Hướng dẫn chi tiết cách xin visa công tác Nhật Bản mới nhất

Nhật Bản được xếp vào top 3 nền kinh tế đứng đầu thế giới, lại được mệnh danh là cường quốc về khoa học công nghệ cao. Bởi vậy mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều muốn tìm kiếm các cơ hội hợp tác và học hỏi kinh nghiệm. Một trong những điều bạn cần chuẩn bị cho chuyến đi chính là visa công tác.

Thủ tục xin visa có thể khá phức tạp. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và cập nhật nhất về cách xin visa công tác Nhật Bản, giúp bạn hoàn tất hồ sơ một cách nhanh chóng và thuận lợi.

1. Visa công tác Nhật Bản là gì?

Visa công tác Nhật Bản hay còn gọi là visa thương mại là loại thị thực được cấp cho những công dân Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản với mục đích:

• Công tác liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, học tập không bao gồm thực hành, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng
• Giao lưu học thuật – văn hóa
• Giao lưu thể thao, tham gia dự thi v.v

Tuy nhiên, visa công tác Nhật bản không phải là loại visa cấp cho người sang Nhật bản thực hiện các hoạt động được trả thù lao, tiền lương, lao động. Visa công tác Nhật Bản cho phép người mang quốc tịch quốc gia khác nhập cảnh vào Nhật trong một khoảng thời gian ngắn hạn (tối đa 90 ngày).

Việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ xin thị thực thương mại Nhật khá phức tạp và lằng nhằng. Với những người lần đầu không có kinh nghiệm tỷ lệ bị đánh trượt sẽ tương đối cao vì vậy tốt nhất bạn nên nhờ đến sự tư vấn và hỗ trợ của bên cung cấp dịch vụ làm visa trọn gói chuyên nghiệp.

2. Có mấy loại visa công tác Nhật Bản?

Visa công tác Nhật Bản hiện nay gồm 2 loại chính, tùy vào mục đích nhập cảnh bạn có thể chọn loại thị thực phù hợp để tối ưu chi phí:

Visa thương mại 1 lần – Single (visa lưu trú ngắn hạn hiệu lực 1 lần)

• Đối tượng cấp: Công dân có quốc tịch nước ngoài sang Nhật thực hiện các mục đích như trên
• Thời hạn hiệu lực: 3 tháng
• Thời gian lưu trú: 15 ngày

Visa nhiều lần thương mại – Multiple (visa lưu trú ngắn hạn hiệu lực nhiều lần)

• Đối tượng cấp: Nhân viên chính thức của công ty Nhật là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoặc vợ/ chồng/ con, bố mẹ (gồm cả bố mẹ của vợ, chồng) của nhân viên đó 
• Thời hạn hiệu lực: 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm
• Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày

Lưu ý: 

• Cách gọi “nhiều lần thương mại” mang tính thuận tiện nhưng từ lần thứ 2 sang Nhật trở đi, có thể sử dụng với mục đích thăm bạn bè người quen hoặc du lịch (tức là ngoài mục đích thương mại)
• Visa thương mại Nhật Bản 5 năm, thời gian lưu trú mỗi lần từ 30 ngày đến dưới 90 ngày cũng là loại visa được nhiều người quan tâm. Dù điều kiện xin khá khắt khe và tỷ lệ đậu không cao nhưng vẫn có người xin thành công.

3. Điều kiện xin visa công tác Nhật Bản

Không phải tất cả người nước ngoài có nguyện vọng vào Nhật Bản đều được cấp visa mà phải đáp ứng đủ điều kiện xin visa sau đây mới được phép cấp thị thực công tác Nhật Bản:

• Người xin visa phải có hộ chiếu còn hiệu lực và phải đảm bảo quyền lợi, tư cách quay trở lại nước xuất phát hoặc tái nhập quốc lại nước đang cư trú.
• Hồ sơ trình nộp để xin cấp visa phải đúng và chính xác.
• Hoạt động tại Nhật Bản của người xin cấp visa hoặc nhân thân hay vị trí của người xin cấp visa và thời hạn lưu trú của người xin visa  phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951. Sau đây gọi là “Luật xuất nhập cảnh”).
• Người xin visa không tương ứng với các mục của Khoản 1 Điều 5 Luật xuất nhập cảnh.

Kết quả làm visa Nhật Bản tại VISANA – Cam kết tỷ lệ đậu 98,6%

4. Hồ sơ bạn cần chuẩn bị khi xin visa công tác Nhật Bản

Người có nguyện vọng xin visa hãy sắp xếp những hồ sơ cơ bản của loại nhập cảnh công tác theo thứ tự và nộp trực tiếp tại cửa sổ lãnh sự hoặc Đại lý ủy thác được chỉ định một phần (phí dịch vụ sẽ phát sinh riêng). 

4.1. Hồ sơ xin visa công tác 1 lần

*Lưu ý:

• Trường hợp người xin visa chi trả kinh phí: Trình nộp cả hồ sơ ở mục【1】và【2】　
• Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả kinh phí: Trình nộp tất cả hồ sơ ở mục【1】,【2】và【3】

【1】　Tài liệu người xin visa chuẩn bị 

Hộ chiếu: Bản gốc

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc

• Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.
• Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
• Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.

Mẫu tờ khai

Hướng dẫn chi tiết điền tờ khai

Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc

• Ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.
• Hợp đồng lao động không được chấp nhận.
• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi” (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.) nêu ở phía dưới.

Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

a. Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc

b. Giấy phái cử

c. Văn bản tương đương

• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
• Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.

Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc

• Vé tàu cũng được chấp nhận.
• Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
• Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.

【2】　Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị

Người mời hay Người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty – cơ quan – tổ chức chính phủ tại Nhật.

Giấy lý do mời: 1 bản gốc

• Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản 
• Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa.
• Nếu trình nộp tài liệu như hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng có thể được chấp nhận.

Mẫu giấy lý do mời

Mẫu danh sách người được mời

Lịch trình dự định: 1 bản gốc

• Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa làm tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.
• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.
• Lịch trình cần viết theo từng ngày nhưng nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày thì mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”.
• Về dự định ngày cuối tuần không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể v.v. Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).

Mẫu lịch trình dự định

Ví dụ điền

【3】　Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí

Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc

Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận.

Mẫu giấy chứng nhận bảo lãnh

Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: 1 trong các giấy tờ này (bản gốc)

a. Bản sao đăng ký pháp nhân

b. Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân)

c. Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời)

Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”.

►Các giấy tờ cần chuẩn bị thật chỉn chu đặc biệt là thư mời gốc, cần có thư bảo lãnh dù là công ty Việt Nam hay Nhật Bản chi trả

4.2. Hồ sơ xin visa công tác nhiều lần

Ngoài đáp ứng điều kiện chung khi xin Multiple Visa Nhật Bản bạn cần đáp ứng thêm một vài điều kiện. Chi tiết điều kiện dành riêng cho xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần bạn có thể tham khảo như sau:

Mọi thông tin về những hồ sơ cần chuẩn bị bạn có thể tham khảo trong bài viết này.

4.3. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

• Hướng dẫn ở trang này chỉ là các giấy tờ cơ bản để trình nộp khi xin visa thương mại Nhật Bản
• Hồ sơ thiếu, nội dung không điền đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
• Tùy từng trường hợp, có thể sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn.
• Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.
• Có trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, hãy thu xếp thời gian thoải mái để trình nộp hồ sơ xin visa.
• Nếu cần trả lại bản gốc nhất định phải trình nộp thêm 1 bản photocopy.
• Trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
• Hồ sơ đã nộp cho Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả lại

5. Địa chỉ nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Bạn có thể nộp hồ sơ tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc nộp cho các Đại lý ủy thác gồm VFS Global và 14 đại lý du lịch.

Chi tiết địa chỉ, số điện thoại và thời gian làm việc của các địa điểm tiếp nhận hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản bạn vui lòng truy cập tại đây.

*Lưu ý: Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không được nộp qua đường bưu điện, email hay Fax v.v

6. Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản

Phí thị thực xin visa công tác Nhật Bản gồm các khoản phí sau:

►Phí sứ quán

Nếu ko có bất cứ thay đổi nào khác, lệ phí này sẽ được áp dụng đến hết ngày 31/3/2026.

►Phí VFS Global: 200.000 VNĐ/ đương đơn

►Phí dịch vụ hỗ trợ (nếu có nhu cầu sử dụng các dịch vụ của VFS Global

►Phí dịch thuật hồ sơ công chứng (tiếng Anh/ tiếng Nhật): khoảng 115.000VNĐ/trang (nếu cần)

Ngoài ra còn có phí vận chuyển hồ sơ, giấy tờ, phí đi lại,…nếu có

Như vậy tổng chi phí để xin visa công tác Nhật Bản sẽ dao động khoảng 2.000.000 VNĐ/người…Đây là mức chi phí khá “mềm” so với các quốc gia khác, khi xin visa tại ĐSQ/LSQ bạn chỉ phải nộp phí khi được cấp visa. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí hơn nữa mà vẫn đảm bảo tỷ lệ đậu visa Nhật Bản lên đến 98,6%, bạn có thể tham khảo dịch vụ làm visa công tác Nhật tại VISANA, cam kết phí trọn gói và không phát sinh thêm phí.

7. Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản

Quy trình thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản khá rất đơn giản, bao gồm 5 bước chính mà thôi. Bạn mất thời gian, công sức và tiền bạc chủ yếu đến từ bước chuẩn bị hồ sơ – bước quyết định để bạn có đậu visa hay không.

Chi tiết quy trình thủ tục và cách kiểm tra kết quả xin visa Nhật Bản bạn vui lòng truy cập tại đây!

8. Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản là bao lâu?

Cần tối thiểu 15 ngày làm việc để xét duyệt cấp visa cho những quý khách đã làm thủ tục nộp hồ sơ xong (trong trường hợp nộp thông qua Đại lý ủy thác sẽ cần tối thiểu 10 ngày làm việc).

Đại sứ quán sẽ không cấp visa sớm được cho quý khách trừ trường hợp nhân đạo.

*Lưu ý mới nhất: Do số lượng dự kiến xin nộp hồ sơ đông và số lượng hồ sơ có thể cấp visa bị hạn chế nên cho đến khi được thông báo có kết quả thì không quy định thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa.

9. Dịch vụ hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Là một người cần đến đến Nhật Bản để đàm phán thương mại hay tham dự các hội nghị, các khóa đào tạo về kinh tế quan trọng, chắc chắn bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho các cuộc gặp gỡ, giao lưu của mình. Do vậy, việc lựa chọn một đơn vị làm dịch vụ làm visa thương mại Nhật Bản có uy tín trở nên hữu ích hơn bao giờ hết và giúp bạn tiết kiệm được nhiều hơn về thời gian và công sức.

VISANA là đơn vị làm visa nhận được rất nhiều sự yêu mến và tin tưởng của khách hàng trong hơn 10 năm qua. Với tôn chỉ là một đơn vị làm visa uy tín, tận tâm, minh bạch, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ tư vấn bạn một cách chính xác nhất đồng thời giúp đỡ bạn trong quá trình hoàn thiện và nộp hồ sơ. Hãy liên hệ với VISANA qua 090 2200 454 hoặc điền form để được tư vấn nhé!