Hướng dẫn thủ tục xin visa đi Nhật thăm thân mới nhất

Visa thăm thân Nhật Bản là một trong những loại visa thăm thân khó xin nhất tại châu Á đối với người Việt. Hơn thế nữa, thông tin chuẩn xác về loại visa này cũng ít được công bố.

Để giúp bạn “dễ thở” hơn khi làm visa thăm thân Nhật Bản, VISANA đã tổng hợp tất tần tật thông tin bạn cần biết về thủ tục xin visa đi Nhật thăm thân nhân trong bài viết dưới đây. Những ai muốn tìm hiểu về thủ tục bảo lãnh người thân sang Nhật du lịch cũng có thể tham khảo thêm nhé!

1. Visa đi Nhật thăm thân nhân là gì? Đối tượng và điều kiện xin visa Nhật Bản?

Kết quả làm visa Nhật Bản tại Visana – Cam kết tỷ lệ đậu 98,6%

Visa thăm thân Nhật Bản là loại visa ngắn hạn được cấp cho người thân là bố mẹ ruột, bố mẹ vợ, bố mẹ chồng, vợ/chồng, con ruột của người nước ngoài đang sinh sống, làm việc tại Nhật Bản có nhu cầu đến Nhật thăm người này.

Vậy xin visa thăm thân Nhật Bản sẽ được ở bao lâu? Loại visa này là visa được nhập cảnh một lần hoặc nhiều lần có thời hạn trong vòng 3 tháng đến 5 năm và người được cấp visa sẽ được phép lưu trú tối đa 30 ngày.

Đối tượng được cấp visa thăm thân Nhật Bản 2023 phải là người thỏa mãn được những yêu cầu sau:

• Đương đơn là những người có thể chứng minh được mối quan hệ với người ở Nhật Bản là những mối quan hệ:
  • 母親: mẹ
  • 父親: bố
  • 妻: vợ
  • 夫: chồng
  • 姉: chị gái
  • 兄: anh trai
  • 妹: em gái
  • 弟: em trai
  • Con Trai/ Gái có quan hệ huyết thống và hôn nhân trong vòng 3 đời.
• Là công dân Việt Nam đang sinh sống, làm việc và học tập tại Việt Nam hoặc quốc tế đáp ứng được tất cả các tiêu chi xét duyệt và giấy tờ hồ sơ theo đúng quy định của viên chức lãnh sự tại thời điểm xét duyệt.  

Điều kiện để làm visa thăm thân Nhật Bản:

• Hộ chiếu phải còn hiệu lực và phải đảm bảo tư cách quay trở lại Việt Nam hoặc tái nhập quốc gia đang lưu trú
• Đảm bảo hồ sơ giấy tờ khi nộp xin visa thăm thân Nhật Bản phải chính xác và đầy đủ
• Người xin cấp visa và nhân thân của họ tại Nhật Bản đều phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn

2. Visa thăm thân 1 lần và visa thăm thân nhiều lần Nhật Bản khác nhau như thế nào?

Visa thăm thân Nhật bản hiện nay có 2 loại, gồm: Visa thăm thân 1 lần (Single Visa) và visa thăm thân nhiều lần (Multiple Visa). Cả 2 loại visa này đều có đối tượng và mục đích giống nhau nhưng khác nhau ở điều kiện và đặc biệt là ở số lần nhập cảnh, hiệu lực và thời hạn lưu trú,…

Nhằm giúp bạn xác định được loại thị thực định xin dễ dàng, Visana đã tổng hợp lại những điểm khác nhau cơ bản của 2 loại visa này qua bảng sau:

Bảng so sánh sự khác nhau giữa visa thăm thân Nhật Bản 1 lần và nhiều lần phổ thông

3. Hồ sơ giấy tờ xin visa thăm thân Nhật Bản chi tiết

Hiểu được việc xin visa Nhật không phải là điều dễ dàng Visana đã hướng dẫn cách xin visa thăm thân Nhật Bản chi tiết cho người lần đầu. Quan trọng nhất, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác thông tin theo đúng yêu cầu:

3.1. Hồ sơ giấy tờ xin visa thăm thân Nhật Bản 1 lần – Single Visa

Trường hợp người xin visa chi trả chi phí → Trình nộp cả 【1】 và 【2】

Trường hợp phía người mời bên Nhật chi trả chi phí → Trình nộp tất cả: 【1】 【2】 【3】　

【1】Tài liệu người xin visa chuẩn bị

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống trùng với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
• Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.
• Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.

Mẫu tờ khai

Hướng dẫn chi tiết điền tờ khai

Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng với người mời: Trình bản gốc – nộp 1 bản photocopy

      a.　Giấy khai sinh

      b.　Giấy chứng nhận kết hôn

      c.　Sổ hộ khẩu v.v.

Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

      a.　Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng

      b.　Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước cấp v.v.

Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc

• Vé tàu cũng được chấp nhận.
• Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
• Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.

【2】 Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị

Người mời – Người bảo lãnh phải đang cư trú dài hạn thực tế ở Nhật Bản.

Giấy lý do mời: 1 bản gốc

• Trong phần mục đích nhập cảnh, không chỉ ghi chung chung là “thăm thân” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.
• Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa.

Mẫu giấy lý do mời

Mẫu danh sách người được mời

Các hạng mục cam kết

Trong trường hợp sau cần Bản sao sổ hộ khẩu: 1 bản gốc

      a.　Trường hợp người mời là người Nhật

      b.　Trường hợp vợ/ chồng của người mời là người Nhật

Lịch trình: 1 bản gốc

• Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa làm tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.
• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày xuất cảnh Nhật Bản. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã quyết định.
• Lịch trình cần viết theo từng ngày. Không chỉ ghi tên thành phố chung chung như “Tokyo”, “Kyoto” mà cần ghi cụ thể địa điểm và nội dung hoạt động thực tế.
• Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (trường hợp khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).

Mẫu lịch trình dự định

Ví dụ điền

【3】Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí

Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc

Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận.

Tài liệu chứng minh năng lực tài chính của phía bảo lãnh: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

      a.　Giấy chứng nhận nộp thuế do chủ tịch thành phố, quận huyện, phường xã cấp

            (Tài liệu ghi tổng thu nhập gần nhất)

      b.　Giấy chứng nhận thu nhập do chủ tịch thành phố, quận huyện, phường xã cấp 

            (Tài liệu ghi tổng thu nhập gần nhất)

      c.　Giấy chứng nhận nộp thuế do sở thuế cấp

      d.　Bản sao giấy đăng ký nộp thuế (bản có đóng dấu thụ lý của sở thuế)

Trường hợp nộp thuế trực tuyến thì dùng bản “Thông báo thụ lý” và bản “Đăng ký nộp thuế”

    e.　(Cũng có trường hợp Đại sứ quán yêu cầu) Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng

Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình): 1 bản gốc

Trường hợp người bảo lãnh là người không có quốc tịch Nhật, cần chuẩn bị loại phiếu không giản lược các hạng mục ghi chú ngoài hạng mục my number và code phiếu công dân. Ngoài ra cần trình nộp bản photocopy 2 mặt thẻ ngoại kiều còn hiệu lực.

►Note: Đại sứ quán Nhật Bản xét duyệt visa thăm thân khá gắt vì vậy Người bảo lãnh ở Nhật cần chứng minh tài chính tốt để đảm bảo kết quả đậu visa.

3.2. Hồ sơ giấy tờ xin visa thăm thân Nhật Bản nhiều lần – Multiple Visa

Ngoài có quan hệ huyết thống 3 đời, là vợ hoặc chồng của người bạn sang thăm tại Nhật Bản, bạn cũng không vi phạm các điều kiện cụ thể bên trên. Muốn xin Multiple Visa thăm thân Nhật bạn còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

【1】 Tài liệu dành cho người xin theo điều kiện A

Hộ chiếu: Bản gốc

• Hãy dán giấy đánh dấu vào trang hộ chiếu để chứng minh rằng trong 3 năm gần đây đã từng trên 1 lần vào Nhật Bản với mục đích lưu trú ngắn hạn.
• Hãy dán giấy đánh dấu vào luôn trang hộ chiếu để chứng minh rằng nhiều lần vào G7 (trừ Nhật).
• Trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới thì hãy nộp cả hộ chiếu cũ.

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.

Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc

Mẫu tham khảo bản giải trình

Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

      a.　Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng (06 tháng gần nhất)

      b.　Chứng nhận tiền gửi có kì hạn

      c.   Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan nhà nước cấp v.v.

• Khi xin visa, hãy nộp “a. Sao kê giao dịch tài khoản ngân hàng” nhiều nhất có thể
• Trường hợp tiền lương được trả qua tài khoản ngân hàng, hãy đánh dấu bằng bút màu để làm rõ khoản tiền nào là khoản tiền lương.

【2】 Tài liệu dành cho người xin theo điều kiện B

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
•  Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.

Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc

Mẫu tham khảo bản giải trình

Tài liệu chứng minh khả năng tài chính: Từ 1 bản trở lên trong các giấy tờ này (bản gốc)

      a.　Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng

      b.　Sổ tiết kiệm ngân hàng (trình bản gốc – nộp bản photocopy)

      c.　Giấy chứng nhận thu nhập hoặc giấy nộp thuế do cơ quan nhà nước cấp v.v.

Tùy trường hợp, giấy chứng nhận thừa kế, hợp đồng cho thuê nhà, giấy sở hữu đất đai, giấy chứng nhận quyền bất động sản v.v cũng có thể được chấp nhận (nếu cần giữ lại bản gốc, đề nghị trình bản gốc – nộp bản  photocopy).

【3】Tài liệu dành cho người xin theo điều kiện C

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc, điều kiện như trên

Tài liệu chứng minh mối quan hệ gia đình: Trình bản gốc – nộp bản photocopy

      a.　Giấy khai sinh

      b.　Giấy đăng ký kết hôn

      c.　Sổ hộ khẩu v.v.

(Trường hợp xin cá nhân) Tài liệu chứng minh khả năng tài chính của người theo điều kiện【B】và Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do) như trên.

*Lưu ý: Trong thời gian Covid-19, Nhật Bản đã dừng cấp visa thăm thân nhiều lần. Nếu mở lại Visana sẽ cập nhật sớm nhất cho bạn nhé! 

3.3. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ giấy tờ xin visa thăm thân Nhật Bản

• Những giấy tờ trên đây chỉ là giấy tờ cơ bản khi trình nộp xin visa thăm thân Nhật Bản, nếu thiếu hồ sơ hay thiếu nội dung thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận
• Xin visa thăm thân Nhật không quy định phải phỏng vấn, tuy nhiên trong một vài trường hợp hồ sơ của bạn bị thiếu hay có vấn đề bạn sẽ được yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn. Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
• Người Nhật Bản không thích các hành động không tuân thủ quy định. Vì thế, nếu xin visa thương mại Nhật, bạn phải thật sự kiên nhẫn và làm hồ sơ theo đúng năng lực của mình. Tuyệt đối không được mạo danh, làm giấy tờ giả,… Trường hợp bị phát hiện gian lận, bạn sẽ không được cấp visa dưới mọi hình thức hoặc có thể bị xử lý nghiêm minh.

4. Lệ phí xin visa thăm thân Nhật Bản

Xin visa đi Nhật thăm thân không quá đắt như các nước Châu Âu, Châu Mỹ. Dưới đây là bảng giá xin visa thăm người thân tại Nhật chi tiết cho bạn tham khảo:

Phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có nhu cầu sử dụng các dịch vụ bổ sung khác tại VFS Global):

Như vậy, tổng chi phí xin visa thăm thân Nhật cho 1 người dao động khoảng 2.000.000 VNĐ/ người.

Lưu ý: Cơ quan lãnh sự Nhật Bản chỉ thu phí nếu bạn được cấp visa. Ngược lại, các đại lý ủy thác có thu phí dịch vụ và mức phí này sẽ không được hoàn trả nếu bạn bị đánh trượt visa.

5. Quy trình thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản

Quy trình thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản được thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp gồm 5 bước cụ thể như sau:

Quy trình thủ tục xin visa thăm thân Nhật Bản tương tự với quy trình xin thị thực du lịch. Vì vậy bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây!

6. Kinh nghiệm hữu ích khi xin visa thăm thân Nhật Bản

Nhật Bản được đánh giá là một trong những nước khó xin visa nhất khu vực châu Á. Vì vậy để tăng tỷ lệ đậu và tránh những rắc rối có thể xảy ra bạn có thể tham khảo những kinh nghiệm xin thị thực thăm thân Nhật Bản hữu ích mà Visana chia sẻ:

• Hồ sơ xin visa nếu gửi trực tiếp đến Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản bằng đường fax hay đường thư tín bưu phẩm sẽ không được thụ lý. Hồ sơ phải được gửi cho người xin visa để nộp tại Cửa sổ Lãnh sự.
• Tại thời điểm nộp hồ sơ xin visa, nếu hồ sơ không đầy đủ sẽ được trả lại kèm theo tờ “Bản danh sách những giấy tờ còn thiếu cần bổ sung” bằng hai tiếng Nhật-Việt, phía người mời cần xác nhận nội dung tờ danh sách này. Khi nộp lại với đầy đủ các hồ sơ yêu cầu, vui lòng nộp lại tờ danh sách này.
• Hồ sơ nộp chưa đầy đủ sẽ không được thụ lý.
• Hồ sơ khi được thụ lý sẽ được cấp một Biên nhận hồ sơ.
• Về vé máy bay, vui lòng không xuất vé máy bay vào thời điểm xin visa. Việc xét duyệt visa có thể có kết quả không được cấp visa, hoặc quá trình xét duyệt kéo dài có thể không kịp thời gian dự định. Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản không chịu trách nhiệm đối với các loại phí xuất vé hoặc hủy vé đối với những trường hợp xuất vé nhưng không được cấp visa hoặc thời gian xét duyệt kéo dài không kịp thời gian dự định.
• Đối với các loại giấy tờ cần phải trả lại bản gốc như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy tư cách lưu trú, v.v., đề nghị nộp kèm một bản copy khi xin visa.  
• Các giấy tờ ở Nhật có kỳ hạn 3 tháng nên bạn cần nộp hồ sơ trong vòng 3 tháng kể từ phần ngày tháng năm ghi trên các hồ sơ.
• Bạn nên đến Đại Sứ Quán (ĐSQ) và Tổng Lãnh Sự Quán (TLS) khoảng 30-60 phút trước giờ làm việc để xếp hàng. Đến giờ làm việc thì nhân viên của ĐSQ và TLS sẽ ra phát số cho người xin visa theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
• Sẽ có một vài trường hợp được ưu tiên nhận số để làm thủ tục xin visa thăm thân Nhật đó là người trên 60 tuổi và phụ nữ đi kèm trẻ nhỏ.
• Nên chuẩn bị sẵn bút viết, hồ dán để dán ảnh thẻ nếu cần

7. Bạn hỏi Visana trả lời

8. Visana – Đơn vị làm visa đi Nhật thăm thân với kinh nghiệm trên 10 năm

Với nhiều thủ tục và giấy tờ phức tạp, visa thăm thân nhân Nhật Bản sẽ “ngốn” của bạn khá nhiều thời gian, công sức và thậm chí là tiền bạc. Thêm vào đó khung giờ làm việc tại của Đại sứ quán còn hạn chế, việc xin visa với người có công việc hành chính gần như là không thể. Để đơn giản hơn, dịch vụ làm visa tại Visana – Đơn vị trên 10 năm kinh nghiệm sẽ là địa chỉ tin cậy, giúp đỡ bạn chinh phục visa đi Nhật Bản thăm thân thành công.