Hồ sơ thủ tục xin visa Đức – Hướng dẫn chi tiết cho người lần đầu

Bạn dự định đi Đức du lịch, công tác hay thăm thân nhưng không biết xin visa Đức có khó không? Quy trình thủ tục như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì và lệ phí ra sao?

Trong bài viết này, Visana đã tổng hợp thông tin và chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích khi muốn thị thực visa Đức, cùng tìm hiểu ngay nhé!

Kết quả làm visa Đức tại VISANA – Cam kết tỷ lệ đậu 99,8%

Đi Đức có cần xin visa không?

Việc xin visa đi Đức là một thủ tục bắt buộc đối với hầu hết mọi quốc tịch, bao gồm cả Việt Nam. Loại visa bạn cần sẽ phụ thuộc vào mục đích chuyến đi của bạn như:

• Du lịch: Thăm quan, nghỉ dưỡng.
• Thăm thân: Gặp gỡ người thân, bạn bè.
• Công tác: Tham gia hội nghị, hội thảo, làm việc.
• Học tập: Du học, nghiên cứu.
• Làm việc: Xin việc làm tại Đức.

Có visa Đức đi được những nước nào?

Việc sử hữu visa Đức sẽ giúp bạn có thể tự do đi lại trong 29 quốc gia thuộc khối Schengen bao gồm: Áo, Ba Lan, Bỉ, Bồ Đào Nha, Bulgaria, Croatia, Đan Mạch, Đức, Estonia, Hà Lan, Hungary, Hy Lạp, Iceland, Latvia, Liechtenstein, Litva, Luxembourg, Malta, Na Uy, Pháp, Phần Lan, Romania, Séc, Slovakia, Slovenia, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ và Ý.

Không chỉ thế bạn còn được miễn một số hồ sơ khi xin thị thực bao gồm: 

• Miễn chứng chỉ tài chính khi xin visa Hàn Quốc
• Miễn visa Đài Loan chỉ cần apply E-visa
• Miễn thư mời gốc khi xin visa Thổ Nhĩ Kỳ

Xin visa Đức có khó không?

Việc xin visa đi Đức có khó không phụ thuộc phần lớn vào tình trạng hồ sơ của mỗi cá nhân và việc bạn có thể dành bao nhiêu thời gian để làm các thủ tục cần thiết tại Đại sứ quán.

Bạn có thể tự đánh giá điều này qua việc tìm hiểu thông tin về thủ tục chi tiết để làm visa Đức. Việc xin visa đi Đức với nhiều người sẽ khá dễ dàng, khi họ có thể chuẩn bị được đầy đủ giấy tờ hồ sơ. Nhưng ngược lại, rất nhiều người cũng bị từ chối hồ sơ vì giấy tờ nộp không chính xác hoặc không đầy đủ theo yêu cầu.

Chính vì vậy Visana đã tổng hợp các thông tin và đưa ra một bộ hồ sơ xin visa Đức quy chuẩn và có khả năng đậu cao cùng những thông tin hữu ích khác. Khám phá ngay qua các mục dưới đây nhé!

Visa Đức có mấy loại?

Visa Đức gồm 3 loại chính là:

• Visa ngắn hạn (hay còn gọi là visa Schengen)
• Visa dài hạn (hay còn gọi là visa quốc gia, visa loại D)
• Visa quá cảnh

► Để biết thêm các kiến thức chi tiết về các loại visa Đức, bạn có thể tham khảo bài viết tại đây.

Xin visa Đức mất bao lâu?

Quá trình xử lý hồ sơ xin visa Đức ngắn hạn là 2-3 tuần làm việc, xin visa Đức dài hạn là 4-8 tuần làm việc nhưng có thể lâu hơn. Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Đức tại Việt Nam có thể yêu cầu thêm tài liệu, thông tin hoặc bạn có thể được gọi phỏng vấn và tất nhiên thời gian xử lý sẽ bị kéo dài hơn so với dự kiến.

Theo hướng dẫn của Cơ quan đại diện, sau khi nộp đơn xin thị thực, bạn sẽ không thể lấy lại hộ chiếu của mình trong khi đơn xin thị thực của bạn đang được xử lý. Nếu bạn muốn lấy lại hộ chiếu của mình, bạn phải rút hồ sơ xin visa. Vì vậy bạn nên lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ phù hợp để không bị lỡ chuyến hành trình sắp tới của mình nhé!

Visa du lịch Đức có thời hạn bao lâu?

Thông thường với các visa tới Đức với mục đích du lịch sẽ có thời hạn lưu trú tối đa 90 ngày trong thời hạn 180 ngày và được tính bắt đầu từ ngày nhập cảnh Đức đầu tiên. Nếu có nhu cầu lưu trú lâu hơn bạn có thể đăng ký visa dài hạn.

Với visa du lịch nhập cảnh 2 lần, 1 lần thì thời hạn lưu trú sẽ tùy thuộc vào quyết định của Đại sứ quán Đức. Căn cứ trên mục đích nhập cảnh của bạn, họ sẽ chỉ định thời hạn lưu trú được phép ở lại Đức và bất kỳ quốc gia Schengen nào. Ngoài ra với visa du lịch Đức nhập cảnh nhiều lần có thời hạn lưu trú thường cấp tối đa là 90 ngày.

Nộp hồ sơ làm visa Đức ở đâu?

Bạn chỉ có thể đặt lịch hẹn và nộp hồ sơ visa ngắn hạn tại Trung tâm tiếp nhận thị thực VFS Global. Trung tâm này cũng tiếp nhận hồ sơ làm một vài loại visa dài. Hiện, VFS Global có 2 địa chỉ tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh cho bạn lựa chọn nộp hồ sơ là:

VFS Global Hà Nội

Địa chỉ: TÒA NHÀ OCEAN PARK Phòng 207, Tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa Thành phố Hà Nội

Giờ làm việc:

VFS Global Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Tầng 3B, tòa nhà REE Tower số 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

Giờ làm việc:

Lưu ý: Đại sứ quán chỉ trực tiếp nhận hồ sơ xin visa Đức dài hạn cho các mục đích:

• Tự kinh doanh
• Người đi làm việc không qua đào tạo đại học
• Người đi làm đầu bếp đặc sản
• Au-pair (trông trẻ)
• Thực tập
• Tình nguyện viên
• Khóa học Tiếng Đức (mà không học Đại học sau đó)
• Du học mà không có chứng nhận APS/ Thư mời nhập học không kèm theo điều kiện.
• Học Phổ thông

Làm visa đi Đức hết bao nhiêu tiền?

Lệ phí xin visa Đức sẽ bao gồm:

Lệ phí thị thực:

Lệ phí thị thực được miễn bởi tất cả các quốc gia Schengen cho các đối tượng sau đây, bất kể quốc tịch của họ:

• Trẻ em dưới sáu tuổi.
• Học sinh phổ thông, sinh viên đại học, nghiên cứu sinh và cán bộ giảng dạy đi cùng thực hiện các chuyến đi với mục đích học tập hoặc đào tạo.
• Đại diện của các tổ chức phi lợi nhuận từ 25 tuổi trở xuống tham gia các hội thảo, hội nghị, sự kiện thể thao, văn hóa hoặc giáo dục do các tổ chức phi lợi nhuận tổ chức.
• Các nhà nghiên cứu từ các nước thứ ba đi du lịch trong Cộng đồng Châu Âu với mục đích thực hiện nghiên cứu khoa học như được định nghĩa trong khuyến nghị 2005/761/EC của Nghị viện và Hội đồng Châu Âu ngày 28 tháng 9 năm 2005
• Đối với việc “thay thế” thị thực cũ, hợp lệ trong một tài liệu du lịch “đầy đủ” (không có trang trống) bằng một thị thực mới có giá trị trong cùng thời gian trong tài liệu du lịch mới của người nộp đơn.
• Phí thị thực được miễn cho vợ/chồng, bạn tình đồng giới trong một liên minh dân sự và con chưa thành niên độc thân của công dân Đức, cha mẹ của công dân Đức chưa thành niên và thành viên gia đình của công dân EU/EEA, miễn là họ được tự do đi lại.

Phí dịch vụ:

• Phí thị thực áp dụng bằng đồng Việt Nam (VND) được tính theo tỷ giá hối đoái hiện hành và sẽ được cập nhật sau. Nó có thể thay đổi mà không cần thông báo.
• Đương đơn nộp hồ sơ tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực có thể nộp lệ phí thị thực bằng tiền mặt hoặc qua thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ
• Phí dịch vụ đã bao gồm tất cả các loại thuế hiện hành
• Tất cả các khoản phí đều không được hoàn lại kể cả bạn trượt visa

Nếu bạn sử dụng các dịch vụ cao cấp của VFS Global, bạn có thể sẽ nộp thêm các khoản phí cho dịch vụ bạn lựa chọn:

Như vậy tổng chi phí làm visa Đức sẽ khoảng 3-5.000.000 VND/người tùy vào dịch vụ mà bạn lựa chọn sử dụng. Lưu ý lệ phí thị thực và phí dịch vụ là bắt buộc.

Hồ sơ xin visa du lịch Đức gồm những gì?

Hồ sơ xin visa Đức gồm khá nhiều giấy tờ với những quy định riêng biệt cho từng loại giấy tờ. Dưới đây là trọn bộ hồ sơ giấy tờ làm visa Đức cho 3 diện visa ngắn hạn phổ biến nhất, tham khảo ngay!

1. Đơn xin cấp thị thực được điền đầy đủ và được ký tên bởi người nộp đơn.

(Để điền đơn, quý vị vui lòng chọn ngôn ngữ mẹ đẻ của mình hoặc ngôn ngữ mẹ đẻ của người nộp đơn – nếu có thể. Như vậy, tất cả các thông tin giải thích trong đơn sẽ được hiển thị bằng ngôn ngữ này.)

2. Hai ảnh hộ chiếu sinh trắc học (Yêu cầu về ảnh) chụp gần đây, ảnh phải giống nhau (cỡ 45mm x 35mm).

Đề nghị chỉ dán một ảnh vào đơn xin cấp thị thực (một ảnh còn lại không được dán, vì cần dùng để scan).

3. Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại chính thức (Đề nghị không dùng bao bọc/vỏ bao hộ chiếu!).

Xin lưu ý: Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại của quý vị phải còn giá trị ít nhất 3 tháng kể từ ngày quý vị rời khỏi khu vực Schengen. Hộ chiếu hay giấy tờ đi lại phải còn ít nhất 2 trang trống dành cho thị thực và không được cấp trước đó quá 10 năm.

Xin lưu ý: Nếu người nộp đơn là trẻ dưới tuổi thành niên thì phải nộp thêm bản tuyên bố đồng ý của cha mẹ + Giấy khai sinh của trẻ em.

4. Trường hợp người nộp đơn không phải là công dân Việt Nam: Giấy phép cư trú Việt Nam cho người nước ngoài.

5. Bằng chứng về việc làm (nếu có):

Hợp đồng lao động nêu rõ vị trí/chức vụ, thời gian làm việc,

• Sao kê tài khoản ngân hàng (không phải sổ tiết kiệm),
• Xác nhận của bên sử dụng lao động về việc cho nghỉ phép (nghỉ có lương hay không lương),
• Sổ bảo hiểm xã hội.

6. Nếu người nộp đơn là chủ sở hữu công ty hoặc là người tự hành nghề:

• Chứng nhận đăng ký kinh doanh,
• Báo cáo thuế của công ty trong 3 tháng gần nhất.

7. Nếu người nộp đơn đã nghỉ hưu:

Chứng nhận trả lương hưu ba tháng gần nhất.

8. Nếu người nộp là học sinh/sinh viên:

Xác nhận của nhà trường về việc người nộp đơn đang theo học tại đó và thẻ học sinh, sinh viên.

9. Chứng minh tài chính cho toàn bộ chuyến đi:

a) Sao kê tài khoản ngân hàng (không phải sổ tiết kiệm) và/hoặc

b) Giấy cam kết bảo lãnh (= Verpflichtungserklärung). Giấy cam kết bảo lãnh này do Sở Ngoại kiều tại Đức (Ausländerbehörde) cấp và phải trình bản chính khi nộp hồ sơ xin cấp thị thực.

10. Giấy tờ về gia đình của người nộp đơn:

a) Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của vợ/chồng + Giấy phép cư trú của vợ/chồng, nếu họ hiện đang cư trú tại khu vực EU / Schengen,

b) Giấy khai sinh của tất cả các con của người nộp đơn (nếu có) + Giấy chứng minh nhân dân/thẻ căn cước của tất cả các con + Giấy phép cư trú của các con, nếu các con hiện đang cư trú tại khu vực EU / Schengen,

c) Sổ hộ khẩu gia đình hoặc Xác nhận thông tin về cư trú do Cơ quan Công an cấp.

11. Lịch trình đi và đặt phòng khách sạn/ chỗ ở riêng

a) Xác nhận đặt phòng/đăng ký giữ chỗ khách sạn hợp lệ hoặc bằng chứng về chỗ ở riêng với địa chỉ đầy đủ (tên khách sạn, đường, thành phố, mã bưu điện, thông tin liên hệ, mã số đặt phòng…),

b)  Lịch trình đi chi tiết.

12. Bằng chứng về những lần lưu trú tại khu vực Schengen trước đây (nếu có):

Bản gốc hộ chiếu hay giấy tờ đi lại đã hết hạn/cũ ngoài giấy tờ nêu ở mục số 3.

13. Bảo hiểm y tế du lịch bắt buộc (Bảo hiểm phải có giá trị cho tất cả các nước Schengen và cho toàn bộ thời gian lưu trú dự kiến, bao gồm cả chi phí điều trị khẩn cấp và vận chuyển về nước vì lý do y tế, mức bảo hiểm tối thiểu là 30.000 EUR ~ 750.000.000VND).

Lưu ý:

• Đối với hồ sơ nộp visa Đức tại TP Hồ Chí Minh nếu đương đơn là nhân viên cần nộp thêm Bảo hiểm xã hội bản gốc
• Đối với mỗi giấy tờ, quý vị phải cung cấp bản gốc + 1 bản sao không cần công chứng. Giấy tờ bằng tiếng Việt hoặc bất kỳ ngoại ngữ nào khác cần phải kèm theo bản dịch sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh.
• Các giấy tờ trên đây là bắt buộc và phải được nộp tại Trung tâm nhận hồ sơ thị thực VFS Global vào ngày nộp hồ sơ. Bạn cần sắp xếp giấy tờ theo thứ tự trong danh sách trên.

Quy trình thủ tục làm visa Đức

Bước 1: Xác định loại thị thực

Bước đầu tiên là xác định  loại thị thực  bạn cần và kiểm tra xem bạn có đủ điều kiện để đăng ký loại thị thực đó hay không.

Bạn cũng cần biết các tài liệu mà bạn sẽ phải gửi cùng với đơn đăng ký của mình,  thời gian đăng ký  và các khoản phí bạn sẽ phải trả.

Bước 2: Điền đơn xin visa Đức

Điền vào mẫu đơn xin thị thực Đức.

Bạn cũng có thể tải mẫu đơn xin cấp thị thực xuống, điền đầy đủ thông tin, in ra và mang theo đến Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực để nộp.

Bước 3: Đặt lịch hẹn

Khi bạn đã nộp đơn xin thị thực, bạn cần đặt lịch hẹn để lấy dấu vân tay và chụp ảnh tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực. Điều này được gọi là ‘thông tin sinh trắc học’.

Khi bạn đã đặt lịch hẹn, bạn sẽ nhận được email xác nhận cuộc hẹn cùng với thư hẹn.

Nếu bạn là thành viên của một gia đình hoặc nhóm, bạn sẽ phải đặt lịch hẹn riêng cho từng thành viên trong gia đình hoặc nhóm.

► Chi tiết cách đặt lịch hẹn sẽ được Visana hướng dẫn cụ thể tại đây.

Bước 4: Nộp hồ sơ

Bạn sẽ phải mang đầy đủ hồ sơ giấy tờ xin thị thực hoàn chỉnh của mình và nộp trực tiếp tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực gần nhất với bạn.

Tại đây bạn sẽ lấy dữ liệu sinh trắc học. Máy quét dấu vân tay kỹ thuật số sẽ thu thập hình ảnh của cả 10 ngón tay, đồng thời một bức ảnh kỹ thuật số sẽ được chụp. Đây là một quá trình nhanh chóng, kín đáo và không xâm phạm.

Bước 5: Thanh toán lệ phí

Khi bạn đã nộp đơn, bạn sẽ cần phải trả lệ phí xin thị thực. Bạn có thể thanh toán tại thời điểm hẹn bằng tiền mặt hoặc thẻ ngân hàng bằng đồng Việt Nam. 

Bước 6: Theo dõi hồ sơ của bạn

Bạn sẽ nhận được email khi quyết định xin visa của bạn được gửi lại cho Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực. Nếu bạn không thể truy cập email một cách dễ dàng hoặc muốn biết thông tin theo dõi chi tiết hơn, bạn cũng có thể nhận các bản cập nhật bằng SMS được gửi trực tiếp đến điện thoại của mình. Kiểm tra xem dịch vụ này có sẵn tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực mà bạn đang đến hay không.

► Để tra cứu kết quả làm visa bạn có thể làm theo hướng dẫn trong bài viết này.

Bước 7: Nhận lại hộ chiếu và visa

Sau khi quyết định về đơn xin thị thực đã được đưa ra, bạn có thể nhận các tài liệu của mình từ Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực hoặc nhận lại các tài liệu của bạn bằng chuyển phát nhanh với một khoản phí bổ sung.

Kinh nghiệm xin visa Đức cho người lần đầu

Để quá trình xin visa Đức diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, bạn cần lưu ý một vài điểm quan trọng như sau:

• Bạn nên đến 15 phút trước cuộc hẹn tại Trung tâm tiếp nhận thị thực để nộp hồ sơ
• Bạn phải là người tham dự cuộc hẹn nếu xin visa cho bản thân, không thể nhờ ai đó nộp hộ hồ sơ
• Chỉ người nộp đơn, người chăm sóc và trẻ em dưới 18 tuổi đi cùng mới được phép vào Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực.
• Mang theo bản in đơn xin thị thực của bạn, cũng như hộ chiếu hoặc giấy thông hành hợp lệ còn ít nhất 2 trang trống ở cả hai mặt.
• Mang theo tất cả các tài liệu hỗ trợ (bản gốc và bản sao)
• Nếu bạn chưa thanh toán phí thị thực trực tuyến, bạn có thể thanh toán phí khi đến trung tâm.
• Tại trung tâm, bạn sẽ lấy dấu vân tay và ảnh của mình. Điều này được gọi là thu thập thông tin sinh trắc học. Máy quét ngón tay kỹ thuật số thu thập hình ảnh của tất cả 10 chữ số và bạn sẽ có một bức ảnh kỹ thuật số được chụp. Máy quét dấu vân tay kỹ thuật số không sử dụng mực, chất lỏng hoặc hóa chất và sẽ không để lại dấu vết trên da của bạn.
• Ảnh kỹ thuật số của bạn phải được chụp với toàn bộ khuôn mặt và không đeo kính râm hoặc kính màu, hoặc khăn trùm đầu trừ khi nó được đeo vì lý do tôn giáo hoặc y tế. Khuôn mặt của bạn sẽ được nhìn thấy rõ ràng mà không có tóc trên mắt.
• Đảm bảo các đầu ngón tay của bạn không có bất kỳ hình thức trang trí nào như mehndi, vết cắt, trầy xước hoặc các dấu hiệu khác vì chúng có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các bản quét ngón tay chấp nhận được của bạn.
• Nếu bạn nộp đơn xin thị thực thay cho trẻ em dưới 5 tuổi, trẻ cũng phải đến cuộc hẹn nhưng không phải cung cấp thông tin dấu vân tay.
• Trẻ em dưới 18 tuổi cần có cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đi cùng và đây không được là thành viên của nhân viên VFS. Trường hợp cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp vắng mặt vào ngày nộp hồ sơ thì cần cung cấp giấy đồng ý hợp pháp hóa lãnh sự do cơ quan có thẩm quyền của Đức cấp.
• Nếu bạn bỏ lỡ cuộc hẹn vào ngày đã lên lịch, bạn sẽ cần đặt một cuộc hẹn mới sau 24 giờ kể từ ngày hẹn ban đầu.
• Nếu không có thông tin sinh trắc học, đơn xin thị thực của bạn sẽ không được xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ visa Đức uy tín tại Visana

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xin visa du lịch Đức mới nhất hiện nay. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình xin visa Đức, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với VISANA để được giải đáp.