Hướng dẫn chi tiết cách viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc

Thư giải trình là giấy tờ không bắt buộc trong bộ hồ sơ xin visa Hàn Quốc của bạn, tuy nhiên, đây lại là vũ khí bí mật giúp bạn làm rõ ý định củng cố hồ sơ và thể hiện sự hiểu biết về quy định xin visa.

Nếu bạn chưa biết viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc như thế nào, thì bài viết này chính là dành cho bạn. Trong bài viết này, Visana sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc chi tiết nhất, giúp bạn nâng cao tỉ  lệ đậu visa của mình

Vì sao và khi nào nên viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc?

Thư giải trình là văn bản do đương đơn tự viết với mục đích giải thích và bổ sung những thông tin chưa rõ ràng hoặc mâu thuẫn trong bộ hồ sơ của mình. Từ đó Đại sứ quán sẽ thấy được sự nghiêm túc của bạn và xóa bỏ những nghi ngờ về mục đích của chuyến đi.

Nều hồ sơ của bạn đã đủ chuẩn chỉnh, bạn không cần viết thư giải trình. Bạn chỉ nên viết thư giải trình trong các trường hợp sau:

• Hồ sơ xin visa chưa được rõ ràng và có nhiều mâu thuẫn
• Bạn muốn bổ sung thêm thông tin để củng cố hồ sơ
• Bạn cần giải thích về những vấn đề ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt visa

Hướng dẫn cách viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc

Sau đây sẽ là những hướng dẫn cụ thể của Visana trong quá trình viết thư giải trình:

Đối tượng cần/ nên viết thư giải trình

Theo như điều kiện của đại sứ quán Hàn Quốc, đương đơn bắt buộc phải viết thư giải trình nếu không tham gia bảo hiểm xã hội. Ngoài ra có một số trường hợp bạn có thể sử dụng thư giải trình để tăng tỷ lệ đậu visa như:

• Bạn làm công việc tự do không chứng minh được công việc hoặc không có công việc ổn định
• Bạn có một số nghi vấn trong hồ sơ apply visa
• Giải thích các yếu tố cần làm rõ trong hồ sơ xin visa của mình

Các nội dung cần có trong thư giải trình

Để hoàn thiện việc viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc thì bức thư của bạn cần phải trình bày đầy đủ và rõ ràng các nội dung sau:

• Giới thiệu: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, nêu ý định xin visa Hàn Quốc và đề cập đến ngày tháng dự định đến Hàn Quốc.
• Nội dung: Nếu phần nào bạn đang chưa nêu cụ thể bằng các tài liệu thì phải nêu rõ trong thư giải trình.
• Lịch trình: Cung cấp hành trình chi tiết nêu rõ kế hoạch khi tới Hàn Quốc.
• Tài chính: Trong trường hợp bạn không có đủ tài chính thì hãy nêu rõ các nguồn tiền mà mình sẽ sử dụng trong chuyến đi hoặc có một ai đó tài trợ tài chính.
• Chỗ ở: Giải thích với viên chức lãnh sự rằng bạn có nơi ở xuyên suốt chuyến đi đến Hàn Quốc và cung cấp đầy đủ thông tin địa chỉ mà bạn sẽ lưu trú.
• Lịch sử du lịch trước đây: Nếu trước đây bạn đã từng bị từ chối cấp visa Hàn Quốc thì hãy nêu rõ lý do tại sao bị rớt.
• Hồ sơ thiếu sót: Nếu có bất kỳ lo ngại cụ thể nào mà hồ sơ của bạn có thể gặp phải, hãy giải trình ngay trong bức thư.

Một số lưu ý khi viết thư giải trình

Thư giải trình xin visa Hàn Quốc thường được viết bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh và nộp kèm toàn bộ hồ sơ xin thị thực của bạn, trừ trường hợp bạn bị từ chối hay phải bổ sung hồ sơ cho Đại sứ quán. Tuy nhiên dù là ở trường hợp nào bạn hãy lưu ý một số mẹo sao đây để có một bức thư hoàn chỉnh hơn:

• Văn phong trang trọng, nội dung đúng sự thật: Đây là thư viết gửi cho lãnh sự mà bạn muốn đến vì vậy không nên viết quá tùy tiện, hay cung cấp thông tin sai sự thật vì viên chức lãnh sự sẽ có cách để xác minh những gì bạn trình bày.
• Sắp xếp nội dung hợp lý, nắm bắt trọng tâm: Nhân viên xét duyệt sẽ không có nhiều thời gian để đọc thư của bạn vì vậy hãy viết rõ ràng, logic điều bạn muốn nói để gây ấn tượng tốt với họ.
• Nộp kèm bằng chứng, tài liệu để chứng minh điều cần giải trình: Lãnh sự sẽ không bị bạn thuyết phục nếu đó chỉ là lời nói suông, họ cần bằng chứng xác thực để xem xét.
• Không nên yêu cầu quá đáng hay đưa ra thời gian cho Đại sứ quán: Bạn nên hiểu rằng Đại sứ quán không phải xét duyệt hồ sơ cho một mình bạn và tất cả đều có quy định và yêu cầu rõ ràng từ trước. Cụ thể như không nên yêu cầu họ trả kết quả cho hồ sơ xin thị thực của bạn trước thứ 2, thứ 3 hay thời gian cụ thể, mà chỉ mong họ có thể xét nhanh hơn tùy vào hoàn cảnh của bạn.

Nếu bạn vẫn chưa biết mình có cần viết thư giải trình hay không, và nên viết như thế nào, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ làm visa Hàn Quốc của Visana. Visana sẽ hỗ trợ bạn thẩm định và phân tích bộ hồ sơ, đào sâu những điểm mạnh, hạn chế các điểm yếu để xây dựng một bộ hồ sơ logic nhất. Và trong trường hợp xác định cần viết thư giải trình, chuyên viên Visana sẽ dựa trên hồ sơ để viết thư giải trình hợp lý nhất, đảm bảo tỉ lệ đậu visa cao nhất.

Một số mẫu thư giải trình xin visa Hàn Quốc

Dưới đây là một số mẫu thư bạn có thể tham khảo trong quá trình viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc. Tuy nhiên, hoàn cảnh của mỗi cá nhân khá khác nhau, nên bạn không nên copy hoàn toàn các mẫu thư giải trình này.

Mẫu thư giải trình diện visa du lịch

Date: 15/04/2024

Embassy of Republic of Korea

Dear Sir/Madam,

My name’s Nguyen Thi Tam, and I was born on Apr 2nd, 1991. Today, I am writing to apply for a Visitor visa to visit Korea from April 30, 2024 to May 7, 2024. I am traveling alone and the main reason I want to visit Korea is tourism.

I want to visit famous tourist destinations in Korea, such as the Namsan Tower, Gyeongbokgung,… and most of all I want to understand more about the Korean lifestyle and culture.

A brief overview of myself: I’m single and currently residing at 1021 Le Loi, Go Vap District, with my parents. I am an accountant for *** Bank, and because of how busy I am at work, I don’t have much time for travel or leisure. As a result, I have asked my employer for permission to visit Korea for leisure next time. Please give me a visitor’s visa even though I will only be here for a short time since I need to take care of my parents in Vietnam and then return to work.

I have included documentation that I have the resources to pay for my stay in addition to my intention to pay for my own travel.

Supporting documentation for visa applications I’ve attached this letter to:

My bookings for my train and airplane tickets

Hotel reservation receipts

Travel health insurance

My bank statement for last 3 months

Title deed

I sincerely hope that the information I have included in this letter is sufficient to receive a positive response to my application. I appreciate your time, and please get in touch with me if you require any other information.

All the bests,

Nguyen Thi Tam

Tel: + 84 389163326

Email: tamlee16@ gmail.com

Mẫu thư giải trình diện visa công tác

April 1, 2024

Ho Chi Minh, Vietnam

Embassy of Republic of Korea

Dear Sir or Madam,

On behalf of [applicant’s full name], I am requesting a Korean Business Visa with passport number XXXX.

I am confirming with you through this letter that [applicant’s full name] is employed by [business name], where he holds [job title or position]. After [X number of years] of employment with our company, [Applicant] must travel to Korea between June 1 and June 7, 2024, to visit our partner company, [name of partner company].

When [applicant] visits [name of partner company] in Korea, they will carry out the following duties:

Participate in meetings on June 2nd, 2024 and June 4th, 2024

Agree on a deal between businesses involving [XYZ]

Make a presentation (along with any other assignments you have while traveling).

[Applicant] is scheduled to stay at [hotel/other name] and all expenses will be paid by our company (if any).

Please contact me if you have any questions.

Thank you for taking the time,

Best regards,

[Employer/supervisor name with signature]

[Position or title of employer/supervisor]

[Employer/supervisor email address]

[Employer/supervisor’s phone number]

Trên đây là những thông tin về cách viết thư giải trình xin visa Hàn Quốc mà Visana đã hướng dẫn bạn, hy vọng kiến thức này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và xin visa Hàn Quốc.