng bước thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam sử dụng tại Đức và giấy tờ cấp tại Đức và sử dụng tại Việt Nam.

3.1 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt nam sử dụng tại Đức

Lưu ý: ĐSQ/TLSQ Đức tại Việt Nam chỉ hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ công cấp bởi Việt Nam.

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đức:

► Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Đức

Bạn mang bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch thuật công chứng sang tiếng Đức tại Văn phòng công chứng nhà nước hoặc Sở Tư pháp. 

► Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bạn chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

• 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc khai trực tuyến;
• Bản gốc giấy tờ tùy thân với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản sao y nếu nộp qua đường bưu điện;
• Bản gốc giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự + 01 bản chụp ;
• 01 bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
• 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua đường bưu điện.

Sau đó nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.

• Cục lãnh sự Bộ Ngoại Giao (áp dụng với các giấy tờ được cấp từ Huế trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TPHCM (áp dụng với các giấy tờ được cấp từ Huế trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Q.1, TPHCM

Lưu ý: Bạn cần xin tem chứng nhận lãnh sự trên cả bản gốc và bản sao từ sổ đăng ký hộ tịch (không phải bản copy công chứng) / trích lục từ sổ đăng ký hộ tịch.

Thời gian xử lý chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam là từ 1-5 ngày tùy theo số lượng tài liệu và có thể lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam là 30.000 VND/tem

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Đức tại Việt Nam

Đây là bước thứ hai và cũng là bước cuối của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam trước khi bạn có thể mang giấy tờ đó sang Đức sử dụng hợp pháp. Bạn có thể tự thực nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác nộp hộ.

Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
• 01 bản dịch tiếng Đức của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp hộ.

Sau đó đem nộp hồ sơ tại:

Đại sứ Quán Đức tại Hà Nội

Tổng lãnh sự quán Đức tại TPHCM

Nộp hồ sơ tại: quầy số 5 – Phòng thị thực và lãnh sự Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư từ 08:00 – 09:00 (không cần đặt lịch hẹn trước) Thời gian nhận kết quả: 15:00 cùng ngày Địa chỉ: 29 Trần Phú, Hà Nội – ĐT: 024-3267 3335 Lưu ý: Đại sứ quán Đức tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam được cấp từ các tỉnh/thành từ Thừa Thiên – Huế trở ra Bắc.

Nộp hồ sơ tại: cửa nhận hồ sơ quầy số 1 và 2 – Phòng Lãnh sự. Nhận số thứ tự và chờ đến lượt Thời gian nộp hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm từ 08:30 – 09:30 Nhận kết quả tại: quầy tiếp tân tại tầng trệt TLSQ Đức (“Deutsches Haus”) Thời gian nhận kết quả: ngày hôm sau (thứ Hai – thứ Sáu) từ 09:30 – 12:00 Địa chỉ: Deutsches Haus – 33 Lê Duẩn, P. Bến Nghé, Q.1, TPHCM Có thể nhờ người khác nhận kết quả hộ nếu có ủy quyền bằng văn bản. Lưu ý: Tổng lãnh sự quán Đức tại TP Hồ Chí Minh tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam được cấp từ các tỉnh/thành từ Quảng Nam trở vào Nam.

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự Đại sứ quán Đức tại Việt Nam là:
  • 25 Euro với các giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, bản sao từ sổ đăng ký
  • 45 Euro với các giấy tờ hành chính khác
  • Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng.

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự cho giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Đức của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Địa điểm xử lý	Thời gian xử lý	Phí (VND/giấy tờ)
			1 -2 giấy tờ	3 – 4 giấy tờ	Từ 5 giấy tờ
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam dùng tại Đức	TP Hồ Chí Minh	7 ngày làm việc	3.400.000	3.278.000	3.156.000
	Hà Nội	7 ngày làm việc	4.000.000	4.000.000	4.000.000

Để nhận được tư vấn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho từng tài liệu cụ thể do Việt Nam cấp để sử dụng tại Đức, hãy đăng ký thông tin ngay nhé!

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Đức để sử dụng ở Việt Nam

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam:

► Bước 1: Công chứng/chứng thực (áp dụng với tài liệu do tư nhân cấp)

Lưu ý: Bước này chỉ áp dụng với các tài liệu do tư nhân cấp. Các tài liệu công không cần phải làm bước này.

Đối với các tài liệu do tư nhân cấp như hợp đồng, chứng nhận chữ ký, xác nhận kinh nghiệm,… đầu tiên cần được công chứng bởi công chứng viên tại Văn phòng công chứng hợp pháp, sau đó bạn mang tài liệu này đến Tòa Án có thẩm quyền để xin xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh của công chứng viên đó.

► Bước 2: Xin chứng nhận của của cơ quan có thẩm quyền tại Đức

Ở bước này, bạn cần xin chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan có thẩm quyền sẽ khác nhau tùy vào tài liệu do Liên bang hay do các Bang của Đức cấp. Cụ thể:

• Với các tài liệu do Liên bang cấp:

(a) – Đối với các tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền và tòa án Liên bang cấp (trừ những cơ quan có tên trong mục (b)) thì cơ quan có thẩm quyền là Văn phòng quản lý Liên Bang (Federal Office of Administration), trụ sở tại Cologne (Bundesverwaltungsamt)

(b) – Đối với các tài liệu do Tòa án sáng chế liên bang và cơ quan sáng chế Đức cấp thì cơ quan có thẩm quyền là Chủ tịch văn phòng sáng chế Đức.

• Với các tài liệu do các Bang của Đức cấp (Länder):

Cơ quan có thẩm quyền không được quy định thống nhất ở các bang. Do đó, cơ quan ban hành tài liệu sẽ tư vấn cho bạn về cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận này.

► Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Đức

Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu;
• 01 bản chụp hộ chiếu còn hạn hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
• 01 bản chụp giấy phép cư trú tại Đức (nếu giấy phép cư trú dán trong hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan, nếu giấy phép cư trú là thẻ nhựa thì chụp thẻ nhựa);
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy để lưu hồ sơ;
• Lệ phí.

Sau đó nộp tại:

• Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Berlin :
  • Địa chỉ: Elsenstraße 3, 12435 Berlin-Treptow – ĐT: 030-536 30 108 
  • Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 9:00 – 12:30 và từ 14:00 – 16:30
  • Thời gian trả kết quả: thú Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 11:00 – 12:30 và 15:00 – 16:30
• Bộ phận Lãnh sự của Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Frankfurt:
  • Địa chỉ: Kennedyallee 49, 60569 Frankfurt am Main – ĐT: + 49 -69 – 7953 3650

► Xem danh sách các khu vực mà ĐSQ Việt Nam tại Berlin và TLSQ Việt Nam tại Frankfurt có thẩm quyền giải quyết tại đây.

Thơì gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ/LSQ Việt Nam tại Đức 3-5 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại bước này là 10 USD/tem.

Sau đó, bạn mang tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự Đức dịch thuật sang tiếng Việt là có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Bảng phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ Đức sử dụng tại Việt Nam của Visana như sau:

Loại dịch vụ	Thời gian xử lý	Phí (USD/giấy tờ)
		1 -2 giấy tờ	3 – 4 giấy tờ	Từ 5 giấy tờ
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức dùng tại Việt Nam	4 – 5 tuần	550	545	540

Để nhận được tư vấn miễn phí và báo giá thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho từng tài liệu cụ thể do Đức cấp để sử dụng tại Việt Nam, bạn có thể nhờ Visana hỗ trợ tại biểu mẫu đăng ký dưới đây.

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức uy tín

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu là một thủ tục hành chính tương đối phức tạp do có sự liên quan của nhiều cơ quan có thẩm quyền của cả quốc gia cấp và quốc gia sử dụng tài liệu đó. Chính vì tính phức tạp của loại thủ tục này mà không phải ai cũng có thể tự mình hoàn thiện quy trình tư dịch thuật (nếu có), công chứng, đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Để giảm thiểu rủi ro hồ sơ không hợp lệ, nhận kết quả trễ, hay thậm chí là thất lạc hồ sơ, bạn nên nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ của một bên thứ ba.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức của Visana sẽ giúp bạn hợp pháp hóa lãnh sự tất cả các giấy tờ cấp tại Việt Nam để mang sang Đức sử dụng hoặc ngược lại. Đặc biệt, Visana là LỰA CHỌN TỐI ƯU NHẤT cho các trường hợp khẩn. 

Visana cung cấp các dịch vụ trọn gói và theo nhu cầu như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam	Hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức
✔️ Công chứng/chứng thực ✔️ Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Đức ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng	✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự của ĐSQ/TLSQ Đức tại Việt Nam ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng

Các giấy tờ Visana đã hợp pháp hóa lãnh sự thành công như:

• Giấy khai sinh
• Giấy đăng ký kết hôn
• Lý lịch tư pháp
• Giấy chứng tử
• Giấy ly hôn
• Giấy chứng nhận độc thân
• Bằng cấp, chứng chỉ
• Hóa đơn chứng từ
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• …

VISANA luôn cam kết:

• Cập nhập nhanh chóng các thông tin về tiến độ, quy trình làm việc của các cơ quan chức năng
• Tối ưu thời gian và chi phí làm việc
• Đảm bảo tính chính xác, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
• Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin của khách hàng.

Hãy liên hệ Visana để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Đức. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2 – Tòa Nhà VIPD – số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• Hotline: 0968.354.027
• Email: [email protected]