[Cập nhật] Mẫu thư mời xin visa Trung Quốc đạt tiêu chuẩn

Bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến công tác dài ngày hay đơn giản là sang thăm người thân tại Trung Quốc? Chắc hẳn bạn đã biết rằng từ năm 2024, các quy định về hồ sơ của Đại sứ quán đã có những cập nhật khắt khe hơn, đặc biệt là về thư mời. Một bức thư mời sơ sài có thể khiến bạn mất thời gian bổ sung hồ sơ, thậm chí là lỡ mất kế hoạch cá nhân. Đừng quá lo lắng! Bài viết này VISANA sẽ giúp bạn gỡ rối với trọn bộ mẫu thư mời đạt chuẩn và những lưu ý “vàng” để hồ sơ của bạn luôn nằm trong diện ưu tiên.

Khi nào thì bạn cần thư mời xin visa Trung Quốc?

Dưới đây là những trường hợp cụ thể bạn bắt buộc phải có thư mời để hoàn thiện hồ sơ:

1. Visa Công tác (Diện M) và Giao lưu (Diện F)

Đây là trường hợp phổ biến nhất cần thư mời. Để được cấp visa diện này, bạn phải có thư mời từ đối tác kinh doanh hoặc đơn vị tổ chức tại Trung Quốc.

• Mục đích: Tham gia hội chợ, đàm phán thương mại, ký kết hợp đồng, hoặc thực hiện các hoạt động giao lưu văn hóa, khoa học kỹ thuật.
• Yêu cầu: Thư mời phải từ một pháp nhân (công ty, tổ chức) hợp pháp tại Trung Quốc.

2. Visa Thăm thân (Diện Q và Diện S)

Nếu bạn sang Trung Quốc để thăm người thân, thư mời là điều kiện tiên quyết để chứng minh mối quan hệ và sự bảo lãnh.

• Visa Q1/Q2: Dành cho người thân của công dân Trung Quốc hoặc người nước ngoài có thẻ cư trú vĩnh viễn tại Trung Quốc.
• Visa S1/S2: Dành cho người thân của người nước ngoài đang công tác hoặc học tập tại Trung Quốc.
• Người mời: Phải là cá nhân đang sinh sống hợp pháp tại Trung Quốc.

3. Visa Du lịch (Diện L) – Trường hợp đặc biệt

Thông thường, nếu bạn đi du lịch tự túc và ở khách sạn, bạn chỉ cần cung cấp xác nhận đặt phòng (Booking.com, Agoda…). Tuy nhiên, bạn sẽ cần thư mời nếu:

• Lưu trú tại nhà bạn bè/người quen: Thay vì đặt phòng khách sạn, bạn cần thư mời của người bạn đó kèm theo thông tin địa chỉ cư trú cụ thể của họ.
• Đi theo tour của công ty lữ hành Trung Quốc: Công ty du lịch phía Trung Quốc sẽ cấp thư mời (thường gọi là mã đoàn) để bạn xin visa.

4. Visa Du học (Diện X) và Visa Lao động (Diện Z)

• Đối với du học: Thư mời chính là Giấy thông báo nhập học (Admission Notice) kèm theo mẫu JW201 hoặc JW202.
• Đối với lao động: Thư mời thường đi kèm với Giấy phép làm việc (Work Permit) do cơ quan chức năng Trung Quốc cấp.

Nội dung thư mời cần bao gồm những gì?

Mẫu thư mời xin visa công tác Trung Quốc

Các công ty thường có mẫu thư mời công tác riêng, nhưng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

Thông tin của hai công ty

• Công ty mời (bên Trung Quốc): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ.
• Công ty được mời (bên Việt Nam): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ.

Thông tin của người được mời

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Số hộ chiếu, ngày cấp và ngày hết hạn hộ chiếu

Thông tin chuyến công tác

• Mục đích của chuyến công tác
• Thời gian công tác
• Địa điểm cụ thể sẽ đến công tác tại Trung Quốc

Chi phí công tác: xác định rõ bên nào sẽ chi trả chi phí cho chuyến công tác, như chi phí đi lại, lưu trú,…

Chữ ký và con dấu

• Thư mời phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp và con dấu chính thức của công ty mời.
• Nếu thư mời có từ 2 trang trở lên, cần đóng dấu giáp lai giữa các trang.

Mẫu thư mời xin visa công tác Trung Quốc

Information of Inviter (Thông tin của người mời)

• Name of Inviter (Tên người mời): Điền đầy đủ họ và tên của người mời tại Trung Quốc.
• Gender (Giới tính): Chọn “Male” (Nam) hoặc “Female” (Nữ) tùy theo giới tính của người mời.
• Date of birth (Ngày sinh): Điền ngày, tháng, năm sinh của người mời theo định dạng ngày/tháng/năm.
• Number of Chinese ID or Resident Permit No. (Số CMND Trung Quốc hoặc số giấy phép cư trú): Điền số chứng minh nhân dân Trung Quốc hoặc số giấy phép cư trú của người mời.
• Address (Địa chỉ): Điền địa chỉ hiện tại của người mời tại Trung Quốc.
• Phone number (Số điện thoại): Điền số điện thoại liên hệ của người mời.
• E-Mail (Email): Điền địa chỉ email của người mời.
• Relationship with the invitee (Quan hệ với người được mời): Điền mối quan hệ của người mời với người được mời, ví dụ: Brother, Sister, Parent hoặc Friend.

Information of the invitee (Thông tin của người được mời)

• Name (Tên): Điền đầy đủ họ và tên của người được mời (người xin visa) theo hộ chiếu.
• Chinese name if any (Tên tiếng Trung nếu có): Nếu người được mời có tên tiếng Trung, điền vào ô này. Nếu không, có thể để trống.
• Gender (Giới tính): Chọn “Male” (Nam) hoặc “Female” (Nữ) tùy theo giới tính của người được mời.
• Date of birth (Ngày sinh): Điền ngày, tháng, năm sinh của người được mời theo định dạng ngày/tháng/năm.
• Nationality (Quốc tịch): Điền quốc tịch của người được mời, ví dụ: Vietnamese.
• Passport number (Số hộ chiếu): Điền số hộ chiếu của người được mời.
• E-Mail (Email): Điền địa chỉ email của người được mời.
• Phone number (Số điện thoại): Điền số điện thoại liên hệ của người được mời.

Visit information of the invitee (Thông tin chuyến thăm của người được mời)

• Purpose of visit (Mục đích chuyến thăm): Điền mục đích của chuyến thăm, ví dụ: Family Visit (Thăm thân).
• Date of Arrival (Ngày đến): Điền ngày dự kiến người được mời sẽ đến Trung Quốc.
• Date of Departure (Ngày rời đi): Điền ngày dự kiến người được mời sẽ rời Trung Quốc.
• Duration of stay in China (Thời gian lưu trú tại Trung Quốc): Điền số ngày dự kiến người được mời sẽ ở lại Trung Quốc, ví dụ: 15 days (15 ngày).
• Number of Entries (Số lần nhập cảnh): Điền số lần người được mời dự kiến nhập cảnh vào Trung Quốc, ví dụ: Single Entry (Một lần), Multiple Entries (Nhiều lần).
• Places to visit in China (Địa điểm sẽ đến thăm tại Trung Quốc): Điền các địa điểm hoặc thành phố dự kiến sẽ đến thăm, ví dụ: Beijing (Bắc Kinh), Shanghai (Thượng Hải).

Travel expense paid by (Chi phí chuyến đi do ai chi trả)

Đánh dấu X vào ô phù hợp:

• Invitee (Người được mời): Nếu chi phí do người được mời chi trả, chọn ô này.
• Inviter (Người mời): Nếu chi phí do người mời chi trả, chọn ô này.
• Other (Khác): Nếu chi phí do bên thứ ba chi trả, chọn ô này và ghi rõ bên chịu trách nhiệm.

Ký tên

• Sign of Inviter (Chữ ký của người mời): Người mời cần ký tên vào đây.
• Date (Ngày tháng): Điền ngày, tháng, năm khi hoàn thành thư mời.

Hướng dẫn cách tải mẫu thư mời xin visa Trung Quốc mới nhất

Bước 1: Truy cập trang web của Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam theo địa chỉ https://bio.visaforchina.cn/HAN3_VI/

Bước 2: Trên trang chủ của trang web, bạn hãy tìm kiếm mục “Tải về”

Bước 3: Chọn loại mẫu thư mời phù hợp mục đích nhập cảnh

Bước 4: Sau khi chọn được loại mẫu thư mời phù hợp, bạn hãy nhấp vào nút “Tải” để tải mẫu thư mời

Lưu ý khi điền mẫu thư mời xin visa Trung Quốc

Dưới đây là những lưu ý “sống còn” khi bạn hoàn thiện mẫu thư mời xin visa Trung Quốc:

1. Thông tin cá nhân phải khớp 100% với Hộ chiếu

Mọi sai lệch dù chỉ một ký tự trong tên hay một chữ số trong số hộ chiếu đều khiến thư mời bị vô hiệu.

• Họ tên: Viết in hoa, không dấu (ví dụ: NGUYEN VAN A).
• Số hộ chiếu: Kiểm tra kỹ từng số và chữ cái (ví dụ: P01234567).
• Ngày sinh: Điền đúng định dạng Ngày/Tháng/Năm.

2. Chi tiết về lịch trình và tài chính

Cơ quan lãnh sự Trung Quốc rất chú trọng đến việc bạn sẽ ở đâu và ai là người chi trả.

• Địa điểm lưu trú: Phải ghi rõ địa chỉ cụ thể của người mời hoặc tên khách sạn (không được ghi chung chung là “Beijing” hay “Shanghai”).
• Nguồn kinh phí: Phải ghi rõ ai là người chi trả cho chuyến đi (Cá nhân tự chi trả, công ty mời chi trả, hay người thân bảo lãnh toàn bộ).

3. Yêu cầu về Con dấu và Chữ ký

Đây là phần quan trọng nhất để xác thực giá trị pháp lý của thư mời:

• Đối với Thư mời từ Công ty (Visa M/F): Bắt buộc phải có mẫu mộc đỏ (con dấu hình tròn) của công ty tại Trung Quốc và chữ ký của người đại diện hợp pháp.
• Đối với Thư mời từ Cá nhân (Visa Q/S/L): Phải có chữ ký tay của người mời. Chữ ký này nên giống với chữ ký trên thẻ căn cước (ID) của họ.

4. Ngôn ngữ trình bày

• Thư mời nên được viết bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh.
• Tuyệt đối không được tẩy xóa, dùng bút xóa trong thư mời. Nếu viết sai, tốt nhất nên yêu cầu người mời gửi bản mới.

5. Hồ sơ đi kèm thư mời (Cực kỳ quan trọng)

Thư mời sẽ không có giá trị nếu thiếu các giấy tờ chứng minh nhân thân của người mời:

• Nếu người mời là công dân Trung Quốc: Phải gửi kèm bản photo 2 mặt Chứng minh nhân dân Trung Quốc (Shenfenzheng).
• Nếu người mời là người nước ngoài đang ở Trung Quốc: Phải gửi kèm bản photo Hộ chiếu và Thẻ cư trú (Residence Permit) còn hạn.

6. Thời gian gửi thư mời

• Thư mời nên có ngày ký gần với thời điểm bạn nộp hồ sơ (thường trong vòng 3 tháng trở lại).
• Mặc dù Đại sứ quán chấp nhận bản scan/fax, nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn bản gốc phòng trường hợp bị gọi lên đối chiếu hoặc phỏng vấn đột xuất.

Có thể thấy, thư mời xin visa Trung Quốc không chỉ đơn thuần là một văn bản thủ tục, mà còn là “tấm vé” quyết định sự tin cậy của hồ sơ trong mắt viên chức lãnh sự. Việc chuẩn bị một bức thư mời chỉn chu, đúng mẫu và đầy đủ thông tin pháp lý sẽ giúp bạn rút ngắn đáng kể thời gian xét duyệt và giảm thiểu tối đa rủi ro bị từ chối visa.

Hy vọng với trọn bộ hướng dẫn và mẫu thư mời cập nhật mới nhất trên đây, bạn đã có thể tự tin hoàn thiện hồ sơ của mình một cách chính xác nhất.