Kinh nghiệm & Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, Trung Quốc và Nhật Bản

hanhpham | Cập nhật vào 04/01/2021

Hiện nay, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc và Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản đang rất lớn. Hàng ngày, VISANA nhận được hàng trăm câu hỏi của khách hàng về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các nước này. Với mong muốn chia sẻ, hôm nay, trong bài viết này, VISANA tổng hợp trọn bộ kinh nghiệm và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 3 nước này, để các bạn cùng hiểu và chia sẻ tới những người có nhu cầu.

Kinh nghiệm & Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản
Kinh nghiệm & Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản

1. Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc

Đây là toàn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Hàn Quốc để sử dụng tại Việt Nam và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc.

1.1 Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ cấp tại Hàn Quốc

Điều đầu tiên mà tất cả những người Hàn Quốc, người Việt Nam hoặc công dân bất kỳ quốc gia nào khác có hồ sơ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền, công ty tại Hàn Quốc cấp và muốn hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam cần lưu ý đó là: Các giấy tờ này đều phải được xử lý và hợp pháp hóa lãnh sự TẠI HÀN QUỐC, do Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam KHÔNG CÓ thẩm quyết hợp pháp hóa hồ sơ, giấy tờ cấp tại Hàn Quốc).

Dưới đây là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc đối với các giấy tờ cấp tại Hàn Quốc để sử dụng tại Việt Nam.

  • Bước 1: Dịch thuật. Mang hồ sơ, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đến tòa nhà Korean RE (외교부 별관 Korean Re 빌딩), địa chỉ: 서울특별시 종로구 수송동 80, xuống tầng B1 để dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
  • Bước 2: Công chứng: Sau đó, bạn đi lên tầng 5, đến phòng luật sư và lấy dấu công chứng.
    • Lưu ý:
      • Phần dịch và công chứng ở văn phòng luật sư có thể làm ở nơi khác, sau đó đến tầng 4 tòa nhà ở trên để chứng nhận lãnh sự như bước 3 bên dưới.
      • Bạn có thể bỏ qua bước 1 và bước 2 nếu hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền tại Hàn Quốc cấp.
  • Bước 3: Xin chứng nhận lãnh sự:
    • Bạn mang hồ sơ giấy tờ đã được công chứng/dịch thuật công chứng nêu tại bước 1 (nếu là hồ sơ do Công ty tại Hàn Quốc cấp) hoặc mang giấy tờ gốc (nếu là hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền cấp) đến BỘ NGOẠI GIAO HÀN QUỐC xuống tầng 4, gặp người hướng dẫn, lấy mẫu đơn yêu cầu Chứng thực và hoàn thành theo hướng dẫn.
      • Mẫu đơn bao gồm:
        • Thông tin của người yêu cầu chứng thực
        • Tên của tài liệu cần chứng thực,
        • Tên của nơi nhận, ghi VIỆT NAM là được,
        • Tên của cơ quan phát hành tài liệu.
    • Sau đó, bạn qua quầy 21 để mua tem
    • Sau đó, bạn quay lại quầy hướng dẫn ban đầu để lấy số ở máy 1
    • Sau đó, bạn qua quầy 1 đến 6 ngồ chờ để được gọi số.
    • Khi đến lượt, bạn xuất trình căn cước công dân để nhân viên nhận dạng, và nhận phiếu hẹn lấy tài liệu đã được chứng thực.
  • Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc
    • Bạn mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Hàn quốc theo các bước nêu trên tới Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc tại địa chỉ 123 Bukchon-ro, Jongno-gu, Seoul, Korea để được hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể dùng tại Việt Nam.

1.2 Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc

Cũng giống như ở trên, các giấy tờ được cấp tại Việt Nam cũng cần được hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể được sử dụng hợp pháp tại Hàn Quốc.

Dưới đây là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể:

  • Bước 1: Dịch thuật công chứng
    • Bạn mang giấy tờ của mình tới phòng công chứng nhà nước để dịch thuật công chứng sang tiếng Hàn hoặc tiếng Anh;
  • Bước 2: Xin dấu chứng nhận lãnh sự
    • Bạn điền tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự online và nộp trước khi đến chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự tại Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại Vụ của Bộ Ngoại giao để xin dấu chứng thực lãnh sự.
      • Vào đây để điền tờ khai nếu bạn muốn xin chứng thực tại Cục lãnh sự tại Hà Nội, hoặc
      • Vào đây để điền tờ khai nếu bạn muốn xin chứng thực tại Sở ngoại vụ tại Thành phố HCM
    • Bạn mang bản gốc, bản dịch thuật công chứng kèm theo Tờ khai đã điền ở trên và in ra, tới Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam tại địa chỉ 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ tại địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
      • Lưu ý:
        • bạn phải đến đúng địa chỉ đã nộp tờ khai điện tử.
        • Theo yêu cầu của Đại sứ quán Hàn quốc, các gấy tờ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe phải có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ trên cả bản gốc và bản dịch thuật công chứng.
  • Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Hàn Quốc
    • Bạn mang hồ sơ cần Hợp pháp hóa lãnh sự tới Phòng lãnh sự – Đại sứ quán Hàn Quốc tại Hà Nội tại địa chỉ SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam. Hồ sơ bao gồm:
      • Bản dịch và/hoặc bản gốc đã được hợp pháp hóa của Cục lãnh sự/Sở ngoại vụ Việt Nam tại bước 2
      •  01 Bản Photo của CMND hoặc Hộ chiếu
      • Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh)
      • Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ). Đặc biệt,
        • Đối với hồ sơ học và bằng tốt nghiệp cấp 1,2,3, cần có giấy xác nhận của nhà trường về Số hiệu bằng tốt nghiệp, Số vào sổ cấp bằng, năm tốt nghiệp, số học bạ, bảng điểm kết quả học tập đầy đủ các năm học. Trường hợp chưa có bằng tốt nghiệp thì trên giấy xác nhận cần có điểm thi tốt nghiệp và năm tốt nghiệp.
        • Đối với hồ sơ bằng đại học (cao đẳng, nghề) và bảng điểm, cần có: Giấy xác nhận sinh viên (đối với trường hợp chưa tốt nghiệp), Giấy xác nhận tốt nghiệp nêu rõ: số hiệu bằng+ số vào sổ cấp bằng, năm tốt nghiệp, Bản sao bảng điểm của nhà trường cấp. Giấy xác nhận phải được cho vào phong bì có niêm phong dấu nhà trường (giấy xác nhận có hiệu lực trong vong 1 tháng).
    • Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9:00 đến 12:00 các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày nghỉ lễ).
    • Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày làm việc. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/ Học bạ: thời gian xử lý là 2 ngày làm việc.
    • Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6. Buổi chiều 2:00 -4:00. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 3h-4h chiều.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc

Theo quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ sau đây được cấp tại Việt Nam/Trung Quốc sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại nước còn lại:

  • các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự do Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998.
  • Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Trung Quốc tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Trung Quốc.
  • giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới được miễn hợp pháp hóa.

Các giấy tờ khác sẽ cần tuân thủ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Trung quốc như sau:

2.1 Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam

Các giấy tờ do Trung Quốc cấp không thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự phải được Bộ Ngoại giao chứng nhận và phải được Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc hợp pháp hóa lãnh sự mới có thể sử dụng tại Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Trung Quốc cụ thể như sau:

  • Bước 1: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ ngoại giao Trung Quốc
  • Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc tại địa chỉ số No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.
    • Hồ sơ bao gồm:
      • 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
      • Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
      • Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao Trung Quốc).
      • 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
      • 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ khi được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh;
      • 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.
      • 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).
      • bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này nếu được yêu cầu.

2.2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc

Các giấy tờ này phải tuân thủ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

  • Bước 1. Công chứng
    • Bạn mang giấy tờ, văn bản liên quan đến văn phòng công chứng nhà nước hoặc Sở Tư pháp nơi đăng ký hộ tịch Việt Nam xin xác nhận;
  • Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự
    • Bạn mang hồ sơ lên xin chứng nhận lãnh sự với Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam tại địa chỉ 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ tại địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước khi đi, bạn cần hoàn thành tờ khai điện tử tại
      • đây nếu xin chứng thực tại Cục lãnh sự tại Hà Nội, hoặc
      • đây nếu xin chứng thực tại Sở ngoại vụ tại Thành phố HCM.
  • Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự
    • Bạn mang hồ sơ lên Phòng lãnh sự của Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam tại địa chỉ 46 Hoàng Diệu, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội hoặc Lãnh sự quán Trung Quốc tại Việt Nam tại địa chỉ 175 Hai Bà Trưng, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
      • Công dân Việt Nam có hộ khẩu từ Đà Nẵng trở ra các tỉnh phía Bắc thì nộp tại Đại sứ quán Trung Quốc
      • Công dân Việt Nam có hộ khẩu từ Quảng Ngãi trở vào các tỉnh phía Nam thì nộp tại Lãnh sự quán Trung Quốc.
    • Hồ sơ bao gồm:
      • 01 bản “Phiếu đề nghị chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước Cộng hòa Nhân dân Trung Quốc tại nước ngoài”
      • Bản gốc và 01 bản sao của giấy tờ, văn bản xin chứng nhận lãnh sự (đã được Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận);
      • Bản gốc và bản sao hộ chiếu có hiệu lực hoặc bản gốc và bản sao chứng minh thư (Thẻ căn cước) của người yêu cầu chứng nhận;
      • Trường hợp xin chứng nhận giấy phép hoạt động của công ty, còn cần cung cấp bản sao hộ chiếu của đại diện pháp nhân của công ty và văn kiện của công ty có thể chứng minh danh tính của đại diện pháp nhân.
      • Giấy tờ, văn bản chứng minh cần thiết khác theo tình hình thực tế.
    • Thời gian thụ lý giấy tờ, văn bản: 8:30– 11:00 sáng các ngày làm việc.
    • Thời gian nhận kết quả:
      • Diện thường: 4 ngày làm việc
      • Diện nhanh: Ngày làm việc thứ 2, 3 từ khi nhận được hồ sơ.
      • Diện gấp: Trong ngày

3. Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Theo quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ hộ tịch do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước còn lại.

Các giấy tờ khác sẽ được hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục dưới đây.

3.1 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Bạn phải thực hiện thủ tục này tại Nhật Bản theo quy trình như sau:

  • Bước 1. Chứng nhận lãnh sự
    • Bạn cần mang giấy tờ Nhật Bản cần sử dụng tại Việt Nam tới Bộ Ngoại giao Nhật Bản tại địa chỉ 2 Chome-2-1 Kasumigaseki, Chiyoda City, Tokyo 100-8919, Nhật Bản để xin tem chứng nhận lãnh sự.
  • Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự
    • Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau đây để mang tới Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản tại địa chỉ Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11 để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự:
      • Bản gốc giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa có con dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (xin tại Văn phòng công chứng địa phương) + 01 bản copy
      • Nếu gửi qua bưu điện, cần bổ sung thêm: phí xử lý hồ sơ, bì thư để nhận lại giấy tờ ghi rõ địa chỉ người nhận (bì thư bảo đảm người nhận tự trả phí bưu điện); không sử dụng phong bì dán tem không bảo đảm. Gửi bằng thư bảo đảm.

3.2 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Để sử dụng tại Nhật Bản, trừ các giấy tờ hộ tịch thì các giấy tờ do phía Việt Nam cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình sau:

  • Bước 1: Xin chứng nhận lãnh sự
    • Bạn mang hồ sơ lên xin chứng nhận lãnh sự với Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam tại địa chỉ 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ tại địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước khi đi, bạn cần hoàn thành tờ khai điện tử tại
      • đây nếu xin chứng thực tại Cục lãnh sự tại Hà Nội, hoặc
      • đây nếu xin chứng thực tại Sở ngoại vụ tại Thành phố HCM.
  • Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự
    • Bạn mang hồ sơ lên Phòng lãnh sự của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam tại địa chỉ tại địa chỉ 27 Liễu Giai, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam tại địa chỉ 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh để xin tem hợp pháp hóa lãnh sự.

Trên đây là trọn bộ hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự 3 nước Hàn Quốc, Trung Quốc và Nhật Bản, là 3 trong số các nước mà lượng người Việt Nam đang sinh sống và làm việc đông nhất, cũng như có lượng công dân sinh sống và làm việc tại Việt Nam đông nhất. Hy vọng, với những chia sẻ này của VISANA, quý vị sẽ không còn bất kỳ khó khăn nào khi hợp pháp hóa lãnh sự các nước này.

Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào cần được giải đáp và hỗ trợ về hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc, Hợp pháp hóa lãnh sự Trung quốc, hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản hay hợp pháp hóa lãnh sự bất kỳ quốc gia nào khác, hãy liên hệ với VISANA theo số điện thoại 1900 0284.