Hướng dẫn làm hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài

thuongnt1 | Cập nhật vào 14/05/2024

Một trong những tờ quan trọng và cần thiết cho công dân thực hiện các hoạt động xuất nhập cảnh tại cửa khẩu, sân bay các nước chính là Hộ chiếu.

Thủ tục làm Hộ chiếu Việt Nam trong nước thực hiện khá dễ dàng nhưng với những công dân Việt Nam ở nước ngoài muốn làm Hộ chiếu Việt Nam thì liệu quy trình, thủ tục có nhanh chóng và đơn giản không?

Cùng VISANA tìm câu trả lời bằng cách đọc ngay bài viết hướng dẫn chi tiết cách làm Hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài dưới đây nhé!

1. Hộ chiếu Việt Nam là gì? Thời hạn của hộ chiếu

Hộ chiếu Việt Nam (Passport Việt Nam) là giấy tờ thuộc quyền sở hữu của Nhà nước do có quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân Việt Nam sử dụng cho mục đích xuất cảnh, nhập cảnh, chứng minh nhân thân và quốc tịch (Theo Luật xuất cảnh nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019).

Hộ chiếu Việt Nam là gì visana

Các thông tin cơ bản trên hộ chiếu bao gồm:

  • Họ, chữ đệm, tên
  • Ngày tháng năm sinh
  • Giới tính
  • Quốc tịch
  • Ký hiệu
  • Số giấy tờ xuất nhập cảnh
  • Ngày tháng năm cấp
  • Cơ quan cấp
  • Số định danh cá nhân
  • Số chứng minh nhân dân
  • Chức vụ, chúc danh,…

Hộ chiếu Việt Nam có 3 loại là: Hộ chiếu phổ thông, Hộ chiếu Ngoại giao và Hộ chiếu công vụ. Trong đó Hộ chiếu phổ thông (bìa màu xanh tím) là loại hộ chiếu phổ biến và được sử dụng nhiều nhất.

Thời hạn của Hộ chiếu phổ thông theo luật định như sau:

  • Hộ chiếu phổ thông cấp cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có thời hạn 10 năm và không được gia hạn;
  • Hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 05 năm và không được gia hạn;
  • Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn có thời hạn không quá 12 tháng và không được gia hạn.

2. Lợi ích của người nước ngoài khi có hộ chiếu Việt Nam

Khi người Việt Nam định cư ở nước ngoài sẽ bị thu hồi Chứng minh thư nhân dân (hoặc Căn cước công dân) và bị xóa tên trong hộ khẩu. Chính vì vậy, Việt kiều sẽ không còn hoặc không làm được hộ chiếu ở Việt Nam khi định cư ở nước ngoài.

Tuy nhiên với chính sách hiện tại lại có phần cởi mở hơn. Bạn vẫn có thể giữ quốc tịch Việt Nam khi định cư ở nước ngoài nếu là vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ hoặc con đẻ của công dân Việt Nam,…(song tịch). Theo đó, những đối tượng này vẫn được cấp hộ chiếu Việt Nam nếu có nhu cầu.

Khi sở hữu hộ chiếu Việt Nam các bạn sẽ có được những lợi ích sau:

  • Nhập cảnh vào Việt Nam vô cùng thuận tiện và nhanh chóng mà không cần xin visa
  • Không bị giới hạn thời gian lưu trú tại Việt Nam
  • Thực hiện các thủ tục đăng ký thường trú tại Việt Nam dễ dàng

3. Điều kiện để người nước ngoài xin hộ chiếu Việt Nam

Sở hữu nhiều lợi ích như thế nhưng để xin hộ chiếu Việt Nam người nước ngoài cũng cần đáp ứng một số điều kiện:

– Chưa làm thủ tục từ bỏ quốc tịch Việt Nam

– Có giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp:

  • Giấy khai sinh
  • Chứng minh nhân dân
  • Giấy thông hành, hoặc
  • Giấy tờ khác do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân Việt Nam qua các thời kỳ từ năm 1945 đến trước ngày 01/07/2009 trong đó có gì quốc tịch Việt Nam hoặc thông tin có liên quan đến quốc tịch hay công dân Việt Nam

4. Hồ sơ giấy tờ xin hộ chiếu Việt Nam cho người nước ngoài

Hồ sơ giấy tờ xin hộ chiếu Việt Nam cho người nước ngoài visana

Người Việt Nam ở nước ngoài muốn xin cấp hộ chiếu Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ như sau:

  • 01 tờ khai theo mẫu TK01 đã điền đầy đủ thông tin đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông/giấy thông hành, chụp không quá một năm
  • 02 ảnh chân dung cỡ 4×6, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai và 01 ảnh đính kèm.
    • Trẻ em dưới 14 tuổi đề nghị cấp riêng hộ chiếu thì Tờ khai do cha hoặc mẹ ký thay. Trong trường hợp Tờ khai do cha nuôi, mẹ nuôi hoặc người giám hộ ký thay thì xuất trình giấy tờ chứng minh là cha nuôi, mẹ nuôi hoặc người giám hộ;
    • Trường hợp cha hoặc mẹ đề nghị cấp chung trẻ em dưới 09 tuổi vào hộ chiếu Việt Nam của cha, mẹ thì khai chung vào Tờ khai của cha hoặc mẹ, nộp 02 ảnh cỡ 3 x 4 cm của trẻ em đó.
  • Bản sao hoặc bản chụp (nếu là bản chụp thì cần xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu) của một trong những giấy tờ sau đây dùng làm căn cứ để cấp hộ chiếu (trường hợp cấp chung trẻ em vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì giấy tờ liên quan đến trẻ em đó) :
    • Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam (loại có ảnh) theo quy định của pháp luật Việt Nam về quốc tịch ban hành qua các thời kỳ;
    • Giấy xác nhận nhân sự của công dân Việt Nam hiện ở nước ngoài do Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an cấp còn giá trị (mẫu X04);
    • Giấy tờ do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân còn giá trị, có ghi đầy đủ yếu tố nhân thân và ảnh. Yếu tố nhân thân của một người bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch của người đó.

(Các giấy tờ trên nếu đã hết giá trị hoặc không có ảnh thì chỉ dùng tham khảo để làm căn cứ cấp hộ chiếu)

  • ​Bản sao giấy khai sinh đối với trẻ em dưới 14 tuổi đề nghị cấp riêng hộ chiếu (nếu là bản chụp thì xuất trình bản chính để đối chiếu).

Với trường hợp xin lại hộ chiếu do bị mất cần nộp thêm:

Hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất đối với người đã được cấp hộ chiếu; trường hợp hộ chiếu bị mất phải kèm đơn báo mất hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của cơ quan có thẩm quyền

Với trường hợp người xin cấp hộ chiếu bị mất năng lực hành vi dân sự cần nộp thêm:

Bản chụp có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi. Trường hợp bản chụp không có chứng thực thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

5. Quy trình thủ tục cho người Việt Nam ở nước ngoài xin cấp Hộ chiếu phổ thông

Quy trình thực hiện xin cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài gồm những bước:

Quy trình thủ tục cho người Việt Nam ở nước ngoài xin cấp Hộ chiếu phổ thông visana

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn ở trên của VISANA

Bước 2: Điền tờ khai mẫu TK01 bản giấy hoặc nộp tờ khai trực tuyến

Hướng dẫn điền tờ khai mẫu TK01 tại đây.

Hướng dẫn nộp tờ khai trực tuyến tại đây.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Bạn mang đầy đủ hồ sơ, giấy tờ xin cấp hộ chiếu phổ thông kèm tờ khai đến:

  • Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước người đó cư trú (Nếu đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu)
  • Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi (Nếu đề nghị cấp hộ chiếu lần 2)

Thời gian nhận hồ sơ và trả kết quả: các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện ngoại giao (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của nước sở tại và các ngày lễ, ngày Tết theo quy định của Việt Nam).

Một số Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài:

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Mỹ

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Nhật Bản

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Hàn Quốc

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Úc

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Canada

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Pháp

Đại sứ quán ở Việt Nam tại Đức,…

Bước 4: ​Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết

Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài tiếp nhận và xem xét hồ sơ nếu hồ sơ đã được nộp đủ theo yêu cầu. 

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thông tin và căn cứ để cấp hộ chiếu, Đại sứ quán/ Lãnh sự quán có thể yêu cầu cung cấp bổ sung thông tin.

Tiếp đó, Đại sứ quán/ Lãnh sự quán tiến hành xác minh, nội dung xác minh bao gồm: lý lịch nhân thân, địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở trong nước trước khi xuất cảnh sang nước ngoài, giấy tờ sử dụng để xuất/nhập cảnh, và thông tin về thân nhân tại Việt Nam…

Đại sứ quán sẽ chuyển thông tin của người xin cấp hộ chiếu lần đầu về cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam tiến hành thủ tục xác minh nhân thân; thời gian xác minh phụ thuộc vào từng hồ sơ cụ thể.

Cơ quan phối hợp xác minh gồm: Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an.

Bước 5: Trả kết quả 

Hộ chiếu chỉ được cấp sau khi có kết quả xác minh nhân thân và duyệt cấp hộ chiếu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Khi nhận kết quả bạn đến lấy trực tiếp tại trụ sở các cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ.

Trường hợp chưa đủ điều kiện cấp hộ chiếu, Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài trả lời bằng văn bản cho Việt kiều và nêu lý do.

►Lưu ý từ ngày 1/7/2022:

Công dân từ đủ 14 tuổi trở lên có quyền lựa chọn cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử hoặc không gắn chíp điện tử. Với trẻ em dưới 14 tuổi chỉ được cấp hộ chiếu không gắn chíp điện tử hoặc cấp theo thủ tục rút gọn.

Bạn có nhu cầu làm hộ chiếu nhưng không có thời gian tìm hiểu và đăng ký hồ sơ? Hãy tham khảo ngay dịch vụ làm hộ chiếu online của VISANA để được sở hữu cuốn hộ chiếu hợp lệ mà không phải đi đâu xa, cũng không cần thực hiện quy trình, thủ tục phức tạp!

6. Thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp Hộ chiếu Việt Nam cho người Việt Nam ở nước ngoài

Thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp Hộ chiếu Việt Nam cho người Việt Nam ở nước ngoài như sau: 

– 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu

– 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đề nghị cấp hộ chiếu lần thứ hai trở đi

Nếu đủ căn cứ để cấp hộ chiếu, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tại nơi tiếp nhận sẽ đề nghị cấp hộ chiếu trả kết quả cho người đề nghị và thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao trong trường hợp chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

Nếu trường hợp chưa đủ căn cứ để cấp hộ chiếu hoặc cần kéo dài thời gian để xác định căn cứ cấp hộ chiếu, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trả lời bằng văn bản cho người đề nghị, nêu lý do.

Thời gian kéo dài để xác định căn cứ cấp hộ chiếu theo quy định tại khoản 4 Điều này được quy định như sau:

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đề nghị, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi văn bản theo mẫu về Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an để xác minh theo thẩm quyền;

– Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản trao đổi, Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an trả lời bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;

– Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị; trường hợp chưa cấp hộ chiếu, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trả lời bằng văn bản cho người đề nghị, nêu lý do.

7. Lệ phí xin cấp hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài

Theo thông tư 112/2021/TT-BTC sửa đổi về quy định phí, lệ phí trong lĩnh vực Ngoại giao tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

Lệ phí xin cấp hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài visana
STTDanh mụcĐơn vị tínhLệ phí 
1Hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụQuyển70 USD ~ 1.657.000 VNĐ
2Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọnQuyển35 USD ~ 828.000 VNĐ
Tỷ giá hiện tại: 1 USD = 23.685 VNĐ

Lưu ý: Người đề nghị cấp hộ chiếu có yêu cầu nhận kết quả tại địa điểm khác với Cơ quan đại diện thì phải trả phí dịch vụ chuyển phát.

8. Một số câu hỏi thường gặp

Có thể ủy quyền làm hộ chiếu cho người Việt Nam ở nước ngoài không?

Có 2 cách để bạn làm hộ chiếu là:
– Làm trực tiếp tại Cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền
– Thực hiện thủ tục trực tuyến qua Cổng dịch vụ công

Trường hợp thực hiện thủ tục tại các cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh có thẩm quyền, hiện không có quy định cho phép công dân được ủy quyền người khác làm hộ chiếu thay mình. Chính vì vậy, người dân phải trực tiếp đến yêu cầu làm hộ chiếu, điền tờ khai, chụp ảnh, nộp hồ sơ và xuất trình các giấy tờ liên quan.

Trường hợp làm hộ chiếu online tại Cổng dịch vụ công của Bộ Công an, người cần làm hộ chiếu phải đăng nhập bằng chính tài khoản dịch vụ công của mình để nộp hồ sơ.

Tóm lại, người Việt Nam ở nước ngoài không thể nhờ người khác đi làm hộ chiếu thay mình nếu thực hiện thủ tục trực tiếp tại Cơ quan đại diện ngoại giao. Nếu làm hộ chiếu online, người cần làm hộ chiếu có thể nhờ người khác thực hiện giúp các thao tác trên chính tài khoản dịch vụ công của mình nhưng phải đáp ứng các điều kiện:
– Có thẻ Căn cước công dân còn hạn sử dụng (của đương đơn)
– Có tài khoản dịch vụ công trực tuyến
– Có khả năng thanh toán lệ phí trực tuyến qua hệ thống thanh toán của Chính phủ

Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu không đến nhận kết quả được, có nhờ người khác đến nhận kết quả thay được không?

Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu không đến nhận kết quả được thì có thể ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả thay. Khi nhận kết quả, người ủy quyền phải xuất trình giấy CMND/CCCD của bản thân, giấy ủy quyền và giấy biên nhận hồ sơ.

Thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất cho người Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như thế nào?

Quy trình thủ tục cấp lại hộ chiếu bị mất cho người Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện giống hệt với thủ tục cấp mới chỉ khác ở chỗ:
Tờ khai cần nêu rõ mục đích “Cấp lại hộ chiếu bị mất” kèm đơn báo mất hoặc thông báo về việc đã tiếp nhận đơn của Cơ quan có thẩm quyền

Với những hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục, hồ sơ xin cấp hộ chiếu phổ thông cho người Việt Nam ở nước ngoài trên đây, chắc hẳn sẽ rất hữu ích với những ai đang có ý định thực hiện thủ tục hành chính này.

Nếu vẫn cảm thấy khó khăn hoặc có nhu cầu tìm đơn vị cung cấp dịch vụ làm hộ chiếu cho người Việt Nam ở nước ngoài hãy liên hệ ngay tại VISANA. Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Lãnh sự và visa, chúng tôi tự tin có thể giúp bạn hoàn thành thủ tục xin cấp hộ chiếu một cách nhanh chóng nhất. 

Liên hệ ngay tới số hotline 0968.354.027 hoặc điền thông tin vào form dưới đây để được VISANA tư vấn chi tiết nhé!

Đăng ký Tư vấn dịch vụ làm Hộ chiếu

Đăng ký Dịch công chứng hồ sơ xin visa [vnb_country]

Đăng ký Tư vấn 1-1 xin Visa [vnb_country]

Đăng ký Bảo hiểm du lịch quốc tế

Đăng ký Dịch vụ Chứng minh tài chính

Đăng ký Tư vấn xin visa [vnb_country]

Đăng ký tư vấn

Điền thông tin → nhận BÁO GIÁ  + TƯ VẤN HỒ SƠ + THỦ TỤC A-Z  từ chuyên gia Visana.

Đăng ký Tư vấn xin Visa Pháp

Yêu cầu báo giá HPHLS Trung Quốc

Điền thông tin → nhận BÁO GIÁ  + TƯ VẤN HỒ SƠ + THỦ TỤC A-Z  từ chuyên gia Visana

Yêu cầu báo giá HPHLS Malaysia

Điền thông tin → nhận BÁO GIÁ  + TƯ VẤN HỒ SƠ + THỦ TỤC A-Z  từ chuyên gia Visana.

Yêu cầu báo giá Hợp pháp hóa lãnh sự