Hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ: Chi tiết hồ sơ và thủ tục

Đặc biệt trong lĩnh vực du học, lao động, đầu tư và kết hôn quốc tế, việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu trở thành thủ tục thiết yếu để đảm bảo tính hợp pháp và được công nhận tại Bỉ. Bài viết này VISANA sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị, các bước thực hiện thủ tục, cùng những lưu ý quan trọng để giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.

Hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ là thủ tục do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm xác nhận tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Bỉ cấp. Mục đích của thủ tục này là để các tài liệu đó có giá trị pháp lý và được công nhận để sử dụng tại Việt Nam.  

Điều quan trọng cần lưu ý là thủ tục này chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh, không bao hàm chứng nhận về nội dung của tài liệu.  

Về mặt quy trình, một tài liệu của Bỉ cần được hợp pháp hóa tại Bỉ trước khi được cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại Bỉ (như Đại sứ quán Việt Nam) hợp pháp hóa để được công nhận tại Việt Nam. Đây là quy trình hợp pháp hóa đầy đủ, do Bỉ là thành viên của Công ước La Hay (Apostille Convention) nhưng Việt Nam thì chưa tham gia.

Điều kiện hồ sơ được Đại sứ quán Bỉ chấp nhận hợp pháp hóa

• Là bản gốc hoặc bản sao do cơ quan cấp bản gốc cấp lại
• Không chấp nhận bản sao công chứng sao y
• Tài liệu tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Đức, tiếng Pháp hoặc tiếng Anh
  • Bản dịch phải đính kèm bản gốc hoặc bản sao hợp lệ
• Đã được chứng nhận lãnh sự bởi:
  • Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh
  • Trên cả bản gốc (hoặc bản sao) và bản dịch đính kèm

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Bỉ

Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu

Tài liệu gốc hoặc bản sao chứng thực cần được dịch sang ngôn ngữ phù hợp với vùng lãnh thổ sử dụng tại Bỉ (tiếng Hà Lan, Pháp, Đức hoặc Anh). Đương sự có trách nhiệm xác minh tài liệu phải được dịch sang ngôn ngữ nào theo đúng mục đích đã định.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Mang hồ sơ gồm: Tài liệu gốc (hoặc bản sao có chứng thực) và bản dịch cần được chứng nhận tại:

• Cục lãnh sự Bộ Ngoại Giao (đối với các giấy tờ được cấp từ Huế trở ra Bắc): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (đối với các giấy tờ được cấp từ Quảng Nam trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh

Thời gian xử lý tem chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam là từ 1-5 ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu cần xác minh thêm.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Bỉ

Gửi tài liệu và bản dịch trực tiếp đến Đại sứ quán Bỉ tại Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Bỉ tại TP. Hồ Chí Minh để làm hợp pháp hóa lãnh sự điện tử.

Bước 4: Thanh toán lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự điện tử

Đại sứ quán Bỉ không nhận thanh toán bằng tiền mặt. Người nộp cần:

• Đăng ký trước qua email: [email protected]
• Thanh toán chuyển khoản đến tài khoản của Đại sứ quán tại ngân hàng

Bước 5: Nhận kết quả hợp pháp hóa điện tử

• Sau khi hồ sơ được xét duyệt, Đại sứ quán sẽ gửi email thông báo.
• Đương sự làm theo hướng dẫn trong email để in tem hợp pháp hóa điện tử và gắn vào hồ sơ gốc.
• Hồ sơ đã hợp pháp hóa có thể nhận trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc qua VFS tùy nơi nộp ban đầu.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Bỉ để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Bỉ

Nơi thực hiện: Bộ Ngoại giao Bỉ (FPS Foreign Affairs, Foreign Trade and Development Cooperation) hoặc cơ quan được ủy quyền tại Bỉ.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Bỉ

Nộp hồ sơ tại:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Vương quốc Bỉ
• Địa chỉ: Boulevard Général Jacques 1, 1050 Bruxelles
• Email: [email protected]
• Website: https://vnembassy-bruxelles.mofa.gov.vn/

Bước 3: Dịch thuật công chứng và sử dụng tại Việt Nam 

• Nếu giấy tờ gốc không phải bằng tiếng Việt, mang bản gốc đã hợp pháp hóa đến văn phòng công chứng hoặc Sở Tư pháp tại Việt Nam để dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Đảm bảo bản dịch được đóng dấu giáp lai với bản gốc.
• Liên hệ các đơn vị uy tín như phòng Tư pháp địa phương hoặc dịch giả được công nhận.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Bỉ một cách suôn sẻ và chính xác. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc cần tư vấn, bạn hoàn toàn có thể liên hệ VISANA để được hỗ trợ trọn gói, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hiệu quả cao nhất cho hồ sơ của mình.