Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự: Thủ tục theo quy định mới nhất

Nhu cầu du học, xuất khẩu lao động, định cư, kết hôn, làm việc ở nước ngoài hay tuyển dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến, kéo theo nhu cầu chứng nhận và hợp pháp hóa giấy tờ để sử dụng hợp pháp giữa Việt Nam và nước ngoài.

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille (La Hay 1961) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Theo quy định mới, giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, có thể sử dụng chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, một số trường hợp vẫn tiếp tục thực hiện chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Vậy khi nào cần Apostille, khi nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự? Hồ sơ, quy trình, thời gian và chi phí HPHLS hiện nay như thế nào? VISANA cập nhật chi tiết theo quy định mới nhất trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

1.1 Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự là gì?

Theo quy định hiện hành, giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn được sử dụng tại Việt Nam thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, thủ tục này không áp dụng trong các trường hợp được miễn theo Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP, hoặc đối với giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước La Hay có quan hệ áp dụng với Việt Nam đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Như vậy:

• Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

1.2 Văn bản pháp luật quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Hoạt động chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự hiện được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chủ yếu sau:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Nghị định này vẫn là văn bản nền tảng, nhưng đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP.
• Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04/07/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP. Nghị định có hiệu lực từ ngày 03/08/2025, trong đó cập nhật các quy định về giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, hồ sơ, thời hạn giải quyết, thẩm quyền và thủ tục thực hiện trên môi trường điện tử.
• Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31/07/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Thông tư có hiệu lực từ ngày 03/08/2025 và thay thế Thông tư số 01/2012/TT-BNG.
• Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Văn bản này áp dụng đối với giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ.

1.3 Phân biệt Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

Hai quy trình này giống nhau ở chỗ: việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm:

• Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

1.4 Giấy tờ nào cần Apostille, trường hợp nào vẫn cần Hợp pháp hóa lãnh sự?

Từ ngày 11/09/2026, Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Theo đó, giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam chỉ cần chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

Tuy nhiên, Apostille không thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc áp dụng thủ tục nào cần căn cứ vào loại giấy tờ, quốc gia cấp giấy tờ và quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

👉Trường hợp nào cần chứng nhận Apostille?

Giấy tờ được áp dụng chứng nhận Apostille khi đáp ứng các điều kiện chính sau:

• Là giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille;
• Giấy tờ được cấp tại Việt Nam để sử dụng tại một quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam; hoặc được cấp tại quốc gia đó để sử dụng tại Việt Nam;
• Không thuộc nhóm giấy tờ bị loại trừ khỏi phạm vi áp dụng của Công ước.

Giấy tờ công có thể bao gồm các giấy tờ do cơ quan nhà nước, cơ quan tư pháp hoặc người có thẩm quyền cấp/xác nhận và một số giấy tờ có chứng nhận chính thức theo quy định. Trong thực tế, các giấy tờ thường gặp có thể liên quan đến hộ tịch, tư pháp, giáo dục, y tế, công chứng/chứng thực và các giấy tờ hành chính khác.

Ví dụ, một giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp để sử dụng tại Việt Nam, nếu thuộc phạm vi Công ước, có thể được cấp Apostille tại Trung Quốc. Sau khi có Apostille hợp lệ, giấy tờ được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp giấy tờ không được lập bằng tiếng Việt thì vẫn cần bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

Tương tự, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Công ước khi sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam sẽ thực hiện chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

👉Trường hợp nào vẫn cần Hợp pháp hóa lãnh sự?

Sau ngày 11/09/2026, thủ tục hợp pháp hóa lã sự vẫn tiếp tục được áp dụng đối với các trường hợp không thuộc phạm vi hoặc không thể áp dụng Công ước Apostille, bao gồm:

1. Giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập

Đây là loại trừ áp dụng trực tiếp theo phạm vi điều chỉnh của Công ước Apostille (Công ước không áp dụng cho nhóm giấy tờ này, bất kể quốc gia liên quan có là thành viên hay không).

2. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan

Tương tự nhóm trên, đây cũng là loại trừ theo chính phạm vi điều chỉnh của Công ước, không phụ thuộc vào việc quốc gia sử dụng có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam hay không.

3. Giấy tờ tư (không phải giấy tờ công)

Đây là điều kiện độc lập theo loại giấy tờ, áp dụng cho mọi quốc gia — khác với 2 nhóm trên và nhóm 4 bên dưới (vốn là ngoại lệ theo quốc gia). Giấy tờ tư bao gồm: hợp đồng tự ký giữa các bên, thư mời, thư giải trình, CV, bảng lương hoặc các tài liệu do cá nhân/doanh nghiệp tự lập chưa được công chứng, chứng thực hoặc xác nhận theo thẩm quyền. Nhóm giấy tờ này luôn thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bất kể sử dụng tại quốc gia thành viên hay không.

4. Giấy tờ công cấp bởi quốc gia/vùng lãnh thổ chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam

Bao gồm:

• Cộng hòa Liên bang Đức, Cộng hòa Áo, Cộng hòa Séc — đã chính thức phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước;
• Vương quốc Thái Lan — đã gia nhập Công ước nhưng bản thân Công ước chưa có hiệu lực với Thái Lan cho đến trước ngày 28/02/2027;
• Greenland (thuộc Vương quốc Đan Mạch) và Tokelau (thuộc New Zealand) — là vùng lãnh thổ mà Công ước không có hiệu lực dù quốc gia mẹ là thành viên;
• Các quốc gia không phải là thành viên Công ước Apostille.

👉 Xem đầy đủ danh sách quốc gia thành viên Công ước Apostille để tra cứu quốc gia cụ thể.

1.5 Cơ quan có thẩm quyền làm Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Pháp luật Việt Nam quy định cơ quan có thẩm quyền này có thể là:

• Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

1.6 Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký hoặc con dấu không phải là chữ ký gốc hoặc con dấu gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ, tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam đều bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự. Một số trường hợp được miễn theo Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP, điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật Việt Nam. Đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước La Hay năm 1961, chứng nhận Apostille hợp lệ có thể thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi đáp ứng đầy đủ điều kiện áp dụng.

1.7 Nộp hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự & Apostille ở đâu và theo hình thức nào?

1️⃣Nộp hồ sơ Apostille (giấy tờ Việt Nam → dùng tại nước ngoài)

Cơ quan tiếp nhận

• Bộ Ngoại giao Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille.
• Theo lộ trình, Bộ Ngoại giao có thể phân cấp cho UBND cấp tỉnh, nhưng thời điểm cụ thể do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao công bố.

Hình thức nộp hồ sơ

Theo Điều 12 Nghị định 293, bạn có thể nộp theo 03 hình thức:

Hồ sơ cơ bản (hình thức giấy)

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille (theo mẫu ban hành kèm Nghị định 293).
• Bản chính giấy tờ công cần cấp Apostille, hoặc bản sao/bản dịch có chứng thực phù hợp.

Hồ sơ trực tuyến toàn trình

• Tờ khai điện tử + file scan/PDF giấy tờ công đã được ký số hoặc đính kèm chữ ký số hợp lệ.

2️⃣Nộp hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự (khi không áp dụng Apostille)

Hợp pháp hóa lãnh sự vẫn áp dụng khi:

• Giấy tờ Việt Nam dùng tại quốc gia không phải thành viên Công ước Apostille;
• Giấy tờ lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia phản đối Việt Nam gia nhập (Cộng hòa Séc, Áo, Đức);
• Giấy tờ không thuộc danh mục “giấy tờ công” được cấp Apostille.

Giấy tờ Việt Nam → dùng tại nước ngoài (hợp pháp hóa lãnh sự)

Nơi nộp

• Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền).
• Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước tiếp nhận đặt tại Việt Nam.

Hình thức nộp

Tùy quy định của từng cơ quan, thông thường có các hình thức:

• Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao và tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Qua dịch vụ bưu chính (nếu cơ quan đó cho phép).
• Một số Đại sứ quán/Lãnh sự quán có thể yêu cầu đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi nộp.

3️⃣Giấy tờ nước ngoài → dùng tại Việt Nam (hợp pháp hóa lãnh sự)

Nơi nộp

• Bước 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài (nơi cấp giấy tờ).
• Bước 2: Khi về Việt Nam, có thể phải kiểm tra, đối chiếu (nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu) và dịch + công chứng/chứng thực bản dịch sang tiếng Việt.

Hình thức nộp

• Trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
• Qua bưu chính (nếu cơ quan đó cho phép).
• Một số nơi yêu cầu ủy quyền cho người thân/dịch vụ nộp thay.

4️⃣Tiếp nhận giấy tờ nước ngoài đã có Apostille (dùng tại Việt Nam)

Đối với giấy tờ công của Quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam đã được cấp Apostille hợp lệ:

• Không phải nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
• Chỉ cần:
  • Kiểm tra Apostille có hợp lệ không (đúng mẫu, đúng cơ quan cấp, không thuộc 5 trường hợp từ chối theo Điều 26 NĐ 293).
  • Nếu giấy tờ không phải tiếng Việt, thực hiện dịch + công chứng/chứng thực bản dịch tại Việt Nam.
• Nộp trực tiếp cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam (công an, Sở Lao động, trường học, cơ quan thuế, v.v.) cùng bản dịch công chứng (nếu có).

1.8 Phí hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự mới nhất

Theo Thông tư 157/2016/TT-BTC và Thông tư 264/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính và hướng dẫn thi hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP, mức phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự đang áp dụng như sau:

Ngoài phí nhà nước nêu trên, khách hàng thường phải trả thêm:

• Phí dịch thuật: Tùy độ dài và ngôn ngữ, thường từ 150.000–500.000 đồng / trang hoặc theo thỏa thuận với đơn vị dịch.
• Phí công chứng / chứng thực bản dịch: Theo biểu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp xã/phường.
• Phí dịch vụ (nếu thuê đơn vị làm thay): Tùy đơn vị, thường từ 300.000–1.500.000 đồng / bộ hồ sơ trở lên.
• Cước bưu chính: Tùy trọng lượng, khoảng cách và đơn vị vận chuyển.

1.9 Thời gian Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự

*Đối với thủ tục tại Việt Nam (Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ)

a) Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự (quy trình cũ)

• Thời gian giải quyết thông thường: 01–03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ phức tạp, cần xác minh thêm: có thể kéo dài hơn theo thông báo của cơ quan.

b) Cấp chứng nhận Apostille (từ 11/9/2026)
Thời gian giải quyết được quy định theo số lượng giấy tờ trong một bộ hồ sơ (Điều 13 Nghị định 293/2026/NĐ-CP):

Thời gian trên chưa bao gồm ngày nghỉ, ngày lễ, tết và thời gian vận chuyển nếu nộp qua bưu chính.

*Đối với thủ tục tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán

a) Tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài

• Thời gian giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự: thường từ 03–07 ngày làm việc, tùy quy định từng cơ quan và loại giấy tờ.
• Một số trường hợp phải gửi về nước để xác minh: thời gian có thể kéo dài hơn.

b) Tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán nước ngoài ở Việt Nam

• Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự: thường từ 03–10 ngày làm việc, tùy quốc gia và loại giấy tờ.
• Một số Đại sứ quán có dịch vụ xử lý nhanh (urgent) với phí cao hơn, thời gian có thể rút xuống 1–2 ngày làm việc.

Lưu ý: Thời gian cụ thể do từng Đại sứ quán / Lãnh sự quán công bố và có thể thay đổi theo tình hình thực tế.

*Thời gian tổng thể một bộ hồ sơ hoàn chỉnh

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để sử dụng giấy tờ ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam thường bao gồm nhiều bước, ví dụ:

• Công chứng / chứng thực giấy tờ gốc
• Dịch thuật + công chứng/chứng thực bản dịch
• Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự / Apostille
• Nộp cho cơ quan tiếp nhận (trường học, cơ quan công an, Sở Lao động, tòa án, v.v.)

Do đó, thời gian tổng thể thường dao động:

• Tối thiểu: khoảng 05–07 ngày làm việc (nếu làm nhanh, ít giấy tờ, không phát sinh).
• Thông thường: khoảng 10–20 ngày làm việc (bao gồm cả dịch thuật, chờ lịch hẹn, vận chuyển).
• Trường hợp phức tạp: có thể lên đến 30 ngày làm việc hoặc hơn (nhiều giấy tờ, phải xác minh, bổ sung, hoặc làm qua nhiều cơ quan).

2. Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự (theo quy định mới)

Trước khi chuẩn bị hồ sơ, người thực hiện cần xác định giấy tờ của mình có thực sự thuộc diện Chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Từ ngày 11/09/2026, nếu là giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước Apostille và lưu thông giữa Việt Nam với quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, giấy tờ sẽ thực hiện theo thủ tục Apostille thay vì quy trình Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

2.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự

A. Giấy tờ Việt Nam → dùng tại nước ngoài

(nộp tại Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ và/hoặc Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam)

1. Hồ sơ cơ bản

• Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự
• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận / hợp pháp hóa:
  • Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy độc thân…
  • Văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ…
  • Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định tòa án, giấy tờ công ty…
  • Hợp đồng, giấy ủy quyền, bản dịch công chứng…
• Bản dịch (nếu có)
  • Nếu nước tiếp nhận yêu cầu bản dịch (tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước đến):
    • Bản dịch phải được công chứng/chứng thực.
    • Nộp kèm bản dịch đã công chứng/chứng thực cùng bản gốc/bản sao.
• Giấy tờ tùy thân của người nộp
  • Cá nhân: CCCD/CMND hoặc hộ chiếu (bản chính để đối chiếu).
  • Tổ chức:
    • Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật);
    • Giấy đăng ký kinh doanh / quyết định thành lập (bản sao y công chứng).

2. Trường hợp nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài ở Việt Nam

Ngoài hồ sơ trên, có thể phải bổ sung:

• Tờ khai theo mẫu của Đại sứ quán/Lãnh sự quán đó (có thể bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước họ).
• Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng (giấy mời, thư nhập học, hợp đồng lao động, giấy hẹn phỏng vấn…).
• Lệ phí theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán (thường thu bằng USD hoặc tiền địa phương).

B. Giấy tờ nước ngoài → dùng tại Việt Nam

(nộp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài và/hoặc cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam)

1. Hồ sơ cơ bản

• Giấy tờ gốc do nước ngoài cấp
  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực (tùy yêu cầu cơ quan tiếp nhận).
  • Ví dụ: hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy kết hôn, lý lịch tư pháp, văn bằng, quyết định ly hôn, giấy tờ công ty…
• Chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài
  • Nếu quốc gia đó không thuộc Công ước Apostille hoặc không áp dụng Apostille với Việt Nam:
    • Giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước đó.
  • Nếu quốc gia đó thuộc Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng với Việt Nam:
    • Giấy tờ phải được cấp Apostille bởi cơ quan thẩm quyền của nước đó.
• Bản dịch tiếng Việt
  • Bắt buộc khi giấy tờ không phải tiếng Việt và cơ quan Việt Nam yêu cầu.
  • Bản dịch phải được công chứng/chứng thực tại Việt Nam (hoặc tại ĐSQ Việt Nam ở nước ngoài nếu thực hiện ở nước ngoài).
• Giấy tờ tùy thân của người nộp
  • Hộ chiếu/CCCD của người nước ngoài hoặc người Việt Nam đại diện nộp.
  • Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải chủ sở hữu giấy tờ).

2. Khi nộp cho cơ quan Việt Nam

Tùy mục đích (kết hôn, lao động, quốc tịch, thành lập công ty, du học…), cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu thêm:

• Tờ khai theo mẫu riêng (tờ khai đăng ký kết hôn, tờ khai cấp giấy phép lao động, hồ sơ quốc tịch…).
• Giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy đăng ký kết hôn, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, giấy tờ công ty…).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của từng thủ tục.

2.2. Hồ sơ cấp chứng nhận Apostille (từ 11/9/2026)

A. Giấy tờ Việt Nam → dùng tại nước ngoài (quốc gia thành viên Công ước)

Hồ sơ nộp tại Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ:

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille
  • Theo mẫu ban hành kèm Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
  • Ghi rõ thông tin người yêu cầu, loại giấy tờ, số lượng, nước tiếp nhận.
• Bản chính giấy tờ công cần cấp Apostille
  • Hoặc bản sao/bản dịch có chứng thực phù hợp (tùy loại giấy tờ).
  • Ví dụ:
    • Bản chính/bản sao giấy khai sinh, kết hôn, độc thân…
    • Bản chính/bản sao văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ…
    • Bản chính/bản sao phiếu lý lịch tư pháp, quyết định tòa án…
    • Bản chính/bản sao hợp đồng, giấy ủy quyền, bản dịch công chứng…
• Giấy tờ tùy thân của người nộp
  • Cá nhân: CCCD/CMND hoặc hộ chiếu (bản chính để đối chiếu).
  • Tổ chức: giấy ủy quyền + giấy đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập (bản sao y công chứng).

Lưu ý:

• Không cần nộp thêm “giấy giới thiệu” hay “giấy giải trình” trừ khi cơ quan yêu cầu trong từng trường hợp cụ thể.
• Nếu nộp trực tuyến toàn trình, hồ sơ được quét/scan và ký số theo quy định về giao dịch điện tử.

B. Giấy tờ nước ngoài đã có Apostille → dùng tại Việt Nam

Khi giấy tờ nước ngoài đã được cấp Apostille hợp lệ và thuộc phạm vi Công ước:

• Không phải làm thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
• Hồ sơ nộp cho cơ quan Việt Nam thường gồm:
  • Bản chính hoặc bản sao giấy tờ công đã có Apostille.
  • Bản dịch tiếng Việt công chứng/chứng thực (nếu giấy tờ không phải tiếng Việt và cơ quan yêu cầu).
  • Giấy tờ tùy thân + các giấy tờ khác theo yêu cầu của thủ tục cụ thể (kết hôn, lao động, quốc tịch, du học…).

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

3.1. Xác định loại thủ tục cần thực hiện

Trước khi làm hồ sơ, cần xác định rõ giấy tờ của khách hàng thuộc trường hợp nào:

Bước 1: Xác định nước tiếp nhận/nước cấp giấy tờ

• Nếu là quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam:
  • Áp dụng chứng nhận Apostille (thay cho hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước).
• Nếu là quốc gia không phải thành viên hoặc quốc gia phản đối Việt Nam gia nhập (Cộng hòa Séc, Áo, Đức):
  • Áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự theo quy trình cũ.

Bước 2: Xác định loại giấy tờ

• Giấy tờ có thuộc 5 nhóm giấy tờ công được cấp Apostille theo Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP không?
  • Nếu có: được làm Apostille.
  • Nếu không: vẫn phải làm hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

3.2. Trình tự thủ tục đối với giấy tờ Việt Nam dùng tại nước ngoài

A. Trường hợp áp dụng chứng nhận Apostille

(Giấy tờ Việt Nam → quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam)

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ gốc

• Lấy bản chính hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ cần sử dụng:
  • Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy độc thân…
  • Văn bằng, bảng điểm, chứng chỉ…
  • Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định tòa án, giấy tờ công ty…
  • Hợp đồng, giấy ủy quyền, bản dịch công chứng…

Bước 2: Dịch thuật (nếu nước tiếp nhận yêu cầu)

• Nếu nước đến yêu cầu bản dịch (tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước họ):
  • Dịch giấy tờ sang ngôn ngữ yêu cầu.
  • Công chứng/chứng thực bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND có thẩm quyền.

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận Apostille

• Nộp tại Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền (khi có phân cấp).
• Hình thức nộp:
  • Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa.
  • Qua dịch vụ bưu chính.
  • Trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia / Ứng dụng VNeID (nếu có chữ ký số hợp lệ).

Bước 4: Nhận kết quả

• Thời gian giải quyết:
  • 01–04 ngày làm việc tùy số lượng giấy tờ (xem phần “Thời gian” đã hướng dẫn).
• Kết quả:
  • Giấy tờ gốc (hoặc bản sao/bản dịch có chứng thực) + tem/chứng nhận Apostille do Bộ Ngoại giao cấp.

Bước 5: Sử dụng tại nước ngoài

• Nộp giấy tờ đã có Apostille cho cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài (trường học, cơ quan di trú, tòa án, công chứng viên nước ngoài…).
• Nếu nước tiếp nhận yêu cầu thêm bước nào (ví dụ: dịch lại tại nước họ), thực hiện theo yêu cầu đó.

B. Trường hợp áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự

(Giấy tờ Việt Nam → quốc gia không áp dụng Apostille với Việt Nam)

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ gốc

• Tương tự như Bước 1 của trường hợp Apostille:
  • Bản chính/bản sao có chứng thực của giấy tờ cần sử dụng.

Bước 2: Dịch thuật (nếu nước tiếp nhận yêu cầu)

• Dịch sang ngôn ngữ nước tiếp nhận yêu cầu.
• Công chứng/chứng thực bản dịch.

Bước 3: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao / Sở Ngoại vụ

• Nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền.
• Hồ sơ gồm:
  • Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự.
  • Bản chính/bản sao/bản dịch có chứng thực của giấy tờ.
  • Giấy tờ tùy thân của người nộp.
• Thời gian: thường 01–03 ngày làm việc.

Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán nước tiếp nhận ở Việt Nam

• Nộp giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước tiếp nhận đặt tại Việt Nam.
• Hồ sơ thường gồm:
  • Giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự.
  • Tờ khai theo mẫu của Đại sứ quán/Lãnh sự quán đó.
  • Giấy tờ chứng minh mục đích sử dụng (nếu họ yêu cầu).
  • Lệ phí theo quy định của Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Thời gian: thường 03–10 ngày làm việc, tùy quốc gia.

Bước 5: Sử dụng tại nước ngoài

• Nộp bộ giấy tờ đã hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự cho cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài.

3.3. Trình tự thủ tục đối với giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam

A. Trường hợp áp dụng chứng nhận Apostille

(Giấy tờ nước ngoài → Việt Nam, từ quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam)

Bước 1: Xin cấp Apostille tại nước cấp giấy tờ

• Liên hệ cơ quan có thẩm quyền của nước đó (thường là Bộ Ngoại giao, Tòa án, hoặc cơ quan được chỉ định) để xin cấp Apostille cho giấy tờ.
• Hồ sơ và cách nộp tùy quy định từng nước.

Bước 2: Dịch sang tiếng Việt (nếu giấy tờ không phải tiếng Việt)

• Dịch giấy tờ + Apostille (nếu cần) sang tiếng Việt.
• Công chứng/chứng thực bản dịch tại:
  • Tổ chức hành nghề công chứng / UBND ở Việt Nam; hoặc
  • Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài (nếu thực hiện ở nước ngoài).

Bước 3: Nộp cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam

• Nộp trực tiếp cho cơ quan Việt Nam có thẩm quyền (công an, Sở Lao động, Phòng Tư pháp, trường học, tòa án, cơ quan thuế…).
• Hồ sơ thường gồm:
  • Bản chính/bản sao giấy tờ đã có Apostille.
  • Bản dịch tiếng Việt công chứng/chứng thực.
  • Giấy tờ tùy thân + các giấy tờ khác theo yêu cầu thủ tục cụ thể (kết hôn, lao động, quốc tịch, du học…).

Lưu ý:

• Từ 11/9/2026, không cần làm thêm hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam đối với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ (trừ 5 trường hợp bị từ chối tiếp nhận theo Điều 26 Nghị định 293).

B. Trường hợp áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự

(Giấy tờ nước ngoài → Việt Nam, từ quốc gia không áp dụng Apostille với Việt Nam)

Bước 1: Chứng nhận / hợp pháp hóa tại nước cấp giấy tờ (nếu có)

• Tùy quy định nước đó, giấy tờ có thể phải được:
  • Chứng nhận bởi cơ quan nội địa (Bộ Ngoại giao, Tòa án…); và/hoặc
  • Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước đó.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài

• Nộp giấy tờ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước cấp.
• Hồ sơ thường gồm:
  • Bản chính/bản sao giấy tờ.
  • Tờ khai theo mẫu của ĐSQ/Lãnh sự quán.
  • Giấy tờ tùy thân của người nộp.
  • Lệ phí theo quy định.
• Thời gian: thường 03–07 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu phải xác minh.

Bước 3: Dịch sang tiếng Việt khi về Việt Nam

• Dịch giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt.
• Công chứng/chứng thực bản dịch tại Việt Nam.

Bước 4: Nộp cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam

• Nộp cho cơ quan Việt Nam có thẩm quyền cùng với:
  • Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Bản dịch tiếng Việt công chứng/chứng thực.
  • Giấy tờ tùy thân + các giấy tờ khác theo yêu cầu thủ tục cụ thể.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các nước

5. Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự uy tín

Nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài, chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam nhưng không đủ thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về quy trình, không muốn tốn công sức thực hiện các bước thủ tục hành chính phức tạp, hãy sử dụng Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, Chứng nhận lãnh sự tại TPHCM, Hà Nội, toàn quốc tại VISANA để hạn chế sai sót tối đa và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

Các giấy tờ, tài liệu và các Dự án đã thực hiện tại VISANA:

• Hợp pháp hoá lãnh sự bằng đại học, hồ sơ du học
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng thực CO, CQ
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng thực kết hôn với người nước ngoài
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy xác nhận độc thân
• Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài muốn lưu thông tại Việt Nam

6. Câu hỏi thường gặp