Chi tiết mẫu thư mời công tác nước ngoài mới nhất 2024

Mẫu thư mời công tác là một trong những tài liệu hết sức quan trọng trong quá trình thị thực visa công tác nước ngoài. Vậy nên bạn cần chỉnh chu trong qua trình chuẩn bị thư mời. Bài viết này, Visana sẽ hướng dẫn tới bạn những kiến thức để có thể sở hữu một thư mời công tác tiêu chuẩn, tăng tỷ lệ đậu visa cho bạn.

Mẫu thư mời công tác nước ngoài là gì?

Thư mời công tác nước ngoài là mẫu thư do đối tác nước ngoài mời bạn sang công tác cung cấp. Đây là một trong các loại giấy tờ dùng để xin visa công tác nước ngoài. Mẫu thư này chỉ được cấp khi bạn là nhân sự muốn sang nước ngoài để làm việc và hợp tác.

Mỗi quốc gia sẽ có một mẫu thư mời và quy định riêng. Do đó, nếu bạn và đối tác đã làm việc với nhau một thời gian dài, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu họ gửi cho bạn mẫu thư mời công tác nước ngoài.

Mẫu thư này được coi là hồ sơ cần thiết trong quá trình xin visa công tác bởi:

• Thư mời công tác từ phía đối tác/công ty nước sở tại sẽ xác nhận nội dung, mục đích, thời gian công tác của người được mời.
• Thư mời sẽ chứng minh cho cơ quan thị thực nước đích là chuyến đi có tính chất chính thức và người xin visa không có khả năng ở lại bất hợp pháp.
• Thư cần thể hiện rõ địa chỉ liên hệ của công ty/đối tác tại nước đó để cơ quan thị thực xác minh khi cần thiết.
• Thư mời công tác là bằng chứng cho thấy người xin visa có năng lực tài chính để chi trả cho chuyến đi công tác.

Các nội dung cần có trong thư mời công tác

Mỗi quốc gia sẽ có một quy định về thư mời riêng, nhưng tối thiểu thư mời sẽ gồm những thông tin sau: 

Đối với người được mời

Người được mời cần phải điền đầy đủ các thông tin như:

• Họ và tên đầy đủ
• Ngày, tháng, năm sinh
• Đại diện công ty, chức vụ
• Địa chỉ và số điện thoại
• Mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời. Lịch sử kinh doanh giữa 2 bên
• Mục đích chuyến công tác: tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đàm phán hoặc đào tạo
• Thời gian công tác
• Thông tin về chỗ ở và sắp xếp tài chính, chẳng hạn như liệu công ty chủ quản có cung cấp chỗ ở hay không nếu khách tự sắp xếp và liệu công ty chủ nhà có chi trả chỗ ở, bữa ăn hoặc chi phí hàng ngày hay không.
• Ngày, tháng, năm xuất cảnh

Đối với người mời

Đồng thời, người mời (Công ty đối tác) cần điền một số thông tin như sau:

• Tên công ty đối tác
• Tên và chức vụ của người viết thư mời
• Địa chỉ và số điện thoại của công ty
• Địa chỉ email

Mẫu thư mời đi công tác nước ngoài tiêu chuẩn

Download mẫu thư mời công tác tại đây.

Lưu ý khi viết thư mời đi công tác nước ngoài 

Một số lưu ý bạn cần biết khi bạn tự biết thư mời công tác như sau:

• Giọng văn trang trọng: Duy trì giọng điệu trang trọng xuyên suốt bức thư và đảm bảo sự rõ ràng trong từng phần. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh biệt ngữ hoặc thuật ngữ phức tạp.
• Nội dung chi tiết: Những tuyên bố chung chung hoặc mơ hồ có thể dẫn đến sự nghi ngờ. Hãy nêu cụ thể mục đích của chuyến thăm, mối quan hệ giữa công ty gửi lời mời và người được mời cũng như các chi tiết quan trọng khác.
• Cung cấp các tài liệu đính kèm có liên quan: Để thư mời thêm thuyết phục, hãy cung cấp các tài liệu liên quan như bản sao hộ chiếu, bằng chứng cư trú, bảng sao kê ngân hàng (nếu bạn đang hỗ trợ tài chính) hoặc thậm chí cả hành trình công tác của bạn.
• Kiểm tra lỗi ngữ pháp: Luôn đọc lại bức thư mời công tác nước ngoài trước khi gửi. Sai sót thực tế có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bị từ chối cấp visa.

Hồ sơ xin visa công tác bao gồm những gì?

Bên cạnh thư mời công tác, khi làm thị thực visa công tác, đương đơn cần chuẩn bị thêm một số hồ sơ để cung cấp các thông tin cần thiết cho đại sứ quán. Mỗi Đại sứ quán sẽ yêu cầu một bộ hồ sơ khác nhau như chúng đều bao gồm các yếu tố cơ bản như sau:

• Thông tin cá nhân
• Chứng minh tài chính
• Chứng minh mục đích chuyến đi
• Chứng minh công việc

Với visa công tác thì phần chứng minh công việc cần được chú trọng và các các tài liệu phù hợp. Tài liệu để chứng minh công việc cần bao gồm cả thông tin của công ty tại Việt Nam và công ty mời sang công tác. Đặc biệt cần có xác nhận ai sẽ chi trả cho toàn bộ chuyến đi.

Để biết thêm chi tiết về các hồ sơ cần chuẩn bị bạn có thể tham khảo trên website chính thức của Đại sứ quán mà bạn muốn đi công tác hoặc liên hệ với các dịch vụ làm visa trọn gói.

Kinh nghiệm xin visa công tác nước ngoài

Xin visa công tác nước ngoài là một quá trình khá phức tạp, đòi hỏi người xin phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là một số kinh nghiệm quý báu mà tôi đã rút ra sau nhiều lần làm thủ tục xin visa công tác:

• Tìm hiểu kỹ quy trình và yêu cầu hồ sơ: Trước khi bắt đầu làm hồ sơ, bạn nên tìm hiểu kỹ quy trình xin visa, danh mục hồ sơ cần chuẩn bị của đại sứ quán/lãnh sự quán nước đích. Điều này giúp bạn tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng trong hồ sơ.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng yêu cầu: Hồ sơ phải được lập đầy đủ, chính xác theo mẫu và đúng yêu cầu quy định. Đặc biệt là thư mời công tác, hợp đồng lao động và các giấy tờ chứng minh tài chính.
• Lên lịch trước khi đi làm hồ sơ: Đặt lịch hẹn trước sẽ giúp tránh tình trạng phải xếp hàng đông người, lãng phí thời gian. Đồng thời cũng tránh tình huống hết giờ làm việc không kịp nộp hồ sơ.

Hy vọng những thông tin được chia sẻ ở trên sẽ giúp chuyến công tác sắp tới của bạn suôn sẻ và thành công. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xin visa công tác nước ngoài, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp nhất đến từ các chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hộ chiếu và visa.