Thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu hết hạn, bị mất, bị rách theo quy định mới nhất 2023

Trọn bộ hướng dẫn gia hạn hộ chiếu hết hạn, cấp lại hộ chiếu bị mất hoặc bị hư hỏng và đổi hộ chiếu khi chưa hết hạn.

Hộ chiếu là một giấy tờ vô cùng quan trọng đối với nhiều người. Hộ chiếu hiện nay thường được sử dụng thay căn cước công dân để thực hiện các thủ tục tại ngân hàng, check-in tại sân bay, đăng ký các thủ tục hành chính, và là một giấy tờ không thể thiếu khi thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh.

Nhưng sẽ thế nào nếu:

• Hộ chiếu bị hết hạn,
• Hộ chiếu bị mất, hư hỏng, hoặc
• Hộ chiếu còn hạn nhưng bị hết trang.

Hãy cùng VISANA tìm hiểu giải pháp dành cho bạn trong từng trường hợp cụ thể qua bài dưới đây ngay!

1. Thời hạn của hộ chiếu là bao lâu?

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu những quy định mới nhất về thời hạn hộ chiếu để bạn có cái nhìn tổng quát hơn trước khi vào từng trường hợp cụ thể.

Hộ chiếu Việt Nam hiện nay có 3 loại là:

• Hộ chiếu phổ thông: trang bìa màu xanh tím (mẫu HCPT)
• Hộ chiếu ngoại giao: trang bìa màu nâu đỏ (mẫu HCNG)
• Hộ chiếu công vụ: trang bìa màu xanh lá cây đậm (mẫu HCCV)

Mỗi loại hộ chiếu sẽ có thời hạn khác nhau. Cụ thể, theo quy định mới nhất:

Hộ chiếu phổ thông

• Hộ chiếu phổ thông cấp cho người đủ 14 tuổi trở lên sẽ có thời hạn tối đa 10 năm tính từ ngày cấp; 
• Hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 05 năm
• Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn có thời hạn không quá 12 tháng
• Hộ chiếu phổ thông của cha mẹ cấp chung với trẻ em dưới 9 tuổi có thời hạn không quá 05 năm

Tất cả hộ chiếu phổ thông đều không được gia hạn. Hộ chiếu phổ thông còn hạn sẽ được được cấp lại và khi hết hạn sẽ được làm thủ tục cấp mới. Mỗi hộ chiếu sẽ được cấp riêng cho từng người nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập cảnh của công dân.

Hộ chiếu ngoại giao, công vụ

Hộ chiếu ngoại giao, công vụ có thời hạn từ 01 – 05 năm; có thể được gia hạn 01 lần, tối đa không quá 03 năm. Việc gia hạn phải thực hiện trước khi hộ chiếu hết hạn ít nhất 30 ngày.

Trường hợp hộ chiếu ngoại giao cấp cho con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện được quy định trong khoản 10 điều 6 nghị định 94/2015/NĐ-CP và hộ chiếu công vụ cấp cho con dưới 18 tuổi của nhân viên cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, phóng viên thông tấn và báo chí Nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài sẽ có thời hạn từ 01 – 05 năm tính từ ngày cấp cho đến khi người con đủ 18 tuổi. Lưu ý hộ chiếu thuộc trường hợp này sẽ không được gia hạn. 

Như vậy chỉ có hộ chiếu ngoại giao, công vụ là được gia hạn (trừ một số trường hợp) còn hộ chiếu phổ thông thì không được gia hạn mà chỉ được cấp mới.

2. Khi nào bạn được gia hạn hoặc cấp lại và đổi hộ chiếu?

Với hộ chiếu phổ thông bạn không được gia hạn hộ chiếu. Nếu hộ chiếu bị hết hạn, bị mất, hư hỏng hoặc còn hạn nhưng hết trang, bạn sẽ được cấp mới hộ chiếu.

Với hộ chiếu ngoại giao, công vụ bạn được cấp và gia hạn khi:

• Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;
• Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ
• Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài
• Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

3. Hồ sơ thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu

3.1. Hồ sơ thủ tục cấp lại, đổi hộ chiếu phổ thông hết hạn, bị mất, bị hỏng

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu

*Đối với trường hợp người trên 14 tuổi, có hành vi dân sự và khả năng nhận thức bình thường, cần chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ như sau:

• 01 tờ khai theo mẫu (download mẫu tờ khai)
  • Nếu gửi qua đường bưu điện, thì tờ khai này phải được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi thường trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
  • Nếu ủy thác nộp hồ sơ, thì tờ khai phải do Thủ trưởng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh, kèm theo văn bản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó gửi cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh đề nghị cấp hộ chiếu cho người ủy thác (nếu đề nghị giải quyết cho nhiều người thì lập danh sách, có xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác).
• 02 ảnh mới chụp, cỡ 4cm x 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng.
• Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu; trường hợp hộ chiếu bị mất phải kèm đơn báo mất mẫu TK05 hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền.
• Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân đối với trường hợp có sự thay đổi thông tin về nhân thân so với thông tin trong hộ chiếu đã cấp lần gần nhất.

*Với trường hợp người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi là những người không đủ nhận thức và khả năng để tự mình thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ công dân của mình một cách độc lập nên phải có người khác làm thay. Hồ sơ cần chuẩn bị trong trường hợp này là:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu phải do cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật khai, ký tên và được Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
• 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với người chưa đủ 14 tuổi.
• Bản chụp có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi. Trường hợp bản chụp không có chứng thực thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.
• CMND hoặc thẻ căn cước của người nộp phải được xuất trình khi làm thủ tục tại Cơ quan xuất nhập cảnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn tiến hành nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị lên cơ quan có thẩm quyền cấp lại/đổi hộ chiếu, bao gồm:

• Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh tại Hà Nội hoặc thành phố Hồ Chí Minh.

Lưu ý:

• Người xin cấp lại hộ chiếu có thể yêu cầu nhận hộ chiếu qua đường chuyển phát nhanh/bưu điện và phải tự trả phí theo quy định
• Nếu nộp trực tiếp, thời gian tiếp nhận hồ sơ giải quyết xin cấp hộ chiếu: từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).

Bước 3: Nhận kết quả

Trong trường bạn nhận kết quả trực tiếp, bạn sẽ đến cơ quan đã nộp hồ sơ xin cấp lại/cấp đổi hộ chiếu vào ngày hẹn để nhận kết quả.

Lưu ý: Thời gian trả kết quả hộ chiếu: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).

3.2. Hồ sơ thủ tục gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Tờ khai gia hạn hộ chiếu ngoại giao công vụ
• Quyết định cử hoặc văn bản (bản chính) cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp, trong đó:
  • Nêu rõ họ tên, chức vụ, loại, bậc, ngạch công chức, viên chức của người được cử đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;
  • Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai
• Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn sẽ mang hồ sơ tới một trong các địa chỉ sau để nộp:

• Cục Lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nộil;
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh; hoặc
• Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tại các tỉnh.

Bước 3: Nhận kết quả

Nhận kết quả trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ theo giấy biên nhận.

4. Phí gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu

Nếu bạn đang thắc mắc không biết phí gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu có đắt hay không. Bạn có thể tham khảo chi phí chi tiết qua bảng sau đây:

5. Thời gian xử lý thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu 

Thời gian xử lý thủ tục hồ sơ gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu được quy định rõ ràng như sau:

Cấp lại hộ chiếu phổ thông:

• Nếu nộp hồ sơ lên Phòng quản lý xuất nhập cảnh: Không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu nộp hồ sơ lên Cục xuất nhập cảnh: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ:

• Thời gian gia hạn hộ chiếu là không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (nếu nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ).
• Nếu nộp hồ sơ tại Cơ quan ngoại vụ địa phương, không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ địa phương chuyển hồ sơ cho Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ. Sau đó, Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ thực hiện gia hạn hộ chiếu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ trả kết quả (trong trường hợp gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ ở nước ngoài)

6. Hỏi đáp

Trên đây là toàn bộ thông tin về gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu trong trường hợp hộ chiếu hết hạn, bị mất, hỏng hoặc hết trang trống. Hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu, chúc bạn thành công!

Bạn có nhu cầu làm hộ chiếu nhưng không có thời gian tìm hiểu và đăng ký hồ sơ? Hãy tham khảo ngay dịch vụ làm hộ chiếu online của VISANA để được sở hữu cuốn hộ chiếu hợp lệ mà không phải đi đâu xa, cũng không cần thực hiện quy trình, thủ tục phức tạp!