Hướng dẫn mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự “chuẩn form”, đúng quy định

Giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự không chỉ là công cụ quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch, thủ tục hành chính mà còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, việc soạn thảo một mẫu giấy ủy quyền “chuẩn form”, đúng quy định pháp luật không phải lúc nào cũng đơn giản. 

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, từ khái niệm, quy trình soạn thảo, đến mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự chuẩn mực, giúp bạn tự tin hoàn thành thủ tục một cách chính xác và hiệu quả.

Mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự​ là gì?

Mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự là một văn bản pháp lý mẫu, được sử dụng để cá nhân hoặc tổ chức ủy quyền cho người khác (như người thân, luật sư hoặc đơn vị dịch vụ) thay mặt mình thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu để sử dụng hợp pháp ở nước ngoài, theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam. Mẫu giấy này giúp đảm bảo tính hợp pháp, rõ ràng về nội dung ủy quyền, và thường cần được công chứng, chứng thực chữ ký trước khi sử dụng.

Các thành phần cần có trong mẫu giấy ủy quyền

Để đảm bảo mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định pháp luật và được chấp nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền, văn bản cần bao gồm các thành phần sau:

• Thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền:
  • Họ và tên
  • Ngày sinh
  • Quốc tịch
  • Số CCCD hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp
  • Địa chỉ 
  • Số điện thoại
• Nội dung ủy quyền
• Loại giấy tờ được ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:
  • Bằng cấp, chứng chỉ
  • Giấy đăng ký kết hôn
  • Giấy khai sinh
  • Di chúc
  • Giấy đăng ký doanh nghiệp
  • Chứng nhận CO CQ
  • v.v.
• Phạm vi ủy quyền: Nộp hồ sơ, nhận kết quả,…

Mẫu không cố định mà có thể điều chỉnh theo nhu cầu, nhưng phải tuân thủ pháp luật để tránh sai sót. Bạn có thể tham khảo mẫu giấy ủy quyền sau:

Bản tiếng việt:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN

A. BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A):

1. Họ và tên: [Họ tên] (tên khai sinh [Tên khai sinh])
   • Ngày tháng năm sinh: [Ngày sinh] Nơi sinh: [Nơi sinh]
   • Hộ chiếu/ID/thẻ xanh số: [Số] cấp ngày: [Ngày cấp] Nơi cấp: [Nơi cấp]
   • Thường trú tại: [Địa chỉ]

B. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B):

• Họ và tên: [Họ tên]
• Ngày tháng năm sinh: [Ngày sinh] Nơi sinh: [Nơi sinh]
• Hộ chiếu/CMND số: [Số] Cấp ngày: [Ngày cấp] Nơi cấp: [Nơi cấp]
• Thường trú tại: [Địa chỉ]

C. NỘI DUNG ỦY QUYỀN: Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện các việc như: [Mô tả chi tiết, ví dụ: làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ liên quan đến tài sản].

Điều 1: [Chi tiết ủy quyền].
Điều 2: Thù lao ủy quyền: [Không có hoặc số lượng].
Điều 3: Thời hạn ủy quyền: [Thời gian].

D. CAM KẾT:Hai bên cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung hợp đồng.

Lập tại [Nơi lập], ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm].
BÊN ỦY QUYỀN
(Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN
(Ký và ghi rõ họ tên)

Bản tiếng anh

POWER OF ATTORNEY

A. PRINCIPAL (PARTY A):

1. Full Name: [Full Name] (Birth Name: [Birth Name, if applicable])
   • Date of Birth: [DD/MM/YYYY]
   • Place of Birth: [Place of Birth]
   • Passport/ID Number: [Number]
   • Issued Date: [DD/MM/YYYY]
   • Issued Place: [Place of Issue]
   • Permanent Address: [Address]
   • Nationality: [Nationality]

B. ATTORNEY (PARTY B):

1. Full Name: [Full Name]
   • Date of Birth: [DD/MM/YYYY]
   • Place of Birth: [Place of Birth]
   • Passport/ID Number: [Number]
   • Issued Date: [DD/MM/YYYY]
   • Issued Place: [Place of Issue]
   • Permanent Address: [Address]
   • Contact Information: [Phone Number/Email]

C. SCOPE OF AUTHORIZATION:

Party A authorizes Party B to perform the following tasks: [Detailed description of tasks, e.g., “submit and receive results of consular legalization for documents including [list specific documents] at the Department of Consular Affairs, Ministry of Foreign Affairs”].

Article 1: Details of Authorization

[Specify the tasks, e.g., “Party B is authorized to act on behalf of Party A in submitting documents for consular legalization, signing related papers, and collecting legalized documents.”]

Article 2: Remuneration [Specify if any, e.g., “No remuneration” or “As agreed upon”].

Article 3: Duration of Authorization This Power of Attorney is effective from [DD/MM/YYYY] to [DD/MM/YYYY], or until the completion of the authorized tasks, unless otherwise specified.

D. COMMITMENT: Both Parties commit to complying with the contents of this Power of Attorney and bear legal responsibility for its execution.

Executed in [Place], on [DD/MM/YYYY].

PRINCIPAL
(Signature and Full Name)

ATTORNEY
(Signature and Full Name)

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ, hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau đây, theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

• Tờ khai hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự: Điền theo mẫu do Bộ Ngoại giao cung cấp (mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc mẫu mới nhất tại thời điểm 2025). Tờ khai cần ghi rõ thông tin về tài liệu, mục đích sử dụng, và quốc gia sử dụng.
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của tài liệu cần hợp pháp hóa (ví dụ: giấy ủy quyền, giấy khai sinh, bằng cấp, hợp đồng). Tài liệu phải được chứng thực trước tại cơ quan có thẩm quyền (UBND, phòng công chứng).
• Bản sao giấy tờ tùy thân: Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ (bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền).
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là chủ sở hữu tài liệu, cần có giấy ủy quyền hợp lệ, đã được chứng thực chữ ký.
• Bản dịch thuật công chứng (nếu cần): Nếu tài liệu sử dụng ở nước ngoài yêu cầu bản dịch sang ngôn ngữ của quốc gia đó, cần kèm bản dịch được công chứng bởi cơ quan có thẩm quyền.
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan (nếu có): Một số trường hợp, cơ quan lãnh sự có thể yêu cầu cung cấp thêm hộ chiếu hoặc giấy tờ liên quan để đối chiếu.
• Lệ phí: Biên lai nộp lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành (cập nhật tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ).

Lưu ý: Hồ sơ cần được sắp xếp đầy đủ và kiểm tra kỹ trước khi nộp để tránh bổ sung, gây chậm trễ.

Lưu ý khi soạn thảo và sử dụng mẫu giấy ủy quyền

Để đảm bảo mẫu giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự đạt chuẩn và được chấp nhận, cần lưu ý các điểm sau:

• Tính chính xác: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin cá nhân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ, v.v.). Đảm bảo không có lỗi chính tả, tẩy xóa hoặc thông tin mâu thuẫn trong văn bản.
• Hợp pháp hóa đúng nơi: Tùy thuộc vào quốc gia sử dụng tài liệu, giấy ủy quyền cần được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia đó hoặc tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ Việt Nam.
• Thời gian xử lý: Thủ tục chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự thường mất từ 3-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào cơ quan và số lượng hồ sơ. Dự trù thêm thời gian nếu cần dịch thuật hoặc bổ sung giấy tờ.

Các câu hỏi thường gặp

Sau khi đọc bài viết, bạn có thể thấy rằng việc soạn thảo giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự là một bước cực kỳ quan trọng và cần sự tỉ mỉ, chính xác để đảm bảo tính pháp lý. Hiểu rõ các thành phần, quy trình và những lưu ý khi thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được những rủi ro không đáng có.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy bối rối hoặc không có đủ thời gian để tự mình chuẩn bị hồ sơ, các thủ tục phức tạp, bạn hoàn toàn có thể tìm đến các dịch vụ chuyên nghiệp. VISANA là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự uy tín, chuyên nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, VISANA sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z, từ việc tư vấn, soạn thảo giấy tờ, đến việc nộp hồ sơ và nhận kết quả, đảm bảo mọi thủ tục của bạn được hoàn tất nhanh chóng và chính xác.