Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh – Thủ tục & Dịch vụ

Giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng, cần thiết trong nhiều thủ tục, hồ sơ, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì? Khi nào cần thực hiện và quy trình ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là quá trình xác nhận tính hợp pháp của giấy khai sinh do một cơ quan có thẩm quyền tại một quốc gia cấp, để tài liệu này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác. Quá trình này thường bao gồm việc chứng nhận chữ ký, con dấu, và thẩm quyền của cơ quan cấp giấy khai sinh bởi các cơ quan có thẩm quyền (thường là cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự) của cả quốc gia cấp giấy và quốc gia nơi giấy được sử dụng.

👉 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh cần thiết vì:

1. Đảm bảo tính hợp pháp quốc tế: Giấy khai sinh là tài liệu quan trọng để chứng minh danh tính, quốc tịch, hoặc các thông tin cá nhân khác. Hợp pháp hóa lãnh sự đảm bảo rằng tài liệu này được công nhận là hợp lệ ở quốc gia khác.
2. Yêu cầu pháp lý: Nhiều quốc gia yêu cầu giấy tờ từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa để sử dụng trong các thủ tục hành chính, như đăng ký kết hôn, nhập quốc tịch, xin visa, nhập học, hoặc làm việc.
3. Ngăn chặn gian lận: Quá trình hợp pháp hóa xác minh rằng giấy khai sinh không phải là giả mạo và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.

👉 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh thường cần trong các trường hợp sau:

1. Sử dụng ở nước ngoài: Khi bạn cần sử dụng giấy khai sinh tại một quốc gia khác để:
   • Đăng ký kết hôn với người nước ngoài.
   • Xin visa hoặc định cư.
   • Đăng ký quốc tịch cho con cái hoặc bản thân.
   • Nhập học tại trường học hoặc cơ sở giáo dục ở nước ngoài.
   • Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến thừa kế, tài sản, hoặc quyền lợi pháp lý khác.
2. Quốc gia không thuộc Công ước Apostille: Nếu quốc gia nơi bạn sử dụng giấy khai sinh không tham gia Công ước Apostille 1961 (ví dụ: Việt Nam không phải là thành viên), bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự thay vì chỉ cần chứng nhận Apostille.
3. Yêu cầu cụ thể của cơ quan nước ngoài: Một số cơ quan hoặc tổ chức ở nước ngoài yêu cầu giấy khai sinh phải được hợp pháp hóa để đảm bảo tính pháp lý trước khi xử lý hồ sơ.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Nhu cầu của việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh ngày càng lớn khi thế giới mở cửa. Việc này thường khá mất thời gian chờ đợi. Tuy nhiên không phải tất cả hồ sơ nào cũng yêu cầu.

Trong một số trường hợp, việc hợp thức hóa giấy tờ này có thể được miễn, cụ thể như sau:

• Giấy khai sinh được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam mà nước liên quan đều là thành viên theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy khai sinh được chuyển giao trực tiếp hoặc qua ngoại giao giữa những cơ quan có thẩm quyền với nhau.
• Giấy khai sinh được miễn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong một số hồ sơ theo quy định của luật pháp Việt Nam.
• Khi cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài không yêu cầu.

Hiện nay, có 30 quốc gia trên thế giới mà Việt Nam đang ký hiệp định tương trợ tư pháp và hiệp định lãnh sự liên quan đến vấn đề miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có giấy khai sinh.

>> Xem thông tin chi tiết về miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại đây.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh?

Thông thường, quy trình hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh sẽ bao gồm 02 bước. Tuy nhiên, cơ quan liên hệ tại các bước sẽ khác nhau, tùy theo giấy khai sinh đó được hợp thức hóa lãnh sự tại nước cấp hay nước sử dụng.

👉Bước 1: Chứng nhận lãnh sự

Cơ quan bạn cần liên hệ để chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh là:

• Nếu chứng nhận lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh: Liên hệ với bộ phận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của nước cấp,  ví dụ:
  • tại Việt Nam: Cục lãnh sự Hà Nội, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh
  • tại Hong Kong: Tòa án tối cao Hong Kong
  • tại Anh: Phòng Hợp pháp hóa – Văn phòng Đối ngoại và Thịnh vượng chung
• Nếu chứng nhận lãnh sự tại nước sử dụng: Liên hệ với Bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước cấp tại nước sử dụng.

Hồ sơ được chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự.

👉Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự:

Cơ quan bạn cần liên hệ để chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh là:

• Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh: Bộ phận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán của nước sử dụng đặt tại nước cấp
• Nếu hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sử dụng: Bộ phận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của nước sử dụng.

Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự. Thông thường hồ sơ sẽ bao gồm:

• Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK
• Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/ hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu)
• Bản chính giấy khai sinh
• 1 bản sao giấy khai sinh hoặc sao y công chứng không quá 6 tháng
• Bản dịch giấy khai sinh sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi văn bản cần sử dụng

Chi phí dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Chi phí dịch vụ bao gồm chi phí dịch thuật và phụ phí hợp pháp hóa lãnh sự. Phí dịch thuật chủ yếu phụ thuộc vào cặp ngôn ngữ nguồn và đích và độ khẩn cấp theo yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần công chứng bản dịch sẽ có thêm phụ phí công chứng. Chi phí công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào cơ quan thực hiện và số trang tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Liên hệ với VISANA hoặc cung cấp thêm thông tin về giấy khai sinh cần hợp pháp hóa. Chúng tôi sẽ liên hệ, tư vấn cụ thể về quy trình thực hiện và gửi Bảng báo giá chi tiết đến quý vị trong thời gian sớm nhất!

Lưu ý quan trọng khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

• Tình trạng giấy tờ: Giấy khai sinh cần được bảo quản nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa hay hư hỏng. Mọi thông tin phải rõ ràng, dễ đọc và chính xác.
• Phân biệt công chứng và chứng thực: Giấy khai sinh không phải là loại giấy tờ được công chứng mà phải chứng thực. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính. Pháp luật không cho phép chứng thực từ bản sao mà chỉ có thể chứng thực từ bản chính.

Dịch vụ hợp pháp hóa giấy khai sinh tại VISANA

Với hơn 17 năm kinh nghiệm, VISANA tự hào mang đến dịch vụ hợp pháp hóa giấy khai sinh trọn gói, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn theo quy định của các cơ quan trong và ngoài nước. 

Đừng để thủ tục phức tạp làm chậm trễ kế hoạch của bạn! Hãy để VISANA đồng hành cùng bạn trong quá trình hợp pháp hóa giấy khai sinh, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Gọi ngay hotline 090.2200.454 (TP.HCM) hoặc 0968.354.027 (Hà Nội) để nhận tư vấn và báo giá miễn phí trong 4 giờ.