Hợp pháp hóa lãnh sự Đức: Thủ tục và Dịch Vụ

Cập nhật vào 08/09/2021

Hướng dẫn chi tiết quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ cấp tại Việt Nam và giấy tờ cấp tại Đức. 

Đức là đối tác thương mại lớn nhất của Việt Nam ở châu Âu trong khi Việt Nam là đối tác chính của Đức tại khu vực Đông Nam Á. Điều này khiến việc trao đổi giấy tờ, tài liệu giữa hai quốc gia trở nên ngày càng phổ biến. Hiện nay Đức là thành viên của Công ước LaHay, tuy nhiên tính đến nay Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước này. Vì thế, các giấy tờ cấp bởi Việt Nam hoặc Đức cần phải hợp pháp hóa lãnh sự Đức để có thể sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại.

Vậy, bạn cần làm gì nếu muốn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự Đức? Dưới đây, Visana sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước của quy trình:

  • hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức; và 
  • hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam.
Hợp pháp hóa lãnh sự Đức

1. Chứng nhận lãnh sự Đức và Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là gì?

Chứng nhận lãnh sự Đức và hợp pháp hóa lãnh sự Đức là hai bước của một thủ tục hành chính nhằm chứng nhận nguồn gốc của tài liệu, bao gồm việc xác thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ cấp bởi Đức hoặc Việt Nam để sử dụng tại quốc gia khác. 

Cụ thể:

  • Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó để giấy tờ đó được sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự thường là Bộ Ngoại giao. 
  • Hợp pháp hóa lãnh sự là bước cuối cùng của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, được thực hiện tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng nhằm chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh của cơ quan ngoại giao nước cấp giấy tờ. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự thường là Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự Đức ở đâu?

  • Giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam chỉ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Đức.
  • Giấy tờ cấp tại Việt Nam chỉ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Đức tại Việt Nam.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức

Lưu ý: ĐSQ/TLSQ Đức tại Việt Nam chỉ hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ công cấp bởi Việt Nam.

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Đức:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam
Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức

► Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Đức

Bạn mang bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự dịch thuật công chứng sang tiếng Đức tại Văn phòng công chứng nhà nước hoặc Sở Tư pháp. 

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Bạn chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

  • 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc khai trực tuyến;
  • Bản gốc giấy tờ tùy thân với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản sao y nếu nộp qua đường bưu điện;
  • Bản gốc giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự + 01 bản chụp ;
  • 01 bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
  • 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua đường bưu điện.

Sau đó nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.

  • Cục lãnh sự Bộ Ngoại Giao (áp dụng với các giấy tờ được cấp từ Huế trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
  • Sở Ngoại vụ TPHCM (áp dụng với các giấy tờ được cấp từ Huế trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Q.1, TPHCM

Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Đức tại Việt Nam

Bạn chuẩn bị hồ sơ như sau:

  • Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
  • 01 bản dịch tiếng Đức của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
  • Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp hộ.

Sau đó đem nộp hồ sơ tại:

Đại sứ Quán Đức tại Hà Nội Tổng lãnh sự quán Đức tại TPHCM
Nộp hồ sơ tại: quầy số 5 – Phòng thị thực và lãnh sự
Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư từ 08:00 – 09:00 (không cần đặt lịch hẹn trước)
Thời gian nhận kết quả: 15:00 cùng ngày
Địa chỉ: 29 Trần Phú, Hà Nội – ĐT: 024-3267 3335
Nộp hồ sơ tại: cửa nhận hồ sơ quầy số 1 và 2 – Phòng Lãnh sự. Nhận số thứ tự và chờ đến lượt
Thời gian nộp hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm từ 08:30 – 09:30
Nhận kết quả tại: quầy tiếp tân tại tầng trệt TLSQ Đức (“Deutsches Haus”)
Thời gian nhận kết quả: ngày hôm sau (thứ Hai – thứ Sáu) từ 09:30 – 12:00
Địa chỉ: Deutsches Haus – 33 Lê Duẩn, P. Bến Nghé, Q.1, TPHCM
Có thể nhờ người khác nhận kết quả hộ nếu có ủy quyền bằng văn bản.
  • Lệ phí hợp pháp hóa: 
    • 25 Euro với các giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, bản sao từ sổ đăng ký
    • 45 Euro với các giấy tờ hành chính khác
    • Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Đức để sử dụng ở Việt Nam

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Đức
Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam

Sau đây là quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam:

Bước 1: Công chứng/chứng thực (áp dụng với tài liệu do tư nhân cấp)

Đối với các tài liệu tư nhân như hợp đồng, chứng nhận chữ ký trước tiên cần được công chứng bởi công chứng viên tại Văn phòng công chứng trước khi gửi đến xin xác nhận của Tòa Án.

Lưu ý: Các tài liệu công không cần phải làm bước này.

► Bước 2: Xin chứng nhận của của cơ quan có thẩm quyền tại Đức

Ở bước này, bạn cần xin chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan có thẩm quyền sẽ khác nhau tùy vào tài liệu do Liên bang hay do các Bang của Đức cấp.

Cụ thể:

  • Với các tài liệu do Liên bang cấp:

(a) – Đối với các tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền và tòa án Liên bang cấp (trừ những cơ quan có tên trong mục (b)) thì cơ quan có thẩm quyền là Văn phòng quản lý Liên Bang (Federal Office of Administration), trụ sở tại Cologne (Bundesverwaltungsamt)

(b) – Đối với các tài liệu do Tòa án sáng chế liên bang và cơ quan sáng chế Đức cấp thì cơ quan có thẩm quyền là Chủ tịch văn phòng sáng chế Đức.

  • Với các tài liệu do các Bang của Đức cấp (Länder): thì cơ quan có thẩm quyền không được quy định thống nhất ở các bang. Do đó, cơ quan ban hành tài liệu sẽ tư vấn cho bạn về cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận này.

Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Đức

Bạn chuẩn bị hồ sơ sau:

  • Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu;
  • 01 bản chụp hộ chiếu còn hạn hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
  • 01 bản chụp giấy phép cư trú tại Đức (nếu giấy phép cư trú dán trong hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan, nếu giấy phép cư trú là thẻ nhựa thì chụp thẻ nhựa);
  • Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy để lưu hồ sơ;
  • Lệ phí.

Sau đó nộp tại:

  • Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Berlin : 
    • Địa chỉ: Elsenstraße 3, 12435 Berlin-Treptow – ĐT: 030-536 30 108 
    • Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 9:00 – 12:30 và từ 14:00 – 16:30
    • Thời gian trả kết quả: thú Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 11:00 – 12:30 và 15:00 – 16:30
  • Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Frankfurt: 
    • Địa chỉ: Kennedyallee 49, 60569 Frankfurt am Main – ĐT: + 49 -69 – 7953 3650

Thơì gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ/LSQ Việt Nam tại Đức 3-5 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

► Xem danh sách các khu vực mà ĐSQ Việt Nam tại Berlin và TLSQ Việt Nam tại Frankfurt có thẩm quyền giải quyết tại đây

Sau đó, bạn đem tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự Đức dịch thuật sang tiếng Việt là có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức uy tín

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu là một thủ tục hành chính tương đối phức tạp do có sự liên quan của nhiều cơ quan có thẩm quyền của cả quốc gia cấp và quốc gia sử dụng tài liệu đó. Chính vì tính phức tạp của loại thủ tục này mà không phải ai cũng có thể tự mình hoàn thiện quy trình tư dịch thuật (nếu có), công chứng, đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Để giảm thiểu rủi ro hồ sơ không hợp lệ, nhận kết quả trễ, hay thậm chí là thất lạc hồ sơ, bạn nên nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ của một bên thứ ba.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức của Visana sẽ giúp bạn hợp pháp hóa lãnh sự tất cả các giấy tờ cấp tại Việt Nam để mang sang Đức sử dụng hoặc ngược lại. Đặc biệt, Visana là LỰA CHỌN TỐI ƯU NHẤT cho các trường hợp khẩn. 

Visana cung cấp các dịch vụ trọn gói và theo nhu cầu như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt NamHợp pháp hóa lãnh sự Đức cho giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức
✔️ Công chứng/chứng thực
✔️ Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền
✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Đức
✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng
✔️ Dịch thuật công chứng
✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam
✔️ Chứng nhận lãnh sự của ĐSQ/TLSQ Đức tại Việt Nam
✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng

Các giấy tờ Visana đã hợp pháp hóa lãnh sự thành công như:

  • Giấy khai sinh
  • Giấy đăng ký kết hôn
  • Lý lịch tư pháp
  • Giấy chứng tử
  • Giấy ly hôn
  • Giấy chứng nhận độc thân
  • Bằng cấp, chứng chỉ
  • Hóa đơn chứng từ
  • Giấy chứng nhận xuất xứ

VISANA luôn cam kết:

  • Cập nhập nhanh chóng các thông tin về tiến độ, quy trình làm việc của các cơ quan chức năng
  • Tối ưu thời gian và chi phí làm việc
  • Đảm bảo tính chính xác, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
  • Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin của khách hàng.

Hãy liên hệ Visana để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Đức. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

  • Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
  • Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Phòng 403, Tòa nhà Win home, 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Quận Phú nhuận, TP Hồ Chí Minh
  • Hotline: 1900.0284
  • Email: [email protected]

Yêu cầu làm Hợp pháp hoá lãnh sự Đức

  • Trọn gói. Visana là cách nhanh nhất để hợp pháp hoá lãnh sự Đức.
  • Đơn giản. Visana giúp bạn lấy lấy kết quả với hồ sơ cực đơn giản.
  • Chỉ từ 8 ngày. Visana cam kết trả kết quả nhanh & đúng hẹn.

Gửi Bản scan giấy tờ cần hợp pháp hoá lãnh sự, Visana sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z

Yêu cầu Báo giá HPHLS giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Đức

Điền thông tin → nhận Báo Giá từ VISANA trong vòng 04 giờ làm việc.

Yêu cầu Báo giá HPHLS giấy tờ Đức sử dụng tại Việt Nam

Báo giá nhanh gọn. Gọi 1900 0284 hoặc điền thông tin → nhận Báo Giá trong vòng 04 giờ làm việc.

Đăng ký tư vấn HPHLS Đức

Điền thông tin → nhận BÁO GIÁ  + TƯ VẤN HỒ SƠ + THỦ TỤC A-Z  từ chuyên gia Visana.