Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật đơn giản và dễ dàng

Mới đây, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam yêu cầu đương đơn xin visa phải điền form visa Nhật trên máy tính và có mã code (theo mẫu quy định). Nếu bạn băn khoăn không biết điền form xin visa Nhật Bản như thế nào hãy đọc ngay bài viết dưới đây, VISANA sẽ hướng dẫn các bạn những bước cơ bản điền tờ khai xin visa Nhật Bản theo đúng quy định.

1. Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì? Tại sao phải điền tờ khai xin visa Nhật Bản?

Tương tự với các quốc gia khác, tờ khai là một trong những giấy tờ bắt buộc phải nộp khi xin visa diện du lịch, thăm thân hay công tác,…

Trong giấy xin cấp visa Nhật Bản bạn sẽ điền đầy đủ các thông tin cơ bản về nhân thân, công việc, hoàn cảnh gia đình – xã hội của bạn cũng như những thông tin về thời gian bạn ở Nhật Bản đồng thời đối chiếu với những giấy tờ khác bạn đã khai và nộp trong hồ sơ.

>> Download tờ khai xin visa Nhật Bản mới nhất

Khai đơn xin visa Nhật Bản là bước bắt buộc và đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối. Bất kỳ một thông tin sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến Đại Sứ Quán từ chối hồ sơ xin visa Nhật Bản của bạn. Chính vì nguyên nhân này mà khi xin visa đòi hỏi người xin hay bên hướng dẫn xin đều phải hết sức tỉ mỉ để tránh những sai lầm gây hối tiếc.

2. Hướng dẫn điền đơn xin visa Nhật đơn giản và dễ dàng

2.1 Lưu ý trước khi khai form visa Nhật bản:

• Hãy sử dụng đơn khai xin visa Nhật Bản có mã QR Code. Nếu chọn điền đơn bằng cách đánh máy thay bằng viết tay bạn cần cài phần mềm Foxit Reader hoặc Acrobat Reader trên máy tính vì mẫu đơn sẽ ở dưới dạng file PDF.
• Cách điền thông tin xin visa Nhật Bản đầu tiên đó là bạn cần điền đầy đủ, chính xác vào tất cả các hạng mục, không được bỏ trống hạng mục nào. Nếu điền sai sự thật có thể coi là xin visa giả mạo.
• Với những hạng mục có ô trống, hãy chọn và đánh dấu vào ô thích hợp
• Các mục như yêu cầu trong tờ khai xin visa Nhật Bản được ghi bằng tiếng Anh. Thông thường sẽ là những từ, câu hỏi khá đơn giản, nếu bạn chưa rõ mục nào thì hãy dịch bằng phần mềm hoặc hỏi những người có kinh nghiệm. Các thông tin đều viết bằng chữ ‘IN HOA’
• Các thông tin này phải khớp với các giấy tờ hồ sơ xin visa Nhật. Nếu có bất kỳ sai sót gì chắc chắn hồ sơ của bạn sẽ bị đánh trượt.
• Bạn điền đầy đủ các thông tin lần lượt theo từng mục để tránh bỏ sót.
• Bạn có thể làm quen việc điền thông tin với mẫu đơn xin visa Nhật trên giấy trước rồi sau đó làm mẫu đơn xin visa Nhật Bản có mã code.

* Hướng dẫn cách cài mã code để điền hồ sơ xin visa Nhật Bản:

Bước 1: Tải mẫu tờ khai về máy tại đây

Bước 2: Dùng Acrobat Reader để mở file. 

Link download Acrobat Reader bạn có thể tham khảo tại đây.

Bấm phải chuột vào tệp tờ khai vừa tải về, chọn Open with, chọn Acrobat Reader.

Sau đó, form của bạn sẽ hiện lên một mã QR code. Bạn tiến hành khai form theo hướng dẫn chi tiết dưới đây là xong!

2.2 Cách khai form visa Nhật Bản

Tờ khai xin visa Nhật Bản bao gồm 2 trang, với các nội dung và cách điền như sau:

Trang 1: Thông tin về hộ chiếu, thông tin cá nhân và chuyến đi.

Mẫu khai form visa Nhật Bản mặt trước

Tại trang này, bạn khai các thông tin sau:

1. Surname: Họ; Given and middle names: Tên, tên dệm; Other names: Tên khác. Nếu không, bạn có thể bỏ qua

2. Date of Birth, Place of Birth: Ngày sinh, nơi sinh

• Ngày sinh bạn ghi theo thứ tự ngày/tháng/năm, trong đó ngày/tháng là số có 2 chữ số, đối với các số có 1 chữ số thì bạn ghi thêm số 0 đằng trước, còn năm là số có 4 chữ số.
• Nơi sinh thì bạn ghi theo thứ tự Thành phố/ Thị xã – Quận/ Huyện – Quốc gia

3. Sex: Giới tính. Trong đó: Nam chọn ‘Male’; Nữ chọn ‘Female’

Marital Status: Tình trạng hôn nhân

• Single: Độc thân
• Married: Đã kết hôn
• Widowed: Vợ/chồng đã mất
• Divorced: Ly hôn

4.  Nationality or Citizenship / Former and/or other nationalities or citizenships: Quốc tịch của bạn/ Quốc tịch cũ (nếu có)

5. ID No. issued by your government: Số chứng minh thư nhân dân/ Căn cước công dân

6. Passport type: Loại hộ chiếu

• Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao
• Official: Hộ chiếu công vụ
• Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
• Other: Khác

Thông thường hộ chiếu mà công dân Việt Nam được cấp là loại phổ thông, nên chọn “Ordinary”

7. Place of Issue: Nơi cấp

Điền tỉnh thành nơi mà bạn đăng ký làm hộ chiếu

8. Issuing authority: Cơ quan cấp, ngày hết hiệu lực hộ chiếu

Điền tiếng Anh: Immigration Department – Cục quản lý Xuất nhập cảnh

Điền Date of issue: Ngày cấp hộ chiếu

Điền Date of expiry: Ngày hết hạn

9. Purpose of visit to Japan: Mục đích nhập cảnh

Tùy vào mục đích của bạn. Thông thường du lịch thì ghi “SIGHTSEEN”

10. Intended length of stay in Japan: Thời gian lưu trú tại Nhật: 7 days, 8 days, 9 days… tùy thuộc số ngày bạn muốn ở đó

11. Date of arrival in Japan: Ngày đến Nhật Bản

12. Name of ship or airline: Sân bay đến Nhật Bản

Điền tên cảng hàng không nơi bạn nhập cảnh vào nước Nhật (thường được in trên vé máy bay)

13. Name and address of hotels or persons with whom applicant intend to stay: Nơi lưu trú tại Nhật Bản, địa chỉ và số điện thoại

Điền tên khách sạn, tên người liên quan đến nơi đang dự định lưu trú, địa chỉ và số điện thoại; số điện thoại cần điền cả mã vùng để bên ngoài gọi tới

14. Date and duration of previous stays in Japan: Quá khứ đã từng lưu trú tại Nhật

Ghi rõ thời gian đã từng lưu trú tại Nhật nếu có (Từ ngày…tháng…năm…Đến ngày…tháng…năm). Nếu chưa từng đến Nhật Bản, ghi “NO”

15. Your current residential address: thông tin địa chỉ hiện tại, số điện thoại, số di động, email của người xin cấp visa: Điền tất cả các mục không để trống, số điện thoại có mã vùng

16.  Current profession or occupation and position: Nghề nghiệp hiện tại của người xin cấp visa

17. Name and address of employer: Thông tin nơi đang công tác

Tên cơ quan, địa chỉ nơi làm việc của người xin cấp visa

Trang 2: Thông tin người bảo lãnh/người mời

Mẫu khai form visa Nhật Bản mặt sau

Trong trang này, bạn điền các thông tin theo hướng dẫn sau:

18. Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): Nghề nghiệp của vợ chồng (Trong trường hợp là vị thành niên thì ghi nghề nghiệp của bố mẹ)

19.Guarantor or reference in Japan: Thông tin người bảo lãnh

Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người bảo lãnh tại Nhật 

20. Inviter in Japan: Người mời

Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin cấp visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người mới tại Nhật (Nếu người mời là người bảo lãnh như mục 19 thì ghi “Như trên – Same as above”). Nếu người mời không phải là người bảo lãnh thì bạn cần cung cấp thông tin người mời cụ thể như mục 19.

21. Phần ghi chú: Điền vào nếu có tình huống đặc biệt

22. Have you ever,…:Điền lý lịch phạm tội…vv…cho đến thời điểm hiện tại.

Mục này thông thường thì đều đánh dấu vào ô No, Nếu câu bạn trả lời “Yes” thì phải điền thông tin chi tiết vào ô trống bên dưới.

Nhớ đến dấu tích từ trên xuống dưới vào ô có hoặc không ở 6 mục dưới đây

• Been convicted of a crime or offence in any country? Từng bị phán quyết có tội do phạm pháp ở trong hay ngoài nước hay không?
• Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Bị tù hoặc giam giữ từ 1 năm trở lên hay không?
• Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Từng bị phán quyết có tội do vi phạm về ma túy không?
• Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Từng làm các công việc  liên quan đến mại dâm, môi giới mại dâm hay xúi giục mại dâm hay không?
• Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Từng liên quan đến buôn bán người không?

23. Chữ ký: Luôn luôn phải là chính người xin cấp visa ký tên (Trừ trường hợp là trẻ nhỏ hoặc vị thành niên. Ví dụ: ghi “Signed by mother”.

24. Ảnh

Cỡ ảnh là 4,5×4,5 cm. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng, rõ mặt

Ghi họ tên ở mặt sau của ảnh, sau đó dán ảnh bằng hồ dán, không được dập ghim

Ảnh không nhìn rõ mặt do bị bẩn, bị rách hỏng,…không được chấp nhận

>> Tham khảo thêm về quy chuẩn của ảnh trong bài viết này.

3. Kinh nghiệm hữu ích khi điền đơn xin visa Nhật Bản

Nhật Bản là một trong những nước khó xin visa nhất châu Á. Để đảm bảo tỷ lệ đậu visa cao, khi khai form xin visa Nhật Bản bạn cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:

• Sau khi điền xong tờ khai đừng vội vàng nộp ngay mà hãy kiểm tra lại một cách cẩn thận lần nữa nhé!
• Đơn xin visa đi Nhật Bản du lịch cần phải theo đúng mẫu quy định, được in trên giấy tốt với mã vạch rõ ràng.
• Bạn cần điền các thông tin trong mẫu đơn xin cấp visa Nhật Bản một cách chính xác, trung thực và đảm bảo trùng khớp với các giấy tờ tùy thân và không để trống bất cứ thông tin nào. 
• Thông tin cần điền càng rõ ràng chi tiết, không nên chỉ chi chung chung, mập mờ sẽ làm cho lãnh sự nghi ngờ về tính trung thực của thông tin. Nhân viên lãnh sự sẽ dễ dàng phát hiện ra những thông tin sai sự thật, những trường hợp này sẽ bị từ chối cấp thị thực và lần sau bạn sẽ rất khó xin lại.
• Trong trường hợp đương sự xin cấp thị thực để đi du lịch, thăm thân, học tập, công tác,…ngắn hạn thì cần lưu ý hơn đến mục thông tin của người bảo lãnh, thời gian định cư tại nước sở tại có phù hợp với lịch trình chuyến đi, vé máy bay khứ hồi hay chưa để đảm bảo quyền lợi tối đa cho đương sự.
• Mẫu khai xin visa Nhật Bản được điền toàn bộ bằng tiếng Anh nên nếu không thông hiểu ngôn ngữ, bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của người phiên dịch hoặc các đơn vị làm visa để hổ trợ bạn trong quá trình dịch thuật và điền đơn.

>> Hướng dẫn chi tiết các thị thực visa Nhật Bản tự túc bạn có thể tham khảo tại đây.

Trên đây VISANA đã hướng dẫn bạn chi tiết từng bước điền mẫu đơn xin cấp visa Nhật Bản cũng như các lưu ý quan trọng. Chúc các bạn thành công!