Tổng hợp 3 cách kiểm tra visa Nhật Bản nhanh chóng & chính xác

Bạn đã nộp hồ sơ xin visa Nhật được 1 tuần và đang ‘đứng ngồi không yên’ chờ kết quả? Đừng đoán già đoán non! Bài viết này VISANA sẽ hướng dẫn bạn 3 cách tra cứu tình trạng hồ sơ chính xác nhất, giúp bạn biết ngay mình đã đậu visa hay chưa chỉ trong 2 phút.

Thời gian xử lý visa Nhật bao lâu?

Thời gian xử lý visa Nhật Bản (thường áp dụng cho visa ngắn hạn như du lịch, thăm thân) cho công dân Việt Nam thường là ít nhất 6 ngày làm việc, tính từ ngày sau khi nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam (áp dụng từ ngày 1/2/2024). Tuy nhiên, thời gian này có thể kéo dài hơn tùy thuộc vào một số yếu tố sau:

• Yếu tố làm chậm tiến độ: Nếu hồ sơ cần bổ sung giấy tờ, phỏng vấn người nộp đơn, hoặc chuyển về Bộ Ngoại giao Nhật Bản để thẩm tra thêm, thời gian có thể kéo dài vài tuần (thường thêm 5-10 ngày hoặc hơn).
• Thời điểm cao điểm: Vào các mùa du lịch đông đúc (như cuối tháng 2 đến đầu tháng 4), số lượng hồ sơ lớn có thể gây chậm trễ, và Đại sứ quán không cam kết trả kết quả đúng hạn.
• Trường hợp đặc biệt: Đối với visa e-visa (nếu áp dụng), thời gian có thể ngắn hơn, khoảng 5 ngày làm việc, nhưng hiện tại công dân Việt Nam chủ yếu nộp hồ sơ truyền thống qua đại lý ủy quyền hoặc trực tiếp. Các trường hợp nhân đạo khẩn cấp (liên quan đến tính mạng) có thể được ưu tiên, nhưng không áp dụng cho các yêu cầu cấp nhanh thông thường.

3 cách kiểm tra visa Nhật Bản nhanh chóng chính xác nhất

Quy trình kiểm tra kết quả visa du lịch Nhật Bản không quá phức tạp, bạn hoàn toàn có thể làm theo các cách mà VISANA hướng dẫn ngay sau đây:

Trên website của VFS Global Nhật Bản

Bước 1: Bạn truy cập vào website chuyên dụng của để kiểm tra kết quả visa Nhật Bản, địa chỉ web: https://lapse-immi.moj.go.jp/ZEC/appl/e0/ZEC2/pages/FZECST011.aspx.

Bước 2: Website hiển thị như hình, bạn tiến hành điền các thông tin theo yêu cầu, bao gồm:

• 在留カード等番号: Là mã số thẻ ngoại kiều, mã này ở góc bên phải của thẻ ngoại kiều.
• 在留カード等有効期限: Mức hạn của thẻ, thông tin này được in trên dòng thứ 5.
• 在留カード等有効期限: Bạn điền mã xác nhận captcha theo màn hình hiển thị phía bên trái vào.

Bước 3: Nhấn nút 問合せ để kết thúc tiến trình. Lúc này, bạn có thể xem kết quả visa Nhật online vừa hiển thị trên trình duyệt này.

Lưu ý: 

Nếu kết quả trả về là 失効していません nghĩa là thị thực của bạn vẫn còn hiệu lực và bạn hoàn toàn có thể tiếp tục công tác, du lịch và học tập tại Nhật Bản. Ngược lại, khi bạn tra cứu kết quả visa Nhật Bản online và màn hình trả về この在留カード等番号は有効ではありません nghĩa là visa của bạn đã hết hạn.

Qua SMS hoặc qua email

Khi nộp hồ sơ tại VFS Global bạn cần đăng ký dịch vụ SMS bằng cách cung cấp số điện thoại di động. Khi hồ sơ có kết quả (phê duyệt hoặc từ chối), bạn sẽ nhận SMS thông báo từ hệ thống của Đại sứ quán Nhật Bản, kèm mã số hồ sơ và hướng dẫn nhận visa (nếu được cấp).

Tương tự SMS, đây là thông báo tự động chứ không phải tra cứu thủ công. Khi nộp hồ sơ, cung cấp địa chỉ email hợp lệ và đăng ký nhận thông báo qua email. Hệ thống sẽ gửi email khi có kết quả, bao gồm: Tình trạng visa, mã hồ sơ, thông tin cá nhân, và hướng dẫn (ví dụ: đến nhận hộ chiếu tại VFS).

Gọi điện trực tiếp

Để kiểm tra tình trạng visa Nhật Bản bằng cách gọi điện trực tiếp, bạn có thể liên hệ với VFS Global hoặc trực tiếp với Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản. Tuy nhiên, lưu ý rằng các cơ quan này thường không khuyến khích kiểm tra tiến độ hồ sơ qua điện thoại vì lý do bảo mật và khối lượng công việc lớn.

Một số lý do cơ bản khiến đơn xin visa của bạn bị từ chối

Việc xin visa Nhật Bản đôi khi có thể gặp phải những trục trặc ngoài mong muốn, dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. Hiểu rõ những lý do phổ biến sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và tăng cơ hội được cấp visa. Dưới đây là một số lý do cơ bản khiến đơn xin visa Nhật Bản của bạn có thể bị từ chối:

• Hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót thông tin: Đây là lý do thường gặp nhất. Việc thiếu giấy tờ quan trọng, thông tin cá nhân không chính xác, hoặc các thông tin trên giấy tờ không nhất quán (ví dụ: tên, ngày sinh, địa chỉ) có thể khiến hồ sơ của bạn bị nghi ngờ và đánh giá thấp.
• Chứng minh tài chính không đủ mạnh hoặc không rõ ràng: Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản cần đảm bảo bạn có đủ khả năng tài chính để chi trả cho chuyến đi mà không cần phải làm việc trái phép. Số dư tài khoản ngân hàng thấp, thu nhập không ổn định, hoặc không thể chứng minh rõ ràng nguồn gốc tài chính có thể là yếu tố khiến hồ sơ bị từ chối.
• Lịch trình chuyến đi không hợp lý hoặc không chi tiết: Một lịch trình chi tiết, thực tế và phù hợp với mục đích chuyến đi là rất quan trọng. Nếu lịch trình quá sơ sài, không rõ ràng, hoặc có những điểm bất hợp lý (ví dụ: thời gian lưu trú quá ngắn/dài, di chuyển không logic), Đại sứ quán có thể nghi ngờ về mục đích thực sự của chuyến đi.
• Lịch sử du lịch yếu hoặc thiếu ràng buộc với quốc gia gốc: Nếu bạn chưa từng đi du lịch nước ngoài hoặc có lịch sử du lịch ít, Đại sứ quán có thể lo ngại về khả năng bạn quay trở về Việt Nam sau chuyến đi. Việc không chứng minh được các ràng buộc mạnh mẽ tại quê nhà (công việc ổn định, gia đình, tài sản) cũng có thể là một yếu tố bất lợi.
• Giấy tờ giả mạo hoặc khai báo không trung thực: Tuyệt đối không sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc cung cấp thông tin sai sự thật trong hồ sơ xin visa. Hành vi này không chỉ dẫn đến việc bị từ chối visa mà còn có thể gây ảnh hưởng lâu dài đến khả năng xin visa các nước khác trong tương lai.
• Mục đích chuyến đi không rõ ràng hoặc mâu thuẫn: Mục đích chuyến đi (du lịch, công tác, thăm thân) cần được làm rõ và nhất quán trong toàn bộ hồ sơ. Nếu có sự mâu thuẫn hoặc không rõ ràng về mục đích, hồ sơ sẽ dễ bị đánh giá là không đáng tin cậy.
• Từng vi phạm quy định xuất nhập cảnh hoặc bị từ chối visa trước đó: Nếu bạn từng ở lại Nhật Bản hoặc bất kỳ quốc gia nào quá thời hạn visa, làm việc trái phép, hoặc từng bị từ chối visa mà không có lý do chính đáng, điều này sẽ là một điểm trừ lớn cho hồ sơ hiện tại.

Hy vọng với 3 cách kiểm tra visa Nhật Bản mà VISANA đã chia sẻ ở trên, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ của mình một cách chủ động. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn lo ngại về các rủi ro hồ sơ hoặc muốn đảm bảo tỷ lệ đậu visa cao nhất, việc tìm kiếm một đơn vị uy tín là vô cùng cần thiết.